3、生产项目档案质量规范.doc

生产项目档案质量规范（以公司最新颁发的规范要求为准）1 项目文件的质量要求1.1 本规范规定的所有应归档文件均应有实体文件和电子版文件，并应逻辑归档和物理归档。1.2 一般项目文件的编制要求1.2.1 项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。其载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822规定。1.2.2 文字材料幅面一律采用70g 以上的A4纸（297mm210mm），小于此标准的，应用A4标准纸裱托；大于标准幅纸的，应折叠成A4标准幅尺寸。1.2.3 项目文件需要签字、签章、审核或批准，手续完备。1.2.4 由分承包单位形成的文件，总承包单位应负责审核并签字。1.2.5 专业施工与验收记录，应符合现行国家和南网行业标准和格式。1.2.6 需整改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完成后按要求编制相应的闭环文件。1.2.7 原材料证明文件，应按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐分类编制原材料质量跟踪记录。1.2.8 设计变更文件，应由施工单位根据DL/T520规定，按专业、时间编制设计变更执行情况登记表1.2.9 文件题名中一般不得使用标点符号，题名中必须包含项目名称及标段或工序名，能够体现文件主要实质内容。1.2.10 非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。1.3 合同的质量要求1.3.1 所有归档的合同或协议，均应为签章手续完备的生效合同或协议。1.3.2 合同（协议）盖章应在有文字的页,不允许在单独一页盖章。1.3.3 征地、林木砍伐、青苗赔偿、房屋拆迁等协议，应注明所在县、乡（镇）、村，格式应统一，且手续完备，文件题名应完整。1.4 竣工图的质量要求1.4.1 竣工文件应按DA/T 28规定编制。竣工图应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备，其内容真实、可靠，并与项目竣工验收时实际相符。1.4.2 生产项目应由设计单位按照DL/T 5229规定，负责本单位设计范围内竣工图的编制。建设单位对竣工图编制深度和出图范围有特殊要求时，应在合同中约定。1.4.3 以未修改的施工图作为竣工图的，应加盖竣工图章以示区别。竣工图章格式见DL/T5229，样式及尺寸如图6.3.3 图6.3.3 竣工图图章样式及尺寸（单位：mm）1.4.4 其他建设项目由施工单位制作竣工图的，竣工图章按照DA/T28规定，样式及尺寸见6.3.4 图6.3.4 竣工图图章样式及尺寸1.4.5 竣工图均应编制竣工图总说明、设计变更执行情况对照表、各专业的编制说明。1.4.6 竣工验收文件应包含档案验收检查项。1.5 电子文件的归档质量要求1.5.1 各类电子文件的格式要求：文字部分为PDF；扫描件为双层 PDF和、多页TIFF（像素200dpi）；图纸为DWG；照片为JPG；网页文件为 XML、HTML、HTM转为PDF；多媒体文件为SWF。1.5.2 电子文件的清晰度要求：照片要600像素以上；扫描件要求200dip及以上1.5.3 电子文件内容要求：电子文件要保持其真实性、完整性、可读性。1.6 光盘的质量要求:光盘应为利用长久保存的只读光盘。1.7 照片及录像档案质量要求1.7.1 冲洗出的照片尺寸为彩色3R或4R。1.7.2 数码照片的像素不低于800万。1.7.3 录像画面清晰，录像和录音音质清晰,播放流畅。1.7.4 录像（录音）带带边不得有任何变形，检查带边的卷曲情况，并观察装在卷轴上的磁带是否平坦整齐。贮存前应将录像（录音）带在贮存环境中重新卷绕。1.7.5 照片和录像资料应附有简要说明，应能描述图片和影像的主题内容。1.7.6 工程重要部位、关键工序和隐蔽工程施工时，应从不同角度进行有针对性和目标性的拍摄；监理和监造形成的照片及录像应反映全过程。1.7.7 勘测单位拍摄的照片及录像应反映勘测工作的全过程，从选址、原貌、地勘、取样等进行拍摄。1.7.8 设计单位应从设计的角度进行拍摄，反映施工过程质量是否满足设计要求，并对有变更部分进行现场取证拍摄。1.7.9 各参建单位项目竣工时，应向建设单位移交一份照片及录像档案。施工单位、监理单位在移交照片及录像前，附有相应的说明。2 项目文件收集与整理2.1 收集范围及保管期限项目文件的收集范围及保管期限见附录B。 2.1.1 档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期保管档案的年限分为30年和10年。2.2 项目文件整理2.2.1 整理基本要求2.2.1.1 项目文件应由文件形成或主办部门（单位）整理。2.2.1.2 项目文件整理，卷内文件不得有重复，共用时应在备考表中说明。2.2.1.3 底图以张或套为保管单位进行整理。2.2.1.4 成套、册的项目文件宜保持其原有形态和基础。2.2.1.5 案卷厚度一般不超过5CM。项目文件或图纸数量较多,应在同一单位工程内按不同专业组成若干卷。2.2.2 分类项目文件按照来源、项目建设阶段、专业性质和特点等进行分类。分类方案见附录B2.2.3 组卷2.2.3.1 应遵循项目文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学，组卷合理。2.2.3.2 应尽量将同一保管期限的文件材料集中在一起组卷。如同一卷中有二种以上的保管期限，按最长的期限计。 2.2.3.3 项目前期准备、建设过程管理、竣工验收、试运行、评价等管理性文件，应按阶段、问题、来源、时间组卷。2.2.3.4 设计文件应分阶段-专业，按卷册号组卷。设计更改文件应按专业-时间组卷，也可以分部工程、单位工程为单位单独组，或以与有更改的相应图纸一起组卷。2.2.3.5 施工文件，应按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。2.2.3.6 原材料、成品和半成品的出厂质量证明文，应分别按材料的类别、进货批次组卷； 设备质量证明文件的组卷按台套组卷。2.2.3.7 调试文件，应按阶段、专业组卷。2.2.3.8 监理文件，监理过程中形成的文件应按文种（或专业）-时间整理组卷。如：变更支付、进度款支付、索赔支付等，应分别单独组卷，同时应把过程文件作为附件一并归档；监理月报或监理简报、监理日志等按时间顺序组卷。2.2.3.9 试运文件，按系统、阶段、专业组卷。2.2.3.10 设备文件，应按专业、台件组卷。2.2.3.11 与第三方签订的合同、协议类文件，有关征地、房屋拆迁、青苗补偿等的合同、协议及林木采伐等类文件材料的组卷，以村、镇为单位组卷。2.2.3.12 竣工文件竣工图（施工图）根据图纸卷册总目录，按专业、卷册号组卷。如反映同一单位工程的图纸数量少，可组成一卷。开停（复）工报审应与附件一起组卷。重大质量事故处理应单独组卷,应包括事故发生的原因分析、处理方案、实施过程和处理效果等文件材料。2.3 案卷的排列2.3.1 按分类号顺序排列。即项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。2.3.2 设备仪器类案卷应按设备的制造、监造、安装、调试、试运行阶段排列；2.4 卷内文件的排列2.4.1 管理性文件按问题、时间、或重要程度排列。2.4.2 设计变更文件说明性文件在前，记录性文件在后。2.4.3 工程技术性文件按管理依据、施工安装记录、检测试验、评定、证明等排列。2.4.4 设备按依据性材料、开箱验收、安装记录、安装调试、运行维护和随机文件等排列。2.4.5 卷内文件一般文字在前，图样在后。2.4.6 卷内图纸按原设计图纸的目录顺序排列。2.5 归档文件的装订2.5.1 在装订前应拆除文件的金属物(不锈钢钉除外)、塑料封皮及不能长久保存的装订材料。2.5.2 卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。装订材料少于25页的，可用缝纫机装订或不锈钢钉装订；较厚的文件材料应采用棉线“三孔一线”的方法装订。2.5.3 案卷内超出卷盒幅面的项目文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的项目文件应修复。2.5.4 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。2.6 案卷的编目2.6.1 档号的编写2.6.1.1 档号结构。档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷顺序号三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。档号结构示例见图7.7.2.1。（有标段的可自行在项目代号后或案卷号前用圆点分隔加标段号。）图7.7.2.1 档号结构示例图2.6.1.2 项目代号（目录代号）：项目代号用7位字母和阿拉伯数字组合标识（配网用5位字母和阿拉伯数字组合），中间无分隔符号。由项目类别代码、电压等级、项目顺序号、工期（电缆顺序号）四部分组成。 项目类别代码固定在项目代号的首位项目类别代码见下表：类别代码工程类别说明备注S输电线路含送电工程、大跨越工程等82、85、92、95L电力电缆工程含架空电缆、地下电缆、水下电缆（海缆）等83、93B变电站变电站（所）84、86、94、96W电网工程捆绑在一起的输变电工程（含配网、微电网工程）890、891、990、991H换流站换流站86、96Z直流线路直流输电线路85、95电压等级代码：“0”表示20千伏及以下电压等级 “1”表示110154千伏电压等级 “2”表示220千伏电压等级 “3”表示3566千伏电压等级 “4”表示330400千伏电压等级 “5”表示500千伏电压等级 “6”表示660千伏电压等级 “7”表示750千伏电压等级 “8”表示800千伏及以上电压等级项目顺序号（电缆顺序号）：项目顺序号是各管理单位根据项目类别（输变电工程），在同一电压等级下，分 别对变电、线路等工程按建设项目顺序排列的编号，在项目代号中固定在第三至第五位，用三位阿拉伯数字标识。工期：为工程期数，在项目代号中固定在第六位至第七位，用阿拉伯数字标识。变电站新建工程用“00”标识。当项目类别为L时，表示为同一电压等级下某一变电站内电力电缆线路的顺序号。2.6.1.3 分类号分类号由二位或四位阿拉伯数字组成，用0-9标识。2.6.1.4 案卷顺序号案卷顺序号是最低一级类目下的案卷排列流水编号，用三位阿拉伯数字从1开始编写。2.6.1.5 输变电工程档号应用示例见7.7.2.5示例图7.7.2.5 档号应用示例图2.6.1.6 配网工程档号应用示例见7.7.2.6示例图7.7.2.6 配网工程档号应用示例图2.6.2 编写页码2.6.2.1 页号应按装订形式分别编写。按卷装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；按件装订的，每份文件从“1”编写页号，件与件之间页号不连续。2.6.2.2 页号位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。2.6.2.3 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见附录。2.6.2.4 案卷封面、卷内目录及备考表不编页码。2.6.2.5 已有连续页码的文件，不另行重编页码。2.6.2.6 图纸不用编页码。2.7 卷内目录编制要求（式样见附录D1）2.7.1 序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序。2.7.2 文件编号，应填写文件的发文字号或编号、图纸的图号、通知单编号、合同号等。2.7.3 责任者，应填写文件形成单位的全称或规范的简称。合同文件应填写主要责任方；报验文件宜填写报验责任单位。2.7.4 文件题名。对按单位工程整理的，每份文件题名前宜填写项目名称；文件标题应准确、完整，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ 号。2.7.5 日期，应填写文件签署盖章的日期。2.7.6 页数（号），应按装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。2.7.7 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。2.7.8 竣工图或印刷成册的项目文件，可不编写卷内目录，以原目录代替。 2.7.9 档号，按本规范填写。2.8 案卷封面编制（式样见附录D2）。2.8.1 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。2.8.1.1 项目名称应与核准项目名称保持一致，应由建设单位统一规定，可填写全称，也可填写规范简称。2.8.1.2 外文归档材料的案卷题名应译成中文。2.8.2 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称。2.8.3 起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期。2.8.4 保管期限，应按附录B填写。同一案卷内文件保管期限不同的，应从长。2.8.5 密级，应依据国家有关保密规定填写卷内文件的最高密级。2.8.6 档号，应按本规范填写。2.9 案卷脊背编制（式样见附录D3）2.9.1.1 案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见附录D。2.9.1.2 案卷题名、保管期限、档号，填写方法同7.10。2.9.1.3 案卷脊背项目可根据需要选择填写。2.10 备考表编制（式样见附录D4）2.10.1 备考表应填写案卷（盒）内文件的总件数（总页数）以及需要说明的情况。备考表排列在卷（盒）内文件之后。2.10.2 备考表编制如下：2.10.2.1 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2.10.3 立卷人及日期，负责整理项目文件的责任人签名和完成立卷的日期。2.10.3.1 检查人及日期，负责案卷质量检查人的签名和填写日期。2.10.4 互见号，应填写反映同一内容而载体不同的档案档号。 2.10.4.1 档号，按本规范填写。3 项目电子文件的收集与整理3.1 电子文件收集范围及保管期限参照项目文件的归档范围及保管期限（附录B）3.2 电子文件的整理3.2.1 有纸质档案相对应的电子文件，应挂接在相对应的档案系统中，整理、编号方法与纸质档案相同。3.2.2 无纸质对应的项目电子文件以形成单位建立层级文件夹，各单位可根据项目电子文件情况，按单位工程、专业、阶段等建立层级文件夹。3.2.3 电子文件编号3.2.3.1 档号构成。档号由项目代号（目录代号）、分类号、文件夹顺序号三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。（可自行加标段号或形成单位系统码，编号方法与7.7.2.1相同。）3.2.3.1.1 项目代号：与纸质载体的项目代号相同3.2.3.1.2 分类号: 视频文件用“022”标识；音频文件用“032标识”；网页文件用“042”标识；电子邮件用“052标识”3.2.3.1.3 文件夹顺号：在项目内从“1”开始的顺序号。3.2.4 电子文件编目3.2.4.1 电子档案登记表（封面式样见附录D5） 项目名称：建设项目的名称； 项目代号：项目代号； 责任者：电子文件形成单位； 归档日期：向档案部门移交归档的日期； 日期：形成日期。档号：按本规范3.2.4.2 电子档案目录（式样见附录D6） 光盘编号：电子档案存储在光盘里的编号； 档号：按本规范； 代号：图号或电子档案编号； 题名：电子档案的名称； 密级：电子档案的密级； 保管期限：电子档案的保存时间。备注：其他需要说明的事项。 4 照片和特殊载体档案的收集与整理4.1 照片和特殊载体档案收集范围及保管期限4.1.1 照片和特殊载体档案的归档范围及保管期限（附录B8）。4.2 保管期限是按照片的价值划定的存留年限，具体划分标准与7.1.1相同。4.3 照片档案的收集要求4.3.1 项目建设中的隐蔽工程、关键节点、重要工序、设备缺陷、安全质量过程控制等环节应拍摄照片。4.3.2 对于国家重点工程，线路各施工单位应提供不少与200张照片，变电部分各施工单位应提供不少于300张照片；监理单位应按被监理的施工单位分别拍摄及整理，数量适中。一般工程，每个施工单位不少于100张。4.3.3 项目照片的归档应按项目、标段、事件组进行，纸质和电子版及有关分组说明、案卷说明等均需归档。4.4 照片的整理4.4.1 照片的整理要求.4.4.1.1 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。4.4.1.2 照片档案应由底片、照片和文字说明构成。说明要求简捷、完整、明了，一般不超过200字，包括但不限于：工程名称、工程部位、施工工序、时间、人物、事由、背景、摄影者等的文字说明。4.4.1.3 照片档案一般应以内容有密切联系的照片组为单位,并填写文字说明（即“分组说明”），每张照片的说明可以简写。卷内目录中每组照片应有一个题名。4.4.2 照片的排列按阶段、问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。4.4.3 照片的编号4.4.3.1 档号构成：档号由项目代号（目录代号）、档案类别号（分类）、张号（底片号）三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。（可自行加标段或形成单位系统码，编号方法与7.7.2.1相同。）项目代号：与纸质载体的项目代号相同分类号:用“012”标识张号（底片号）：是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。4.4.3.2 册号（不在档号体现）：在同一形成单位照片册的排列从“1”开始的顺序编号。4.4.4 照片的入册（数码照片未洗印明片的不用此条）4.4.4.1 照片册一般由297 mm210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页(式样见D9)。（数码照片入册与实体完全对应）4.4.4.2 应按照分类、排列顺序即张号（底片号）顺序将照片和底片固定在芯页上，组成照片册。4.4.5 照片档案的编目（数码照片只有册内目录）4.4.5.1 纸质档案应按张编目，填写题名、照/底片号、参见号、时间、拍摄者、文字说明。4.4.5.2 单张照片说明的填写 题 名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片档号：照片档号按本规范参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。时 间：照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。示例：2012年3月2日写作20120302。摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。密级：应按GBT 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。说明的位置：单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。4.4.5.3 组合照片说明的填写一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“”、“”、“”同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“”。组联符号不宜越册。4.4.5.4 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。照片册的排列：照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。4.4.5.5 册内备考表（式样见附录D9）。说明本照片基本情况及需要说明的内容。4.4.5.6 照片册目录（式样见附录D8）册号：照片册的顺序号照片张数：照片册内的总张数题名：揭示册内照片主要内容的题名起止张号：册内照片的起止照/底片号备注：需要说明的内容4.4.5.7 照片册的册脊（式样见附录D11）照片册册脊的项目包括：项目代号、保管期限、册号、起止张号。4.4.5.8 册内目录（式样见附录D7）册内照片目录：照片档号、题名、时间、拍摄者、备注。册