Excel 使用技巧 实用 集锦.doc

Excel 使用技巧 实用 集锦1、快速输入大量含小数点的数字 输入大量带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，例如0.05这个数字，我们会原样输入到表格中，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让小数点自动定位，从而快速提高输入速度。 用鼠标依次单击工具/选项/编辑标签，在弹出的对话框中选中自动设置小数点复选框，然后在位数微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。 例如，要在某单元格中键入0.06，可以在上面的设置中，让位数选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为0.06。怎么样，简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容 如果您需要将纯文本数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。其实只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。依次用鼠标单击菜单数据/获取外部数据/导入文本文件，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下导入钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 3、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个输入。 具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换： 首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开有效性对话框，选中输入法模式标签，在模式框中选择打开，单击确定按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在有效数据对话框中，单击输入法模式选项卡，在模式框中选择关闭（英文模式）；最后单击确定按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般是将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？可以使用下面的操作方法来进行删除： 在打开的工作表中单击菜单栏中的插入菜单项，并从下拉菜单中选择列，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。 6、快速对不同单元格中字号进行调整 在编辑文件时常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。 其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的格式/单元格/对齐标签，在文本控制下选中缩小字体填充复选框，并单击确定按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。7、快速输入多个重复数据 我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，工作量无疑是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的宏功能，来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会重复所记录的操作。 打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的工具菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择宏子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择录制新宏命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8、快速处理多个工作表 无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，那么能够同时处理多个工作表么？您可采用以下方法：首先按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理了。 在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在文件菜单中选择页面设置.，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过编辑菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过格式菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在工具菜单中选择选项.，在弹出的菜单中选择视窗和编辑按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。 二、Excel 2000中的快速操作打开或关闭多个文件 快速打开多个文件的方法是：按住Ctrl键或Shift键，选中多个Excel文件，右键单击弹出菜单，单击打开命令，即可同时打开选中的多个文件。 快速关闭多个文件的方法是：在Excel 2000中，按住Shift键，打开文件菜单，单击关闭所有文件命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。 对多个工作表快速编辑 按住Ctrl键或Shift键，选中多个工作表，这样在选中的工作表中可进行相同的操作。一般情况下，进行的操作主要有如下几种： 1、页面设置。可快速对选中工作表设置相同的页面。 2、输入相同的数据。可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3、快速操作。在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。 4、输入公式。快速输入相同的公式，进行公式计算。 简单序列的快速填充 请看下面的的数据，班级：99.1、99.2、99.3.99.10、99.11；数字序列：1.2、1.3、1.4.2.0、2.1等，你知道如何快速输入它们吗？你一定会说，这还不简单，点击编辑/填充/序列命令，很快就输入完成，但你知道还有更快的办法吗？请听我说。打开格式/单元格中的数字选项，选中文本，再在输入区的第一个单元格中输入99.1，然后选中99.1所在的单元格，鼠标移至选中区域的右下角，出现黑+符号时按下左键向下(或向右)拖动，即可快速输入。对于像1.2、1.3、1.4.2.0、2.1这样的数字序列也可以这样快速输入，等等，1.9之后出现的是1.10而不是2.0？自己将1.10改为2.0不就行了吗，修改完后选中2.0所在的单元格，然后按照上面的操作向下(或向右)拖动鼠标即可大功告成。 快速输入分数 通常在单元格中输入分数6/7会显示为6月7日，要想快速输入，在输入分数6/7时在它前面添加一个0和一个空格即可，但是用此法输入的分母不超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。 快速输入文本格式的数字 将00级1班写成00.1进行输入时，在Execl 2000会把它看做数字，显示为0.1，需要将单元格的输入格式转换为文本格式，但还有更快的好办法直接输入文本格式数字，输入时只需在前面加一个(单引号，在英文状态下输入)即可。 快速应用格式 要将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击或双击工具栏中的格式刷按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。说明：单击格式刷只能应用一次，而双击格式刷则可以多次使用，完成后再单击格式刷按钮退出操作。 自己定制工具栏 在Word 2000或WPS 2000中，使用工具栏上的增大字号、减小字号及合并单元格、拆分单元格等快捷按钮进行操作是非常方便的，可是在Excel 2000中就没有那么幸运了。但你也不用太遗憾，我们可以自己动手去定制工具栏。定制方法是：单击工具/自定义，打开自定义对话框，选择命令选项，在类别中单击格式后，在右侧的命令中找到增大字号命令，左键拖动到快捷工具栏上即可，用同样方法可将减小字号、合并单元格、撤销合并单元格等命令拖到快捷工具栏上，这样你以后在操作时就很方便了。 三、Excel 2000中的公式Excel 2000是办公室中常用的软件，我们用它制作表格的时候，经常需要进行增加一列、删除一列等操作，这时就需要调整表格中的公式。如果人工逐个去调整相关的公式，工作量很大而且容易出错。笔者在使用Excel 2000制作表格、填写公式的时候，摸索到以下技巧： 1.最好使用函数 使用公式最大的好处在于，日后修改表格结构的时候，公式会自动进行修改，而函数还可以完成一些复杂的操作。在上表中税金的公式就必须利用函数，由于税金要根据不同的情况进行不同的处理，这时就只能利用IF()函数进行判断了。有的人也许会觉得使用函数麻烦，其实不必担心，使用Excel中的函数向导功能可以帮助你完成函数的填写。先把光标定位在需要使用函数的单元格中，单击常用工具栏中的粘贴函数按钮；或使用菜单中的插入/函数选项，在目标单元格中就会出现一个=号表示这是一个公式，同时会出现粘贴函数对话框(如图1)，框中左边为函数的分类，右边为每一类函数中具体的函数。在右边选中一个函数，下边会出现该函数的功能解释，单击确定。 选定了一个函数并确定后，会出现如图2所示的引导界面，在这里函数向导会一步一步地指导我们填入函数所需要的各个参数，给出每个参数的含义以及需要的数据类型，并给出最终的计算结果。 2.相对公式与绝对公式 所谓相对公式和绝对公式是指在公式中如何引用一个单元格。 在相对公式中，引用单元格的时候，直接填写单元格的坐标即可。其特点是，当我们复制一个公式的时候，它的坐标会发生变化。例如：在A5中填入SUM(A1:A4)的意思是求A1到A4所有单元格中数值的总和，我们把它复制到B5的时候，公式就会变成SUM(B1:B4)。复制公式时变化的规律是，相对于当前单元格，向右移动几列，公式的列坐标就增加几，向下移动几行，行坐标就增加几；如果向左或向上移动，坐标就减掉移动的行数或列数。 使用相对公式的好处在于，当我们复制或移动公式的时候，公式中的坐标会自动发生变化而不需要我们再去修改它。但有时候，我们在几个公式中都需要引用同一个单元格，这时，采用相对公式就不合适了。我们可以采用绝对公式： 绝对公式是指公式中的行坐标或列坐标被固定的坐标。我们都知道，在Excel中引用一个单元格的方法是指明它的列坐标和行坐标。例如：A1表示A列第一行。如果我们在一个单元格的行坐标或列坐标前面加上一个$符号，则相应的行坐标或列坐标就被固定下来了。绝对公式的特点是，在复制公式或移动公式的时候，被固定住的行坐标或列坐标不会发生变化。例如在B7中的公式为：=$B$1*$B$2*B6，如果复制到C7中公式变化为：=$B$1*$B$2*C6。由于公式中的B6没有被固定，所以发生了变化，而B1和B2被固定了，因而没有发生变化。 需要注意的是，在使用绝对公式的时候，如果需要固定为某一个单元格，需要在行坐标和列坐标前面均加上$。如果只在行坐标或列坐标的前面加上$表明只固定行坐标或列坐标。 3.添加一列时公式的变化 当我们在表格中增加一列而新增加的列要添加到公式中参与计算的时候，需要调整公式，运用以下规律，可使得在增加列时不必调整公式。 (1)适当增加一些空白列，而且这些空白列放到公式中。 (2)增加新列时，不要添加到公式包括的范围之外，而应该放在公式包括的范围之间，不过这只在使用函数的时候起作用。 (3)尽量使用函数，而不要使用诸如A1+A3这种形式的公式。 例如：在工资表中，应发工资出的公式为：=SUM(C2:E2)-SUM(F2:I2)。其中SUM(C2:E2)计算的是所有应发项的和；SUM(F2:I2)计算的是所有扣除项的和。每年都需要发放煤火费，这样就需要增加一列。在增加新列的时候，注意一下加入的位置：如果我们加在E2和F2之间的话就必须要调整应发工资处的公式，以便把煤火费一项加入公式；但如果我们在C2到E2之间添加一列的话，则新增加的列会自动添加到公式中。这时应发工资处的公式自动调整为：=SUM(C2:F2)-SUM(G2:K2)。 (4)公式的保护 当做好一个表格，填写好各种公式后，一定不希望公式被误操作而破坏。要保护一个单元格的内容(包括公式)需要做到：这些单元格处于锁定状态，方法是：选中单元格，使菜单格式/单元格/保护中的锁定处于选中状态；发出保护工作表命令，方法是：点击工具/保护/保护工作表。注意：在默认状态下，所有的单元格都处于锁定状态。如果直接点击保护工作表命令，则所有的单元格都无法输入数据。所以应该先把所有的单元格解除锁定，再把需要保护的单元格进行锁定。 四、Excel 2000提高效率妙招二则用Excel 2000处理大量数据非常方便，但输入大量数据可不是件好玩的事情。下面就介绍两种方法，希望会对大家有所帮助和启发。 方法一：下拉菜单实现输入有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。我们希望Excel 2000单元格能够像下拉框一样，让输入者在下拉菜单中选择就可以实现输入。 操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击数据有效性，打开数据有效性对话框；选择设置选项卡，在允许下拉菜单中选择序列；在数据来源中输入优秀，良好，合格，不合格(注意要用英文输入状态下的逗号分隔！)；选上忽略空值和提供下拉菜单两个复选框。点击输入信息选项卡，选上选定单元格显示输入信息，在输入信息中输入请在这里选择。 方法二：自动实现输入法中英文转换 有时，我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文。我们希望Excel 2000能自动实现输入法在中英文间转换。 操作步骤：假设我们在A列输入学生的中文名，B列输入学生的英文名。先选定B列，点击进入数据有效性，打开数据有效性对话框；选择输入法对话框，在模式下拉菜单中选择关闭(英文模式)；然后再确定，看看怎么样。 这两个例子中我们都用了数据有效性，平时可能大家都不太注意它，但它其实很有用。Office作为一个庞大而优秀的软件，可以用来创造性地做很多事，关键是你要常提出问题想怎么样？怎么通过这个工具实现它？ 五、让Office办公带上你的特色1、在Excel中定制自己的工具条 通过此方法，可以把Excel的工具栏缩水。打开Excel，点击菜单视图工具栏自定义，打开工具栏的自定义窗口。在工具栏属性选项中点击新建，输入你喜欢的名称，点击确定。这时你会看见一个以你定义的名称命名的工具栏，而且上面什么也没有。接着，把常用工具栏上的保存按钮(就是那个小磁盘)拖到你刚才新建的工具栏(注意：拖动的时候要按住Ctrl键，否则常用工具栏上的保存按钮会消失)。这时，你可以在刚才拖过来的保存按钮上单击鼠标右键，弹出一个菜单，点击编辑按钮图标，就可以在上面画上自己喜欢的按钮图标。你还可以进入更改按钮图标，选择自己喜欢的按钮图标。图标改变完之后，你还可以点击重命名来把此按钮改名。然后，依次把你常用的按钮按住Ctrl拖到自己的工具栏，最后把其他工具栏隐藏。此时，一个完全按照你自己意愿的工具栏制作完成了。是不是很酷呢？ 2、让保存的Word文档自动设置好作者、公司等项目 打开Word，新建一个空白文档，点击菜单文件另存为，弹出保存对话框，在保存文件名上输入Normal，在保存类型上选择文档模板，保存在任意一个地方。然后关闭Word。下一步就是用资源管理器打开Office存放模板的路径(比如我的Office存放模板的路径是C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates)，把Normal.dot改名为aa.dot(此文件只是以后恢复所用，因此更改的文件名可自定)，然后把刚才保存的Word文档模板Normal.dot移动到此文件夹，并且在这个文档模板上单击鼠标右键，选择属性，在摘要选项卡上依次把标题、主题、作者、上司、公司、类别、关键字、说明等填写上去。以后，你保存的Word文档就自动填写上这些项目，可以为你工作时减去一点负担。 六、详解Excel中的自动填充我们使用Excel处理表格时，经常要输入大量重复的、有规律的数据，使用其自动填充功能会大大减少我们的工作量，提高工作效率。下面就让我们一起来看看使用这一功能的一些技巧。 首先我们要做如下设置。 1、在工具菜单上，单击选项命令，再单击编辑选项卡。 2、确保单元格拖放功能复选框被选中，如果没有选中单元格拖放功能复选框，那么以后的操作将无法进行下去。 准备工作完成了，开始吧！ （一）在同一行或列中复制数据 以表中第一列的学校名为例： 1、在A2单元格中输入北京第五中学。 2、将鼠标指针指向A2单元格的填充柄(位于选定区域角上的小黑块，如图2。鼠标指向它时，鼠标的形状变为黑十字)，向下拖动鼠标到A12，同时在黑十字旁边应有北京第五中学字样，松开鼠标后北京第五中学会自动填充到A2A12的每一个单元格。你可以试一试在同一行中复制数据。 （二）填充数字、日期或其他序列 1、现在录入学生的学号，也存在2000年问题。去年入学的学生的学号是以0开头的，如000325001，如果不对单元格进行设置，它会自动将前面的3个0删除。选定B2单元格，然后在格式菜单上单击单元格命令，再单击数字 选项卡，对选定的空单元格应用文本格式，这时再输入000325001。 2、和上面第2条的做法一样，在B2B12单元格中会自动填充000325001000325011的学号。如果你想在B2B12中都填充000325001，在拖动时按住Ctrl键。 3、在填充日期时对单元格不需任何设置，操作步骤和上面的一样，你可以在某列第一行单元格中输入1月试试。 4、如果要让序列号按给定的步长增长，请再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。 例如：在B2中输入000325001，在B3中输入000325003，同时选中B2、B3单元格，向下拖动填充柄，学号将以奇数序列递增。 （三）创建自定义填充序列或排序次序 通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义序列或排序次序。 1、如果已经输入了填充序列的数据清单，请选定工作表中相应的数据区域。 2、在工具菜单上，单击选项命令，再单击自定义序列选项卡。 3、然后单击导入按钮，即可使用选定的数据清单。 如果要键入新的序列列表，请选择自定义序列列表框中的新序列选项，然后在输入序列编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。键入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，请单击添加按钮 七、在Excel中实现中文大写数字开发表格模板时，为做一个能在Excel中构造数字的汉字写法（中文大写）的一段VB函数花了不少时间。事后仔细想来，其实实现数字读法的方法实际上至少有三种，即VB编程法、自动更正法及工作表函数的替换法。用VB编程实际上是最复杂的一种方法（但也是一劳永逸的方法），在很多时候完全可以用较简单的方法实现。以下分别介绍这几种方法。 1、自动更正法 使用自动更正功能，可以简化用户对大写汉字的输入操作，例如可以将1/定义更正为壹，那么当要输入壹时，就可通过键入1/来实现。另外，这种定义以后不仅在Excel中有效，在Word中也同样有效，因为自动更正程序是Office组件所公用的。 用自动更正是最简单易行的，用户可自由、方便地输入要写的大写读法。然而它的局限性也很明显，即它虽然给使用者提供了输入大写数字的方便手段，但终究还是需要人工输入，不能自动、实时地依当前的实际数字结果进行更新。 2、工作表函数替换法 要做到数值的自动更新，一般都会想到用VB构造函数法，但其实我们可采用一个简单的方法，即工作表函数的替换法。顾名思义，所谓工作表函数的替换法，就是将原来的结果换去一部分。那么换什么，又怎样换? 我们知道，在Excel中，提供了多种数字的显示格式。其中文版实际上也包括数字的大写读法显示格式，但遗憾的是这个功能对一般用户来说基本上不能用，因为Microsoft在实现这个数字显示格式时犯了一个小小的错误，例如33.56这个数，它显示出来的是叁拾叁.伍陆。很显然，没有将小数点作有效处理。 虽然这个显示格式是错的，但其劳动成果还是能为我们所用-只要能设法将其小数点作有效处理。做到这一点也并不难，可以先将数字以其内置的中文大写显示格式转变为文本格式，即使用TEXE( )函数将其结果转化为字符串，然后将小数点.用汉字点换掉(使用SUBSTITUTE( )函数)。 例如，若要将B1单元格内容重写为大写，则可以在单元格中输入如下公式: =SUBSTITUTE(TEXT(B1，G/通用格式)，.，点) 使用这样一个小小的公式应当说并不复杂，不过，这样做仍不能满足某些情况下的要求，因为使用大写表示数额一般只应用于财会方面，其他很少这么用。在上例中，对数字33.56，往往要求结果写为叁拾叁元伍角陆分。那么，如何将33.00写为叁拾叁元整呢 实现这一功能的逻辑也不太复杂。我们可以看到，Excel显示格式的小数点前的数字读法是没有错的，可将其取出来作为一个字符串；小数点后面的数字则麻烦些，必取出来，再以低位是否都为0来判断是要写整还是零。还要将元、角、分等字串适当地插入，最后把几个字串连接起来就行了。我们仍将B1单元格内容作格式转化，则具体实现如下: =TEXT(INT(B1)，G/通用格式)元IF(INT(B110)INT(B1) 10)=0， ，TEXT(INT(B110) INT (B1) 10 ，G/通用格式) 角)IF(INT(B1100)INT(B110) 10)=0，整，TEXT (INT (B1100) INT ( B110) 10，G/通用格式)分) 写这么一长串的公式看来似乎有些吓人，但是，如果在常要修改数据的表中或在模板里以这个方法实现大写汉字显示的话，则以后不但省事而且不易出错。 3、VB编程法的思路 可以用VB写一个函数，以后可像Excel的内部函数一样直接被调用，不过这需要熟悉VB编程。在编程过程中可用一般的方法调用VB函数，也可以借用我们前面所列代换法中的函数。但前面的公式中用的大多是Excel的工作表函数，在VB中不能直接使用，若非要用，也只能通过层次关系调用它（即用Application WorksheetFunction方式调用）。 但笔者认为最好自己用VB函数写，因为这样的话，较通用且可移植性好。若只用VB函数，具体方法与代换法也有类似之处，但小数点前的处理要复杂得多，相应的代码也太长。 八、改变Excel自动求和值默认位置Excel提供了自动相加功能，它可以自动将一行（或一列）的数据相加取和，计算出的值会放在这个区域下边（或右边）最接近用户选取的空单元格处。但有时我们需要把取和值放在一行（或一列）数据的上方或左边。具体方法是：单击需要求和的一行（或一列）数据的上方（或左边）的空单元格；接着按组合键Shift+Ctrl，然后单击工具栏中自动求和按钮；最后选中需要求和的一组数据（按住鼠标左键拖动），按下回车键即可。九、Excel中显示比例轻松缩放我们平时在使用Excel 编辑较大的工作表时，常常需要不停地拖动滚动条来查看更多的数据，有些麻烦。下面我们介绍两个小技巧，大家可以方便地拨动鼠标滚轮来进行Excel 文档显示比例的放缩，十分方便。方法一：按住Ctrl键再拨动鼠标滚轮使文档在10%至400%之间进行缩放，这样就能够在一屏中看到更多的信息。方法二：先选择工具/选项，在常规标签中选中用智能鼠标缩放（Z），确定后退出，这时我们就可以在文档中直接拨动鼠标滚轮使表格缩放，是不是非常方便？ 十、巧用Excel XP的批处理功能巧用批处理功能可大大简化操作过程，特别是对一些需要多次重复进行的工作。下面就给大家介绍一些Excel XP中的批处理功能。（一）工作簿的批处理1.同时打开多个工作簿在文件菜单中选择打开.，按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或彼此不相邻的多个工作簿，然后单击确定按钮，可以一次打开多个工作簿。2.关闭所有打开的工作簿而不退出Excel XP按住Shift键并在文件菜单中选择关闭所有文件，若无修改则工作簿被立即关闭，若有未保存的修改，系统会询问是否要保存修改。（二）工作表的批处理按住Shift键或Ctrl键并配合鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对它实行多方面的批处理，常用的有以下几个方面。1.在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。2.在文件菜单中选择页面设置.，将选中的多个工作表设置为相同的页面模式。3.通过编辑菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。4.通过格式菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。5.在工具菜单中选择选项.，在弹出的菜单中选择视窗和编辑按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。6.选中工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成自己所需要的表格，则其他工作表在相同位置也同时生成了格式完全相同的表格。（三）单元格的批处理1.批量调整列宽对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入和删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号边缘，当鼠标变成左右带箭头的十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸，此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。对于不相邻的多列，先按下Ctrl键并配合鼠标左键单击和按下左键并拖动的操作，选中需调整的列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成左右带箭头的十字形时，按下左键并拖动，则将选中的所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。 以上例举的都是列的操作，行的操作与上述操作基本相同，大家不妨试试!2.批量设定格式通过按下Ctrl键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击左键弹出快捷菜单，选择其中的设置单元格格式.一项进行批量设定单元格格式，或者利用格式菜单下的单元格.选项进行格式设定。3.批量输入众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制操作来实现。如要在不相邻单元格中输入相同的内容，除通过复制粘贴操作来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：先按下Ctrl键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单元格式，然后键入内容，按下Ctrl键之后按Enter键，即可完成操作。4.批量求和在Excel XP中，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采用如下方法：假定求和的连续区域为m n 的矩阵形，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者都选中，单击常用工具条上的图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中非数值型单元格，求和公式不会产生错误。以上仅对Excel XP软件中常用的批处理功能做了一些总结，希望大家在使用中多注意，以便提高我们的工作效率，节约宝贵的时间 十一、Excel工作表中行列的隐显我们编辑完成一张Excel工作表后，如果C列不想打印出来，但又不能从工作表中删除，那么可以巧妙地将该列隐藏起来。隐藏方法是：向左拖动C列标的右边界，当越过B列的右边界时，松开鼠标左键，则C列就被隐藏起来了，而且隐藏起来的列不会被打印。显示方法：如果要重新显示C列，可将鼠标指向B列标的右边界，当指针变为中间一条黑粗竖线和左右向的双箭头时，稍微向右移动鼠标，并注意观察鼠标指针的变化：当指针中间的黑粗竖线变为两条细线时，向右拖动鼠标，则C列就再次显示在屏幕上了。以上操作对Excel工作表的行同样适用。 十二、Excel自动创建备份文件用Excel 2000/2002编辑重要数据文件时，如果害怕不小心把数据修改错了，可以让Execl在保存文件时自动创建一份备份文件，方法如下。在Excel 2002中点击文件菜单，选择保存命令，在打开的保存对话框中，按下右上角的工具，点选常规选项，出现保存选项对话框后，勾选生成备份文件选项，按下确定。现在保存一下文档，Excel就会自动给这个文件创建一份备份文件，备份文件的文件名为原