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第五章MicrosoftExcel2003电子表格系统 MicrosoftExcel2003中文版是一个功能强大的电子表格应用软件 它是Microsoft公司生产的办公自动化套装软件Office2003的主要应用程序之一 它具有强大的数据计算与分析处理功能 可以把数据用表格及各种统计图 透视图的形式表示出来 使得制作出来的报表图文并茂 信息表述更加清晰 因而受到人们的普遍欢迎 本章要点 学习本章的目的 是使读者掌握Excel2003的基本操作方法和使用技巧 熟练掌握各种工作表格的创建 编辑等操作 能够按要求设计 打印出格式美观的电子表格 同时可以利用其数据库的管理功能 对表格中的数据进行处理 学会使用各种图表 会使用超级链接功能 5 1Excel2003概述 MSExcel2003电子表格系统 5 2工作簿 工作表 单元格和单元格区域 5 3创建工作表 5 4工作表的编辑 5 6Excel20033数据库管理功能 5 7使用图表 5 8插入图片和艺术字 5 9打印工作簿 5 10Excel2003其它功能 目录 5 5设置工作表的格式 5 1MicrosoftExcel2003概述 5 1MSExcel2003概述 5 1 1Excel2003的主要功能和新增功能 5 1 2Excel2003的运行环境及安装 5 1 3启动Excel2003 5 1 4了解Excel2003窗口 5 1 5Excel2003的联机帮助功能 5 1 6退出Excel2003 5 1 1Excel2003的主要功能和新增功能 主要功能 制作大型表格的功能建立图表的功能数据库管理功能 1 工具栏和菜单栏的改进2 表格规模大小的改进3 工作表函数中的新增功能4 分页预览功能5 超级链接功能6 Office助手功能 新增功能 5 1 2Excel2003的运行环境及安装 由于中文Excel2003是中文Office2003的一个成员 所以只要正确地安装中文Office2003 即可实现Excel2003的安装 关于中文Office2003的硬 软件环境和安装过程 从略 中文Office2003安装说明 5 1 3启动Excel2003 常用方法 1 在开始菜单中 单击 程序 的级联菜单 MicrosoftExcel2 快捷方式 在桌面上建立一个快捷方式 双击其图标即可 5 1 4了解Excel2003的窗口 标题栏 常用工具栏 菜单栏 格式工具栏 编辑栏 列标共256列 行号共65536行 工作表编辑区 状态栏 工作表切换 5 1 5Excel2003的联机帮助功能 Office助手 嗨 需要帮忙 请点击我 大眼夹 我会全力帮助你 获得帮助的主要途径 按键 单击菜单中的 帮助 项 单击 常用工具栏 上的按扭 5 1 6退出Excel2003 退出Excel2003常用方法 可别忘记存盘啊 5 2工作簿 工作表 单元格和单元格区域 5 2 3选择单元格和单元格区域 5 2 1工作表 单元格和单元格区域 5 2 2单元格和单元格区域的概念 5 2工作簿 工作表 单元格和单元格区域 5 2 1工作簿和工作表的概念 工作簿 工作簿的概念 工作簿是存储数据 数据运算公式以及数据格式化等信息的文件 一个工作簿由若干个工作表 最多可同时打开255个工作表 组成 工作簿的文件名包括路径 全名 不超过218个字符 默认的扩展名是 XLS 系统每次打开的工作表的个数设置 工具 选项 常规 新工作簿内的工作表数 工作表 1 工作表的概念工作表是一个由行和列交叉排列的表格 行和列交叉的部分称为一个单元格 2 查看其它工作表 5 2 2单元格和单元格区域的概念 单元格的概念 单元格是工作表中最基本的存储数据单元 每个单元格最多可以保存32000 32767 个字符 一个单元格可以显示1024个字符 而在编辑栏则可显示32767个字符 单元格的命名是由列标和行号唯一来标识 例如 A12表示第一列第十二行的单元格 2 单元格区域 单元格区域是指多个相邻单元格形成的矩形区域 从D3开始到右下角E6的一片连续单元格区域表示为D3 E6 5 2 3选择单元格和单元格区域 单元格及其区域的选择 选择单元格和单元格区域 2 快速选择大范围的区域 3 选择整个工作表 4 选择不相邻单元格区域 5 选择整行 整列 6 选择相邻和不相邻的行和列 7 在选择区域中移动当前活动单元格 切换到Excel系统演示 5 3创建工作表 5 3创建工作表 5 1输入数据 5 2公式和函数的使用 5 3输入 复制 删除批注 5 4工作簿的打开 保存和关闭 5 5工作表的管理 5 6同时打开和查看多个工作簿 5 3 1输入数据 数据的输入 1 数据类型 文本型 数值型 逻辑型 true或false 日期型 2 文本 字符 型数据及输入 默认左对齐 3 数值 字 型数据及输入 默认右对齐 4 日期和时间型数据及输入 默认右对齐 数据的输入 1 同时在多个单元格中输入相同的数据 1 输入相同的数字型或不具有增减的文字型 2 输入日期时间及具有增或减序列的文字型数据2 填充自动增1序列 1 填充数字型 2 填充日期时间及有增或减的文字型3 输入任意等差 等比的序列4 创建自定义序列5 记忆式键入 5 3 2公式和函数的使用 1 公式的使用 1 运算符的种类 2 公式的输入和复制 3 相对引用和绝以引用 1 运算符的种类 1 算术运算符 2 比较运算符 3 文本运算符 4 单元格引用符 算术运算符有哪些 运算级别 括号最优先 其次是乘方 再其次是乘 除 最后是加 减 同一级别的从左至右计算 比较运算符有哪些 使用以上运算符可以进行两个数大小的比较 可以比较的数据类型有 数值型 包括日期 文本型 当比较的结果成立时 其值为 True 否则为 False 文本运算符是用来连接不同的文本产生新的文本 例如 A1单元格中输入 中 字 在A2单元格中输入 国 字 在A3单元格中输入 A1 A2 则A3中的数据是 中国 文本运算符 单元格引用 引用符有 冒号 空格和逗号 冒号用来定义一个单元格区域 例如在右图中 引用符表示为 A1 C5 空格运算符 A1 C2C1 D2 表示的区域相当于C1 C2 空格运算符是一种交集运算 A1 A4 B1 B2 C1 C4 相当于A1 A4 B1 B2 C1 C4 逗号运算符 逗号是一种并集运算 按Pagedown向下演示 2 公式的输入和复制 回车后 得到陈建军同学的总分 点击该单元格 点工具栏中的 复制 然后选中F4 F7 再点击 粘贴 输入公式或单击工具栏上的按钮 3 相对引用和绝对引用 相对引用绝对引用混合引用 什么是相对引用 单元格相对引用的地址是单元格的相对位置 当公式所在单元格地址改变时 公式中引用的单元格地址也相应发生变化 什么是相对引用 例 单元格C5中有公式 B2 将C5单元格的公式复制到E7单元格内 则E7单元格内的公式是 复制到E4 复制到E3 B4 什么是绝对引用 绝对引用的地址是单元格的绝对位置 它不随单元格地址的变化而变化 绝对引用地址的表示方法是在单元格的列号和行标前分别加以字符 例如 A 5 D 7 混合引用是指行采用相对引用 列采用绝对引用 或者列采用绝对引用而行采用相对引用 如 A3 A3 B 3 什么是混合引用 对某一工作簿中的工作表单元格的引用 格式 工作簿名 工作表 单元格地址如 book1 sheet1 C 2 2 函数的使用 1 从键盘上直接输入函数 2 使用 粘贴函数 对话框输入函数 3 出错信息 如果用户对常用函数及其格式比较熟悉 可以直接在单元格中输入公式 例如 求A1 A4区域的平均值可以在相应的单元格中输入 AVERAGE A1 A4 1 从键盘上直接输入函数 2 使用 粘贴函数 对话框输入函数 调出 粘贴函数 对话框的方法 方法一 单击 插入 中的 函数 命令方法二 直接单击 格式工具栏 中的函数按钮 输入一个等号或加号 方法三 单击此处 在下拉菜单列出了最常用函数 若单击 其他函数 也可以调出对话框 当在输入公式或函数有错误时 系统会给出一些提示信息 常见的出错信息见表 3 出错信息 表4 1出错信息 公式产生的结果太大 单元格容纳不下 DIV 0 在公式中引用了空单元格或单元格为 作为除数 NAME函数名拼写错误或引用了错误的单元格地址或单元格区域 REF 引用了一个所在列或行已被除的单元格 VALUE公式中数据类型不匹配 如 算术运算公式中引用了文字或单元格区域 NUM函数中使用了非法数字参数 如 SQRT 2 5 3 3输入 复制 删除批注 什么是 批注 如何输入批注 批注就是 注释 输入批注就是对某些单元格的数据加一些注释 1 选中要添加批注的单元格 2 单击 插入 里的 批注 3 输入批注内容 如右图 复制批注 选中含有批注的单元格 单击 编辑 中的 复制 命令或单击工具栏中的复制按钮 单击目标单元格 单击 编辑 中 选择性粘贴 在 粘贴 框中选择 批注 单击确定 将一个单元格中的批注复制到另一个单元格中去 删除批注 操作方法 5 3 4工作簿的打开 保存和关闭 打开工作簿 新建工作簿的常用方法首次启动Excel后自动打开一个名为 Book1 的空工作簿 单击工具栏上的 新建 按钮 也可打开一个空工作簿 单击 文件 里的 新建 命令 在其对话框中 单击 常用 标签 然后选择 工作簿 图标 打开已存在的工作簿的常用方法在WindowsXP的任何环境下 文档 或资源管理器等 双击欲打开的工作簿 单击 文件 中的 打开 命令 找到欲打开的工作簿 打开即可 单击工具栏上的 打开 按钮 找到欲打开的工作簿 打开 打开工作簿 2 2 保存工作簿 保存已有或新建工作簿 自动保存工作簿 加密安全保存 单击工具栏上的 保存 按钮 单击 文件 中的 保存 命令 若是新建工作簿 则在 另存为 对话框中输入文件名和确定存储的位置 并在 保存类型 下拉列表中选择文件存储类型 默认格式是Excel2003格式 说明 保存工作簿的方法 自动定时保存工作簿 加密安全保存 若设置只读文件选中该复选框 此处输入密码 单击 文件 中的 另存为 选中 选项 命令 在 保存选项 对话框中选择 生成备份文件 复选框 设置为只读文件或使用权限口令 关闭工作簿 方法一 单击 文件 中的 关闭 命令 方法二 单击菜单栏最右端的 关闭 按钮 若没有存盘 系统询问用户是否存盘 5 3 5工作表的管理 1 工作表的切换单击欲切换工作表的标签2 工作表的重新命名双击需重命名的工作表标签 或利用 格式 工作表 重命名 命令3 工作表的添加 删除1 添加 选中某一工作表标签 插入 工作表 2 删除 选中被删工作表 编辑 删除工作表 4 工作表的移动和复制1 在同一个工作簿中移动和复制工作表2 在不同的工作簿中移动和复制工作表 5 3 6同时打开和查看多个工作簿 1 一次打开多个工作簿 单击 打开 命令 在文件列表框中 按住Ctrl键 选中多个要打开的文件 2 同时查看多个工作簿 单击 窗口 中的 重排窗口 选中排列方式 1 一次打开多个工作簿 5 4工作表的编辑 5 4工作表的编辑 5 1单元格行高和列宽的调整 5 2编辑单元格中的数据 5 3移动和复制单元格中的数据 5 4插入 删除 行 列和单元格 5 5列 行 的隐藏 恢复和锁定 5 6查找与替换 5 4 1单元格行高和列宽的调整 调整行高或列宽的方法 1 利用菜单调整行高或列宽单击 格式 里的 行 或 列 在其对话框中填入行高或列宽的值 2 列宽的自动调整鼠标移到某两列的分界线上双击左键 3 手动调整列宽或行高鼠标移到某两列 或行 的分界线上 按住左键 左 右 或上 下 移动 5 4 2编辑单元格的数据 1 清除单元格中的数据 选中欲清除的单元格或区域 整行或整列 单击 编辑 中的 清除 命令 在其级联菜单中有四项如图所示 根据需要选中某一项 2 在单元格中编辑数据 双击被编辑的单元格 将插入点移到修改位置删除或插入数据 5 4 3移动和复制单元格的数据 鼠标拖动法同一个工作表中数据移动 同一工作簿中不同工作表中数据移动 剪切 粘贴 法可以利用菜单中的 工具栏中的或右键菜单里的 剪切 粘贴 命令 1 移动单元格中的数据 按住Ctrl键 鼠标拖动法同一个工作表 或同一工作簿中不同工作表中 中数据复制 复制 粘贴 法可以利用菜单中的 工具栏中的或右键菜单里的 复制 粘贴 命令 复制单元格中的数据 5 4 4插入 删除 行 列和单元格 1 插入单元格操作 插入一行或多行 插入一列或多列 插入单元格 2 删除单元格操作 根据需要选择一项 选中被删除的单元格或区域 单击 编辑 里 删除 命令或单击右键选 删除 项 出现如图所示对话框 5 4 5列 行 的隐藏 恢复和锁定 列 行 的隐藏与锁定 1 列 行 的隐藏2 恢复隐藏的列 行 3 列 行 的锁定 冻结 隐藏行 列的方法 1 使用菜单命令隐藏列 行 选中要隐藏的列 行 单击 格式 里 列 行 在其级联菜单中选 隐藏 项2 使用鼠标隐藏列 行 鼠标指向列标的右边界 或行号的下边界 向左 上 拖动 按四次Pagedown向下演示 将上图中的C D E F四列隐藏结果 选中B G两列 单击 格式 列 级联菜中的 取消隐藏 使用菜单命令恢复隐藏的列 行 使用鼠标恢复隐藏的列 行 鼠标指向列标的右边界 或行号的下边界 向右 下 拖动 被隐藏的列 行 就被显示出来 所谓行 列 的锁定 即将用户所希望看到的某些行 列 冻结起来 在滚动窗口时 被冻结的行 列 将不会随着滚动 例如 若想锁定A B两列 则选择C列 若想锁定第一行 则选择第二行 然后 选择 窗口 里的 冻结拆分窗口 命令 若想取消锁定 则选 窗口 中的 撤消窗口冻结 命令 不能同时锁定行和列 列 行的锁定 冻结 5 4 6查找与替换 查找和替换 所谓查找 是指在工作表中找到用户所要查找到的数据 而替换则是将找到的数据自动用一个新的数据替换 5 5设置工作表的格式 5 5设置工作表的格式 5 5 1字体和数字格式的设置 5 5 2设置底纹和边框 5 5 3自动套用格式 5 5 4使用样式 5 5 5使用模板 5 5 1字体和数字格式的设置 字体和数字格式的设置 1 设置字体格式2 设置数字格式3 设置数据的对齐方式4 设置工作表的标题格式 5 5 2设置底纹和边框 设置底纹和边框 设置底纹方法二 设置底纹方法一 填充色 字体加色 设置底纹和边框 设置边框方法二 设置边框方法一 填充色 字体加色 加边框 特殊表头 1 单元格中的斜线用绘图工具栏中的画直线按钮或设置边框中的斜线项 单元格中文字的录入法 先输入 各科成绩 双击该单元格 插入点移动到 各 前按空格键 移动到 绩 后按 Alt Enter 再输入适当空格和 姓名 并适当增加行高和列宽即可 输入文字 绘制斜线 特殊表头 2 在单元格中输入 商品名 按 Alt Enter 再输入 数量 按 Alt Enter 最后输入 单位 用绘图工具栏中的画直线按钮画出两条斜线 如图 双击该单元格 在每一行加上适当的空格 如图 确定后即可 如图 5 5 3自动套用格式 使用 或删除 自动套用格式 打开自动套用格式对话框 单击选项 在 格式 中选一种 若选 无 则是取消自动套用格式 并可选择 应用格式种类 中的全部或一部分 例如 利用 自动套用格式 经典2的结果 格式化前表格 格式化后表格 5 5 4使用样式 什么是样式 样式就是一组已定义并保存的格式集合 系统提供了一个 常规 样式 用户可以建立自己喜欢的样式并保存起来 供以后直接调用 而不需要每次都重新设定 1 创建 修改 并保存样式 打开 样式 对话框 显示 常规 样式 这是缺省格式 创建自己的样式 输入样式名 选中左边 包括样式 中需修改的项 单击 更改 在 单元格对话框 中定义格式 应用样式和删除样式 应用样式 选中单元格或单元格区域 在 样式 对话框中的 样式名 中选中其一 按 确定 即可 删除样式 在 样式 对话框中的 样式名 中选中欲删除的样式名 依次按 删除 确定 注意 常规 样式不能删除 5 5 5使用模板 什么是模板 模板是Excel2003提供的一个含有特定内容和格式的工作簿 用户可以把它作为样板来建立与之类似的工作簿 而不需要重新设置格式 以提高工作效率 利用模板创建工作表 单击 文件 中的 新建 选中 电子表格模板 标签 在出现的多种模板工作簿中选择一种 如 工业企业财务报表 在此模板中有多个工作表 选中 损益表 如右图 5 6Excel2003数据库管理功能 5 6Excel2003数据库管理功能 5 6 1建立数据清单 5 6 2数据的排序和筛选 5 6 3数据的分类汇总及透视表 5 6 1建立数据清单 Excel2003数据库 Excel数据库管理并不是真正意义上的数据库管理系统 它只是把Excel工作表中的数据清单当作一个数据库 利用系统提供的组织 管理 处理数据的功能对数据清单进行查询 排序 筛选以及分类汇总等类似于数据库管理系统的操作 建立数据清单 此行是字段名 此四行是四条记录 1 建立数据库的原则 1 最好每张工作表只放一个数据库清单 一片连续的数据区域 不应有空行或空列 2 数据库的第一行称为数据库的结构 字段集或列标题 3 同一列中除了字段之外 其它各数据类型和格式要一致 4 一个数据库最多记录数是65536条 字段最大个数是256 2 设计数据库的结构 要建立一个数据库清单 首先要决定该数据库的字段个数及其字段名 我们称数据库结构 字段名可以是汉字 英文或汉语拼音等 建立好数据结构后 就可以利用前面介绍的方法输入数据了 3 编辑数据 1 利用记录单查看 编辑记录2 利用 工作表编辑 方法编辑数据库数据 编辑 打开 数据 中的 记录单 命令 显示如图所示记录单 右上角的1表示当前记录是1号 8表示一共有8条记录 添加记录 单击 新建 删除当前记录选 删除 上一条 下一条 可以查看其它记录 点击 条件 输入条件表达式 只对满足条件的记录进行显示 若修改只需点击某数据项 打开记录单对话框 利用 工作表编辑 方法编辑数据库数据 添加记录 在当前工作表最后一行的空白处添加数据插入记录 先插入一空白行 再输入数据删除记录 利用删除一行 或多行 单元格区域的方法删除字段 选用删除一列 或多列 单元格区域的方法 5 6 2数据库的排序和筛选 1 什么是排序 排序就是根据数据库中的一列或几列数据的大小对各记录进行重新排列顺序 排序有升序 递增 和降序 递减 两种 可进行排序的数据类型有 数值型 文本型 逻辑型三种 1 利用 排序 对话框排序 2 利用常用工具栏中的排序按钮排序 2 什么是筛选 使用筛选命令可以只显示满足指定条件的那些记录 它具有查找的功能 这对于一个大型的数据库而言 此功能是很有用的 系统提供了 自动筛选 和 高级筛选 两种 3 撤消自动筛选 再次单击 数据 里的 筛选 级联菜单中的 自动筛选 命令即可 即取消其前的复选框选中标记 5 6 3数据的分类汇总及透视表 1 分类汇总 分类汇总就是把某一个关键字段的相同数据汇总在一起 使用分类汇总命令之前 首先要对关键字段进行排序 使关键字段相同的数据记录可以连续访问 分类汇总举例 先将性别字段排序 选择分类汇总的区域 单击 数据 中的 分类汇总 命令 在分类汇总对话框中选择相关内容 单击 确定 即可 按总分汇总 汇总结果 单击此处只显示 总计 单击此处只显示 男分类汇总 和 女分类汇总 单击此处显示所有记录 单击此处只显示 总计 单击此处只显示 男分类汇总 和 女分类汇总 单击此处显示所有记录 清除分类汇总 如果想清除分类汇总回到数据库清单的初始状态 只需单击菜单栏中 编辑 里的 撤消分类汇总 命令 若已按了1 2或3分级显示 则需多次按 撤消显示分级层次 至到出现 撤消分类汇总 为止 或在 分类汇总 对话框中按 全部删除 按钮 2 数据透视表 所谓数据透视表的功能 就是将排序 筛选和分类汇总三个过程结合在一起 对已有数据清单 表格中的数据或来自于外部数据库的数据进行重新组织生成新的表格 使人们从不同的角度观察到有用的信息 5 7使用图表 5 7使用图表 5 7 1建立图表 5 7 2编辑图表 5 7 3设置图表的格式 5 7 1建立图表 1 一步创建图表这种方法是利用 图表工具栏 中的 图表类型 按钮创建嵌入式简单的图表 2 利用 图表向导 建立图表这种方法可以建立类型更加丰富的嵌入式图表或独立的图表工作表 建立图表的方法 1 一步创建图表 2 利用 图表向导 建立图表 5 7 2编辑图表 嵌入图表或独立的图表工作表 都与建立它们的工作表中的数据之间建立了动态链接关系 即 当改变了工作表中的数据时 这两种图表都会随之更新 反过来 当拖动图形上的结点而改变图形大小时 工作表中的数据也动态地发生相应的变化 编辑图表 1 激活图表 鼠标单击图表即激活 四周8个 句柄 用来调节图表的大小 单击图表内按住鼠标可移动 独立图表如同打开一个工作表一样 2 改变图表类型 激活图表 数据 变为 图表 其下各项都可以编辑 可以改变图表类型 3 修改图表中的数据 添加了一条记录 图表中自动添加了一项 电脑 若修改了其他数据 图表也自动更改 4 修改图表中的图形 指针指向此处结点 上 下拖动 间断地击两次 改变它时 上面的数据也发生相应地变化 1 添加数据系列在原工作表中输入一列数据 单击 图表 中的 添加数据 命令 选中要添加的单元格区域 2 删除图表中的数据系列若删除了工作表中的某一列 则图表中就被删除了一个数据系列 也可以不删工作表中的数据而只删除图表中的某一系列 例如 5 添加或删除数据系列 利用 绘图工具栏 可以在创建好的图表 或工作表 中插入文字说明 标题 注释或图形等 6 增加文本 图形和注释 5 7 3设置图表的格式 设置标题和图例的格式 主要包括对标题 图例等重新进行字体 字型 字号 图案 对齐方式等的设置以及对坐标轴的格式重新设置 1 设置标题和图例的格式2 设置坐标轴的格式 5 8插入图片和艺术字 5 8插入图片和艺术字 5 8 2插入艺术字 5 8 1插入剪贴画 5 8 1插入剪贴画 5 8 2插入艺术字 5 9打印工作簿 5 9打印工作表 5 9 1页面设计 5 9 2插入分页符 5 9 3打印预览 5 9 4打印工作表 1 使用常用工具栏中的 打印按钮 页面已设置好或使用系统默认的设置 2 单击 文件 里的 页面设置 设置好后 再按 打印 命令 打印工作簿 5 9 1页面设置 页面设置对话框 5 9 2插入分页符 如果用户要打印的工作表很大 不但长度超过一页 而且宽度也超过纸张的宽度 系统自动在水平方向或垂直方向插入分页符 但有时用户并不想用这种固定的分页方式 而是希望某些行 或某些列 放在新的一页 这就需要采用人工分页方法 虚线表示分页线 水平分页线 垂直分页线 系统自动添加的分页线 单击 插入 里的 分页符 命令 插入水平 垂直 分页符 单击 插入 里的 删除分页符 命令 删除水平 垂直 分页符 5 9 3打印预览 打印预览是在打印之前浏览工作表的打印效果 以便于对打印格式和内容的进一步调整 避免造成纸张和时间的浪费 1 单击常用工具栏中的图标 2 选中 文件 里的 打印预览 命令 调出打印预览屏幕的方法 5 9 4打印工作表 调出打印对话框 5 10Excel2003其他功能简介 5 10Excel2003其他功能简介 5 10 1使用超级链接 5 10 2数据交换 5 10 1使用超级链接 什么是超级链接 超级链接就是用于链接两个不同位置的文档 或对象 使得在自己的计算机上 网络上乃至Internet上都能进行快速跳转 输入或插入用