秘书职能范畴

第二章 秘书职能范畴 教学目的：1、了解秘书的职能范畴包括哪些事项2、准确把握秘书各项职能的主要内容和工作要领教学重点：1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领2、了解秘书办会的主要内容3、了解秘书参谋辅助的主要内容4、秘书授权理事应注意的方面教学难点：1、秘书撰拟文稿的要领2、秘书如何在上司面前表现自己的才华课时安排： 节 秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。 第一节 办公事务辅助 办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。 一、办文 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用，是秘书工作极为重要的业务内容。它主要包括文稿撰拟、文书运行、文书整理、文献材料的保管和利用等四项内容。 （一）文稿撰拟1、明确自己代笔者的地位；2、准确使用规范的文种；3、要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达；4、要反复进行认真修改；5、依据要可靠；6、要有精益求精认真负责的态度。 （二）文书运行 文书运行包括收文与发文两个程序化过程。 收文主要环节：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文主要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发 安排公文运行程序，都必须注意以下方面： 1、程序的有序衔接性 2、主辅协同性 3、运作规范性 4、文书运行中智能辅助的渗透性 5、文书运行的反馈性 （三）文书整理 主要包括文书立卷和案卷归档。文书立卷是指奖已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定规律律组成案卷。注：详细内容在文书学中讲授。 （四）文献材料的保管和利用 秘书的文献资料工作与图书管理和档案管理有较大的差异，工作中必须注重以下几个方面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重动态性，五要注重消化应用性。 公文文种改错案例1、背景材料：白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人 民政府对下级机关或所属单位，布置工作任务，交待办法，要求办理执行，内容是切实作好防寒保暖准备工作。秘书拟写的公文标题：寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令2、背景材料：各区、县人民政府，市政府各委、办、局：为进一步开展治理乱收费、乱发款和乱摊派（以下简称三乱）工作，市政府决定成立市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下： 秘书拟写的公文标题：合龙市人民政府关于成立市治理“三乱”工作领导小组的意见3、背景材料：朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期食品销售情况。秘书拟写的公文标题：朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情况的函4、背景材料：南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影响正常办公，影响工作效率，请求增拨办公经费300万元。秘书拟写的公文标题：南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要二、办会 （一）会务工作的原则和任务六大原则：1、质量高的工作会议2、缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和与会人数相适应5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作（二）会前筹备（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10）会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜。（三）会间事务（1）会议签到 （2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举 （6）会议总结（7）后勤保障。（四）会后工作（1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作。案例分析： 天地公司销售团体会议议程表公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标三、办事 （一）日常事务 日常事务是指秘书每天都要操办的事务，包括：整理领导办公室，保证领导办公不受干扰；处理电话，收发、传递领导阅知、审批、签发的文件；根据领导工作需要协助领导安排日程并做好准备；整理机关内务；值班事务、内外沟通、来客接待等工作。案例分析：偶然疏忽后果不小某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。 接听电话的技巧1接听电话必须及时 2接听电话首先问候并通报 3做好电话记录4正确处理电话的临时中断 5学会处理不在的同事的电话 6学会处理转接电话 7适时结束电话8同时处理打进来的多个电话 9按听打给上司的电话拨打电话的技巧1尽量选择合适的时间打电话2打电话前的准备工作3准确拨号耐心等待4及时自我通报 5要求对方做好电话记录6替上司拨叫电话7拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之8如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话9运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话（二）随机事务 随机事务：是指难以预测的不经常发生的或职能分工边界难以确定由谁处理的事务。处理随机事务要的技巧： 1、要注重预防性 2、要注重反应的敏锐性 3、要注重整体的配合性 4、要注重辅助地位的制约性 5、要注重沟通的枢纽性 案例分析 一个星期天的下午5时，某县工商局办公室王秘书正准备结束值班，回家休息。突然电话铃响了。传来急促的声音：”出事了，请局里赶快派人来。”“同志，请你冷静一下，到底出了什么事把情况说清楚”。原来，局里一辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，另有三人受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。思考：1、请问遇到这类事情，是否要先请示领导后再处理？为什么？2、如果你是秘书，你会怎么做？请具体说明。秘书的危机处理艺术1、首先要认识到任何单位都隐藏爆发危机的可能，不能掉以轻心。2、能预测危机，化解危机，驾驭危机和利用危机3、要有遇事不慌、临危不惧、处世冷静的应变能力4、具备广博的知识，能根据危机的性质、原因，来确定处理目标和制定具体措施。5、充分考虑处理好危机的各方面关系，处理好善后事宜（三）授权理事 从授权方式不同可分为三种情况： 1、确定授权 2、弹性授权 3、不确定授权 第二节 参谋职能辅助一、 参谋辅助的内容 从现代秘书对领导者参谋智能辅助的内容看，大体可分为对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助和对领导正身洁行的辅助三个方面： 一是对决策的辅助：在决策准备阶段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。 二是对信息利用的参谋智能辅助：对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。 三是对领导正身洁行的辅助：坚持根本宗旨的辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。 二、秘书做好参谋咨询的方法 参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意，想办法，供领导参考。由于秘书与领导是上下级关系，是配角服务于主角，因此要求秘书当参谋、被咨询时，需要格外注意语言艺术，要做到既能进言，又不失身份。为此需要做必要的准备和采用恰当的方式： 一要熟悉情况 ，不了解的不参谋。二要多用商量的口气说话，给领导留有余地 。三要方式委婉，便于接受 。 第三节 管理协调辅助一、督查工作 概论 （一）查办，就是秘书部门协助领导，把看到，听到，查到的一些无人过问或解决不力的重大问题，从上而下地检查督促，使之落实和办理。（专项查办和决策督查） （二）督查工作的意义： 一是贯彻落实领导指示和决策的一个后续步骤和保证手段。二是促使领导决策科学化，民主化的重要环节。 可以及时掌握决策方案在实践中暴露的缺陷第三是克服官僚主义。 （三）督查工作的特点 督查工作的特点主要有间接性、综合性 、权威性 、实效性 等。 （四）督查工作原则 1、实事求是的原则 2、坚持突出重点、难点和热点的原则 3、坚持分流的原则 4、坚持注重时效的原则 5、科学有序的原则 二、信访事务意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民主管理、开发群体智能、克服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总要渠道。要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求；6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。三、领导活动安排意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重点，做好服务；了解领导，增长才干。只有安排的周全、有序、协调、高效，才会有组织的科学、合理、高效。要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办；5、注重程序；6、注重协调。领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选-初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定-通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。四、随机协调 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理出现的失调问题。要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性；4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性；6、注重量力适度性。课堂讨论： “鸡肋-食之无肉，弃之有味”，比喻得到一样东西，付出的代价也极大，有些得不偿失，但不得到又觉得可惜。 大凡读过三国演义的人们，几乎都知晓杨修被曹操杀掉的前因后果。 杨修，做为封建时代的一名谋士幕僚，堪称中国古代知识分子群体中的典型人物。若对其客观地评价，该君才华学识是出众超群的，在揣磨、分析、判断、预见丞相曹操心理活动方面，也是相当准确迅速敏捷的，并具有一定的前瞻性。杨修也正是因为这种先期预见的准确，才为此掉了脑袋，反丢了自己的卿卿性命。曹操杀杨修，当数古代知识分子遭受迫害打击，最为典型的恶性冤案，掩卷思考，从这桩一千八百多年前冤案中，人们悟出几大困惑与反思来：1、杨修真的聪明绝顶吗 ？2、杨修到底该不该杀？ 3、下属如何在上司面前展示自己的学识才华？ 4、杨修被杀给人们留下的启示 ？思考与练习： 一、重点练习 1、秘书职能范畴的特性是什么？ 2、为什么说办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的经常的和基础性的？ 3、安排公文运行程序应注重哪些主要方面? 4、如何理解公文立卷的基本含义? 5、文书立卷归档的作用有哪些？ 6秘书文献资料工作应注重哪些问题? 7会务工作的原则及任务是什么？ 8、秘书日常事务有哪些的共同特征？ 9、何为秘书工作中的随机事务? 10、何为秘书授权理事? 11、秘书参谋智能辅助有哪些主要内容？ 12、秘书决策辅助可分为哪几个主要阶段? 13、秘书对领导信息利用的辅助主要体现在哪些方面? 14、秘书对领导廉洁自律的参谋辅助主要包括哪些内容? 15、秘书管理协调辅助的主要体现在哪些方面？ 16、秘书随机协调的有哪些要领？ 二、思考 1、秘书办文的历史和现实意义。 2、秘书撰拟文稿的要领。 3、收文和发文程序。 4、对“办文无小事”的理解。 5、文书档案信息化的意义。 6、会前准备的主要内容。 7、设计制作会议筹备预案的要领。 8、会间和会后秘书要处理哪些事务o 9、秘书处理随机事务应注重的主要方面。 10、区别领导对秘书确定授权、弹性授权和不确定授权。 三、案例分析 1、细读案例5，分析：a陈书记讲的“8个字”，比方老师模拟的讲话稿好在何处？b方教师第一次为陈书记写讲话稿措在哪里?c如何分析方老师的写作能力? 2、案例6中，张秘书传阅机密文件有何措处? 3、从案例8分析，为什么要进行会前检查? 4、案例11中秘书小王受命主持招聘新秘书的初试，错在哪里? 5、案例3中，秘书老张在草拟发展桐湖水产养殖方案的过程中，如何发挥参谋智能辅助的? 6、案例14中，办公室主任老王的参谋辅助活动起到哪些积极作用？ 7、案例15中，秘书小吴的参谋活动说明了什么问题？ 8、案例16中，秘书小王在督促检查中狐住了哪些要领? 9、案例18中秘书小赵处理领导活动安排事务，有哪些错误?产生了哪些消极影响？ 10、案例19中，秘书宗诚协调处理老人