上海扬子国际旅行社 签证操作守则.doc

操作守则一、 我们面对的客户：目前我们合作的对象主要有两类：1、旅行社同行；2、直客（以前有做过的直客和新的直客）（1）其中在做旅行社同行时，我们一般都是通过旅行社的签证操作来与客人取得联系，也就是说任何事情我们都是先和同行交代，再由同行和客人联系，除非是同行和我们说让我们直接联系客人，如果是这样的话，我们也要和客人说我们是这家旅行社的签证部，包括到时候陪同客人面试时，也是以我们是该旅行社签证部来与客人交流。（2）直客：所谓直客就是直接与我们联系的客人，这些客人我们就可以直接以我们公司的名义和他们联系。二、办理流程：客人咨询 确定是否可以办理，并提供基本材料清单 我们收到客人提供的基本材料和基本信息，同时开始签证预约（如果需要） 审核材料，并按照客人不同的情况需要客人补充材料 收到材料，并开始做材料递交材料给领事馆，或者带客人去领事馆面试 领取签证结果三、 操作流程：1、 在收到客人的材料后先要核对材料，主要是做以下工作：（1） 客人提供的材料和“操作系统”上面的材料是否一致，有没有缺少（2） 客人提供的材料是不是符合领事馆的要求（3） 每个客人的情况都不一样，在核对了材料以后，给客人一些比较专业性的建议，包括做现在这个签证类别是否合适。需不需要补充一些其他材料，弥补一下客人条件不够的地方等等。2、 以上三项工作中，其中第一项主要是看“操作系统”，如果对一些没有办过的国家，或者把握不是很大的国家，一般以客人的秘书身份直接打电话给领事馆咨询，主要问领事馆以下问题：“我是XX公司的，我们一名同事最近需要去X国出差（或者旅游），想办理商务签证（或者旅游签证），请问是否可以办理”（1） 具体需要什么材料清单（如果领事馆的人说有网站，就问请网站域名以后直接上网查，如果再有问题，再打电话给领事馆）（2） 签证是否需要预约，是否需要本人来面试，如果我代他来缴材料是否可以，是否每天都可以办理签证（有些国家1个礼拜只有2-3天可以办理，而且大多数国家一般都是早上办理签证，下午拿签证）（3） 签证的费用大概是多少，是否需要买保险，申请表格是否网上有下载还是必须到领事馆来领取，一般整个签证的办理时间大概是多久，材料是否需要翻译，拿签证的话是否可以派人来代领3、第三项需要专业经验，其中比如说很多客人办理旅游签证中有很大部分是去做其他事情的，如去看亲戚，或看朋友，在通过与客人的交谈中，如果知道了这些客人真实的目的，就需要客人最好能够提供相关的资料，因为相对各类签证，旅游签证的概率是最低的。再比如在一些商务签证中，如果对客人来说这个签证很重要，那在一般的常规材料中，我们还会让客人提供一些国外公司和国内公司双方之间的贸易往来合同，协议书，报关单，或者中方的宣传材料等。总之，这个只有在做了比较多的单子后，才能会有一些直观的专业知识。4、 第二项就是“客人提供的材料是不是符合领事馆的要求”1）护照：一般来说，我们需要客人提供的是护照原件，如果客人实在不肯提供原件的话，那需要把护照的首页、护照中间有盖章或者写字部分、签证页、护照最后一页的复印件。在拿到原件或者以上部分复印件时，我们需要看以下部分：A 护照首页（护照中有照片那一页）：a先看一下客人是否有预约过，如果有预约过的，让同事把预约单打印出来，或者把之前客人的预约信息找出来，以核对一下两者之间的信息是否一致。b 从护照上面看一下客人到底是什么地方的，如果是台湾人或者外籍人士，那台湾人还需要台胞证，外籍人还需要国内的半年以上的居住证和劳动就业证c 再看护照的颁发地：如果申请人的护照不是上海、江苏、安徽和浙江地区颁发的，同样也需要申请人提供在以上地区的半年以上的居住证（居住证在申请人所居住的街道办理），如果不能提供的话，那就要去北京或者广州等地办理d 看护照的有效期：一般需要在有效期截止的半年之前办理，比如护照有效期是截止到2009年6月1日，那必须最晚在2008年12月31日之前办理，如果有效期已经到了，那再看一下护照中有没有盖的“本护照截止期延长到XXXX”的章，如果也没有的话，那就需要客人去把护照去当地的公安机关换掉B护照中的签证页：搞清客人曾经去过的每个国家，包括入境章和出境章中什么时候去的，什么时候回来的，再看一下护照中是否有留下来贴签证的空白页。一般来说至少其中要有正反面的一页和平摊开来的左右两页，如果页数不够的话，那也要让客人马上去换发护照了。C 护照的最后一页：看一下是否有拒签章，当然有些拒签章不一定会盖在护照上面，那就需要去问一下客人之前是否有被领事馆拒签过吗，如果有的话，要客人说明为什么会拒签的，当时提供的是什么材料，以及什么时候拒签的。D 在护照上面所有的信息都确认过以后，就需要把护照的首页、护照中间有盖章或者写字部分、签证页、护照最后一页都复印下来（如果客人没有给复印件的话），作为办理签证的材料中的一部分。2）4张两寸白底彩色照片：一般来说，照片有以下要求：A 2寸白底彩色照片：所谓2寸大概是35X45毫米，照片的背景是白色的，整个照片是彩色的，就像护照上面的照片一样的。B 有些国家对照片会有一些特殊要求：英国的和日本的虽然也是2寸白底彩色照片，但是不能和护照上面的照片完全一致。美国的尺寸是50X50毫米的正方形的白底彩色照片。C 照片上面不能露齿，穿无领的汗衫，或者是侧面的照片3） 名片：名片上所有的信息要和客人提供的其他材料的信息要一致，包括姓名、公司名字，职务、地址等4） 邀请函原件：所有的商务签证都需要提供邀请函，邀请函需要具有以下内容：信中必须写明受邀请公司的名字，邀请的目的及旅行时间，被邀请人的姓名和护照号码，逗留的期限。邀请信必须为原件，需用英文书写，由公司的负责人签名（需用电脑打印出其全名，再由其本人签名）。同时，邀请函必须打印在外方公司的信头纸上，信头纸上必须有公司的地址，电话和传真。当然也有一些国家的邀请函是有一些固定格式的，比如意大利邀请函。捷克的邀请函需要邀请公司直接去当地的外国人入境事务所去填写并盖章，德国、意大利和法国的探亲邀请函也必须到当地邀请人的警察局去申请。6）公司营业执照复印件加盖公章：公司的营业执照可以是副本也可以是正本，但是要有最新的年检章，另外复印件上还要有公司盖的红章。7） 身份证复印件：身份证复印件要清晰，最好是正反面复印，并且复印件是要在有效期之内。但是一般来说，如果签证最后是要让我们来领取的话，记得要问客人拿身份证原件，因为一般替客人拿签证是需要带上他的身份证原件的8） 户口簿：户口簿中只要有名字，有记录的都要复印。另外，拿到原件的时候，里面的纸不能抽出来的。如果申请人没有户口簿的话，那就需要去当地的居住地的派出所开户籍证明9） 房产证复印件：房产证上面需要有申请人的名字，如果是其配偶的名字的话，那就需要结婚证书。在韩国旅游来说，房产证上面的面积是有要求的，上海地区的是70平方米以上，外地的需要110平方米以上。10） 存款时间在半年期以上的5万人民币以上的存折复印件，5万人民币的存款证明：存款时间在半年期以上的5万人民币以上的存折是指申请人目前存折上面的余额有5万人民币以上，并且是在半年以前存的，或者半年以前虽然没有一次性存入5万人民币，但是有往来存取款记录，到现在余额有5万人民币了。如果客人没有存折的本子只有硬卡的话，那就凭这张硬卡去银行柜台拉交易明细，并盖上银行的章。5万人民币的存款证明指的是凭这张存折或者硬卡去开户行开设银行存款证明，开这张证明的同时银行会帮你把这笔钱冻结起来，时间为1-3个月之间，凭存款证明原件可去银行解冻，或者到期自动解冻，银行存款证明开设时银行会收取手续费20元左右。存款证明是中英文的。11） 股票余额：很多客人可能没有这一大笔钱放在银行里，可能会放在股市或者基金里面，那就需要申请人去证券交易所或者银行开立股票或者基金余额。12） 信用卡：意大利或者捷克需要申请人提供信用卡复印件，该信用卡都是需要双币的，即人民币和外币自由兑换的13） 保险:：欧洲申根国家大多数需要申请人办理签证时提供30万人民币的意外医疗保险，并提供保险单，如果客人没有买或者不知道如何买的话，我们可以帮客人代买，需要客人告诉我们什么时候去，什么时候回来。我们帮客人买的是美亚保险，一般来说2个礼拜的保险费用为355人民币。如果拒签，该保险费全退。如果是同行的话，要问一下这个保险是我们代买还是同行自己代买掉，如果是我们代买的话，该保险费是客人面试时候给我们，还是我们和同行到时候一起结算。如果是直客的话，也要问一下这个保险是我们代买还是客人自己买，因为我们不是保险公司的，所以我们不能保证客人自己买的保险是否可以通过领事馆的审核，但是我们能够保证我们买的保险可以通过领事馆的要求。5、 在审核完以上材料以后，就要让客人开始补充材料，或者提供准确的材料。这时有些客人会不想补充，一般会出现以下情况：（1）“有些材料我提供起来会觉得比较麻烦，是否可以不提供”：这时我们就要看有些材料是否必须要提供的，如果是这样的话，我们就要和客人说，这些是领事馆必须要的，如果你提供不出来的话，签证官是连材料也不会收的。如果有些材料不是必须要提供的，我们就可以和客人说，那我们先这样递上去，如果签证官一定要补充的话，那我们再补充。（2）“我找你们办理签证就是希望材料简单一些的，如果这么复杂的话，那我还要找你们干什么”：其实我们不一定能够帮你材料提供的简单，我们只是做两方面的服务：第一就是用我们专业的签证方面的经验来怎么提高签证率，因为只有拿到签证才是最重要的。第二就是我们为客人提供一些便利性的服务（3）“那我提供了这些材料的话，是否就百分之百的拿到签证了呢”这个不一定的，我们只是以我们专业方面的知识和经验来帮你提高签证概率，因为签证官除了短时间的面试以外，就是看申请人提供的材料，我们知道签证官会注重哪些方面的材料。但是毕竟我们不是签证官本人，事实上也没有任何一家公司或者个人敢保证百分之百的签证率6、 在客人补充材料的同时，我们会开始帮客人做一些材料：1） 先问客人一些问题（问的问题可以和让客人补充的材料一起给客人）：a) 这个主要是为了接下来填写申请表格：先看一下申请表格，看一下表格中有哪些问题，客人提供的材料当中我们是找不到答案的，需要问客人的，这时就一一列出来。b) 为了接下来做派遣函或者准假信用，还需要问一下：申请人什么时候开始在该公司任职（需要看一下营业执照上的公司成立日期，该任职日期不可能比公司成立日期还要早），目前月薪是多少，准备什么时候去什么时候回来，单位主管姓名（一般写法人代表的名字，如果申请人本人就是法人代表的话，那就问一下公司的总经理，办公室主任或者人事部主管的名字），c) 为了做保险单，还需要问一下客人到底具体在国外的逗留日期是什么时候d) 如果是直客的话，问一下费用如何支付，具体请见7在客人的以上问题都给了我们答案后，我们可以进行下一步：2） 填写申请表格：表格大多是可以从领事馆的网站上面直接下载打印出来，或者直接去领事馆中。但是美国的申请表格和德国的申请表格需要是在线填写好以后再打印下来。申请表上的签名如果是客人需要面试的话，就让客人面试的时候签名。如果是不用面试的话，就我们模仿客人的笔迹帮他代签。3） 翻译：有些签证的材料是需要翻译的，这时就按照我们电脑里面翻译的模板帮客人翻译。4） 公司派遣函或者准假信：我们会看到客人的材料里面会有他们公司的两张空白信头纸加盖公章，这个主要是为了帮客人写派遣函或者准假信用的（可以按照我们公司的现有格式填写），如果客人不能提供盖过章的空白信头纸，一般我们在收到材料后，按照客人的实际情况写，以上信息写好中英文（各一张）后，打印在申请人提供的加盖公章的空白信头纸上，或者直接把文档通过电子文档发给申请人（如果申请人不能提供盖过章的空白信头纸）5） 机票订单：我们来帮客人预定机票订单，一般可以打电话给机票公司，以客人的身份让他们帮我们出机票订单，并把该机票的价格信息报给客人或者同行，如果客人需要，那就在签证出来后付款出机票，如果客人的机票是自己买，该机票订单就只是作为一个签证的材料一起交上去。6） 酒店订单：原则上酒店订单让客人自己提供，如果客人实在提供不出来的话，那我们再帮客人预定，同样也把最后的酒店价格报给客人，如果客人需要，那就在签证出来后付款订下酒店，如果客人是住在朋友家，该酒店订单就只是作为一个签证的材料一起交上去。7） 制定旅游行程：有时候旅游签证时，客人常常还没有自己一个准确的行程单，这时候我们会帮客人制定一个该国旅游行程的行程单，具体的行程单也可以看一下我们公司的资料库。8） 做保险单：如果客人需要，我们按照客人具体在国外逗留的天数帮客人制定保险单7、 费用：一般同行的费用等签证结束以后会有专门的同事和他们结款。但是如果是直客的话，一般来说在签证面试之前就要和讲好什么时候付款，如果是我们递交材料的话，就在我们递交领事馆之前把费用付给我们。如果是需要面试的，那一般是交补充资料的时候付款给我们，最晚是在面试当天付款给我们。8、 在以上资料我们都做好，并且客人的补充资料也都到齐后，按照不同国家的签证制度，我们就可以进入到以下面对领事馆的操作中其中的一项：1） 帮客人开始递送材料，不过递送前和递送后都要和客人讲一下，让客人有个准备2） 按照预约好的时间，陪同客人去面试，不过之前需要事先和客人讲好到时候会是哪位同事过去陪同，该同事的联系方法，面试当天需要做以下事情a) 如果当天面试的客人是直客，并且客人的费用还没有支付的，面试当天需要拿到客人的费用和保险费（如果客人的保险是让我们代买的话），再把客人领事馆的签证费给客人，让客人自己付给签证官b) 同时需