办公室行政日常管理制(原文档收藏).doc

办公室行政日常管理制度来源：本站发表日期：2009-8-18一、办公室管理及奖罚条例第一条 员工形为规范1、公司员工要仪表整洁，精神饱满，办事迅速；员工对外交往，要做到文明，诚恳，热情，大方，周到，细致，时刻注意维护公司形象。2、员工应文明用语，不使用粗话，脏话以及带有伤害性的语言。3、在业务交往中，不与客户进行争论、争吵、如果客户有误解，需耐心解释，绝不允许对客户有无礼行为。4、要善于听取别人的意见，少打断别人的讲话。需要插话时，要先说“对不起”。5、无论是参加会议、还是赴约、谈判等，都要按时到达。6、无论进入何处，需先敲门，得到许可后方可进入；7、员工接电话时，要先致以“您好，某某公司”的问候；回答问题要简明扼要，态度和蔼；对自己不熟悉的业务事项，应尽快找到熟悉的人接听；若要找的人不在，要做好记录并及时转告；若让对方等的时间过长，要主动道歉；上班时间接打私人电话要保证不影响周围同事工作。8、不得在上班时间从事与工作无关的活动。9、公司同事之间要真诚相处，互帮互助，互相学习，互相支持，互相谦让。10、打电话、接待客户或走动时，要尽量保持安静，减小对同事的工作影响。11、爱护公司财产，保持环境卫生是公司每一位员工的义务；对公司的办公用品、生产设备要保管好；下班时注意清理好文件、办公生产用品，关好门窗、切断电源。12、严禁利用公司设备、场所和名义办私事、谋私利，更不得将公有财产占为己有；不得随意动用不属自己管理范围的办公设备及机器设备；严禁用公司电脑从事与本职工作及学习无关的任何行为。第二条 劳动纪律工作基本要求：1、严格遵守生产劳动纪律按时上下班，不迟到、早退，工作时间未经允许不得私自外出。2、上班时间各工作人员要坚守各自工作岗位，不得从事与本职工作无关的私事，严禁互相串岗闲聊。 3、出入办公室开关门动作要轻便，以免影响他人工作，上班时间禁止说笑嬉戏、高谈阔论、大声争执及吵架争斗。 4、离开办公室外出办事，要跟上级主管或行政人员说明。 5、办公桌用具摆放整齐，资料妥善保管，未经许可严禁翻阅他人办公资料。6、节假日办公室应安排人员值班，留守值班人员必须做好以下工作： （1）接听呼入电话，要对重要事宜进行记录或向相关人员及时联系通报；（2）处理各类应急事宜，若自已处理不了的应及时与相关主管联络、汇报； （3）单位主管交办处理之工作事项。 7、不得泄露公司商业秘密(财务状况、客户资料、产品成本、市场调查报告等)。 8、员工应服从安排并听从上级指挥，认真完成上级布置的各项工作。第三条 卫生条例1、办公区内不准随地丢纸屑、果皮、烟头和杂物等，禁止随地吐痰。2、保持良好的办公与生产环境，各单位、各部门员工对其所在工作区域的环境卫生，应坚持每日清扫，随手整理。3、办公楼道内及卫生间的卫生实行轮班值日，当值人员应负责清扫和拖洗。 4、卫生值日人员应保持一天的卫生状况。第四条 奖惩条例 为提高工作效率和生产质量，公司制定如下奖惩条例，望全体职工遵守执行。1、奖励a、对改革公司管理，提高生产工作质量有重大贡献者酌情给予奖励。b、在工作中创造优异成绩者给予50-100元奖励。c、提出合理化建议，并经实施给予30-50元奖励，有显著成效者给予50-100元奖励。d、根据每月考核根据考核成绩结合公司薪酬管理以及绩效考核制度给予绩效工资奖励。f、其他公司决定进行奖励的情况。2、处罚a、员工虚报、谎报或替别人假报考勤，一次扣30元，考勤人员漏记、误记或有意作假考勤，一经发现，一次扣30元。b、凡上下班、开会及集体活动迟到5-10分钟内扣10元/次，超过10分钟按每分钟0.5元计算；早退5-10分钟内扣10元/次，超过10分钟按每分钟0.5元计算；旷工半天按一天全额工资扣除，依此类推，晚于上班时间2个小时到达公司者,按旷工半天计如有特殊情况需向行政人员陈清，另行决定是否进行该项处罚。c、工作时间无故脱岗、串岗30分钟以内一次扣10元并罚10元，30分钟以上，按旷工半天处理。因脱岗造成事故者，公司同时追究责任，后果严重的，公司予以辞退。d、工作中不负责任违反操作规程出现严重差错，造成直接经济损失及损坏设备发生事故者，视其情节给予不低于100元的扣罚，情节严重公司予以辞退。被损坏的物品及设备，当事人必需照价赔偿。e、当值当天无故没有值日或者不认真值日，使得卫生脏乱差者处罚20元/次。f、擅自处理或丢弃公司财物，损坏公司财产者，照价赔偿并处罚100元/次。g、员工将公司财产挪为它用或据为己有者，发现一次 ，除归还公司外另处罚200元/次。情节严重予以辞退并追究其法律责任。h、上班时间利用电脑玩游戏，看电影、听音乐以及做与工作、学习无关的其他事情者处罚200元/次。i、在禁烟区内吸烟或在公司内乱仍杂物、果皮、烟头者处罚10元/次，不注意保持卫生间为生者罚款20元/次。j、利用公司电话长时间打私人电话者处罚50元/次。k、上班期间占用其他人员办公位置或电脑影响其他员工工作者处罚50元/次。l、下班后没有关好门窗以及电脑、电灯者处罚50元/次。m、工作时间讲脏话处罚20元/次。n、请假：员工请假需详细填写请假条，由相关负责人按权责核准签字后方能生效。如因特殊情况须向相关负责人申诉充足理由，获准后于返回公司当日补填请假条，否则将以旷工论处。第五条 附则1、对于处罚所得款项，公司成立专项办公室管理基金，用于公司对员工的上述各项奖励以及员工活动经费。2、该项制度的管理责任人为行政人事部负责人。二、计算机管理制度第一条 购置和维护、维修1、公司计算机公司指定专人进行采购，各单位、各部门如需要增配计算机应填写申请单提交公司行政部门，经主管行政副总审批后由公司统一进行购置。2、公司计算机使用过程中如出现故障需要进行维护或者维修则申报到公司行政部门，由行政部门安排专人进行维护或者维修。3、购置笔记本电脑进行办公的员工参照公司笔记本电脑管理办法。第二条 使用1、公司各单位及各部门的计算机只能由经办公室授权及培训的员工操作使用。2、使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。3、使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。4、使用者应严格按照计算机使用规范进行使用。5、严禁使用计算机玩游戏或浏览非法网站。第三条 安全措施1、公司各单位及各部门的业务数据，使用人应及时备份。2、计算机使用者应设立计算机密码，确保本计算机数据处于安全状态，未经许可，严禁非相关人员私自复制。第十条 上述各项，如有违反，进行50-500元的罚款处理。三、员工加班管理制度(一)、总 则第一条 为规范公司加班管理工作，特制定本规定。(二)、适用范围第二条 本规定适用于公司普通员工加班。第三条 本规定不适用于公司中高级职员，其额外工时工作视作应尽义务。(三)、加班原则第四条 公司鼓励员工在每天规定工作时间内完成本职工作，不鼓励加班。第五条 确因工作需要加班或值班，才予批准。第六条 加班时间限制：1、一般每日不超过1小时，特殊情况每日不超过3小时；2、每月累计加班一般不应超过36小时。第七条 不安排女员工在怀孕期或哺乳未满1周岁婴儿期间加班。(四)、加班程序第八条 加班完毕后填写加班记录情况，经单位或部门负责人签字认可后提交公司行政部。第九条 出差人员如遇节假日还在出差则出差返回后公司安排补休。第十条 每月行政部统计加班情况，在员工工资中支付加班费。(五)、加班费用计算第十一条 平日加班。加班1天工资=加班时间*岗位工资/当月满勤天数。第十二条 超过加班定额（每月36小时）部分，不支付加班费。(六)、调 休第十三条 加班员工可不领取加班费以调休代替。第十四条 凡调休的员工均应填写申请，并经单位或部门负责人同意审批。第十五条 调休时间以季度为最小单位，公司可以给据公司业务情况安排需调休员工调休。(七)、附 则第十六条 特殊或紧急情况处置可突破加班时间限制和常规程序，但须事后补充有关手续。四、钥匙管理第一条 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本管理规定。第二条 公司钥匙由行政部统筹管理、复制、分配。第三条钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。1、离职时应将钥匙缴交行政部负责人。2、钥匙遗失时，应立即向行政部报备。3、非经管理单位同意不得复制。4、不能任意借予外人使用。第四条 办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部统一保管一套，并依类保管，以备急需。五、办公室物资管理制度第一条 总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。第二条 物资分类公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、照相机等。第三条 物资采购1. 公司物资的采购，原则上由行政部统一购买，属特殊物资经行政部同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交单位或部门负责人同意，行政负责人批准；300元以上（含300元）部门经理同意，行政负责人批准，主管行政副总经理批准。2. 物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：（1） 定点：公司定大型超市进行物品采购。（2） 定时：每月月初进行物品采购。（3） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。（4） 特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。第四条 物资领用管理公司根据物资分类，进行不同的领用方式：低值易耗品：直接向行政部物品保管人员签字领用。管制品：直接向行政部物品保管人员签字领用。实物资产：由行政部设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。第五条 公司物资借用1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由单位或者部门负责人签字认可。2. 借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还。3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。第六条 附则1. 新进人员到职时有管理部门通知，向行政部领用办公物品；人员离职时，必须向行政部办理办公物品归还手续，未经行部认可的，不得为其办理离职手续。2.行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3. 办公用品需求定额表到行政人事部查询。六、印章管理办法第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第二条 公司总经理授权由行政部全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章地保管和使用。第三条 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。第四条 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。第五条 公司建立印章管理台帐，专人领取和归还印章情况在台帐上予以记录。第六条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第七条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。第八条 经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。第九条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第十条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十一条 公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。第十二条 涉及法律等重要事项需使用印章的，行政部须依有关规定经法律咨询审核后方能盖章。第十三条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。第十四条 用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期这个整理后交办公室归档。第十五条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第十六条 公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第十七条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司行政部报告。第十八条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十九条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第二十条 本办法解释权归公司总经理。七、保密制度第一条 企业秘密的范围 1、企业的经营方针、发展规划、年度投资计划、项目规划及其实施进展情况。2、企业研究掌握的市场动态、信息。3、企业内部的重要文件，包括管理办法、经济合同、销售政策、行销技巧、招投标文件、谈判记录、会议记录、技术资料、工程资料、财务资料及其它与公司经营活动有关的资料。4、员工的薪酬、福利。 5、其它需保密的。 第二条 员工的保密职责 1、严守秘密，不以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏企业秘密。 2、不向其他部门员工窥探、过问非本人工作职责内的公司秘密。 3、秘密文件应存放在有保密设施的文件柜内，不得带有秘密性质的文件到无关的场所。 4、计算机中的保密文件必须设置口令，并将口令报告部门负责人。5、不在公共场所谈论公司保密事项或交接保密文件。6、保密文件、资料不准私自翻印、复印、拷贝、摘录、借阅和外传。因工作需要翻印、复制时，应经部门负责人批准后办理相关手续，报行政部备案。7、凡召开重要会议，与会人员不得随意泄露会议内容，会议记录要集中管理。 8、企业的保密文件作废时，应妥善处理，不得乱扔乱丢。9、不得将企业的秘密资料作废品、废纸出售。 10、员工离开办公场所时，必须将文件资料放入抽屉或文件柜中。11、各单位或部门负责人对单位或本部门的保密工作负责。 第三条 对调职、离职员工的保密规定 1、调职或离职员工必须将自己保管的保密文件或其它东西，上交部门负责人，切不可随意移交给其他人员。 2、调职或离职员工仍应继续承担保守企业秘密的义务，一年内不得利用在本企业所获得的技术成果，所掌握的市场信息、客户资料从事与本企业经营范围相同的工作。 八、档案管理第一条 公司档案由行政部门专人负责管理。如需借阅文件、档案、资料要按借阅规定办理借阅手续，到指定地方查阅。重要档案查阅要经总经理批准且只能在档案室借阅，不得随意带出。第二条 文件、技术资料、人事档案必须统一管理，个人或部门不得保存应入档资料。第三条 公司档案原则上只限本公司查阅，如需外借需经总经理批准。第四条 借阅档案资料，不准在上面随意勾划涂改。如需摘抄时，总经理批准后方可摘抄，并将抄件交档案管理人员登记。第五条 借阅，归还档案必须当面点清办理手续。第六条 档案谁借谁还，不准转借。第七条 档案管理人员负责档案编号，统计、清点、借阅和归还的登记。第八条 档案管理人员负责收集归档文件、资料、凡属归档文件、资料、要严格审查。第九条 档案管理人员，应严格执行有关保密制度，公司以外人员询问公司有关保密问题应拒绝答复，养成保密习惯，发生丢失、泄密事件要立即报总经理。九、员工奖罚参考标准第一条 员工奖励分下列四种：1、嘉奖：每次加发1天岗位工资，同时计入绩效考核。 2、小功：每次加发3天岗位工资，同时计入绩效考核。 3、大功：每次加发5天岗位工资，同时计入绩效考核。4、奖金：一次给予若干元奖金。a、有下列事情之一者，予以嘉奖： 1、品行端正，工作努力，能适时完成重大或特殊交办任务者。 2、认真、积极承办、执行、督导工作得力者。 3、积极维护公司的形象和声誉，树立公司良好口碑者。 4、工作勤奋，超额完成生产、工作任务者。5、其他应记表扬者。b、有下列事情之一者，予以计小功： 1、对技术或管理制度建议改进，经采纳施行，著有成效者。 2、节约物料或对废料利用，著有成效者。 3、检举、揭发违反公司制度或制止损害公司利益的有功者；4、对可能发生的意外事故，防患于未然，确保公司财物安全者；5、其他应记小功者c、有下列事情之一者，予以记大功： 1、遇有意外事件或灾害，奋不顾身，不避危难，因而减少损害者。 2、维护员工安全，冒险执行任务，确有功绩者。 3、维护公司重大利益，避免重大损失者。 4、在管理创新、技术创新、市场营销、增收节支等方面，取得显著经济效益者；5、有其他重大功绩者。 第二条 员工惩罚分为五种： 1、警告：每次减发1天岗位工资，同时计入绩效考核。 2、记过：每次减发3天岗位工资，同时计入绩效考核。 3、大过：每次减发5天岗位工资，同时计入绩效考核。 4、降级：除级使用，相应核减薪资。 5、开除：予以解雇。 a、有下列特殊事情之一者，予以警告： 1、不能适时完成重大或特殊交办任务者。 2、上班时间，躲卧休息，擅离岗位，怠忽工作者。 3、因个人过失致发生工作错误，情节轻微者。 4、妨害生产工作或团体秩序，情节轻微者。 5、不服从主管人员合理指导，情节轻微者。 6、不按规定穿着服装或佩挂规定标志或穿拖鞋上班者。 7、其他应记警告者。b、有下列事情之一者，予以记过： 1、对上级指示或有期限命令，无故未能如期完成，致影响