人事档案管理制度.doc

致得协同文档管理系统xxxxxx商场有限责任公司人事档案管理制度第一章 总 则第一条 在职员工的档案均为三重管理：手工档案、电脑档案、员工管理卡片，三者之间是一一对应的关系，其中，以手工档案的资料最为齐备。 第二章 员工档案的管理方法第二条 手工档案包括应聘人员登记表的原件和身份证、毕业证的复印件各一份，营业员的健康证复印件一份，技术工人的技术等级证、操作证复印件各一份，一寸彩色照片一张。此外，有关员工本人的转正审批表、营业员转正申请表、政审表、处分或表彰的文件复印件等均归入手工档案，在专门的档案柜中按部门、楼层、工号的顺序及国家颁布的档案管理规定分类保存。第三条 电脑档案根据系统的功能，一切可能录入的手工档案资料均录入电脑。第四条 员工管理卡片以部门和专柜为单位，主要记录员工的费用缴纳情况、证件交纳情况、入职和离职的时间。第三章 离职及后备人员档案的管理第五条 离职员工档案的管理方法：离职员工档案分为正常离职档案和非正常离职档案两种。1、正常离职员工的档案，区分不同的部门，按工号排列分别存档，一个部门一个档案袋。2、非正常离职的员工档案另外保管，也按部门、工号的顺序排列分别存档，一个部门一个档案袋。第六条 后备人员档案的管理方法：1、公司管理岗位后备员工档案按部门、岗位不同分别存放，一个岗位一个档案袋。2、营业员的后备档案数目较大，可根据营业员的就职意向按照部门分别存放，一个部门一个档案袋。第四章 档案的核对及清除第七条 档案的核对档案管理员每天要填写人员变动日报表，向人事主管上报当天营业员及公司内部员工人员变化情况；档案管理员每周要进行一次营业员员工档案核对和工牌检查工作。发现档案与本人实际情况不符或工牌与本人不符，需立即责令改正。发现本人实际已经离职但未办理离职手续的，视为非正常离职，将其档案提出，归入离职员工档案。第八条 档案的清除确认是要被清除的员工档案，档案管理员需将档案从档案袋中抽出、订起，最后一次离职的离职审批表或应聘登记表附在最上面，按照部门、工号的顺序排列，一个部门一个档案袋，同时在档案被抽出的当天，将该员工的电脑档案删除。第五章 保 密第九条 手工档案的保密：对公司员工的手工档案，采取保密制度，非公司主管领导不得随意翻查、调阅，存放这部分档案的档案柜必须随时上锁。第十条 电脑档案的保密：公司员工的电脑档案必须设置密码，使用密码仅限人事主管、档案管理员。第六章 员工人事档案的借阅第十一条 员工档案的借阅权限：1、公司领导和各主管领导：根据工作需要，可全部调阅全体公司员工和营业员的手工档案。2、部门经理和楼层主管：根据工作需要，可全部调阅全体营业员和三级职员的手工档案。3、其他人无权借阅公司员工的档案。第十二条 员工档案的借阅程序：借阅员工档案必须向综合管理部提出申请，填写员工档案借阅登记表，写明借阅用途、借阅时间、归还时间、经手人等并保密。（后附员工档案借阅登记表）。第十三条 借阅员工档案的保管：员工的档案只能借阅，不能拿到商场以外、复印、篡改或用做他途，在借阅的过程中不得将档案折叠、弄脏、弄皱。第七章 附 则第十四条 以上规定自发布之日起执行。本规定另附员工档案借阅登记表： xxxxx商场有限责任公司 xxxx年xx月x