行政总务_行政公文写作培训教材

行政公文写作 1 什么是行政公文 2 行政公文有哪些 应用文写作基本理论 一 行政公文的定义 根据2012年4月16日发布的 国家行政机关公文处理办法 第三条给行政公文的定义 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文种类变化 二 行政公文的种类 1 命令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 纪要 14 决议 15 公报 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 其他分类 1 依照行文关系和行文方向的不同 可将公文分为上行文 下行文 平行文三种 上行文是指具有隶属关系的下级机关或业务部门呈报给上级领导机关或业务主管部门的公文 下行文是具有隶属关系的上级领导机关或业务主管部门发给下级机关或业务部门的公文 平行文是指同系统内的平级机关或者不相隶属的机关 部门之间来往的公文 所谓隶属关系 指上下级机关具有直接管理和被管理的关系 例如 广东省政府与广州市政府就有隶属关系 广东省政府与江西省政府所辖的南昌市政府就没有隶属关系 2 按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类 紧急公文又分为 特急 和 急件 两种 特急 件应在接到来文后1天内办理完毕 急件 应在3天内办理完毕 普通公文不作时间上的严格要求 但也要尽快办理 以提高文件处理效率 3 按照有无保密要求 秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类 保密文件又分为绝密文件 机密文件和秘密文件三类 绝密文件指涉及党和国家最核心机密的文书 机密文件指涉及党和国家最重要机密的文书 秘密文件指涉及党和国家最一般机密的文书 所有这些保密文件 一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受损害 必须严肃对待 严格管理 1 有法定作者制发 法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利承担义务的社会组织及其领导人 2 具有法定的权威性 法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响 二 行政公文的特点 3 公文具有规范的体式和特定的处理程序 公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定 收文和发文均有一定的处理程序各环节皆有顺序性和规范性不得自行其是 四 行政公文的行文规则 一 下行文规则1 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 二 上行文规则1 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告 不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 5 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 三 联合行文规则1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 3 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 四 其他行文规则1 属于部门职权范围的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以部门行文 文中应注明经政府同意 2 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 五 行政公文的格式 1 眉首 文头 置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首 2 内文置于红色线以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 3 版记 文尾 置于主题词以下的各要素统称为版记 1 眉首 位于公文首页上端 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 包括 1 公文份数序号2 秘密等级和保密期限3 紧急程度4 发文机关标识5 发文字号6 签发人7 红色反线 1 公文份数序号 同一公文印多少份就有多少个份数序号 根据所需公文份数来决定编几位数 至少两位 只有个位时 前面加 0 01 001放置在版心左上角第一行 不需要保密的一般公文 不必编号 2 秘密等级和保密期限放置在版心右上角第一行 需要同时标注秘密等级和保密期限的 中间加 隔开 密级 绝密 机密 秘密如果不特别注明保密期限的话 按密级分别保密30年 20年 10年 3 紧急程度对公文送达和办理的时间要求 平件和急件急件 特急 急件 具体时间要求由各主管部门自行确定 如 特急随到随办 不超过24小时 急件3天内处理完毕 顶格标在版心左上角第一行 如标密级 放在密级下 4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 联合行文时主办机关名称在前 同级的话 按党 政 军 群顺序排列 然后把 文件 二字置于发文机关右侧 上下居中排布 如果发文机关过多 需调整行距和字体 保证首页显示正文 5 发文字号 发文字号是发文机关编排的文件序号 便于公文登记 分类 保存和查询 它由发文机关代字 年份和序号组成 用3号仿宋体居中排布 机关代字 用1到3个汉字表示发文的机关 如 国办发 2008 3号 中 国办发 表示由国务院办公厅制发 2008 用六角括号 括入 表示文件是2008年制发的 3号 表示该文是当年所发的第3号文件 6 签发人 即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 在主权范围内签发 不得越级签发 二 主体 内文 主体部分包括 一 标题 二 主送机关名称 三 正文 四 附件说明 五 成文日期 六 公文生效标识 七 附注 1 公文标题完整的公文标题一般由三部分构成 发文机关 事由 文种 国务院关于实行公民身份号码制度的决定 可省去发文机关或事由 关于工业生产情况的报告 广州市人民政府命令 案例 语法上无错 但看着别扭 念着拗口 需要简化 转发有关严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知 标题中 关于 主要指明事由所涉及的范围 在转发 批转性通知中 不需在事由前加 关于 除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 国务院关于提请审议的议案 概括要确切 如 广东省人民政府关于禁止赌博的处罚条例 改为 广东省禁止赌博条例 2 主送机关公文发送的主要对象 应当办理公文的机关 下行文 如需所属各机关都了解和执行的 一般用 各 句式 如同一系统用了顿号 那不同系统间要用逗号 如 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 上行文一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应用抄送的形式 3 公文正文正文是公文的核心部分 反映公文的具体内容 表明制发机关的行文意图 主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 正文结构 原由 事项 结尾 原由 导言 为什么制发该公文 事项 叙述情况 分析问题 说明做法 提出要求 结尾 执行要求或惯用语 有些无结尾 结构层次序数 一 一 1 1 可跨越 不可颠倒 4 附件补充公文主件内容的材料 如文件中的人员名单 报表 照片 典型材料 证明文件等有关资料 公文的附件是正文的组成部分 与公文具有同等的效力 公文如有附件 必须在正文后注明 附件如有序号应使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 5 成文日期公文正式生效 执行的日期 成文时间以领导人签发的日期为准 联合发文 以最后签发机关领导人签发日期为准 会议讨论通过的公文 以会议讨论通过的日期为准 电报以发出的日期为准 位于正文之后的右下方 右空四字专行标注 用汉字书写公元纪年全称 零写为 O 一九九八年八月九日 二OO一年十月一日 2012年后 改为公元纪年 2012年1月1日 6 公文生效标识即印章 除会议纪要及电报外 公文都应该加盖印章 联合上报的文件 由主办机关加印即可 联合下发公文 发文机关都应加盖印章 加盖印章应距正文2 4mm 端正 居中 下压成文日期 年月日露出 骑年盖月 印章用红色 印章上不压正文 下压成文时间 当联合行文需加盖2个印章时 应将成文时间拉开 主办机关印章在前 2个印章均压成文时间 当需加盖3个以上印章时 应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余1个或2个印章 均居中排布 印章之间互不相交相切 7 附注对公文的发送范围 使用时需注意的事项加以说明 此件发至县 团级 此件可见报 位置 成文日期下一行请示须注明联系人姓名 电话时 标注在附注位置 三 版记 版记包括 一 主题词 二 抄送机关 三 印发机关和印发日期 四 版记中的反线 五 版记的位置 1 主题词公文检索标识 表达文件所论述的具体对象和内容 标引顺序 类别词 类属词 文种 由大到小 由内容到形式 不少于3个 不多于5个标引地名 人名时 尽量使用全称 国务院关于加强水土保持工作的通知 主题词 农业水土保持通知 2 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 应当使用全称或规范化简称 统称 公文如需抄送 则在主题词下一行写明抄送单位 抄送机关之间用逗号隔开 3 排列顺序 一行为上级机关 一行为同级党的机关 军事机关 人民团体 民主党派 一行为人大常委会机关 政协机关 法院 检察院 一行为新闻 企业 事业单位 一行为其他单位 4 印发机关和印发日期负责把公文文稿印刷 封发的机关名称 印发日期以公文付印的日期为准 一般在发文日期后5天内印好发出 位置 抄送机关下