会务接待实施细则.doc

河北有限公司会务接待实施细则综合：2014-006第一条 为进一步规范公司会务接待管理工作，提高公司对外形象，结合公司实际情况，特制定本实施细则。第二条 本实施细则适用于公司级会务接待管理工作。第三条 根据工作需要或上级安排，凡由公司承办的会议，应由综合管理部会同主办部门组成秘书组和会务组，编制会议指南（见附件1），共同完成接待任务。第四条 接待登记（一）签到处应设立背景板或指示牌，签到处桌子要求整洁大方，台面铺桌布，签到人员一字排开，按照签到发放会议资料领取房卡的程序进行（见附件2）。（二）会务组成员应提前领取与会领导住宿房间的门卡，注意检查冷热水、网络情况、电视信号、房间空调是否正常。（三）会务组签到人员着装应整洁得体，举止应落落大方、不卑不亢，热情接待每一位来宾，做好大厅来宾的导引工作，使来宾感到心情舒畅。第五条 就餐安排（一）会务组应提前预定好酒店，并与酒店谈妥就餐标准和就餐地点，安排好就餐。（二）根据会议需求，如果安排接风和会餐，要统一安排好桌号、桌签或麦克，保持正常的就餐秩序。第六条 会议安排包括什么内容？简答（一）做好开会前的准备工作。摆好桌牌、悬挂会标、调好音响、备好会议资料和纸笔、准备好茶杯。（二）做好会议过程中的摄、照相工作，及会议的宣传报道工作。明确相关责任人，做好会议记录或会议纪要。第七条 车辆安排（一）会务组要做好车辆的统一调度，做好车辆的接送站工作。（二）参与会务接待的车辆要干净整洁，做到车内无异味，驾驶车辆平稳，行驶规范有序，提前规划好车队的行驶路线。提车时，注意引导车和1号车的停放位置，1号车应停放正门口。第八条 会务组做好日常简单必备药品等后勤保障工作。第九条 会议接待初步方案提出后，公司接待专责应将整个接待过程的费用开支作出预算，主要为食宿费用、会场费用及其他费用等。应在制订方案时明确落实责任人、完成时间和具体要求。第十条 会议结束，会务组应及时召开总结会议，不断完善会议接待工作，持续加以改进。同时，注意完成会议的决算。第十一条 本细则执行情况，由综合管理部根据要求，进行检查与考核。第十二条 本细则由综合管理部负责解释。第十三条 本细则自下发之日起执行。附件：1.会议指南模板2.会议签到表3.桌签及餐劵4.车号牌及接站牌4（一）会议议程日期会议内容发言人主持人（二）会议时间地点时 间：201X年X月XX日会议地点：XXXXXXXXX（三）餐饮安排XX日早餐：时间8:00就餐地点：XXXXXX日午餐：时间12:00就餐地点：XXXXXX日XX日晚餐：时间18:00就餐地点：XXXX（四）会务组组 长：XXXX手 机：XXXX1、会务组设在XXXX；2、会务组具体负责安排餐饮、住宿、活动、返程、日常生活等相关事宜，如有需要，请及时联系；3、与会人员身体若有不适，请及时与会务组联系。（五）注意事项（一）请注意会议作息时间，集中精力开好会议，作好会议记录，以备讨论。（二）妥善保管好会议资料和个人物品，防止丢失。（三）开会期间请将手机设为振动、静音模式，请勿在会场中接听电话。（四）会议时间如有所变动，会务组将另行通知。（五）会议结束后，房卡在退房时自行交到酒店总台。（六）参会人员名单9会议签到表序号单位名称姓 名性别职 务是否住宿房间号签字手机号码1234567891011附件3：桌签及餐劵要求1、桌牌打印采用粉红色波纹纸150cm（宽度）80cm（高度），格式如下：2、 会议所用餐劵尺寸为：9cm5.4cm，格式如下：早餐卷附件4：车号牌及接站牌1、如会议使用车辆较多，