Office使用技巧100例.doc

Office使用技巧 1、在图片上添加文字在一篇WORD文档中，如果有图形，但又想在图形上添加文字，首先在图形上建一个文本框，然后在文本框中输入文字，后把文本框的线条和颜色设为无填充色，文字不影响效果。2、在EXCEL中添加纸牌游戏 选择工具自定义，点击“命令”在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到纸牌形状图标为“自定义”，拖到常用工具栏中即可。3、用好格式刷 双击格式刷可将选定格式复制到多个位置，若要关闭按ESC或再次单击格式刷即可。4、EXCEL开口说话 单击工具语音文本到语音5、WORD直接调用数据库 视图工具栏数据库，选择“获取数据”。6、让文章对得更整齐 按住“ALT”再移动标尺。7、快速选择EXCEL工作表 将鼠标指针移动到工作簿左下角的工作表滚动轴（SHEET TABS）,然后右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表即可。8、快速隐藏选中单元格所在和和列隐藏选中单元格所在的行：CTRL+9隐藏选中单元格所在的列：CTRL+0 取消隐藏的行：CTRL+SHIFT+9取消隐藏的列：CTRL+SHIFT+09、POWER POINT 2002中的对象交互效果 新建 一个演示文稿，分别插入对象1和2,做的效果是单击1时，2产生变化效果，选中“对象2”单击右键设置“自定义动画”，选取一种动画效果；单击刚才的“自定义动画”效果选择，选择“计时”选项，单击“触发器”选中，单击“下列对象的使用效果”，在右边的“下拉选项”中选中对象1,按确定即可。10、用EXCEL解数列问题 有这样一道题：数列：FN=FN-1+1/(FN-1+1),F0=0,求第89项F88的数值。打开菜单工具选项，在对话框中选择“重新计算”，设置“反复操作”复选框，因为求第89项，所以要进行88次计算（第一次F0不用计算），所以在“最多迭代次数”编辑框中输入“88”，同时将“最大误差”保留默认值“0,001”，单击确定。在单元格A1中输入“A1+1/(A1+1)”,回车，结果12.41535,即F88的值。11、EXCEL的跨越合并 单击工具自定义，选择“命令“，在“类别”选择“格式”，在右侧的窗口选中跨越合并，拖到工具栏即可。12、更改纸张大小无需重新排版 文件打印，在“按纸型缩放”下拉框中选择所需纸型即可。13、锁定特殊面位置 在需要放在特殊面内容的结尾处，按CTRL再敲回车。14、统计工时 格式样式，下选“更改”命令，在“数字”选项卡下选择“自定义”输入“H:MM”,”确定”，这样做工时总计时，自动求和。15、EXCEL中输入法的自动切换 数据有效性输入法状态，“在输入法模式”中选择打开，同样可在“输入法模式”中选择“关闭（英文模式）”确定即可。16、内容走，表头不走 在表头的右下角单元格上单击，窗口冻结窗口，如果固定列，可选列标题的左上角单元格，如果同时列、行，则选相交单元格右下角的单元格。17、用鼠标右键复制文字 选定要复制的文字，用右键拖拽到指定位置，松开右键，在出现快捷菜单中选“复制到此位置”即可。18、POWER POINT中背景音乐连续播放 选中第一张幻灯片，在“幻灯片放映”菜单上单击“幻灯片切换”命令，在声音选项里单击“其他声音”选择所要的背景音乐，然后选中“循环播放到下一声音开始时”，点应用即可。19、使用“选择列表” 用“ALT+下箭头”会出现本列中之上各行输入内容的下拉列表。20、隐藏WORD顶部的空白区域 将鼠标指向水平标尺的下方，鼠标变成一个白色的矩形块，其中有两个相向的黑色小箭头，“隐藏空白”，单击即可。21、它到底用了什么格式 SHIFT+F1，不仅可了解还可知道字号等其他信息，点击其他按钮也可以，就是“这是什么”命令。 22、巧用SHIFT键选取文字 选取文字，先点首字，后按SHIFT点尾字，可全选。 23、只按一键，图表尽现 F11一键搞定或ALT+F1。 24、快速输入小数 工具选项编辑，选中“自动设置小数点”，设定位数，确定即可，如输整数只需在整数后输入一个小数点就可以了。 25、快速调整行高列宽 选定数行或列，在上方十字标识拖拽即可。 26、自定义工具栏按钮图标 打开工具自定义 27、学并图形的快捷键 CTRL+D 使用它可以自动地复制并粘贴上一个图形。它的另一个优点是可以行动记忆复制图形的相对位置，可以用于图形的等距生成。 28、将图片恢复原貌 WORD“图片”工具栏中最后一个“重设图片”按钮即可。 29、快速精确调整表格宽度 按左键时，同时按右键，则可方便精确的调整。 30、批量转换WORD文档 单击“文件新建-“单击通用模板选择”其他文档“，选择其中”转换向导“，后按提示。 31、轻松插入“欧元“符号 CTRL+ALT+E,或ALT+0128 32、在EXCEL中快速互换数据 选定文本后，按SHIFT移动，即可。 33、禁止WORD中图形随段落移动 右键单击，选“设置图片格式版式高级图片位置”，将其中“对象随文字移动”勾去掉。 34、EXCEL中快速选定大面积区域 在名称栏输入行列坐标，中间用“：”，多选用“，”隔开，回车即可。 35、WORD后悔药 文件版本关闭时自动保存版本，打上钩。 36、接受公式标志，简化公式输入 工具选项重新计算中选定“接受公式标志”输入C2=A2+B2即可写成 合计工资+资金。 37、字体大小任我调 CRTL+ 放大 CTRL+SHIFT+ 快速放大 CRTL+ 缩小 CTRL+SHIFT+ 快速缩小 38、复制WORD格式一法 CTRL+SHIFT+C CTRL+SHIFT+V 39、两键输入当天日期EXCEL CTRL+; 日期 CTRL+SHIFT+; 时间 40、改变图片形状 打开绘图工具，选取自选图形，右键选“设置图形格式”在填充颜色中点下拉，选取“填充效果”并选中“图片”选项卡，在“选择图片”按钮上点击即可。 41、快速查看幻灯片效果 在POWERPOINT的幻灯片浏览视图状态下，每幅幻灯片左下角有一个图标，单击即可直接预览动画效果。 42、清除OFFICE的历史记录 WORD在“打开”或“另存为”栏中单击“历史”，然后用菜单上“工具清除历史记录”就可以将“历史”中的痕迹抹去。 43、WORD也会画拆线 画一条直线，右键选择“编辑顶点”，托动直线位置即可，按CTRL单击可删除顶点。 44、行首列尾随点到 双击活动单元格四框即可。 45、表格一次删个光 按DELETE删除其中文本内容，按BACKSPACE删除全部。 46、分节文件指哪“打”哪 打印采用“P页码S节号”格式填入，“页码范围”内，如“S2 ”表示打印第2节所有页面。“P2S2,P5S2”表示打印第2节的第2面和第5页，“S2,S4”表示打印第2节和第4节的所有页面，“P4S2-P5S3”表示从第2节第4页打印到第3节第5页。 47、在EXCEL中为计算结果添加单位 格式单元格框中选择“数字”列表框，在“分类”一栏中选择“自定义”，在右边“类型”栏中选择相应数字格式后，在后面添加相应单位。 48、字数即时统计 工具字数统计，然后选择弹出窗口中的“显示工具栏”即可了。 49、在EXCEL中复制上单元格 CTRL+“”（单引号） 50、如何计算选手最后得分 各种比赛中要求去掉一个最高分和一个最低分，求得选手平均得分。假如8个评委，在A2AN是选手姓名或代号，在B1I1输入评委姓名或代号，在J1中输入“得分”，在J2中输入“（SUM(B2:I2)-MAX(B2:I2)-MIN(B2:I2)）/8-2”后复制即可。 51、一次插入N行 选中N行，插入-行，即可。 52、快速切换工具 铅笔与擦除工具，按SHIFT切换。 53、快速给文字加双下划线 按SHIFT，在单击工具栏上下划线按钮，即可。 54、快速复制文档副本 单击常用工具栏中“打开“，在其对话中选定需要复制副本的文档。 55、合并居中与居中之间的转换 按SHIFT点“居中”按钮，相当于“合并与居中”，反之相反。 56、让POWER POINT产生探照灯效果 在空白文档上，打上一横排字幕，让字体颜色与背景色一样，用绘图工具 画一白色的圆，大小比字体略大一点，“叠放层次”为底层，拖放在最后一个汉字上。白色圆的动画效果选择从左侧缓慢移入，动画播放后选“自动隐藏”，然后放映。 57、快速输入SUM函数 ALT+=（等号）或单击工具栏上的“”。 58、多行多列数据转换为单行或单列数据 这个函数是“”函数。例如把“A1:IV100”的数据转换为列数据，可以令”A101=B1”然后把“A101”单元格复制到“A101:IV25600”这时第一列就是转换后的数据列。但由于第一列A101以下的数据实质是公式，应复制选择性粘贴数值后，就可以把其余的列删除了。 59、连续插放多个POWERPOINT文件 新建一个文本文档，输入文件的存放路径和文件名，如：“E:课件多媒体.PPT”,“F:MYFRLECOMPUTER.PPS”等，但要每行中输一个路径文件名，将其另存为“列表.LST”，打开PPVIEW32单击“文件类型”选择“插放列表（LST）项，打开刚才保存的“列表.LST”单击显示即可。 60、文字加粗、斜体 只需在文字开头，结尾处加“”加粗，“-”斜体。 61、一列数据快速转换MN矩阵 假设为列数据为A1A2A3AK，那么在B1单元格内输入A1,C1单元格内输入A2,B2内输入A(N+1),C2内输入A(N+2),然后将B1,B2,C1,C2选中，先拖到N列，然后M行，接下来“替换”，将“A”替换为“A”全部替换，即可完成MN矩阵。 62、用WORD快速制作名片 工具-信封标签，选“全页为相同标签”，点“选项”标签选项-产品编号下选择合适的标签规格，也可以选“新建标签”，设自定义尺寸，确定返回“信封和标签”点新建文档即可。 63、常用五个组合键 WINLEY+D 桌面所有窗口最小化，反之还原 WINLEY+F 搜索窗口 WINLEY+R 打开运行 WINLEY+E 打开资源处理器 ALT+TAB 在一个窗口显示当前所有窗口名称和图标，选择 64、巧分窗口 垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方，有一个很扁的折叠按钮，双击可一分为二，双击水平按钮可竖一分为二。 65、快速移动 双击单元格边框，可快速移到最后一个不是空白的单元格。 66、填充有规律数据 双击单元格右下角填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。 67、快速重命名 用鼠标双击工作表标签，可进行重命名操作。 68、增加剪辑库图片 插入图片剪贴画，单击“输剪辑”，选名，在下面“剪辑输入选项”选“复制或移动到剪辑库”，单击输入 。 69、给剪贴画上的图片染色 先将图片分解,将光标放在图片右键,选”组合”下的”取消组合”,这时图片出现小分框,空白处点一下,后单击填充部位,填上喜欢的颜色就可以了。 70、图片阴影设置 选定图片，在绘图工具栏上的“阴影”下选样式，如需加长阴影，再点开“阴影”下面的“阴影设置”，如改变颜色，单击旁边的“阴影颜色”按钮就可以了。 71、EXCEL单元格内文本换行 ALT+ENTER 即可换下行 格式单元格，在“对齐”中选中“文本控制”下的自动换行，再用格式刷也批量文本法。 72、快速选定WORD整个表格 按ALT,双击所选表格 按ALT+5 即可 73、折分表格WORD 把光标移到要作为表的第一行的原表格中的位置，按SHIFT+CTRL+ENTER 74、选择一组单元格（或行、列） 先选中第一个单元格，然后按SHIFT键，在最末单元格点左键，可选中所有部分。 75、直观移动表格中的行 选定要移动的行，同时按SHIFT+ALT和或可移动。 76、EXCEL名称框使用技巧 1、快速命名单元格或单元格区域 选定需命名的单元格或单元格区域，然后直接在“名称框”键入名称，回车即可。 2、快速移动至指定单元格 可直接在名称框内键入需移至的位置，如X100等，回车即可。 3、快速选定单元格区域 在“名称框“内直接键入需选定的区域标志，如B2:H200回车即可；也可以选不相邻的单元格区域，用逗号隔开，即可，如“A1,B2:E100,H:H”回车即可。 77、截取视频图像 按键盘上的“PSUSE BREAK”(暂停)键或单击播放软件的暂停后单击“PRINT SCREEN”键，打开“画图”粘贴即可。 78、文字、表格转图片 如需将WORD的文字或表格转变为图片格式，可将需转图形的内容选中并复制或剪切，然后，编辑选择性粘贴，在对话框中选取一种图片类型（有“图片、增强型图元文件”两种格式选择）确定即可。 79、图形对象转图片 将图形对象剪切，再通过“选择性粘贴”命令，选格式即可。 80、图片格式相互转 将需要转变格式的图片在WORD中插入（如BMP图片），选中并剪切，单击选择性粘贴命令，选择一种需转变格式，单击确定即可。 81、“CRTL+Z ”在WORD中的妙用 在WORD缺省的情况下，在空行中输入“1、财务科”回车后系统自动将它变为项目编号的形式，下一行出现“2、”字样，这时按BACKSPACE键可删除第二行中的项目编号，但并不能消除第一行的编号，如在输入“1、财务科”并敲回车后，按一下“CTRL+Z”,则第一行项目编号形式就会被取消。 82、EXCEL表格中单列抽取相同字符串 “IF(LEFT(源数据格，提取字符数)“各字符”，显示源数据格，显示其他)”说明从单元格左边提取4个字符的显示本单元格或其他数据；“RIGHT”是从右边选取；“MID(A5，4,2)是在A5单元格中提取4个字后的两个字，也就是第4和第5两个字符，从中间提取。 83、OFFICE中ENTER键的妙用 在EXCEL中ALT+ENTER 在单元格内换行 CTRL+ENTER同时在多个单元格中输入相同数据 CTRL+SHIFT+ENTER 编辑数组公式 在WORD中CTRL+ENTER 插入分页符 CTRL+SHIFT+ENTER分割表格 84、在EXCEL中输入符号 输入符号后，点击编辑栏前面的“”号或直接敲回车确定。 85、WORD下的运算符号 点击插入符号，再在标准字体栏内选择运算符号，做以下变更，“”号为例，选取减号，然后点击“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘上的符号“-”，替换现有的运算符，单击确认即可换成长减号了；“/”号可在替换栏内填入“。”“/”两键，就可以出现大家熟悉的“”号了。 86、工资汇总转工资条的方法 1、名称+工资+空行 在工资条工作簿A1单元格输入IF(MOD(ROW( ),3)=0, ，IF(MOD(ROW( ),3)=1,工资汇总！A1，INDEX(工资汇总！A：L,INT(ROW( )+4)/3),COLUMN( ),注意这里对单元格是绝对引用，选中A1向下拉出第一列，向右拉出第一行，向右拉第一行上必须更改“工资汇总！A1”的引用，分别改成与所在行对应的列数，比如C列改成工资汇总！C1;这里你想不让某一栏数据显示，只要设置不出现这一列的列标，然后再分别向下拉出每一列的数据。 2、名称+工资+不空行 IF(MOD(ROW( ),1)=1, ，IF(MOD(ROW( ),2)=1,工资汇总！A1，INDEX(工资汇总！A:L,INT(ROW( )+2)/2),COLUMN( ),3、名称+两行工资+空行=IF(MOD(ROW(),4)=0,IF(MOD(ROW(),4)=1,工资汇总!$A$1,INDEX(工资汇总!$A:$I,INT(ROW()+1)/2),COLUMN() 87、利用填色分隔 准确浏览数据 1、选中整个工作表，执行“格式条件格式”，按“条件1”下拉选中“公式”选项，在后面方框中输入INT(ROW( )/2)=ROW( )/2, 2、按格式图案选颜色，确定即可，隔行分色，输入3,则隔2行，输入4则隔3行。 88、随机编排号 “RAND( )”向下填充，每个单元格内产生01之间的随机数，然后按“升序”和“降序”按钮，排列。 89、消除计算误差 四舍五入法，“ROUND（(C3+D3)3,2)向下填充即可。 90、排序法，从高到底进行排列 “RANK(F2,F2:F6,0)即可。 91、复杂公式轻松编 插入对象，打开对话框，通过按“新建”标签中“对象类型”后则的滚动条，选中“MICROSOFT公式3.0（或MICRLSOFT EGUATION 3.0）选项后，确定即可，可随意调整。 92、巧用电脑当字典 1、编码查询法 切换到你喜欢用的五笔输入法，右键单击其输入法状态条，然后单击“设置”，在“编码查询”栏中单击一种拼音输入法，确定即可。 2、拼音指南法 在“格式”菜单中，指向“中文版式”子菜单，单击“拼音指南”，就有汉字读音了。 93、在EXCEL中轻松移动或复制工作表 在同一工作簿内，将鼠标移到SHEET1,右键，选中“移动或复制工作表”，然后选中“移到最后”并勾选“建立副本”确定即可。 在不同工作簿内中，在SHEET1标签上点击鼠标右键，选择“移动或复制工作表”，在弹出对话框中，点击“将选定工作表移至工作簿内”珠下列菜单，选此表即可。 94、打开“WINDOWS任务管理器”另有快捷键 正常CTRL+ALT+DEL，但有时按两次，结果会重新启动，造成文件丢失，另一方法是CTRL+SHIFT+ESC组合键。 95、利用F4重复输入组合性词组 在WORD中，可利用F4键进行重复输入，也就是输入好一个字符或词组后，马上按键盘上的F4,就可以在光标处重复出现这个字符或词组。 比如，“96元”，并把光标移动按F4键，发现粘贴的是“元”，而不是“96元”这个词组。原因是WORD并未把96元看成一个词组，而把他看成了两个部分组成，就必须把“96元”进行复制粘贴，然后再用F4键就可以了。 96、小滚轮又一用处 要缩放页面观看效果时完全可以不用打印预览或设置显示比例，只要按CTRL键，然后拨动滚轮即可。 97、让WORD自动去掉文档最后一页 文件-打印预览-缩小字体填充 快捷法 工具自定义命令类别工具，然后在命令框中找到并单击“减少一页”，并左键将它拖到常用工具中适当位置。 98、用SHIFT键练就十大绝招 1.取消“启动”功能 在开机进入WINDOWS时，一直按住SHIFT键直到开机结束，那么启动项的功能失效。 2.轻松进入ZIP 按住SHIFT键，文件会直接加入，弹出对话框。 3.关闭多级文件夹窗口 按SHIFT并点击关闭按钮。 4.另类SHIFT键使用方法 按SHIFT+DEL删除光标之前的字。如果对选中的字按SHIFT+DEL等于剪切，SHIFT+INSERT键同于粘贴。 5.禁止光驱自动播放 放入光盘，按SHIFT，直到光驱灯灭掉。 6.输入法切换 按CTRL+SHIFT，切换输入法。 7.快速切换全角、半角 SHIFT+SPACE（空格）在中文输入状态下切换全角、半角。 8.选择连续文件 先选第一个文件，按住SHIFT再选另一个文件，这时两个文件对角线之间的所有文件均会被选中。 9.直接删除文件 按SHIFT+DELECE可以不通过回收站直接将文件删除。 10.更改文件的关联程序 对于一个无关联的文件，可通过按住SHIFT键，再鼠标右击那个文件，在其中的菜单中选取“打开方式”，来重新选择它的关联程序。 99、文字与表格自由转换 1、文字转换成表格 输入文字，与数字等数据，用英文逗号、或空格隔开，不能用中文逗号。选中数据，选择表格转换表格转换成文字命令，填好所需列数，并在对话框中的“文字分隔位置”下选择你填入的字符，作为替代列边框的标记，段落标记符能替代行边框。 2、表格转换成文字 选中要转换的表格后，指向“表格”，在弹出对话框中的“文字分隔符”下，选择所需的字符，作为替代列边框的分隔符，表格各行用段落标记分隔，点确定转换成功。 100、数据库的基本操作 1、数据常规排列 1）如果根据“序号”“参加工作时间”等关键字（字段）对数据清单排序，只需将其选中，然后单击工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，整个数据清单就会根据该关键字重新排序。 2）如果按姓名的笔划排序，选中姓名列数据，单击数据排序命令，打开对话框，再单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选方向和方法，确定即可。 注：数值，时间和日期可直接用工具栏上按钮。 2、数据自定义排序 如果按照“老师、工人、学生”等自定义排序，单击工具选项命