项目档案管理细则34411274.doc

中铁大桥局集团有限公司项目管理手册 5.18项目档案管理细则1、项目部的档案,是指项目部在其生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料(如:文书、科技、会计、声像、实物等)，是企业档案的组成部分。2、项目部应贯彻执行中华人民共和国档案法等有关法律、法规和方针政策,提高职工档案意识,按规定做好本项目部各种形式的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 项目部的档案工作由项目经理全面领导，文书、科技、会计、声像、实物档案工作由主管领导负责，各类档案明确专人兼管，并将档案工作纳入到有关部门、人员职责范围和岗位责任制及工作程序。项目部应采取有效措施对档案进行安全保管,建立必要的登记、借阅、保密、销毁、归档等制度。项目部机构撤销时,应按规定登记造册,及时向集团公司和子公司档案部门进行档案移交,任何个人不得拒绝归档。3、归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统,文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。工程项目进行最后决算时, 项目部应出示档案部门开具的档案移交合格证明,方可进行最后决算。4、项目部应对档案工作做出突出贡献的人员给于表扬和奖励,同时还要建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。5、档案部门负责对项目部文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作的业务指导。按规定,档案人员应参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定、产品定型等工作。项目部应加强与档案部门的联系,得到及时的业务指导。 6、各类文件材料的归档范围、归档时间及要求详见大桥局文书档案管理办法、科学技术档案管理办法、声像档案管理办法、会计档案管理实施细则和附件。 7、本规定由集团公司办公室负责解释。附件: 各类文件材料的归档范围及归档时间要求1、文书档案1) 归档时间: 项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2) 归档范围: 本部制发的文件; 与外单位(含建设单位)来往的重要文件; 施工组织、进度、机械设备、劳资、计划、财务及施工技术等方面的有关文件和报表; 工作计划、总结、大事记; 重要的领导到工地视察形成的重要文件记录及报道。2、科技档案1) 归档时间: 项目竣工验交结束后三个月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2） 归档范围: 铁路建设项目按办档（2002）8号文中的铁路建设项目竣工文件编制移交办法的规定办理。 路外工程项目：a、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件：b、投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；c、中标通知书；d、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件；e、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；f、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；g、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；h、建筑材料试验报告；i、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；j、施工定位测量、地质勘探；k、土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图；l、隐蔽工程验收记录；m、施工日记、大事记；n、工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告；o、工程质量检查、评定；p、施工总结、技术总结；q、交工验收记录证明；r、竣工报告、竣工验收报告；s、竣工图；t、设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；u、项目竣工验收报告；v、工程监理总结；w、项目质量评审材料；x、工程现场声像材料；y、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字；z、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。3、会计档案1）归档时间：项目竣工决算后一月内，应及时将立卷整理完毕的档案向档案部门移交。2）归档范围：决算报表、保管清册、（现金、银行）日记帐、总帐、明细帐、凭证等。4、声像档案声像档案的表现形式有：照片（底片）、录音带、录像带、缩微胶片、电影胶片、微机软盘、航测底片、唱片、幻灯片、光盘等声像制品及其文字说明。1）归档时间：项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2）归档范围： 领导活动：国家、省、部、市和集团公司各级领导检查指导工作，慰问、视察、参加庆典、竣工剪彩等形成的声像材料。 各类会议：项目部召开的工作会议、重要的现场会议和参加上级重要会议形成的声像材料。 企业管理：在项目管理、现场管理、现代化管理中形成的声像材料；在人、劳、财、计、物、经营、环保、技术、生产安全、档案管理等方面重要活动中形成的声像材料。 基本建设：工程项目勘测、设计、监理、招投标、开工、施工、竣工、创优过程中形成的声像材料；重大工程质量、设备、人身伤亡事故、自然灾害形成的声像材料；新工艺、新技术、新设备开发应用、改造过程中形成的声像材料；工程抢险救灾形成的声像材料。 产品：产品的开发、试制、定型、投产、创优活动中形成的声像材料；产品广告、经营活动形成的声像材料。 设备：高、精、尖、贵大型设备的选购、开箱、调试、安装形成的声像材料。 科研活动：新技术研究、技术革新、改造活动形成的声像材料；科研成果交流、转让、宣传形成的声像材料。 文化教育宣传： 职工教育、培训、宣传报导形成的声像材料。 卫生防疫重大疫情形成的声像材料。 职工福利文体活动：大型演出、体育竞赛、重要节日、纪念庆祝活动形成的声像材料；大型书画、艺术作品展活动形成的声像材料。 外事活动：外事谈判、签约、合资项目形成的重要声像材料；接待参观学习、考察活动的声像材料。 公安武装纪检审计重特大案件立案活动形成的声像材料；民兵、人防、战备活动形成的声像材料；综合治理工作形成的声像材料；拥政爱民、拥军优属、庆功受奖活动形成的声像材料；纪检、审计形成的声像材料。 荣誉：企业、集体、个人荣获国家、省、部、市各种荣誉奖章、奖杯、牌匾、证书、奖旗、奖状、签字命名等实物制成的声像材料。 其它：5、实物档案实物档案是项目部和个人在科研、经营、生产、基建、管理以及党群工作等各项社会活动中形成的，具有保存价值的奖状、聘书、任命书、荣誉册、光荣册、证书、奖旗（锦旗）、奖章、奖品、证章、象征城市或单位的钥匙、奖牌（匾）、合格证、奖杯、失效的印章、国内外名人的题词、作画等不同形式、不同载体的实物。1）归档时间：项目部工作结束后一月内,应及时将立卷整理完毕的文件材料向档案部门移交。2）归档范围： 荣誉性实物主要有中央、国家机关各部（委）、地方各级政府机关各部（委）及行业协会等颁发的各类奖状、聘书、任命书、荣誉册、光荣册、证书、奖旗（锦旗）、奖章、奖品、证章、象征城市或单位的钥匙、奖牌（匾）、合格证、奖杯等带有明显荣誉性质的物品。印章实物主要指机构撤销、更名后，失效的木印、石印、塑料印、钢印等印章物品。字画实物主要指国内外名人的题词、作画。6、案卷质量:1）凡是记述和反映本项目生产和工作活动的,具有保存价值的文件材料(含上下级和非隶属单位形成的)、影像录音, 图形图像、光盘等都必须收集齐全,立卷归档。2）本项目形成的文件,归档时必须是经领导人批准的定稿和盖有公章的清本。附件应与正文一并归档,不得抽存。各种会议记录,统一采用A4活页纸(首页格式见质量手册),不得使用笔记本记录。3）归档的文件应符合公文格式，材料必须耐久保存,纸张优良，字迹线条清晰，用碳素墨水或蓝黑墨水书写,复写应采用单面黑复写纸,签批必须用全称,不得使用彩色笔、圆珠笔、铅笔和兰复写纸。使用热敏纸做载体的文件,不易长期保存,应复制后连同原件共同保存。归档的声像制品应是原版原件，底片应无磨损，无划伤和无指纹印痕，图像清晰，音质良好。声像制品的材质必须符合永久或长期保管的要求。4）归档的文件材料应根据其重要价值,分别划分为永久、长期、短期。同一卷盒内的文件排列为正文在前、附件在后,清本在前、定稿在后(计算机制出的文件应将领导签署意见的文稿为定稿),批复在前、请示在后,会议的组织文件、参考文件和简报按时间顺序排列,会议的主要文件,按重要顺序排列。5）各种文件材料在装入档案盒前,应去除金属物,用缝纫机扎边(以右下两边为齐),较厚者采用线绳三孔装订法装订（铁路建设项目中的科技档案采用四孔装订法）,并对每份文件(用铅笔在首至末张的右上角)用阿拉伯数字进行编张号,之后在首页的左上角盖上并填写标记戳；科技档案按张编一个流水号，文字材料在前，图纸在后，图纸在图标上方盖标记戳。会计档案应在每卷的封面（帐本在扉页）右下方盖上并填写标记戳。声像档案装盒后,应对盒内的照片、录音录像带和光盘按规定内容填写。以上各类档案按规定格式打印目录,填写备考表。6）归档的文件材料应齐全完整、内容准确,书写清晰,纸质优良,凡是计算机打印的文件材料和目录均应将其电子文件拷贝后一并向档案部门归档。7）由计算机产生的公文、图书、图形图像、文献资料等文件，对其中应归档的文件，要按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上，有条件以光盘形式归档的单位，禁用软磁盘作为归档长期保存的载体。归档载体应无划痕、无病毒，归档时必须将与其相应的纸质文件等硬拷贝及机读文件目录、相关软件、其它说明等一同归档，加密文件应办理解密手续后再行归档。软磁盘和光盘归档时应有独立的包装盒，光盘加以保护膜，以免受