激励与沟通_某项目沟通管理培训课件1

第九章项目沟通管理 项目管理 沟通管理 2 内容 一 沟通管理的相关理论二 沟通计划三 信息发布四 绩效报告五 管理收尾 项目管理 沟通管理 3 下列有10个沟通情况 依据你的经念 在经常发生 很少发生 从未发生的栏打 经常发生很少发生从未发生1 在无意中激怒了他人2 在项目会议上 我没有机会发表意见 让大家分享我的看法3 一个同事做错了 因为他不了解新的程序 或是一个潜在的问题4 我每次必须请他人重复或解释他的指示 小测试 项目管理 沟通管理 4 经常发生很少发生从未发生5 当我提到一件大家都知道的事情时 一个同事显得很惊讶6 我们的高级经理说了些让我很不舒服的话 但他好像对此一无所知7 我必须讲好几遍才能让大家了解我的见解8 我会因为没有得到完整指示而犯错误 项目管理 沟通管理 5 经常发生很少发生从未发生9 和我一起工作的人 很少有改善我们操作的建议10 在会议中 我很惊讶地听到一件事情 而其他的人好象早就听说了 项目管理 沟通管理 6 小测试 结果 总分数 第一栏打 数 2 第二栏打 数如果你的总分数超过15分 那表示你需要增加你的沟通技巧 项目管理 沟通管理 7 沟通是和他人分享 讯息 想法 感觉 的过程 什么是沟通 项目管理 沟通管理 8 一 沟通管理的相关理论 1 沟通的重要性2 沟通模型3 沟通渠道4 沟通技巧5 团队沟通6 项目会议7 沟通事实 项目管理 沟通管理 9 1 沟通的重要性1995年Standish的研究发现 IT项目的成功依赖于三大要素 用户参与 主管层支持 需求的清晰表述 沟通是决策和计划的基础组织和控制管理过程的依据和手段建立和改善人际关系必不可少的条件项目经理成功领导的重要手段 项目管理 沟通管理 10 沟通管理的目标 目标 是及时而适当的创建 收集 发送 存储和处理项目的信息 项目管理 沟通管理 11 2 沟通模型 项目管理 沟通管理 12 沟通模型沟通 Communication 进行或监督信息的交流 一种双向的工作 包括利用通用符号 信息从一个人或小组向另一个人或小组的传送与理解 发报者 Communicator 消息的产生者 编码 Encoding 将精神 思想转化为一种可以被其他人理解的代码或语言 消息 Message 编码的输出 发报者想要传达的思想 意见 感觉或其他信息 媒介 Medium 用来传达消息的工具或方法 收报者 Receiver 完成或打断通信过程的参与者 只有当收报者接收到消息并使他与发报者之间对消息的意义理解 相同 时 才发生沟通 解码 Decoding 将可以被解释的信息转化为口头 非口头和 或可视的 反馈 Feedback 检查我们对所收到消息理解情况的机制 噪声 Noise 阻碍消息传送与理解的任何东西 项目管理 沟通管理 13 3 沟通渠道链式沟通渠道 信息在高低层次间逐层传递 项目管理 沟通管理 14 3 沟通渠道轮式沟通渠道 主管人员分别同下属部门发生联系 成为个别信息的汇集点和传递中心 项目管理 沟通管理 15 3 沟通渠道环式沟通渠道 信息在组织不同成员之间依次传递 项目管理 沟通管理 16 3 沟通渠道Y式沟通渠道 属于纵向沟通 有一个成员居于沟通活动中心 成为中间媒介与中间环节 项目管理 沟通管理 17 3 沟通渠道全通道式沟通渠道 属开放式沟通系统 每个成员之间都有一定的联系 项目管理 沟通管理 18 各种沟通渠道的比较 项目管理 沟通管理 19 非正式沟通渠道单线式 消息由A通过一连串的人把消息传播给最终端的接受者 项目管理 沟通管理 20 非正式沟通渠道流言式 也叫闲谈传播式 是由一个人主动把消息传递给一组人 项目管理 沟通管理 21 非正式沟通渠道偶然式 也叫机遇传播式 无一定的线路 传播基于偶然 项目管理 沟通管理 22 非正式沟通渠道集束式 也叫群集传播式 A传递给一组人 然后依次类推 项目管理 沟通管理 23 非正式沟通渠道KeithDavis的研究表明最常见的小道消息传播方式是集束式只有10 的人是小道消息的传播者有些小道消息对项目是不利的 改善的办法是建立通畅的正式沟通渠道有时非正式沟通渠道成为正式渠道的辅助 甚至起到不可替代的作用 沟通渠道数量的计算公式N N 1 2 N是人数快速练习 计算沟通渠道的增加 项目管理 沟通管理 24 4 沟通技巧领导艺术专制式 不参考任何意见独立决策咨询式 参考大量意见但独立决策共识式 允许 鼓励团队决策信任式 授权团队独立决策 项目管理 沟通管理 25 领导者能力 素质 创建和培养一个远景目标的能力不怕失败的能力期望和接受批评的能力冒险的能力授权他人的能力最终决策的能力持之以恒的能力保持乐观的能力保持欢笑的能力不自负的能力三思而后行的能力 不要草率的进行批评实现承诺的能力训练小组的能力 做一个角色典范保持一种胜利的态度相信自己的能力 项目管理 沟通管理 26 4 沟通技巧 续 谈判最终期限吃惊有限的权力不露面的人公平 合理战略延迟双方一起论理撤退不合理既成事实 项目管理 沟通管理 27 4 沟通技巧 续 演讲 授课开场 吸引听众注意介绍 讲明目的 陈述利害 表示你的信心和水平 列出主要观点主体 逐次阐述主要观点 运用具体的言词和主意 段落衔接紧密 紧扣听众总结 总结主要观点 重申目的 联系听众结语 留下深刻印象 运用口号 号召行动 项目管理 沟通管理 28 沟通技巧 续 报告示例 周报示例 解决方案 项目管理 沟通管理 29 沟通技巧 续 有效聆听主动倾听愿意倾听排除干扰重述控制情绪切忌轻率判断从不打断身体语言鼓励 项目管理 沟通管理 30 沟通技巧 续 身体语言沟通障碍邮件规则 项目管理 沟通管理 31 5 团队沟通项目经理项目沟通的促进者正式的沟通与非正式的沟通工作内容与非工作内容的沟通 项目管理 沟通管理 32 5 团队沟通 续 防止思维陷阱NotApplicableHere示例 INFOSYS公司有效解决NAH综合症老板不会同意的肯定行不通别人都这么做 或不这么做 集中办公物理上无隔阂消除距离感但非 零距离 排除外界干扰 项目管理 沟通管理 33 6 项目会议进度跟踪和状态评价会解决问题会技术评审会 项目管理 沟通管理 34 6 项目会议 续 进度跟踪和状态评价会目的通报情况找出问题 偏差 制定行动计划示例 项目周会流程文件示例 沙龙活动流程文件 项目管理 沟通管理 35 6 项目会议 续 进度跟踪和状态评价会定期召开 提前预防注意 进度跟踪会是了解项目信息的一种方式 并不是唯一方式单独沟通核查阶段交付物 如图样 模型 报告 项目管理 沟通管理 36 进度会议技巧 项目活动进展如果某个活动落后了 请说明 活动为什么延迟 受影响或可能会受影响的是那些区域 采取了或将要采取的措施 是否需要帮助 项目管理 沟通管理 37 6 项目会议 续 解决问题会时机 当发现需要解决的问题时问题解决流程 描述问题找出原因分析原因提出解决方案选择方案制定行动计划验证问题的解决 项目管理 沟通管理 38 6 项目会议 续 技术评审会找出缺陷同意和批准技术方案 请讨论如何召开一个高效的成功的会议在你们公司是如何开会的 效果如何 有没有值得改进的地方 项目管理 沟通管理 39 7 沟通事实我们能够记住10 所听到的15 所看到的20 所见并所闻40 与他人讨论过的80 所经历的90 试图讲解给他人的 项目管理 沟通管理 40 处理冲突的模式 面对 问题解决模式 妥协 中庸 圆滑强制撤退 项目管理 沟通管理 41 二 沟通计划 项目管理 沟通管理 42 相关利益人分析 项目管理 沟通管理 43 沟通管理计划如何收集不同类型的信息信息流转渠道信息发布方式信息格式与内容信息的时间频度要求沟通管理计划更新的方式 项目管理 沟通管理 44 三 信息发布 项目管理 沟通管理 45 信息发布