GD-XZ002-201405 公文管理规定.doc

编号：GD-XZ002-201405上海骏集金属贸易有限公司公文管理规定总经办二一四年五月十五日编制：曹智 审核：李安明 批准：张丹凯 上海骏集金属贸易有限公司公文管理规定1. 目的规范公司公文管理。2. 职责2.1公司行政部门是公文的归口管理部门，负责公司公文规范和公司级公文的管理。2.2各部门（或事业部）负责本部门公文的发放与管理。3. 定义公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。4. 公文的种类4.1公司使用公文的种类有：（1）下行文：决定、决议、通知、通报、会议纪要；（2）上行文：报告、请示(申请)；（3）平行文： 函等。4.1.1决定。用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定、事项。 4.1.2决议。用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 4.1.3通知。用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。 4.1.4通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。 4.1.5报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。 4.1.6请示。用于向上级机关请求指示、批准。 4.1.7函。用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等 。4.1.8规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。4.1.9会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会部门共同遵守执行。4.2按格式分公司目前的公文主要分为四类：序号类别包含适用范围1红头文件（附件1）决定、决议、制度、规定主要用于印发制度、 规定， 重要工作计划、 机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。 公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司行政部门， 原则上公司二级及以下部门不得印发红头文件。（一级部门：董事会及总裁办，二级部门：企业管理中心、财务管理中心、融资审计中心及各事业部）2内部通告公告、通知、通报、请示（申请）主要用于公司内部日常性事务工作3会议纪要（附件2）内、外部会议一级部门需使用红头文件，二级部门会议纪要使用红头文件需经过归口中心主任许可。4函工作联系函（见附件3）内部各部门、事业部业务、工作往来。5. 对外行文。 对外上报的公文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经行政部门核稿、编号、报归口中心主任会签，副总裁或总裁签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政部门以公司名义对外行文。具体行文要求参考公司红头文件相关要求。6. 公文处理程序流程权责单位相关表单备注拟稿核稿会签签发文稿印制加盖公章分发承办人（各部门）分管领导部门领导副/总经理行政部门印章管理员行政部门行文签发单（附件4）文件发放/回收记录表公司各部门需以公司名义发出的公文，需由行政部门统一编号。7. 收文办理 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由行政部门档案管理员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，档案管理员要及时拆封、签收、登记，然后送交公司领导提出拟办意见。 8. 行文组成行文一般由公文名称、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。即包括文头部分、行文部分、文尾部分。 9. 公文密级和紧急程度及格式9.1公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。9.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”或“急件”。9.3上行文（报告、请示等），应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事，一般只写一个主送单位；“请示”不需抄送下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。9.4为便于保管和查阅，公司内各部门或事业部签发的通知、通报、工作联系函等应统一编号。编号规则为：公司名称部门名称拼音首写字母大写年份顺序号（如：“GKO-XZ-2011-01”，代表浙江巨科铝业有限公司行政部门2011年第一份通知(或工作联系函等。）10. 立卷公文办理完毕，应由行政部门及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，及时整理立卷。 11暂存公文的保管暂存公文应由各机关的文秘部门统一、集中保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作者或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷（见档案管理规定）。丢失、损毁要给予部门领导考核。12. 附则12.1本制度由行政部门负责解释。12.2本制度即日起下发实施。12.3相关表单：1.上海骏集金属贸易有限公司红头模板 2.上海骏集金属贸易有限公司红头模板3.公司传真模板 4.工作联系函（GD-XZ002-01A） 5.行文签发单（GD-XZ002-03A） 6.文件发放/回收记录表（GD-QG001-04A） 附件1上海骏集金属贸易有限公司骏集字2011号 注：发文序号不编虚号（即1 编1 号），不加“第”字，有行政部门统一编排。关于的通知（居中，二号宋体，加粗）公司所属各单位：（主送单位，指承办或处理公文的单位 、部门,仿宋三号）正文（1.正文用三号小标仿宋体；公司各部门（单位）内部往来文书正文一般用四号宋体；2.除文件编号、统计表、计划表、序号、专业术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写。章节序数第一层为“一”；第二层为“（一）”；第三层为 “1”，不能写成“1、”；第四层为“（1）”；在正文层次不多的情况 下，第一层用“一、”，第二层可用“1”。）特此通知。附件：（ 附件：指为正文作补充说明或印证参考的材料。附件首页左上角注明附件的顺序号。） 二年月日 （ 成文和印章：1.成文日期。以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。2.如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。 3.印章。公司对外印发公文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。）主题词： 通知抄送：董事长，总经理，副总经理。（根据需求抄送） 2012年月日发共份（1. 主题词。主题词不能随意标注，应由行政部门统一标注主题词。 2.抄送单位(部门或人)。公文的抄送单位 (部门或人)指除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。3.印发日期，以公文复印的时间为准。） 附件2上海骏集金属贸易有限公司会议纪要2014号会议纪要时 间：地 点：与会人员：会议主题：主 持 人：会议内容如下： 正文（三号仿宋）二O年月日 （会议纪要不需要盖章）主题词： 纪要抄送：董事长，总经理，副总经理。（根据需求抄送）上海骏集金属贸易有限公司 20年月日发共份附件3：骏集贸易 FAX收件人： 发件人：To: From: 单位： 部门：Office/Company: Department: 传真： 传真：Fax: Fax: 页数（包括本页）： 日期：Number of Pages(including cover sheet): Date: 紧急Urgency 请回复Please reply 请传阅Please transmit 请批注Please remark如果您认为该传真有不够清楚或不完整的地方，请与我联系（If you feel the fax is clear enough or incomplete,please contact me.）地址：上海市浦东新区东方路1357号GA室 邮编： 电话： 附件4： 编号：GD-XZ002-01A工作联系函收件部门（致）收件部门负责人发件部门（由）拟稿人发件日期文件主题关于 事宜文件性质请审阅 请落实 请回复紧急程度内特急（1个工作时内回复）内紧急