Word应用技巧(下篇).doc

Word应用技巧（下篇）目录十二） 在Word工具栏上增删快捷命令按钮 十三） Word使用经验挖掘 十四） 教你自制WORD高级模板 十五） 为word添加文档切换按钮 十六） 普通视图方式 十七） 驾轻就熟项目符号和编号十八） Word中的批量文件格式转换器 十九） Word宏应用实例二十） Word的“压缩”功能二十一） Word快捷键大全二十二） Word中巧用宏命令 二十三） 巧用“文本框衔接”一例 二十四） WORD使用技巧集锦二十五） 用WORD 2003实现快速批量打印利息催收通知单 十二、在Word工具栏上增删快捷命令按钮 Word的功能非常强大，一般用户只要使用其百分之十的功能就能完成日常工作的需要。其编辑界面上常用工具栏（包含“视图”、“格式”、“表格”、“工具”等）上有很多使用频率很高的快捷按钮，其图形形象易懂，使用方便，用户操作起来直观明了、，易如反掌。然而，Word97所能提供的快捷按钮远不止工具栏上提供的那些按钮。事实上，不同工作性质的用户经常使用的快捷按钮并不完全一样。用户常会发现有些快捷按钮极少用到，但它却占据着屏幕上有限的地盘，而某些常用的快捷按钮却又不在工具栏上。用户要使用这些功能时，不得不使用较麻烦的操作步骤。Word提供的这些快捷按钮按类分组，您可以右键单击菜单栏或工具栏，在弹出的快捷菜单中随意、方便地打开或关闭某一类快捷按钮，以调整编辑空间。然而，要增加删除某一个按钮或菜单项，就鲜为大家所熟悉了。那么，能否删除工具栏上不用的快捷按钮，添加自己需要的按钮呢？当然可以！下面介绍操作步骤。一、向工具栏添加命令按钮在“视图”菜单中的工具命令组中左键单击“自定义”命令，或用鼠标右键单击工个栏或菜单栏，弹出快捷工具栏快捷菜单。1、单击菜单上的“自定义.”命令，弹出如图2所示的“自定义”对话框。2、单击“命令”选项，您就可以看到对话框内“类别”和“命令”两个列表框。3、在左边的“类别”列表框内有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“绘图”、“边框”等22大类命令或快捷工个按钮组，先确定您要添加的命令按钮属于哪一类。当您选中某一类命令组时，右边的命令列表框内就有该类命令组的所有命令按钮列表，找到您所需要添加的命令按钮项，例如，您选择的是“工具”类，在命令列表框中用鼠标上下移动右边的滑块，找到您需要的命令项，如“选项”并选中它，如图2所示。此时只要用鼠标左键点取“选项.”命令项并拖动鼠标到工具栏合适位置放开。于是“选项”这个命令按钮就添加到工具栏里了。您在编辑的任何时间单击该工具按钮，就可调用该命令。当然，您可以把要添加的按钮放置到任何一组工具栏上。二、从工具栏上删除命令按钮删除工具栏上快捷按钮最快捷的方法就是按ALT键，再用鼠标左键点取要删除的按钮不放开，拖放到文档编辑区放开，删除操作就完成了。也可按下列步骤操作：1、按照添加命令按钮的第一步操作打开“自定义”对话框。2、移动鼠标指针至将要被删除的命令按钮上，右键单击该按钮，弹出快捷命令菜单，如图3所示。3、左键单击“删除”命令。三、从菜单栏上删除命令项利用“自定义”对话框还可以删除菜单命令组的命令项，步骤如下：1、重复上述操作的第一步，调出“自定义”对话框。2、移动鼠标指针至将被删除的命令组名上单击左键，下拉出该组菜单。右键单击该组要被删除的菜单项，弹出快捷命令菜单。3、用左键单击“删除”命令。四、改变菜单栏上命令项或工具栏上快捷命令按钮的图标1、重复上这操作中的前两步，选定要改变图标的菜单项或快捷命令按钮。2、右键单击选定的菜单项或快捷命令按钮，弹出如图5所示的按钮，添加操作快捷菜单。3、单击“更改按钮图标”，就会弹出一个图标选择框，单击您所喜欢的图标即可。这里，您不仅可以更改按钮图标，也可以进行编辑，复制等图标操作。五、菜单栏、工具栏的其他操作技巧1、移动或复制菜单栏上的命令项或工具栏上的快捷命令按钮，按下CTRL+ALT键，再用鼠标左键点取要移动的按钮或菜单项移动到合适处放开即成；按下CTRL键后，再用鼠标左键点取要复制的按钮左右或上下移动至合适放开，能复制快捷按钮。2、将工具栏变为漂浮状态（1）用左键点取工具栏的上下边线，左右边线或竖向白色分割线，向下拖放至编辑区放开。（2）双击工具栏的上下，左右边线或竖向白色分割线。3、将漂浮状态的工具栏的空白区或上端的蓝色条向上拖动至固定区放开即成。 十三、Word使用经验挖掘 一、利用超级链接实现快速定位在Word中，除了可以运用编辑菜单中的定位命令和插入菜单中的书签命令实现定位功能外，还可以巧妙利用超级链接功能实现快速定位，试以一例说明：假定有一篇文章，共有八个章节。首先在该文章章首创建一个章节索引，然后将光标移到第一章所在段落段首，执行插入菜单中的书签命令，创建一个名叫“第一章”的书签，以此类推，直至创建完八个书签。下一步选定文章索引中的“第一章”字样，执行插入菜单中的超级链接命令（或按下快捷键Ctrl+K），弹出插入超级链接对话框，在“文件中用名称的位置（非必选项）”输入框中，输入书签名“第一章”，然后按下确定按钮。这时索引目录中的“第一章”三个字变成带下划线的蓝体字，当鼠标移到当前位置时变成手状，轻轻一点就跳至文章中的第一章。（其余章节依法炮制即可。）这种方法可以相当方便地从文章的任一处跳到另外一处，某种程度上和Web页差不多。二、轻松更改菜单利用Word提供的“自定义”功能，轻轻松松就可以实现对菜单命令的增删。比如要在文件菜单中添加全部关闭命令，只须单击工具菜单栏中的自定义命令，在弹出的自定义对话框中点击命令标签项。然后选择“文件”这一类别，并在“命令”项中找到“全部关闭”图标，将之拖到文件菜单中的合适位置就可实现添加；若要删除它，很简单，再将之拖回到自定义对话框中任一位置即可。三、调整页面模式下的坐标线在Word的页面模式下，有时为了将图形对象对齐或进行数学图形编辑，需要用到坐标线作为参照物。那么，如何调整坐标线以使其满足编辑的需要呢？单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，然后单击“调整坐标线”命令。若要更改坐标线的距离，则在“水平间距”和“垂直间距”框中，键入所需间距即可（以“磅”为单位）；若要更改坐标线起始点，则首先清除“紧贴版心边界”复选框，在“水平起点”和“垂直起点”框中，参照页面边界确定坐标线的水平和垂直起点并输入适当的距离（以“厘米”为单位）。若清除“调整坐标线”复选框，可关闭不可见坐标线；若选中“与图形对齐”复选框，可使图形对象与坐标线对齐。然后自选图形的垂直和水平边缘将对齐坐标线。十四、教你自制WORD高级模板 模板是一种特殊的文档，它将各类文档应有的一切手段集于一身，使我们的写作编排工作变得轻松自如。WORD有大量现成的模板供用户选择。如果你经常应用某种特别的模板，而现有的模板又不合适，可按照自已的需要定制模板。定制模板有如下三种方式：一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式。也可创建自动图文集、定制用户工具条及记录宏，然后作为模板保存；二是修改和精加工某一专用模板，把它作为新模板保存；三是重新创建专用于某种文档的模板，并保存起来。前两种方式较简单（编者注：本报也作过多次介绍），后一种方式比较复杂，但当我们的文档有特殊需要时却非常有用，下面就以“通讯报导”专用的模板为例，让我们来看一看怎样自制专用的高级模板。一、定制具有域和自动宏的高级模板：域虽不是模板必备的要素，但为了编写文档的便利起见，可在模板内设置若干域并记录能自动运行的宏。1.构造文档的格局打开一空白文档后，即可着手构造通讯稿文档的格局。其详细步骤是：单击标准工具条中的居中对齐钮，使插入点移到中间；选择16磅黑体字，键入标题栏文字：每月通讯，接着按回车键；此时插入点仍居中，选择14磅宋体字；按CtrlF9插入域符，在域中键入代码，使成为：Fillin“请键入通讯稿题目”，再单击OK，就插入了一个填充域，接着按回车键；单击标准工具条中的右对齐钮，使插入点移到右侧；选择10磅宋体字，键入“第”字；接着插入嵌套域，域代码为：=dateyyyymergefoimat1998，按END键或单击嵌套域右域符之后处，将插入点定位于嵌套域之后，再键入“卷”字与4个空格；键入“第”字，再插入又一个填充域，域代码为：Fillin“请键入期号，再单击OK”，按END键。再键入“期”字，按回车键，使插入点到下一段；此时插入点仍在右侧，键入“本期共”等字样，接着插入页数域：NUMPAGES，在其后键入“页”字，按回车键，使插入点到下一段的右侧；插入日期域：DATEdddd,MMMMdd,yyyyMERGEFORMAT,以长的日期格式引进当天日期，按回车键，使插入点到下一段；单击标准工具条中的两边对齐钮，使插入点移到左侧。连续键入通配符、直至右边沿，作为装饰兼分隔符，按回车键，使插入点到下一段；发出菜单命令Insert,Break(插入，分断线)，弹出分断线对话框。在此对话框中选择ColumnBreak(列分断线)与Continuous(连续)两项，单击OK在插入点处插入列分断线，同时把文档分成两个区；单击标准工具条中分列钮，在列数选择图中选择二列，将本分区的版面分成二列；选择10磅楷体字；接连按二次回车符，使插入点下移二段，再单击右对齐钮，使插点移到右侧；插入嵌套域：AUTHORFillin“请键入通讯稿作者姓名”。这时，将通讯稿的总体格局构造完毕，把文档分成两个分区：第一分区作为稿头，第二分区用来键入稿件内容，最后是稿件作者的姓名。说明：1、嵌套域=dateyyyymergeformat1998的意义是以1998年作为出版每月通讯的第1年，卷号为1，依次类推，1999年出版的即是第2卷。2、以上所作的只是示范的例子，读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格，插入需要的域。2.为了能在打开模板时自动更新域，可记录一条自动运行的宏。将插点定位在文档之首，然后开始记录宏。整个过程如下：发出菜单命令Tools,Macro(工具、宏)、弹出宏对话框。在MacroName(宏名称)正文框中键入AUTOOPEN,作为宏名称，这是打开文件时能自动运行的宏；在宏对话框中，单击Record(记录)钮，启动宏记录器开始记录宏；按CtrlA选择整篇文档；按F9以更新文档中所有的域，接着依次可看到3个MicrosoftWord对话框，它们是由填充域所弹出的。每个对话框均不填充任何字符，而直接单击OK关闭；按向下箭头键，使插入点移到第二分区中。再按左箭头等键，使插入点移到第二分区之首；单击水平标尺上0.25英寸(二小格标记)处，设置左定位符，接着按TAB键，使插入点移到左定位符处，以便将来键入正文时，段落的首行向里缩排025英寸；单击宏工具条中停止记录钮，关闭宏记录器完成宏的记录；3.保存自定制模板模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别，只是它们的扩展名不相同。保存步骤如下：单击保存钮，弹出另存为对话框；单击“保存在”栏中右端下箭头，展开驱动器名称列表，在其中找到WinwordTemplatesOtherDocuments(或MsofficeTemplatesOtherDocuments)文件夹，或选择其他合适的文件夹，以便保存自定制模板；在Saveastype(保存文件类型)下拉式列表框中，选择DocumentTemplate(文档模板)；在Name(文件名称)盒中，应为所制模板键入自定的文档模板名（以英文名为宜）。在Windows95中允许使用长文件名，单击OK将它存于指定的文件夹中。如果是单位里公用的微机，可将自定制模板的特性定为只读文件，方法是：右单击Windows95桌面上“启动”钮，弹出快速菜单，单击其中的Explore(探查)命令，调用WindowsExplorer(窗口探查器)。在Explorer中找到模板所在的驱动器与文件夹，单击选择MonthlyCommunicationdot或者每月通讯dot文档模板名。单击右键弹出快速菜单，从中单击“属性”，弹出属性对话框。在对话框的“特性”盒中，打开“只读”复选项，单击OK关闭对话框。这就把模板的特性设为只读文件，旁人就不能轻易改动它了。二、使用自定制模板本例定制的高级模板与一般模板有所不同，它具有几个域，尤其是要通过自动宏更新3个填充域。使用此模板的方法是：当按常规打开MonthlyCommunication.dot后，会立刻自动运行AUTOOPEN宏，根据宏所记录的内容，须依次更新3个填充域；首先弹出对话框，它提示用户“请键入通讯稿题目，再单击OK”。即可在对话框下方的正文框内键入题目，单击OK后，域结果是以14磅宋体字显示的通讯稿题目；接着弹出第2个对话框，提示请“键入期号，再单击OK”，按提示完成后，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷；最后弹出第3个对话框，提示“请键入通讯稿作者姓名”。按提示完成后，域结果是以9磅楷体字显示的通讯稿作者姓名；嵌套域的结果会自动更新，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷；日期域也会自动更新，域结果是英文全词表示的星期几与月份，两位和四位数字分别表示的日子与年度；最后插入点自动定位于文档的第二分区之首，并向右缩排025英寸。即可开始键入本期通讯稿的内容，字体将是10磅的宋体字，而版面将自动分成二列。十五、为word添加文档切换按钮 大家都知道，任何版本的Word都提供了同时打开多个文档的功能，我们可同时在不同文档之间从事剪切、复制等编辑处理。不过如何在这些正在编辑的文档之间进行切换却始终是一个令人头痛的问题。在Word97（及以前版本的Word）中，无论用户同时打开多少个文档，系统都只会在任务栏中显示一个任务图标，我们只有通过“窗口”菜单才能在不同文档之间进行切换；而Word 2003尽管会在任务栏中为每个文档显示一个图标，但当我们同时打开的文档较多时，通过它们切换文档还是不太方便！其实，无论是Word97还是Word 2003，系统都向我们提供了两个专门用于切换正在编辑文档的切换按钮“下一窗口”和“前一窗口”，它们的作用与IE的“前进”、“后退”按钮基本类似，我们只要利用这些按钮即可快速在不同文档之间进行切换。微软公司尽管在中文Word97/2000中提供了这一功能，但它在默认情况下并没有将这两个按钮显示出来，我们必须通过下述方法才能让它们“重见天日”。1.执行“工具”菜单的“自定义”命令，打开“自定义”对话框。2.单击“命令”选项卡。3.在“类别”列表框中选择“所有命令”选项。4.在“命令”列表框中找到“NextWindow”选项，它就是用于在不同的Word文档中进行向后切换的，我们只须将其拖拽到Word工具栏的适当位置即可，此时系统就会自动在相应工具栏中增加一个“下一窗口”按钮。5.按照类似方法将“所有命令”中的“PrevWindow”选项拖拽到Word工具栏的适当位置（它就是用于在不同的Word文档中进行向前切换的）。6.单击“确定”按钮，关闭“自定义”对话框。这时，Word的快捷工具栏就会出现两个名为“下一窗口”和“前一窗口”的命令按钮，我们只要单击这些按钮，Word即会按照从后往前或从前往后的顺序对打开的文档进行切换，有兴趣的读者不妨一试！十六、普通视图方式 普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，它可显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局（如对文档中嵌入的图形及页眉、页脚等内容就不予显示），其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。执行“视图”菜单中的“普通”命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。联机版式视图方式联机版式视图方式是Word几种视图方式中唯一一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且联机版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用联机版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为“文档结构图”，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。联机版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。要切换到联机版式视图方式，只需执行“视图”菜单中的“联机版式”命令即可。页面视图方式Word的页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象当分栏都是很有用的。执行“视图”菜单中的“页面”命令或按Alt+Ctrl+P组合键即可切换到页面视图方式。打印预览方式用于显示打印效果的打印预览（通称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。要切换到打印预览模式，可执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。注意，在打印预览方式下，用户无法修改文档中的文字信息。大纲视图方式对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），此时采用前述几种视图方式就不太合适了，而大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。采用大纲视图方式显示Word文档的办法为：执行“视图”菜单中的“大纲”命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键主控文档视图方式当一篇文档过长时，有关保存、使用等操作都会不方便，为此，我们可以将长文档分成几篇子文档，然后采用主控文档对它们进行组织和维护。这样我们就可以在不打开子文档的情况下轻松地创建包括全部子文档的交叉引用、目录和索引，直接打印所有的子文档，以及通过拖放操作重排子文档等，有关操作与直接对一篇长文档进行操作时完全一样，但效果要好得多。通常我们在主控文档中采用主控文档视图方式进行显示，这样用户就可以查看及修订一篇较长文档的结构，亦可打开指定的子文档；而需要对具体的文档内容进行修改时则可切换到某篇子文档的普通视图中（每篇子文档在普通视图中都作为主控文档的一节出现），十分方便。执行“视图”菜单中的“主控文档”命令即可切换到主控文档视图。上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与“全屏显示”相混淆。“全屏显示”并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用“全屏显示”，我们只需执行“视图”菜单中的“全屏显示”命令即可切换到全屏显示方式，此后单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方，十分方便。十七、驾轻就熟项目符号和编号” 项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word97/2000编辑文章的朋友欢迎。编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。一、应用“项目符号和编号”有两种方法：手工和自动。前者即通过单击“编号”、“项目符号”按钮或“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：当在段首键入数学序号（一、二；、；1、2；、等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。二、中断、删除、追加编号删除（取消）文档中的编号可通过下列方法： 两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行） 将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。 选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。但如果要删除多个编号，只能用 法。而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。三、死板的编号方式：一段一个编号通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：、在第一段结束时按“Shift+Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式）。 中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表(C)”。不难发现， 法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。相形之下， 法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。这里介绍一种快速而极其有效的方法“多级编号”法：首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。OK！假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！现在将2段内容输入；按回车输入3段时先按“Shift+Tab”将该段级别升一级为1，编号又出现了。升有降无（编号），你试试，是不是非常方便！四、设置编号格式1、影响美观和规范的“间距”：相信有许多朋友对word中编号和正文过大的相隔距离恼火不已，因为不知如何调整间距而放弃“编号”。如果打开“选项”对话框并设置“制表符”在文档中显示出来的话，仔细观察水平标尺和文档中编号后的控制符号，你会发现使用编号后在左缩进标记附近会出现一个制表符（编号后也有）。问题的症结就在此：在word中编号时，会在编号和段落的第一个字符间插入一个不可编辑字符，默认用制表符将编号和正文隔开，并用制表位对齐正文。明白了这个道理，问题就迎刃而解了：选定要改变间距的编号列表，按住Alt向左拖动（以能看到编号后的制表符为准）标尺上的制表位，即可缩小编号和正文间的距离，反之向右拖则增大间距。还有一种更绝的方法：利用多级符号来插入编号，可改变作为默认间距的字符。方法为：单击主菜单中“格式”“项目符号和编号”，打开对话框后再单击“多级符号”，选中一种合适样式后单击“自定义”，在“自定义多级符号列表”对话框中单击“高级”，然后将“编号之后”的内容（默认为制表符）改为“不特别标注”，再依次确定关闭对话框，则编号和正文紧连着不插入任何分隔符号；若改为“间距”同样可将间距改为很小而无需通过移动制表位来缩小间距。虽然是多级符号，但作一级编号来用也顺顺溜溜。2、多种多样的编号格式：在word中只提供了13种编号样式。但如果你善于修改的话，可以“自定义”出不计其数的样式。方法为：打开“项目符号和编号”对话框后选中一种编号样式，然后单击“自定义”按钮，此时会打开“自定义编号列表”对话框，在“编号样式”的下拉列表框中选中一种样式后，可以在“编号格式”下的文本框中的编号前后输入其他字符，从而构成各种格式的编号。如添加括号编号列表变成(1)、(2)、(3)；添加“”变成、；添加“第、章”两字变成第1章、第2章、第3章正是“天高任鸟飞，海阔凭鱼跃”。3、丰富多彩的编号字体：单击“自定义编号列表”对话框中的“字体”，即可为编号指定字体、字形、字号、颜色、字符间距及阴影等其他效果。4、不可轻视的编号、正文位置：如果编号、正文的排版位置不合意，可在“自定义编号列表”对话框中修改。其中“编号位置”框架内的“对齐位置”即相当于“首行缩进”，“文字位置”框架内的“缩进位置”相当于“左缩进”，理解了这两项的含义，该设置为多少相信无需多言了（其实，这些值你也可以直接用标尺上的“左缩进”“首行缩时”修改）。如果是“多级符号”，则应逐项为每一级设置编号对齐位置和正文缩进位置直至符合实际需要。五、指定快捷键：加快操作的有效方法为“编号”指定快捷键：同时按下“Ctrl+Alt+数字键盘中+”，鼠标指针变成花朵形后单击常用工具栏上的“编号”按钮，然后将光标移入“自定义键盘”对话框中的“请按新快捷键”内按下你想用的组合键，如“Ctrl+8”（快速编号或取消编号），再单击“指定”、“关闭”即可。同样为“格式”菜单中的“项目符号和编号”定义一个快捷键，如“Ctrl+9（打开详细设置框）。定义快捷键后，要应用或取消（中断）编号，或者设置编号样式时，就可以直接用键盘操作，省时省力。六、复制含编号的文本：注意帮倒忙如果将包含编号的文本内容复制到新位置，新位置文本的编号会改变，通常会接着前面的列表继续编号。如果要和复制前的格式完全相同，需打开“项目符号和编号”对话框，选择“重新开始编号”，这一点往往会被人忽略。七、将编号转换为数字编号具有方便快速的特点，但在复制、改变编号样式等一些操作中不方便，此时可将编号转换为真正的文字编号。选中带编号的段落，按“Ctrl+C”，再选择菜单“编辑”“选择性粘贴”，按“无格式文本”粘贴到新位置，编号就转换为正文了，现在你爱怎么改随便你了。八、“多级符号”中的重磅炸弹：Tab、Shift+Tab多级符号在进行如试卷排版中非常有用，输完某一级中一个编号（如1、2、3）后的正文内容，按回车键即自动进入下一个编号，再按“Tab”键即可改为下一级编号样式（如A、B、C），要返回到上一级继续编号，按“Shift+Tab”即可。灵活运用这两项，同样能少费力气多办事。九、一点建议如果你想全权控制“编号”，不愿受“自动更正”干扰或摆布，请在“自动更正”中关闭“自动编号列表”。如果你在“编号”时误操作，导致“编号”乱套，不妨多试试“Ctrl+Z”，它能为你省不少力。关于“项目符号”的操作方法，大多相同，不再赘述。 十八、Word中的批量文件格式转换器 Word是Microsoft公司出品的office系列办公套件的核心组成部分，其强大的文字编辑和排版功能，以及易学易用的特性，在同类软件中鹤立鸡群，赢得了广大用户的青睐。批量文件格式转换就是其中一项有鲜明特色的功能，相信不少熟悉office的朋友都知道，但会用的恐怕不多。笔者曾经翻遍菜单而一无所获，可谓真人不露相，下面就让我们来看看其中到底有什么诀窍。在Word中的使用方法。在Word中，文件格式转换向导存放在文件Convert8.wiz内，将它打开后，一步一步地依照提示操作，即可实现整批文件的格式转换。具体操作步骤如下：准备工作:如果你不是以完全方式安装office97的话，请先检查Word下的“向导和模板”以及“转换器与过滤器”是否已装全，然后，选择或新建两个文件夹，一个用来存放要转换格式的文件，另一个则存放转换后的文件。启动Word97，单击工具栏上的“打开”按钮，在MicrosoftOffice安装目录下，找到OfficeMacroConvert8.wiz文件，打开后会出现一个警告宏病毒的对话框，单击“启用宏”，这时将出现一个选择对话框，应单击“转换文件格式”按钮。进入“文件转换向导”后，点击“下一步”按钮，Word97会提示你是“将其他文件格式转换为Word文档格式”，还是“将Word文档格式转换为其他文件格式”。这里以前者为例，单击其下拉箭头，选择源文件的格式，单击“下一步”。这时，向导要你选择源文件夹和目标文件夹所在的位置，分别点击相应的“浏览”按钮，选好刚才确定的那两个文件夹。再单击“下一步”。随后出现选择文件的对话框，在“可用文件”列表中选择你要转换的文件，使其转移至“转换文件”列表中。单击“完成”按钮，文件转换即刻开始，转换后的文件自动保存在你指定的目标文件夹中。转换完成后，会询问你是否进行其他转换，选“否”，并点击控制菜单上的“关闭”按钮，退出Convert8.wiz窗口。在Word 2003中的使用方法。在Microsoft公司今年推出的Word 2003中，内置了功能更强大，使用更方便的文件转换向导，其使用方法与Word97略有不同，主要是启动文件转换向导的方法变得简单多了，具体操作步骤是：做好准备工作后，启动Word 2003，打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在出现的对话框中，点击“其他文档”标签，可以看到“转换文件”图标，双击它即可进入文件转换向导，以下的步骤与Word97大同小异，这里就不再赘述了。学会使用上述功能，就可以在Word中快速安全地转换成批文件。该功能支持的文件格式十分广泛，既有常见的文本编辑器格式，还支持Excel，Lotus1-2-3等电子表格软件和Outlook通讯簿的格式。特别值得一提的是，它还有一招“杀手锏”：从任意文件中恢复文本，当你收到朋友寄来的一堆乱码时，或者面对不明格式的文件时，不妨用它试试，或许能给你一个惊喜。十九、Word宏应用实例 一、宏的录制在这里举一实例。例如，在Word97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。对于一些常用的符号，如“￥”，便可以使用宏来使工作简化。1.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“录制新宏”选项。2.给宏取名为“Yuan”，再单击“键盘”。3.在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为“CtrlY”，再关闭该对话框回到“录制宏”对话框。单击“确定”按钮启动记录器。4.运行“插入”选单中的“符号”子选单，从弹出的“符号”框中选择“￥”，插入后再关闭。另外，也可以指定到工具栏，从弹出的“自定义”对话框中的“命令”栏中把“Normal.NewMacro1.Yuan”拖放到工具栏中。5.单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮。6.单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。7.选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。这时我们可以从中看到以下代码：SubYuan()Selection.InsertSymbolFont:=楷体GB2312,CharacterNumber:=27,Unicode:=TrueEndSub以后，当你需要插入字符“￥”时，只需按下快捷键“CtrlY”，或者是在工具栏点击“Normal.NewMacrol.Yuan”便可以了。二、宏的编辑宏录制器将以上宏操作翻译为VisualBasic代码。但是，录制宏时会受到一些限制。许多复杂的宏，例如，要用到循环语句，便无法录制。为了提高录制的宏的功能，就可能需要修改录制到模块中的代码。具体操作为：单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。选择第二步中的宏名称，再单击“编辑”按钮。然后便加载VisualBasic编辑器，我们可以看到所录制的宏自动生成的VisualBasic代码。例如，在C:MyDocument中有200个Word文档，依次命名为“1.doc”，“2.doc”，“3.doc”，“200.doc”，我们需要把文件格式改变为文本文件，即txt文件。先以1.doc为例，录制一个宏，打开文档，另存为txt文件，再关闭该活动文档。生成的VisualBasic代码如下：SubMacro1()ChangeFileOpenDirectoryC:MydocumentDocuments.OpenFileName:=1.docActiveDocument.SaveAsFileName:=1.txt,FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.CloseEndSub下一步便进行编辑，用一个循环语句依次打开各个文件，转化后再关闭。代码如下：SubMacro1()dimifori=1to200ChangeFileOpenDirectoryC:MydocumentDocuments.OpenFileName:=i.docActiveDocument.SaveAsFileName:=i.txt,FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.ClosenextiEndSub再次运行该宏，便可以轻松完成任务。宏的作用由此可略见一斑。二十、Word的“压缩”功能 如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并。我想，这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下：第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档。第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。二十一、Word快捷键大全 打印预览Ctrl+Alt+I-创建不间断空格Ctrl+Shift+Spacebar-创建不间断连字符Ctrl+连字符-使字符变为粗体Ctrl+B-使字符变为斜体Ctrl+I-为字符添加下划线Ctrl+U-缩小字号Ctrl+Shift+-删除段落格式Ctrl+Q-删除字符格式Ctrl+Spacebar-复制所选文本或对象Ctrl+C-剪切所选文本或对象Ctrl+X-粘贴文本或对象Ctrl+V-撤消上一操作Ctrl+Z-重复上一操作Ctrl+Y- 二十二、Word中巧用宏命令 宏命令作为一个非常重要的功能，在现在的许多软件中都不可缺少。利用宏，可以大大地简化我们的工作，准确快速地完成繁琐的任务。下面，就给大家详细介绍我在word中使用宏的一个实例。【需求】在word中进行批量处理，将大量的Word文档.doc文件转换为.htm文件【分析】我们知道，利用word可以将.doc文件转换为.htm文件，方法是：在Doc文件编辑窗口中，选择菜单“文件/另存为”，在“保存类型”下列列表中选择“htmldocument”，按“保存”。单独进行几个doc文件的转换还不算繁琐，但要大批量地进行转换工作时，比如：按章节输入了一本书，形成了几十个.doc文件，要对这些文件进行转换成.htm文件的工作，这时，就不能采用手工一个个处理的笨办法了！怎么实现呢？请往下看。【实现步骤】假设大批量.doc文档所在目录为c:docs，文件名为1.1.doc，1.2.doc.1、启动word2、关闭当前默认打开的空文档3、选择菜单“工具/宏/录制新宏”，输入宏名称“doctohtml”，按“确定”，进入了宏录制过程。4、选择菜单“文件/打开”，选择目录c:docs，选择文件1.1.doc，按“确定”。5、选择菜单“文件/另存为”，在“保存类型”下列列表中选择“htmldocument”，按“保存”。6、选择菜单“文件/关闭”7、选择菜单“工具/宏/停止录制”8、选择菜单“工具/宏/宏”9、在出现的“宏”窗口左部选中doctohtml，单击右边的按钮“编辑”10、宏代码改造：在出现的“MicrosoftVisualBasic”窗口中，可以看到如下的宏代码：Subdoctohtml()doctohtmlMacro宏在99-11-8由xxx录制ChangeFileOpenDirectoryC:docsDocuments.OpenFileName:=1.1.doc,ConfirmConversions:=False,ReadOnly:=_False,AddToRecentFiles:=False,PasswordDocument:=,PasswordTemplate:=_,Revert:=False,WritePasswordDocument:=,WritePasswordTemplate:=,_Format:=wdOpenFormatAutoActiveDocument.SaveAsFileName:=1.1.htm,FileFormat