采购作业管理制度(新修订).doc

湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码1/5编 制集团行政部审 核李景批 准肖雄风秘级B类一、总则1.依照公司基本管理制度的规定，为加强公司各项物品采购作业流程的规范管理，提高工作效率，保障经营所需物品的供给，降低经营成本，特制定本制度。2.本制度是指公司固定资产、办公用品、员工宿舍用品、低值易耗品、员工工服、广告宣传及促销品、礼品（含食品、烟酒）等采购。3.集团行政部负责集团的采购工作和指导各子公司行政部的采购工作。4.原则上要求各子公司将采购计划上报集团行政部，由集团行政部实行统一采购。如遇特殊情况（比如分公司内部小批量的办公用品采购、客户招待用糖果、茶叶，分公司员工小型联欢会冷餐食品等）则仍由各子公司行政部负责各子公司的采购工作。二、采购原则1. 严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2.采购会审、合同会签制度物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经总经理审核。3.一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。4.廉洁制度所有采购人员必须做到：（1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。三、供应商的选择1.供应商必须证照齐全，具有相关资质。2.对于经常使用的商品或服务，行政部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、售后、财务部门对供应商定期进行评估和审计。3.在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4.为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码2/5四、审计监督 1.采购全过程进行财务监督和审计。2.在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有行政部门、业务部门、销售及相关领导参与外，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将视情节严重情况予以经济处罚。五、固定资产的采购流程1.根据公司经营需要采购固定资产的，应由需要使用的部门负责人申请并填写固定资产采购申请单提交集团行政部/子公司行政部核实。2.经集团行政部/子公司行政部核实确需要购买的，按单次金额在10000元以下的经申请部门上一级负责人审核，报集团总经理批准后方可采购；在10000元以上的，报经副董事长批准；但总体的固定资产购置必须控制在年度预算范围内。3.集团行政部/子公司行政部凭批准的固定资产采购申请单负责采购。采购前应当寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，各行政部之间加强沟通，资源信息共享，其中至少选择两家以上合适的供应商，把供应商信息详细记录在固定资产采购申请单上，将固定资产采购申请单提交财务部门进行核价。4.集团行政部/子公司行政部应与供应商签订购买合同或协议，保证其质量和售后服务。若涉及到技术性强的维修设备或工具的采购，售后部门相关技术人员应提供技术支持。6.对价值较高或数量较大的固定资产采购，可采取公开性的竞价招标的方式进行采购。5.凡异地采购或涉及到运输的，应考虑运输费用、途中损耗、安全性、方便性等，多方面比较后选定方案。6.集团行政部/子公司行政部将采购到位的固定资产交付给请购的使用部门负责人和使用人共同验收，经验收确认并开具固定资产验收单。集团行政部/子公司行政部凭固定资产验收单和采购发票及批准的固定资产采购申请单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。7.若需要对使用人进行技术或专业培训的，使用人应参加培训并遵守使用操作规程。集团行政部/子公司行政部应做好固定资产的登记和管理。湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码3/5六、办公用品、低值易耗品的采购1.根据工作的需要，每月25日集团行政部/子公司行政部向各使用部门下发办公用品、低值易耗品需求计划表，需求计划表应包含常用办公用品、低值易耗品的品名与价格。使用部门在需求计划表中填写数量，并计算出所需办公用品、低值易耗品的金额，于每月30日前交回集团行政部/子公司行政部。根据各使用部门的需求计划表进行分类汇总，统计下月集团公司所需采购的办公用品、低值易耗品。使用部门对办公用品、低值易耗品价格有异议的，可向集团行政部/子公司行政部或财务部提出意见。集团行政部/子公司行政部或财务部应在5日内核查，并反馈给相关部门。2.办公用品、低值易耗品由集团行政部/子公司行政部集中申请采购，填写办公用品、低值易耗品请购单，单次金额在500元以下的经部门经理审核，报部门上一级负责人批准采购；在500元以上的上报集团总经理或副董事长批准。总体的办公用品、低值易耗品费用必须控制在年度预算范围内。3. 集团行政部/子公司行政部凭批准的办公用品、低值易耗品请购单实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量及服务等方面进行市场比较，选择合适的供应商采购。4. 集团行政部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。5. 集团行政部/子公司行政部将采购到位的办公用品、低值易耗品办理入库验收，经验收确认并开具验收入库单。行政部门凭验收入库单和采购发票及批准的办公用品、低值易耗品请购单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。6.员工工服的采购参照本条执行。湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码4/5七、广宣促销品的采购1.依据广告宣传与促销需要采购其用品的，广告宣传促销品的采购由市场部申请，填写广宣促销品请购单，单次10000元以下的上报集团总经理批准；但总体的广宣促销品的采购费用必须控制在董事会制订的广告促销费用年度预算范围内；在10000元以上的上报副董事长批准。2.市场部将经批准的广宣促销品请购单提交集团行政部/子公司行政部实施采购作业。由集团行政部/子公司行政部共同询价，资源信息共享，实行统一采购。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。若涉及到专业性较强的用品或设计制作品的采购，市场部应协同配合采购。3. 集团行政部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。集团行政部的采购由财务审核。 4. 集团行政部/子公司行政部将采购到位的广宣促销品交付给市场部入库验收，经验收确认并开具验收入库单，行政部门凭验收入库单和采购发票及批准的广宣促销品请购单 按公司财务审批权限规定办理采购的报账。5.市场部将入库验收的广宣促销品应当妥善保管，建立台帐，严格规范出库手续，财务部门应随时进行盘点。可重复使用的应尽量做好重复使用的管理。八、礼品的采购1.依据礼品需要采购的，由使用部门申请，并填写礼品请购单，单次金额在500元以下的，报部门上一级负责人批准；在500元以上5000元以下的上报集团总经理批准；在5000元以上的上报副董事长批准。但总体礼品的采购费用必须控制在董事会制订的年度预算范围内；2.使用部门将经批准的礼品请购单 提交集团行政部/子公司行政部实施采购作业。采购应做到货比三家的原则，寻找多家供应商的价格、质量、品牌及服务等方面进行市场比较，最终选择适合的供应商确定采购。3 集团行政部/子公司行政部应将多家供应商的相关信息资料提交给财务部门备案，以便财务部门事后核实与监督。 4 集团行政部/子公司行政部将采购到位的礼品交付给申请的使用部门办理验收手续，经验收确认并开具验收入库单。后勤部门凭验收入库单和采购发票及批准的礼品请购单，按公司财务审批权限规定办理采购的报账。湖南腾飞集团有限公司编号010发布日期2011-7-12文件名称采 购 作 业 管 理 制 度页码5/5九、责任与处罚1.采购员、核价人、审核人、审批人及监督人对采购工作必须高度负责，严格自律，不谋私利，抵制不正之风，不得私收回扣或礼品，确实难以拒绝的应交给公司处理。2.凡上述采购中任一环节的相关人员因自身原因而导致经济损失的，应当承担损失的责任。3.如经公司核价后发现采购价格高于市场价20%的，超出部分金额由采购人员自行承担。4.对于不降低采购成本、私收钱物、索拿他人贿赂、虚开采购发票报账的，经查实后，除赔偿公司全部损失之外，并处以不当所得金额五倍以上的经济处罚；情节严重的，报送司法机关追究其法律责任。 十、其他说明1.办公用品是指不作为低值易耗品核算、单位价值较低、使用年限在一年以下的非生产用物品。具体包括以下几类：(1)办公类：主要有水笔、笔芯、圆珠笔、白板笔、印刷品（便笺、出门证、信封、费用报销单等）、账本、凭证、收据、复写纸、打印纸、墨盒、墨盒粉、色带、传真机加注水、大头针、回形针、订书针、胶水、固体胶、透明胶带、入库单、出库单、资料袋、档案袋、装订机、票尾夹、标签贴、笔记本、名片、文件夹、剪刀、计算器、硒鼓、碳粉、考勤卡等。(2)清洁用品类：主要有抹布、毛巾、拖把、扫帚、肥皂、香皂、洗衣粉、洗手液、橡皮手套、空气清新剂、手纸、纸篓、垃圾袋、烟灰缸等。(3)招待类：主要有茶叶、茶杯等。2.低值易耗品是指单位价值在1000元（不含1000元）以下或使用年限在2年以下，不作为固定资产核算的各种用具物品。具体包括：U盘、移动硬盘、饮水机、白板、电话机、电风扇、考勤机、干手机、擦鞋机、文件柜、矮柜、电视柜、办公桌、办公椅、洽谈桌、花瓶、垃圾桶、整理箱、电水壶、取暖器、报架、展示牌架等。3.固定资产是指公司使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产