工作分析_工作分析的程序与常用方法及问卷调查

1 回顾 1 工作分析的具体内容 2 工作分析内容的标准化 2 工作分析的主要内容 任职资格 条件 3 3 目录 4 狱卒的故事 5 有三个人 要被关进监狱三年 监狱长给他们三个人 一人一个要求 美国人 爱抽雪茄 要了三箱雪茄 法国人 最浪漫 要一个美丽的女子相伴 犹太人 他要一部与外界沟通的电话 6 三年过后 7 三年过后 接着出来的是法国人 只见他手里抱着一个小孩子 美丽女子手里牵着一个小孩子 肚子里还怀着第三个 8 三年过后 最后出来的是犹太人他紧紧握住监狱长的手说 这三年来我每天与外界联系 我的生意不但没有停顿 反而增长了300 为了表示感谢 我送你一辆劳斯莱斯 9 感想 10 积极的人 象太阳 照到哪里哪里亮 消极的人 象月亮 初一十五不一样 想法决定我们的生活 有什么样的想法 就有什么样的未来 11 第五章 工作分析的程序与方法 本章学习重点 1 掌握工作分析常用方法的特点 职位问卷分析法 工作写实法 测时法 工作抽样法 面谈法 关键事件分析法 2 掌握工作分析各种基本方法的应用技巧3 了解工作分析程序 12 第一节工作分析的程序 一 工作分析的基本程序1 确认职务种类和审查现有文件资料2 向经理和员工说明工作分析过程3 进行工作分析4 准备职务说明和职务要求细则5 保持和更新职务说明要求细则 13 第一节工作分析的程序 二 工作分析的操作步骤 准备 计划 分析 描述 运用 建立工作分析小组 明确工作分析的总目标 总任务 明确工作分析的目的 明确分析对象 建立良好的工作关系 选择信息来源 选择收集信息的方法和系统 1 工作名称 2 雇用人员数目 3 工作单位 4 职责 5 工作知识 6 智力要求 7 熟练及精确度 8 机械设备工具 9 经验 10 教育与训练 11 身体要求 12 工作环境 13 与其他工作的关系 14 工作时间与轮班 15 工作人员特性 16 选人方法 1 文字说明 2 工作列表及问卷 3 活动分析 4 决定因素法 1 对培训工作分析的运用人员 2 运行控制 14 第二节工作分析的常用方法 15 16 17 掌握 18 一 职位问卷分析法 最通用的方法 设计问卷是关键 分类 通信问卷 非通信问卷的集体问卷 检核表问卷 非检核表问卷 标准化问卷和非标准化问卷 封闭问卷与开放式问卷 19 职位分析问卷法 PAQ 1972年由普渡大学E J McCormick提出是一种适用性很强的工作分析方法包括194个项目 其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征 另外7个涉及薪酬问题6个部分 信息来源 心理过程 识别 产出 与其他人的关系 自然和社会环境 其他工作特征 6分制主观评分 20 通过结构化的问卷来收集信息 不必亲临现场观察 广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写 包括基本资料 工作时间要求 工作内容 工作责任 任职者所需知识技能 工作的劳动强度 工作环境等内容 21 工作分析问卷 1 姓名 工作名称 部门 编号 上级姓名 上级职位 1 任务综述 请用你自己的语言简要叙述你的主要工作任务 2 特定资格要求 请列举为完成由你的职位所承担的那些任务 需要具有哪些证书 文凭或许可证 22 工作分析问卷本调查问卷由任职人填写 填写后交上级主管签署意见 并送人事部门审核 工作分析问卷 23 须答题须知 u请您按照工作职位的实际要求答题 请不要以任何个人的因素来衡量u选择题类 请于选定项字母或 前打 1 本职位所需教育程度A初中 含 以下B高中职技C大专D本科E研究生以上2 本职位所需外语语种 外语程度要求A不须B书面通C书面及口语略通D精通3 本职位所需汉语表达能力A不限B普通话口头能力强C书面及口头强D极强的文字功底4 本职位所需户籍所在地A本地户口B不限5 本职位所需其专业的工作经验A6个月以下B6个月 2年C2年 5年D5年以上 工作分析问卷 24 6 本职位应用哪种设备 设备 工具 仪器需要的应用能力 A搬运B操作C操作及维修D软硬件设计7 本职位对设备 工具 仪器的责任A不易损失B有时损失需一般防范C容易损失需密切防范D难免损失需严加防范8 本职位对材料 在制品 成本的责任A不易损坏B有时损坏需一般防范C容易损坏需密切防范D难免损坏需严加防范9 本职位直接督导范围 人数 A0B1 4C5 10D11 20E21人以上10 职位间接督导范围 人数 A0B1 20C20 100D101 300E301人以上11 本职位管理工作中的责任及能达到的程度 一般员工可不答此题 A要负责分派工作 按规定检查工作成果 达成目标 B要能很快熟悉新接受的工作 排定计划 C要能解决工作中的矛盾 不同部门的活动 达成目标 D要能有效分配组织资源 做出最佳激励政策 确保员工与公司的最大利益 12 本工作所需的行政专业能力A例行性 重复性工作 B例行性工作 偶尔需要个案处理 C需要依经验改进新技巧解决复杂问题 D需要调查分析研究解决问题 工作分析问卷 25 13 本工作的责任A按上级指示工作 上级对结果负责 B根据计划进度 安排自己工作 根据内部原则工作 C安排计划 分析结果决策可能与上级协商 D有下属单位 需要制定公司目标和政策 14 本工作职能对公司的影响范围A例行性工作 如果出错容易发现 错误对公司基本无影响 B有限范围内协调工作 错误不易发现 错误对公司有些损害 C职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力 D负责一个部门以上功能 本部门最高主管不在时 负责本单位 15 本工作所需的人际关系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16 所需体力及感官能力A不限B体力强C敏捷而有力D身体素质强且五官感知力强17 所需资料处理能力A传递B记录整理及传递C依据常规做相关的技术性改进D需调研分析 评估与创新 工作分析问卷 26 18 所需领导力A无需B一般C较强D极强19 所需计划力A无需B一般C较强D极强20 所需创新力A无需B一般C较强D极强21 所需掌握事物能力A不需B经过长时间可掌握C很快能掌握D一接触就掌握22 列出您的主要工作责任至少8 10条 请按照主次顺序说明 用词要精确 不要摸棱两可 不要官话套话 及每项责任的重要程度 和所用时间 工作分析问卷 27 23 例说明您的工作中常发生的关键事件 发生频率 及每次的持续时间 关键事件发生频率持续时间 次24 明您的服务对象或客户是谁 工作中需要和哪些部门 哪些人合作 频率怎样 服务对象 客户需合作部门 人频率25 您的工作还需要哪些特长 需要什么证照 工作分析问卷 28 23 请描述您的工作地点及工作环境 工作地点 办公室 80 室内 60 室外 60 出差 常年出差工作环境 温度 40度以上 30 40度 20 30度 10 20度 10度以下光线 明亮 一般 较暗 漆黑卫生 清洁 基本清洁 一般 较脏 很脏危险 无 基本无危险 比较危险 非常危险空气 清新 普通 较差 极差其他 24 您的工作有哪些决策责任 说明您要做哪些决定 及决定会产生哪些影响 决策责任 决策影响 25 您还有其他需要表达的吗 感谢您认真阅读本问卷 祝您工作顺利 工作分析问卷 29 如何填写工作分析问卷 本工作问卷共28题 其中选择题22题 问答题6题 请按照工作职位的实际要求答题 勿以个人特点衡量 答题方法 选择题类 请于您认为最合适的选项前画 问答题类 请于指定位置写出您的答案 答题人员 本次工作分析对象中所列人员 工作分析项目小组选定的其他人员 30 逐步核对 在符合本职任务的项目上划 并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1 保护交通事故现场证据 2 在经常发生事故的地段注意防止新事故 3 使用闪光信号灯指挥交通 4 使用交通灯指挥交通 5 捕捉违章驾驶员并填写情况表 6 估计驾驶员的驾驶能力 7 对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识 8 跟踪可疑车辆 观察违章情况 9 签发交通传票 10 对违反交通规则的人发出警告 11 监视交通情况 搜寻违章车辆和人员 12 检查驾驶执照或通行证 13 护送老人 儿童 残疾人过马路 14 参加在职培训 15 参加射击训练 16 操作电话交换机 17 擦洗和检查装备 18 维修本部门的交通工具 民警任务调查问卷表 工作分析方法 31 问卷调查法 优点 1 收集工作信息速度快 用时少 2 调查面广 工作分析者可以在很大范围内调查工作者 3 适用面广 对简单的体力劳动工作 复杂的管理工作均可适用 而在远距离调查方面更显出其优越性 4 用问卷调查法所得的结果可以数量化 并由计算机处理 从而进行多方式 多用途的分析 32 问卷调查法 缺点 1 设计调查问卷的技术要求高 耗时多 费用高 2 问卷设计者和被试者对同一问题的理解会不一致 影响调查结果的真实性 3 不容易了解被试者的态度和动机等较深层次的信息 4 在获得被试者的积极配合方面也存在欠缺 33 当观察的对象与内容为某个片断时 常采用写实法 这是通过对工作内容和过程的如实记录 达到工作分析目的的一种方法 当大量的事实记录下来之后 按照它们所描述的内容进行归类 最后就可以清晰地了解实际的工作 有助于对工作及其任职者的全面了解 二 工作日写实法 34 工作日写实的步骤 三步骤 写实前准备 实际观察记录 整理分析 35 个人工作日写实工作组工作日写实多机床看管工作日写实自我工作日写实特殊工作日写实 工作日写实的种类 以作业者为对象 由观察者写实 是工作日写实的基本形式 以工作团队为对象 由观察者写实 两种 一种工作内容写实 多种工作内容写实 以多机床看管员工为对象 由观察者写实 为发挥员工效能提供依据 以员工自我为对象 由自己写实 为改进管理 有效利用时间提供依据 以个人和工作团队为对象 由观察者写实 研究特殊事件 36 当观察者与被观察者合二为一时 观察分析就成了工作者自我记录法 工作者按照标准格式 例如工作日志形式 及时详细地记录自己的工作内容和感受 然后在此基础上综合分析 实现工作分析的目的 使用范围 管理或其他随意性大 内容复杂的岗位工作分析 37 工作日志写实法 指工作者将一天中所从事的工作活动如实地记录下来 然后由分析者根据工作日志的内容来对工作进行分析的方法 优点 突出表现为所收集的信息一般较真实可靠 同时可以检验面谈法等所收集的资料信息的真实程度 它对于高水平与复杂工作的分析 显得比较经济和有效 缺点 主要是工作者也许不能真实记录工作活动 因此 必须由该工作者的上级主管对记录的内容进行必要的检查和矫正 38 工作日志法 要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志 participantdiary logs 即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动 每个雇员都要将自己所从事的每一项活动拨照时间顺序以日志的形式记录下来 它可以向你提供 个非常完整的工作图景 39 要求 1 工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务 工作程序 工作方法 工作职责 工作权限以及各项工作所花费的时间等 2 一般要连续记录10天以上 3 由本人记录最为经济和方便 4 因为记录者可能会带有主观色彩 因此 要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正 可以由工作者的职介上级来实施 40 工作日志填写说明 1 请您在每天工作开始前将工作日志放在手边 按工作活动发生的顺序及时填写 切勿在一天工作结束后一并填写 2 要严格按照表格要求进行填写 不要遗漏那些细小的工作活动 以保证信息的完整性 3 请你提供真实的信息 以免损害您的利益 4 请您注意保留 防止遗失 感谢您的真诚合作 41 工作日志示例 42 43 写实性工作分析表示例 机构名称 办公室职位 办公室主任编制 3人 主任1人 打字员1人 办事员1人 44 45 三 测时法 测时法是以工序或某一作业为对象 按照操作顺序进行实地观察 记录 测量和研究工时消耗的一种方法 46 工作日写实法与测试法的区别 1 范围不同 工作日写实是以整个工作日为对象 进行总体观察 测时是研究某一工序或作业的工时消耗情况 2 目的不同 工作日写实的目的是为了掌握工作时间的构成 减少工时损失 为改善工时利用提供依据 测时是为了找出工序作业时间内各项操作的正常工时消耗值 为制定工时定额提供依据 47 测时资料的整理和分析 1 根据测时记录 删去不正常的次数 2 统计有效的测时次数及每一次测时的具体时间 3 计算标准工时 中位值法 T标准 T最大 T最小 2算术平均法 T标准 T1 T2 T3 Tn nK1 T最大 T标准 T标准X100 K2 T最小 T标准 T标准X100 48 四 工作抽样法 又称 瞬时观察法 是指利用统计学中随机抽样的原理 按照等机率性和随机性的独立原则 对现场操作者或机器设备进行瞬间观测和记录 调查各种作业事项的发生次数和发生率 以必需而最小的观测样本 来推定观测对象总体状况的一种现场观测的分析方法 49 工作抽样的步骤 1 明确调查目的 确定观测的精度 2 对调查对象的作业活动适当分类 3 确定观测次数 即抽取的样本数 4 决定观测时刻 5 现场观测 6 检验样数据 一般采取作管理图的方式 7 计算评价观测结果 50 五 面谈法 不能够实际去做观察 不可能去现场观察或者难以观察 则必须访问工作者 访谈的对象 工作者 主管人员或者工作者的同级与下级 适用范围 短时间可以把握的生理特征分析 或长时间才能把握的心理特征分析 形式 个别访谈 集体访谈要求 事先准备好问卷或提纲 51 发问的要点 工作分析所应包含的信息 7W 1 用谁 Who 2 做什么 What 3 何时 When 4 在哪里 Where 5 如何 How 6 为什么 Why 7 为谁 Forwhom 52 1 对每个雇员进行个人访淡 IndividualInterview 一般访谈 深度访谈 2 对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈 GroupInterview 一般座谈 团体焦点访谈 FocusGroupInterview 3 对完全了解被分析工作的主管人员进行主管人员访谈 53 面谈法的典型提问方式 你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要职责是什么 你又是如何做的 你的工作环境与别人的有什么不同 做这项工作所需具各的教育程度 工作经历 技能是怎样 它要求你具有什么样的文凭或工作许可证 你都参与些什么活动 这种工作的职责和任务是什么 你的工作绩效的标准有哪些 完成你承担的工作任务还需要那些条件 54 某公司高管访谈提纲尊敬的公司领导 我们是项目组 我们正在进行有关企业内部管理的咨询项目 为了全面了解企业现状 设计有针对性的管理解决方案 特对您进行访谈 您的观点和所提供的信息对于项目的顺利开展至关重要 感谢您接受访谈 附 访谈提纲您的业务分管 请您简单介绍公司的发展历程和当前的经营状况 请您简单介绍公司的整体战略目标和业务组合情况 您认为公司当前的优势是什么 当前存在的问题是什么 如果用几个词形容一下公司的文化氛围 是什么 公司的人员构成情况如何 公司的部门设置和组织结构是如何演变的 公司的业务流程是否清晰 办事效率如何 公司的人事任免和竞聘程序是否科学和合理 当前的考核体系存在何种问题 薪酬体系存在的问题 员工期望什么样的激励方式 文理学院项目组2012 04 55 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 56 访谈时需要注意的几个问题 选择最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 尽快建立融洽的感情 说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因 目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉 事先准备一份完整的访谈问题表 重要的问题先问 次要的问题后问 如果工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后根据重要性排出次序 以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题 在访谈过程中 工作分析人员只是被动地接受信息 57 访谈时需要注意的几个问题 在访谈过程中 工作分析人员只是被动地接受信息 如果出现不同的看法 不要与员工争论 如果出现对主管人员进行抱怨 工作分析人员不要介入 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣 否则员工会夸大自己的职责 访谈结束后 将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍 以便做修改和补充 58 六 关键事件分析法 对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 比如把文秘人员的打字 收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类 得到有关工作内容职责等方面的信息 局限性 需耗费大量时间 对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏 对整个工作实践缺乏完整的了解 59 关键事件法 指通过对关键事件的收集 归纳 分析 从而达到对整个工作进行分析的目的的方法 又称典型事例法 优点 能直接描述人们在工作中的具体活动 可以揭示工作的动态性 所以 这种方法获得的资料适用于大多数工作分析 缺点 一是收集 归纳 分类要耗费大量的时间 二是关键事件所描述的是特别有效或无效的行为 很难对一般的工作行为形成总的概念 但后者恰是工作分析的主要目的 60 关键事件法示例 销售工作的八种关键行为 1 善于把握客户的订货信息和市场信息 2 密切关注市场需求的变化 3 善于与销售部门的管理人员交流信息 4 善于同生产部门的管理人员交流产品信息 5 能说到做到 6 坚持为客户服务 了解与满足客户的需求 7 积极收集产品的售后反馈信息 8 工作态度积极主动 61 小结 不同工作性质特点的人分析的方法不同 管理类人员 知识型人员 市场销售类人员 操作类型人员 结果导向 结果 能力导向 结果 行为导向 行为标准导向 访谈法 专项设计的问卷调查法 专家访谈 团队座谈法 问卷调查法 访谈法 观察法 集体座谈法 62 测试题 您是否适合从事人力资源管理工作 63 指导语 请你如实回答下列每一题 A 一直是 B 经常是 C 有时是 D 很少是 E