《档案学理论基础》PPT课件.ppt

档案学理论基础 中国档案工作者誓词 作为一名光荣的档案工作者 我庄严宣誓 忠诚档案事业 热爱档案工作 严守档案法规 加强档案管理 精通档案业务 维护档案安全 为充分发挥档案工作记载历史 传承文明 服务未来的作用而不懈努力 为国家的繁荣昌盛贡献全部力量 教材 主要内容 主要内容 第一篇 第一章档案源流第二章档案定义第三章档案的形成第四章档案的属性及其本质第五章档案的价值及其实现途径 第二章档案定义 第一节档案词源寻踪第二节档案定义的历史演变第三节档案定义第四节档案与图书 情报 资料的关系P22 P32 第三节档案定义 档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体 P291 档案来源于社会实践 物质生产 科学研究 社会管理等 2 档案的形成主体是人 自然人 法人 家庭宗族等社会群体 3 档案所记录的是原始信息 档案的本质特征 历史的原始记录 档案与其他文献资料的区别 原始性 第一价值的利己性4 人类实践活动的多样性 决定了档案的多样性 门类 载体 家庭档案 档案的形态 档案的形态包括档案的载体形式和档案内容的记录方式 我国档案载体的发展 古代有龟甲兽骨 青铜钟鼎 竹木板片 缣帛 纸张等 现代有胶片 磁带 磁盘等 随着人类科学的进步 使档案载体形式和记录手段不断变化 向轻便 价廉 功能强的方向发展 档案的记录方式 有手写 刀刻 印刷 晒制 摄影 录音 录像等 从档案的文种名称来看 有诏 谕 题本 奏折 咨呈 照会 电报 命令 通知 条约 协议 计划 报表 会议记录 手稿 日记 信函等形式 第一节档案词源 档案 一词起源于明代崇德三年 1638 P22 第二节档案定义的历史演变 中华人民共和国档案法 本法所称的档案 P24指过去和现代的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 第四节档案与图书 情报 资料的关系 三者联系1 都是信息存在的形式 都是信息源 2 共同的上位类 文献 都是文献的属概念三者区别1 档案与图书2 档案与情报3 档案与资料 档案与图书 情报的区别 1 档案与图书档案一般地表现为一次文献 原始记录 图书一般表现为二次文献 三次文献 2 档案与情报档案是第一手的原始的记录 而情报则可以是经过加工了的第二手 第三手材料 档案与资料的关系 来源不同 资料一般是从外部搜集来的 档案是其形成者在工作 生产和科研活动中的直接产物 作用不同 资料一般是供人们工作 学习参考的 档案是第一手材料 具有依据和凭证作用 机密程度不同 资料一般可以公开交流 机密程度较低 档案则具有一定的机密性 特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度较高的部分 档案与资料有时也可以互相转化 档案经过加工可以编印成资料 资料如被某一单位 个人采用 也可以转化为档案 第一章档案源流 第一节文字的出现与档案的产生第二节古代的档案与档案工作 22 工投档案管理中心 同步 工投档案管理中心 字 P2 文字档案 第一节文字的出现与档案的产生 文字的出现 早期记忆方式 结绳记忆 贝珠记忆 刻契记忆 甲骨文 1899年在河南省安阳小屯村发现 我国迄今发现的最早的文字 甲骨文 甲骨文是中国商代后期 前14 前11世纪 王室用于占卜记事而刻 或写 在龟甲和兽骨上的文字 象形文字 楔形文字 象形文字 古埃及人 古印度人发明楔 xi 形文字 箭头文字 处于西亚的古代两河流域的人发明了楔形文字 这是一种用木棒在未干的泥板上书写出来的文字 形似箭头 P4 档案的产生 档案的起源代表性的三种观点 P5阶级社会产物论 原始社会末期论 历史过程论 阶级社会产物论 档案产生于阶级社会 档案是保存备查的记述人类从事各种社会活动过程的文字记录 阶级和国家出现以后 统治阶级成为便于发布政令 指挥国事 治理国家 记载事务 利用文字这一工具 将能够反映其统治合法性的各种数据记载下来 制定各种法律条文 这就是有条理的文件 这些文件是统治者进行管理的工具 也是维护统治阶级利益的凭证 因而得到了有意识的妥善保管 成为档案 第二节古代的档案与档案工作 P6一 中国夏商周 春秋战国 秦汉 三国魏晋南北朝 隋唐 宋辽金元 明清 鸦片战争前 近代档案工作二 外国 夏商周的档案与档案工作 1 商代甲骨档案 迄今最早文字档案实物 宗庙 商王朝 历史上最早的档案保管机构 夏商周的档案与档案工作 2 周代档案载体 竹 木为主 档案保管机构 天府 太史寮 夏商周的档案与档案工作 3 夏商周金文档案 锲刻了文字的青铜器 毛公鼎 西周晚期周宣王册封毛公的诰命铭文 共497字 现存台湾 春秋战国的档案工作 社会特点 我国历史上的分裂时期 也是一个重要的社会转折时期 由奴隶社会向封建社会转变 档案工作 1 社会动荡导致档案文献的大量毁损和流散 2 使原本深藏不露的档案流散民间 给社会公众接触档案提供了可能 3 社会生产力的提高对文书档案的种类带来了影响 出现了许多新的文件 档案载体 简牍 缣帛 起源于春秋 盛行于秦汉 学富五车 秦汉时期的档案工作 1 秦社会特点 秦朝是我国历史上第一个统一的中央集权的封建国家 档案工作 秦朝统一文字 对文书档案工作带来了积极影响 统一文字为全国文书档案制度的统一提供了前提 秦汉时期的档案工作 文书抬头制度 在缮写文书时 将特定的词句或空一至数格 或另起一行平格 或另行高出数格书写 以示尊敬 其中采用空格书写的 称为 空抬 另起一行平格书 P10 秦汉时期的档案工作 1922年4月 苏州鸿生火柴厂为请提供国货证明事致苏州总商会函 秦汉时期的档案工作 文书避讳制度 避讳 就是封建时代 晚辈对长辈 臣下对皇帝不能直书 直呼其名 在行文时凡是涉及到本朝的皇帝 自己的长辈及尊崇的人名时 避而不用该字 而以改字 空格 缺笔等方法代替 文书用印制度等均产生于秦朝 P10 秦汉时期的档案工作 2 汉社会特点 汉朝是我国封建社会的第一个强盛时期 档案载体 简牍档案 西汉时期就发明了麻质纤维纸 但质地粗糙 东汉蔡伦加以改进 但当时纸张在文书和档案中并不普及 仍然以简牍为主 P11档案机构 石渠阁 麒麟阁 东观 兰台 石室 宣明 P11 秦汉时期的档案工作 汉代的石室金匮 gu 是我国古代档案库房的模式 使我国封建社会档案管理达到一个新水平 在江苏省东海出土的尹湾汉简 是目前为止发现的最早的简牍档案 三国魏晋南北朝时期的档案工作 社会特点 我国历史上另一个社会大动荡时期 长期的社会大动荡对档案典籍造成了极大的破坏 魏晋 门阀制度极为严格 档案 谱牒档案工作 一枝独秀 纸张成为国家文书的正式载体 三国魏晋南北朝时期的档案工作 公元404年 东晋丞相桓玄下令以纸代简 自此 纸张成为国家文书的正式载体 纸质档案开始大量出现 结束了文书档案载体以简牍为主的历史 最终逐渐完全取代了简牍缣帛 P12 隋唐时期的档案工作 社会特点 隋唐时期是我国封建社会中的另一个空前繁荣时期 政治经济制度日益完善和加强 文书档案工作得到新的发展 隋唐时期形成并实行的三省六部二十四司的国家机关体系 文书品种增多 档案数量大增 唐代的文书种类和行文制度已非常成熟和完善 隋唐时期的档案工作 一文一事制度 源于唐代 一份公文只叙述一个问题或一件事情 不同的事件要分写于不同的公文 以确保公文的专指性及准确性 P13文书档案工作的有关制度列入法律范畴 甲库 它是为保管甲历档案而专门设立的档案机构 甲历档案类似于我们现今的人事档案 宋辽金元时期档案工作 架阁库 宋代各级国家机关设置的保管现行档案的专职机构 P13架阁库制度 历朝沿袭 在中国档案史上有重大意义 明清时期的档案工作 社会特点 明朝建立了高度集权的封建专制制度 作为统治工具的文书档案工作得到了应有的重视 档案工作 明代专用文种 黄册 鱼鳞图册 军册 在全国各级政权机构普遍设立了架阁库 明清时期的档案工作 明代最普遍 数量最多的文书 是明王朝维持赋役的基本工具 1 黄册 记录土地 人丁和赋役的文书 2 鱼鳞图册 登记土地所有权的文书 明清时期的档案工作 后湖黄册库 明代洪武初年 1368年 在南京兴建 以集中保存黄册和鱼鳞图册 因其建在玄武湖后湖的小岛上 故名后湖黄册库 是我国古代建筑规模最大 收贮籍帐档案最多 管理制度严格的专门档案库 1644年明朝灭亡 后湖黄册库随之消失 库存黄册也损毁殆尽 P16 明清时期的档案工作 皇史宬 ch ng 表章库 皇家档案馆时间 明嘉靖十三年 公元1534年 位于北京天安门东边的南池子大街南口 距今已经470多年 依然非常完好 用途 用以保存皇帝的实录 圣训和玉牍 成就 皇史宬达到了我国古代档案库房建设的最高水平 是我国古代石室金匮之典范建筑 是我国封建社会档案库建筑的一个杰出的代表 也是我国古代档案事业的一份珍贵的遗产 P16建筑特点或保护手段 砖石垒砌 无梁无柱 坚固 防火 防震 高台 排水防潮 窗户 通风 墙壁厚度 控制温度 明清时期的档案工作 清朝档案工作制度参照明朝发展起来 地方志发展的全盛时期 至今全国尚存的8500多种方志 清代的即有近6000种 创立了完整的方志学理论 这其中要数章学诚的成就最大 明清时期的档案工作 同治八年卖地契 近代档案工作发展变化 档案工作机构和档案管理制度的变化 1911年辛亥革命推动了中国档案工作的迅速近代化 以令 咨 呈 示 状取代旧文书 使文书档案工作面目为之一新 P18清末民初 社会动荡 档案史料大量流失 近代档案工作发展变化 1900年八国联军入侵北京 永乐大典 遭劫掠焚毁 八千麻袋事件 1921年 北洋政府将历史博物馆收存的清内阁大库档案约15万斤 装了8000麻袋 以每袋半块银元的价格 出卖当造纸原料 外国古代的档案与档案工作 P19世界上主要有三种 石刻档案泥板档案纸草档案另有羊皮纸 古希腊人最先发明 外国古代的档案与档案工作 汉谟拉比法典泥板档案 古代西亚两河流域人发明的刻写在用泥土加工成的泥板上的文字记录 后来又流传至波斯及古希腊等地区 纸草档案 公元前二 三千年古埃及人将一种名为纸莎 suo 草的植物加工成薄片刻写形成的档案 后来扩展到地中海沿岸的广大地区 P20 第三章档案的形成 第一节纸质档案的形成第二节非纸质档案的形成第三节档案的载体 第一节纸质档案的形成 档案的前身 文书文书的定义文书是代表作者推动所述实际事物活动的程式化的文字书面记载 P33文书工作是以公文写作 办理和立卷为业务内容 服务于单位领导和职能活动的行政辅助性工作 文书办理 文书办理具体指文书运转 收文登记 传阅拟办 催办注办等环节 1948年 某小学为更换校长致吴县教育局呈 文书立卷 立卷 办理完毕的文书对于以后的工作有依据和查考价值 因此不能听其自然地损毁散失 而因妥善的加以保管 这就是立卷 立卷归档是文书向档案转化的一个重要标志 文书的归宿是档案 档案的来源是文书 立卷归档前是文书 立卷归档后成为档案 立卷归档前处于文书 秘书 工作阶段 保存于文书 秘书 工作部门 立卷归档后则移存于档案室 经过一定的期限后 有长期和永久保存价值的移交进档案馆保存 文书立卷 第二节非纸质档案的形成 非纸质档案 以纸张以外的物质为载体的档案 P39电子时代前的非纸质档案 甲骨档案 简牍档案 金石档案 缣 jian 帛档案等 国外有泥板档案 纸草档案 羊皮纸档案 电子时代后的非纸质档案 新型载体档案 照片底片 胶片档案 磁盘 光盘档案 第三节档案的载体 档案由记录内容 记录手段 记录载体三部分组成 记录内容 人类的各项社会实践活动 记录手段 文字 图形 声频 视频等记录载体 早期 甲骨 竹木 石板 泥板 纸草等传统 纸张新型 胶片 磁性材料 光盘 硬盘等 纸张 纸张用于档案的时间 西汉时期我国就发明了麻质纤维质 东汉蔡伦加以改进 东晋桓玄颁以纸代简令 使纸张成为档案文件的主要载体 纸张种类 书写纸 打字纸 新闻纸 牛皮纸 复印纸 传真纸等档案用纸要求 纤维含量高 酸碱残留物质少 最好是呈弱碱性的纸张作为档案用纸 P47 档案的耐久性 载体传真纸不能用作档案保存 热敏成像原理 字迹不稳定易褪色 P48字迹材料圆珠笔不能用于档案书写 蓝黑钢笔水 碳素钢笔水 毛笔较耐久 载体与字迹材料结合程度铅笔 复印 照相 录音 录像的结合方式不耐久 档案的保护 适宜的温湿度温度 14 24度湿度 45 60 八防措施 防尘 防火 防盗 防潮 防高温 防光 防蛀 防腐 第四章档案的属性及其本质 第一节一般档案的属性P49根本属性 信息属性 知识属性 原始记录性 特有属性 根本区别 其他属性 文化属性 内容与载体的不可分离性 价值性 有用性 社会属性第二节科学技术档案的本质属性 档案的文化属性 档案工作如何推动文化建设 1 更加注重文化领域的档案资源建设 做文化建设的守护者 2 更加注重优质档案资源的宣传 展示和开发 做文化建设的推动者 3 更加注重档案队伍文化素养的培育和提升 做文化建设的践行者 4 更加注重以鲜明的文化意识塑造和诠释档案精神 做文化建设的表率者 科技档案的本质 潜在的 间接的生产力科技档案转化为现实生产力途径P59 第五章档案的价值及其实现途径 第一节档案的价值第二节档案价值发展变化的规律第三节档案价值实现的条件第四节档案信息资源的开发利用 第一节档案的价值 一 档案价值概念P62档案与主体利用者对它的需要之间的一种特定关系 是档案这一客体对于利用它的人这一主体的有用性 档案价值的决定因素 一 社会的需要决定档案的基本价值 二 档案的自身因素对档案价值的形成有重要的影响 内容 形成时间 来源 可靠程度 有效性 外型和完整程度等 档案的自身因素 内容形成时间来源可靠程度有效性外型特点完整程度等 档案价值的表现形式 最高表现形式 文物价值 档案形成时间越久 内容越真实可靠 保存情况越好 其价值越大 主要表现形式 1 历史文化价值2 现实使用价值 档案价值的表现形式的特点 客观性 档案本身是一种客观存在的记录特定信息的物质实体 档案价值的主体 人 对档案的需要和利用是客观的 历史的必然 多元性 工作查考作用 领导决策的得力助手 科学研究的可靠资料 凭证价值 信息情报价值等 交错性 一份档案被不同的利用者利用 或利用于不同场合 往往表现出不同的价值 共享性 档案可以满足众多利用者的需求 可以被反复利用 被形成者利用是第一价值 被社会公众利用是第二价值 成为全人类共同的文化遗产 文物价值 是第三价值 档案价值的表现形式的特点 毛泽东给陆鸿仪的委任状 指导档案价值判断的基本原则 全面的观点历史的观点发展的观点P72 73 第二节档案价值发展变化的规律 扩展律转换律共享律P77档案机密程度递减律和科学作用递增律P78 档案价值扩展律表现 时间和空间上的作用和开放是一个由近及远 由内及外的扩展过程 对象的由少到多 领域由小到大 速度由慢到快 档案价值的转换律 由潜在价值向现实价值转换不同表现方面发生转换 档案的现实使用价值与信息价值随时间递减 文物价值与史料价值随时间递增 第三节档案价值实现的条件 档案价值的实现过程 就是使其由潜在的价值转化为现实的价值的过程 也就是使其价值由知识形态转化为现实形态的过程 P79档案价值的实现条件 1 内部 档案的科学管理水平和开放程度 2 外部 社会因素 经济 政治 文化 档案意识等 第四节档案信息资源开发利用 一 档案工作的根本目的 在对档案信息的安全保存的基础上 向社会提供丰富的档案信息 为人们的社会实践服务 最大化地实现档案信息的作用 P81二 提供利用的的方式和途径 档案编目 档案编研 档案编研 编研要求 思想正确 史料真实 内容充实 体例系统 编研步骤 选题 查找和挑选材料 材料的加工编排 编写汇编内参考资料 编写汇编序言和说明 编研成果的类型 根据不同的加工深度分为一次文献信息 二次文献信息和三次文献编研成果 档案信息利用的基本原则 服务至上的原则开放原则法制原则P91 92 档案信息利用的方式 借阅型 阅览 外借编研出版型宣传型 举办展览 大众传媒 报刊 广电 文学 影视 提供信息网络型 网站 论坛 博客 微博等 苏州市档案局网站 第二篇 第六章中国档案学的产生与发展第七章档案学理论 第六章中国档案学的产生与发展 档案学的研究对象 P106以档案 档案工作和档案事业为研究对象 揭示档案和档案工作的性质 功能和发展规律 研究档案信息资源的管理 开发和利用的理论 原则和方法 以及与其相关学科相互关系的一门科学 第七章档案学理论 文件生命周期理论电子文件的管理全宗理论年龄鉴定论 文件生命周期理论 由来与发展P120基本内涵 P121 1 从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程 2 文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值 使其整个生命周期可以分为不同的运动阶段 3 所以应针对不同阶段文件的特点 采用适宜的存放与管理方式 文件生命周期理论 共识 P1231 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的过程 即文件的生命周期 2 对文件的整个生命周期依据文件的不同价值及其作用形式可划分为几个不同的阶段 3 文件在每一个阶段其特定的功用或价值与管理形式 保存场所之间存在一种内在的关系 我国文件产生和运动的三个阶段 P124 1251 文件形成阶段 现行价值 2 档案室暂存阶段 主要表现为第一价值 即对于形成者的价值 也具有第二价值 即对于社会公众的价值 3 档案馆保存阶段 主要表现为第二价值 第一价值也同时存在 极少数档案经过时间洗礼留存下来 会产生第三价值 即文物价值 电子网络时代对文书档案工作的机遇和挑战 计算机技术为档案工作现代化创造了物质条件 计算机在档案工作中的应用 能将档案工作者从大量繁杂的手工劳动中解放出来 大大提高工作的效率 电子文件的归档 保护 保密 管理 利用等等都提出了新的挑战 全宗理论 起源P151全宗一词是法国人于1841年最先作为档案分类原则提出并应用于档案工作的 概念全宗是一个有机整体 一个全宗的文件同属一个来源 存在着内在的有机联系 全宗理论是档案馆对档案实体管理中必须遵循的一个重要原则 对于同一形成者所形成的所有档案 归集为一个全宗 不得分散 对于不同形成者的档案 不得混杂 全宗理论 三个发展阶段 P151 152 1 法国的尊重全宗原则 2 普鲁士的登记室原则 3 荷兰的来源原则 年龄鉴定论 德国档案学家迈斯奈尔于1901年提出了一条重要的鉴定理论和一系列的鉴定标准 他提出的 高龄档案应当受到尊重 后被称为 年龄鉴定论 1 正式证件的正本 不论损坏程度 都不应销毁 2 17世纪中叶以前的文件不应销毁 具有文物价值的档案不应销毁 第三篇 第八章档案事业概述第九章档案事业管理体制和原则第十章档案事业管理 第八章档案事业概述 1951年9月29日 公文处理暂时条例 正式颁布执行 是建国后我国第一个关于文书和档案工作的法规性文件 P1591954年11月8日 批准成立了国家档案局 周恩来总理任命曾三为国家档案局局长 P1611959年1月7日 中央发出了 关于统一管理党 政档案工作的通知 P1631959年10月8日 中央档案馆建成开馆 P164 第八章档案事业概述 1955年12月 故宫博物院档案馆更名为中国第一历史档案馆 1958年6月改名为明清档案馆 1963年12月又恢复为中国第一历史档案馆 1964年4月 南京史料整理处更名为中国第二历史档案馆 归国家档案局领导 第八章档案事业概述 苏州市档案局 馆 实行局 馆机构合一的管理体制 行使档案行政管理和保管利用两大职能 市档案馆是 国家一级档案馆 和省级爱国主义教育基地 是苏州市市级重要档案的永久性保存基地和利用中心 苏州市档案馆于1959年8月正式成立 苏州市档案局 馆 现设办公室 机关党委 监督指导处 法规宣教处 保管利用处 征集编研处 信息技术处 年鉴编辑室和现行文件查阅中心等9个职能处室 下辖苏州市工商档案管理中心 目前馆藏460个全宗 档案数量359199卷 34395件 以文书档案为主 专门档案 科技档案以及照片 实物 电子光盘等特殊载体的档案占一定比例 现保存最早的档案是形成于明正统十二年的砖刻实物档案 最具地方和历史特色的是形成于1905 1949年的苏州商会档案 苏州商会档案 晚清部分 苏州市民公社档案已入选 中国档案文献遗产名录 据规定将保存满30年应开放的档案予以开放 并设置开放档案和现行文件阅览室 查档接待室 我国公民可凭居民身份证来馆查阅档案资料 外国人或外国组织经我国有关主管部门介绍及我馆同意可查阅已开放档案 还辟有档案史料陈列室 档案精品室 外交礼品室 第八章档案事业概述 苏州市城建档案馆 锦帆路211号 苏州市房地产档案馆 人民路1058号 苏州园林档案馆 留园路400号 苏州市工商档案管理中心 齐门路166号 第八章档案事业概述 开放历史档案 1980年5月中央书记处作出了开放历史档案的决定 P1681987年9月5日 中华人民共和国主席立先念颁布58号主席令 正式公布