1控制程序.doc

文件名称：文件控制程序 版本：A文件编号：JMDSJ/CX-01-2011 版序：01 目的对文件的批准、发放、使用和更改做出规定，确保公司在管理体系运行过程中所有活动场所均使用有效版本的文件。2 范围适用于公司管理体系的所有文件，包括适当范围的外来文件的控制和管理。3 职责3.1 行政人力资源部负责管理体系文件、支持性文件、法律法规文件、资料等控制和管理。3.2 公司各职能部门负责本部门相关文件和资料的制定、保管和使用。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 内部文件a) 公司发布的管理方针、目标文件；b) 管理手册；c) 程序文件；d) 质量计划、管理方案；e) 支持性文件（技术标准、管理标准、作业指导书、规章制度、记录、工艺文件等）；f) 公司发布的与管理有关的其它文件。4.1.2 外部文件a) 国家及上级机关颁发的有关法律、法规、政策等文件；b) 行业可直接引用或执行的规范、规则和技术标准等；c) 顾客提供的资料、电话记录等；d) 供方提交的技术资料、产品说明书和相关的管理体系文件。4.2 文件编码4.2.1 管理手册编码CS/ SC 年 号 序 号 管理手册 公司4.2.2 程序文件编码 CS/ CX 年 号 序 号 程序文件 公司4.2.3 管理文件编码CS/ GL 年 号 序 号 管理文件 公司4.2.4 外部文件编号按相关文件的原代号和编号执行。4.3 文件的编写4.3.1 管理手册和程序文件、由管理者代表组织编写。4.3.2 管理文件由行政人力资源部组织编写。4.3.3 质量计划、管理方案、技术文件由相关职能部门组织编写。4.3.4 记录的编写按记录控制程序执行。4.4 文件的审批4.4.1 所有管理体系文件，在使用前应得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。4.4.2 方针、目标和管理手册的审批执行手册管理程序。4.4.3 程序文件由总经理代表批准。4.4.4 管理文件由公司部门经理审核、总经理批准。4.4.5 质量计划、 管理方案由市场部审查，管理者代表批准。4.4.6 质量记录、管理记录格式由行政人力资源部审批，技术文件等由公司主管领导审批。4.4.7 各部门对需要控制的文件列入有效文件目录，以示受控。4.5 文件的发放4.5.1 行政人力资源部负责发放文件，并填写“文件发放（回收）记录”，确保各场所均能得到相关文件的有效版本。4.5.2 各部门制定的文件，经主管领导审批后，自行发放。4.6 文件的使用4.6.1 公司发放的文件，行政人力资源部填写“受控文件清单”，4.6.2 各职能部门应依据“有效文件目录”，检查本部门所使用的文件应为有效版本，及时更换过期文件，收回作废文件，作废文件应加盖“废止”印章。4.6.3 受控文件须加盖“受控”印章；非受控文件（合同要求时提供给顾客的管理手册和不作更改控制的体系文件）须加盖“非受控”印章。公司各有关场所使用的文件，均应有发文登记号。4.6.4 文件使用人应爱护文件，保护好标识，防止文件损坏和丢失a) 因文件破损严重影响使用时，文件使用人应到该文件发放单位办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，其补发文件的分发号仍保持原分发号不变；b) 因丢失而补发的文件，由当事人写出书面报告，按程序审批后方可重新办理领用手续，补发的新文件应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，同时将作废文件的分发号通知各部门防止误用。4.7 文件的更改和修订 当所使用的文件不能满足管理体系要求或使用有效期满，应对文件进行评审与更改。4.7.1 方针、目标、管理手册的更改执行公司文件规定。4.7.2 其它文件的更改应由提建议的部门或人员向行政人力资源部提出文件更改申请，并说明更改原因及理由。4.7.3 由行政人力资源部下达“文件更改通知单”，指定相关职能部门更改。4.7.4 由行政人力资源部收回需要更改的原文件，并填写“文件发放（回收）记录”，按相关程序获得再次批准后，发放更改后的文件。4.8 文件和资料的保管4.8.1 文件和资料的管理4.8.1.1 公司行政人力资源部对公司归档的文件和资料填写“文件归档登记表”，并按编号分类存放、妥善保管。4.8.1.2 各职能部门负责本部门文件和资料的管理。4.8.2 文件和资料的查阅4.8.2.1 保存的文件和资料允许公司相关部门人员查阅；合同有要求时，也可提供给顾客查阅。4.8.2.2 需临时借阅的人员，应填写“借阅登记表”。借阅文件应在指定日期归还，到期不还由事业部收回。4.8.2.3 借阅文件者应爱护文件，不得随意复制或在文件上勾划、涂改、拆页和裁剪。4.8.3 文件和资料的废止对已失效的文件，由行政部加盖“废止”印章。无需保留的文件，行政部统一销毁。4.8.4 文件和资料的保存形式一般以文本形式，也可用其它媒体（如软盘等）形式保存。4.8.5 文件和资料的保存条件a) 使用专用的柜、架；b) 具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防潮、防虫蛀等安全防护措施。4.8.6 文件和资料的保存期限a) 记录按记录控制程序规定的期限保存；b) 其它与管理体系有关的文件和资料保存期为三年。4.9 外部文件的控制4.9.1 行政人力资源部负责对外来标准、法律、法规的获取，识别其适用性和有效性，并确定分发范围。外部文件的控制执行本程序的相关规定。5 相关文件5.1 记录控制程序 （ CS/CX-02-2011 ）6 相关记录6.1 受控文件清单 （ CS/JL-01-01 ）6.2 文件发放（回收）记录 （ CS/JL-01-02 ）6.3 文件更改通知单 （ CS/JL-01-03 ）6.4 文件接收记表 （ CS/JL-01-04 ）6.5 借阅登记表 （