差旅费费报销管理办法及流程.docx

版本号D/0湖北XX数据通信技术有限公司部门性管理文件文件编号：YX/QI/Q 0615实施日期差旅费报销管理办法及流程页次： 19目 录0. 修改记录1. 目 的2. 适用范围3. 定义4. 相关职责5. 流程6. 流程说明7. 公共交通乘坐规定8. 住宿费规定9. 出差补贴规定10. 票务管理规定11. 报销单填写粘贴规定12. 相关文件或流程13. 表单或数据库编制审核批准0 修改记录修改序号更改内容修订人日期备注0新版发行张XX2015/3/261 目的为规范出差过程中产品的费用，本着“保证支出、鼓励节约”的原则，制定本公司员工差旅费报销管理规定。2 适用范围市场部所有员工出差（含各区县分公司）。3 定义122.1 出差：是指因工作需要，经上级领导同意，工作人员临时到常驻工作地以外的地区或城市工作或担任临时职务。2.2 差旅费：差旅费开支项目包括交通费（含市内交通费）、住宿费以及出差补贴、等出差补助费用。2.3 交通费：是指职工由于工作需要、由始发地到达目的地乘坐公共交通工具而产生的费用。2.3.1 公共交通工具：主要是指从事旅客运输的各种公共汽车、大、中型出租车、火车、船只、飞机等正在运营中的公共交通工具。2.4 住宿费：是指在职工在出差工作期间内不能返回常驻地而必须居住在出差地而产生的费用。2.5 出差补贴：是指员工在出差工作期间产生的个人饮食，通信的费用。2.6 出差目的地城市分类标准如下： 序号城市类别城市1一类北京、上海、广州2二类各省会、各地级市3三类县级市及以下级别区域2.7 职务等级体系分类标准如下：类别代码职 位对应岗位A副总级别董事长助理、副总经理B部门经理级别含总部部门经理、大区经理C一般级别其他各岗位注：本职务级别分类仅限用于国内出差时乘坐交通工具、住宿、伙食标准的计算，以上职务以公司总部行政人事部的最新任命通知为准。4 相关职责 4.1 分公司区域经理：负责所辖区域内员工出差申请审批，差旅费报销明细，金额进行检查。4.2 分公司大区经理：负责所辖区域内所有员工的出差申请审批，差旅费审核。4.3 市场部总经理：负责市场部员工出差申请审批，所有员工差旅费用的审批5 流程5.1 出差申请流程：5.1.1 分公司出差申请流程5.1.2 总部出差申请流程5.2 费用报销流程5.2.1 分公司费用报销流程5.2.2 总部费用报销流程6 流程说明6.1 出差申请流程说明6.1.1 分公司出差流程说明活动编号活动名称执行部门/角色活动内容001出差申请分公司/申请人填写公出/出差申请单，提交直接上级领导审批002审批区域经理审核申请人出差日期、时间、出差工作事由。003审批大区经理审批申请人出差004审批行政人事审批申请人出差005考情备案行政人事做好出差申请人的考情记录备案6.1.2 总部出差流程说明活动编号活动名称执行部门/角色活动内容001出差申请总公司/申请人填写公出/出差申请单，提交直接上级领导审批002审批市场部经理审核申请人出差日期、时间、出差工作事由，并进行审批003审批行政人事审批申请人出差004考情备案行政人事做好出差申请人的考情记录备案6.2 出差申请管理要求6.2.1 凡公司员工因公差都必须填写公出/出差申请单，审批后方可出差，未经批准的出差，按旷工处理，产生的一切费用由个人承担。6.2.2 出差员工，应将审批通过的公出/出差申请单第一联在出差前交行政人员，作为考情统计的依据。公出/出差申请单审批后的第二联自留保存，作为财务报销时的附件。6.2.3 出差返回后，应第一时间进行考情记录，表示消除出差状态，进入正常考情。6.3 费用报销流程说明6.3.1 分公司费用报销流程说明活动编号活动名称执行部门/角色活动内容001费用报销申请分公司/申请人填写差旅费报销单，提交直接上级领导审批。002核查区域经理核查申请人起止时间及地点、交通工具、住宿费、金额信息，提交给综合岗。003检查综合岗检查申请人票务金额是否与申报金额一致，粘贴规范，填写规范，提交给大区经理。004审批大区经理审批报销信息是否符合要求，提交给市场部总经理005审批市场部总经理审批，提交财务部006审批财务部审批报销信息，走财务报销流程。6.3.2 总部费用报销流程说明活动编号活动名称执行部门/角色活动内容001费用报销申请分公司/申请人填写差旅费报销单，提交综合岗。003检查综合岗检查申请人票务金额是否与申报金额一致，粘贴规范，填写规范，提交给市场部总经理。003审批市场部总经理核查申请人起止时间及地点、交通工具、住宿费、金额信息， 提交财务部。004审批财务部审批报销信息，走财务报销流程。7 公共交通乘坐规定7.1 员工出差应按照公司规定的标准乘坐交通工具，其标准由公司根据员工所处职务及其他具体情况而制定。 7.2 准乘坐类别标准类别代码飞机动车/高铁普通列车长途汽车出租车A预申请二等坐硬卧/硬座实报实报B预申请二等坐硬卧/硬座实报实报C预申请二等坐硬卧/硬座实报/7.3 员工出差搭乘飞机的，一律通过董事长批准，否则不予报销机票款。往返机场途中交通工具应首选机场大巴等公共交通，不予报销的士费。出差人员应周密安排出差计划，事先查好交通路线，作好出差准备。7.4 出差人员原则上不得乘坐出租车，部门经理同意除外。出差期间因特殊情况需要租车的，需经部门经理批准，并附发票报销，报销单上注明租车原因、起始地点、随同人员等。7.5 出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕行多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。7.6 外地员工至公司总部出差，对于员工每日往返公司正常上下班的交通费，公司不予以承担。7.7 因个人原因产生的退票费、二次票款，公司不给予报销。因工作原因产生的退票费、二次票款，需申请后才能报销。员工报销机票费时允许报销随机保险费。8 住宿费规定8.1 公司对出差人员住宿费实行统一标准，见下表：类别代码住宿费标准一类城市二类城市三类城市A500300200B/C3002001508.2 凡实际住宿费在标准以内的，按实际住宿费发票据实报销；实际住宿费超出公司标准的，按公司标准上限报销。8.3 .若为跟随副总及以上级别人员的特殊出差，确实因工作需要导致住宿费用超出公司标准的，经直接上级和跟随领导批复同意后方可据实报销。否则，一律按公司标准上限报销。8.4 出差人员由接待单位或住在亲友、自己家、父母家的，或由合作方提供住宿一律不予报销住宿费。8.5 如为同性别二人（含）以上出差到同一地点，无特殊情况，本着节约原则，应以两人为单位入住标准间，以其中职位较高的一人的标准作为住宿报销标准，且报销时必须注明合住人员。对非同一时间到达同一出差地点的情况，行政人事部有责任告知后到人员相关情况，并安排入住同一房间。8.6 由总部统一组织的开会或培训出差，由行政人事部统一安排入住。8.7 对于区域人员，大区常设机构所在地有宿舍提供的不报销住宿费用。8.8 出差天数一个月内达到15天以上且地区固定的，必须在当地租房住宿，不享受以上报销标准。9 出差补贴规定9.1 员工出差期间，按照出差申请的天数计算出差补贴，出差补贴为50元/天/每人。9.2 如出差地在出差人家庭住所所在地的，不发放出差补贴。10 票务管理规定10.1 报销人必须取得相应的合法票据, 报销人所提供的原始单据（增值税专用发票或者普通发票）必须为正规的税务发票或财政统一收据的原件。正规发票是报销人实际报销费用的重要依据，财务部按照发票对报销人的费用进行审核，任何不符合规定的发票将不予受理。10.2 不符合规定的发票是指：1. 开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制；2. 填写项目不齐全（必须填写公司全称湖北XX数据通信技术有限公司）；3. 内容不完整、字迹不清楚；4. 发票内容与报销事项的实质不符的发票；5. 没有加盖财务印章或发票专用章；6. 伪造的、已作废的以及其他不符合税务机关规定的发票。10.3 财务部对未按以上要求报销的票据视为审核不通过，一律退回原报销人，不予报销。10.4 因单据不符合要求，被退回报销人可以重新报销的，报销人应在五个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据。10.5 报销票据遗失的，经所属部门负责人和财务负责人审批同意后，按实际费用的60%报销，对实际费用超过规定标准的，按规定标准的60%，并由申请人提供其他发票代替。10.6 总部人员费用必须当月处理、及时报销，月末费用报销时间最长可延迟一个星期，超时不报，以发票时间为准。10.7 如发现虚假报销，每次扣除部门总经理500元以示惩戒。11 报销单填写粘贴规定11.1 报销单填写规定11.1.1 填写规定1. 填写报销单应注意根据费用性质填写对应发票单据；严格按单据要求项目填2. 报销单的金额大小写须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由；3. 字迹要求工整，易于辨认。4. 同一类报销项目合并统计填写。5. 差旅费报销单使用财务部统一规定的单据进行填写。11.1.2 填写说明序号项目内容填写说明填写人填写必要性1年 月 日单据填写的年月日，如2015年10月25日申请人必须填写2出差人申请人中文姓名，如张三申请人必须填写3事由出差报销事由，如到襄阳移动开会申请人必须填写4起止时间及地点填写始发时间、始发地、到达日期、目的地址。申请人必须填写5交通费-交通工具填写交通工具飞机、火车、汽车、公共汽车、等。申请人根据需要填写6交通费-单据张数单项目附页单据数量合格申请人根据需要填写7交通费-金额单项目附页单据金额合计申请人根据需要填写8出差补贴-人数/天数根据出差人数和天数进行填写，据补贴标准计算总计金额填写申请人根据需要填写9其他-住宿费填写住宿费金额申请人根据需要填写10其他-出租车填写出租车费用金额申请人根据需要填写11附单据 张填写单据附件合计总数申请人必须填写12合计（大写）单据所有产生费用合计总额，首字符需要用“币”或“U”字符抬头。如币陆百元整填写合计总结，阿拉伯数字。申请人必须填写13预支旅费填写出差提前借支费用。有预支：填写预支金额数。无预支：填写“/”申请人必须填写14退回金额不符合报销要求或算数错误导致，退回不报销，从总金额中扣减。财务部根据需要填写15补领金额报销项目或算出错误导致需要增加报销金额财务部根据需要填写16报销人申请报销人签字确认，出差人与报销人必须一致，报销费用将汇款至报销人账号申请人必须填写17复核市场部总经理审批签字市场部总经理必须填写18出纳财务部出纳填写财务部必须填写19主管公司总经理审批签字公司根据需要填写16空白一在“出差人”和“莱特账簿”之间空白间填写申请人所在分公司，XXX分公司XX县市。如襄阳分公司老河口申请人必须填写17空白二 “单元：元”上方空白处由区域经理和大区经理用铅笔签字审批签字。区域经理大区经理必须填写11.2 填写示例11.2.1 空白差旅费报销单示例11.2.2 填写后差旅费报销单示例11.3 报销单粘贴规定11.3.1 粘贴规定1. 将报销凭证按从上到下，从右到做的顺序贴在出现方框内，必须贴紧牢固，请勿贴出出现方框以外。2. 所附原始票据应与报销单的填报顺序一一对应。3. 交通费、出差发生的差旅费按发生时间先后顺序填报，保险费、订票费与相应的差旅票据在一起。4. 所附原始票据应与报销单的填报顺序一一对应。附件的票据纸张小于报销单的1/2的，应将票据黏贴在原始凭证粘贴单上，金额和性质相同的