思索HR管理风险——离职证明.doc

思索HR管理风险离职证明各大公司皆有惯例，在新员工入职时，都会要求入职员工提供其与原所任职公司解除或者终止劳动合同的相应证明，也就是HR日常工作中所惯称的离职证明。孰不知这一份小小的离职证明，有时候却会给公司带来很大的风险。下面我们先介绍我们所遇到的几个案件。案例回放一：某员工原任职单位为河北某集团公司。后来此员工进入了上海一家管理咨询公司。在入职时，此员工向公司提交了由公司财务部门开出的离职证明，上面盖有公司的财务专用章。此家管理咨询公司的人事询问为什么会是财务专用章时，此员工解释说，原所任职公司为一家分公司，现在该分公司面临改名，公章已经被总公司收回，所以只能用财务章来开离职证明了。此人事当时一时大意，没有进行进一步的核实，就与此员工签订了三年期的劳动合同。此员工在该公司工作一年半之后，河北这家公司在河北将这家管理咨询公司以及该员工申诉到了仲裁委，连违约金加赔偿金累计索赔三十七万元。原来此员工与原公司签订的劳动合同中，约定了明确的违约条款，该员工在离开原公司时，确实也提出过离职申请，但是原公司并没有同意，而此员工也没有提前递交辞职申请，就利用职务便利从公司财务部开出了离职证明，盖了财务部门的公章。代理过程：我们接受此员工的委托之后，考虑了以下几个因素：1、 此员工与原公司所签订的劳动合同中，违约条款十分明确，而且合法；2、 此员工并不愿意失去现在的新的工作；3、 此员工新的单位也委托了律师，但是并不愿意打官司，极力要求此员工与原公司协商解决，并且愿意替此员工承担一部分赔偿费用。在这种情况下，我们积极地与此员工的原工作单位进行了沟通，结果双方达成了调解意见，由此员工赔偿原单位十七万元，此十七万中，由此员工的新的公司为其承担十万元，此员工本人自己承担七万元。风险提示：如果当初新的公司在员工入职时，能够对此员工的离职证明进行进一点的审核，向此员工的原任职公司打个电话了解一下，我们认为，完全是可以避免这十万元的损失的。而且此员工当时所提交的离职证明本身也是不符合规定，具有可疑性，是完全应该进行进一步的核实的。案例回放二：这是我们法律顾问单位的HR们在招聘工作中碰到的一件事情，向我们咨询的真实案例。有一个员工，从第一家单位跳槽后，进入了第二家单位，但是工作时间只有一个半月，在这种情况下，能否让此员工提交第一家的单位的离职证明，办理入职手续？律师回复：主要看两个标准：1、 此员工与第二家单位有没有签订劳动合同？如果签订了劳动合同，则必须向我公司提供第二家单位的离职证明方可。2、 此员工与第二家单位有没有办理社会保险关系？如果第二家单位为此员工办了社保，则必须向我公司提供第二家单位的离职证明。以上两个条件，出现任何一种时，都必须向我公司提供第二家单位的离职证明。如果此员工实在提供了不了第二家单位的离职证明的话，则宁可不聘用此员工。风险分析：离职证明，往往代表了此员工与原工作单位解除或者终止了劳动关系，在这种情况下，员工才能与新的用人单位签订劳动合同。如果员工并没有与原用人单位解除劳动合同，新的用人单位就不能聘用这些员工，如果聘用的话，就等同于聘用了与别的公司仍然存在劳动关系的员工。在这种情况下，如果此员工给上家公司之间存在违约纠纷或者赔偿损失纠纷，则相应的违约责任或者赔偿责任，新的公司应当承担不低于70的赔偿责任。现在全国各地关于违约金的法律规定，并不统一，有的地方是没有上限限制的（如上海），所以有时候会出天文数字的违约金。比如前一段时间，有的飞行员跳槽时，就被判赔了一百多万元的违约金。天文违约金数字的出现，加大了新的用人单位招聘员工的风险。因此，在员工入职这个程序中，HR们一定要认真审查员工与原用人单位之间是否已经解除或者终止了劳动合同，是否存在违约或者赔偿纠纷，以尽量避免用人单位的风险。在实践中，员工为了顺利到新的用人单位任职，也会利用其在原公司任职的便利条件，取得一些离职的证明性文件。这就加大了HR们在审查离职证明时的难度。员工常用的手段不外乎以下几种：1、 找朋友的公司，开出假的离职证明；2、 在职时，利用便利条件，窃取公司公章或者其他章，自己开出离职证明；3、 谎称自己从来没有参加过工作；4、 如果此员工先后参加过几次工作，且从现任职公司取不到离职证明时，就拿其上家公司原所开出的来充抵。对于实践中员工的这些做法，HR们有必要做到核实真假，去伪存真，相应的核实手段有以下几种：1、 要求此员工提交其与原公司所签订的劳动合同，具体来看一看合同中的用人主体是哪家公司，合同是解除还是终止，合同中有没有违约金的约定；2、 要求此员工提供社会保险关系证明。如果社保转移单还没有拉出（这个是正常现象，因此员工离职到社保单的拉出，实践中也需要一定的时间），则要求此员工提交医保本，来看一看此员工的上家单位是哪个单位，以核实真伪；3、 注意离职证明上面的单位章，一定要是公司公章，不得以财务章或者合同专用章代替，但可以是人力资源部的专用章；4、 实在有必要的话，建议打电话给此员工的上家单位，核实真