档案管理_某集团档案管理工作培训教材

南玻集团2015年档案管理工作培训 总论 Page3 档案管理工作 收集 鉴定 分类 装订 排列 上架 打印目录 贴背脊 著录 盖章填写档号 保管 提供利用 装盒 档案管理工作流程 收集 整理 利用 档案分类 文书档案基建档案设备档案专门证照合同档案光盘档案照片档案 文书档案的收集与整理 归档文件的来源 包括但不限于 单位内部形成的文件集团下发的文件政府部门针对本单位发文需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目 合作单位按要求向本单位提交的文件 文书档案的收集与整理 收集时间 公司发文 月度归档或季度归档政府批文 随时归档零散合同 随时归档 或定期归档各种请示 报告 按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档 文书档案的收集与整理 档章格式 文书档案档章格式科技档案档案章格式 文书档案的收集与整理 档章格式 文书档案 单位代号 文件形成年度 保管期限代号 一般为三位自然数 保管期限 永久 30年 10年代号 Y 30 10 件号 一个年度一个保管期限编一个流水号 从1排起 文书档案的收集与整理 需要说明的问题 保管期限的划分 对照本公司 归档文件分类 保管期限表 将本公司的重要文件 集团下发的跟本公司有关的人事任命定为永久 其余文件全部保存10年 按照文件原编号或发文时间顺序排序即可 文书档案的收集与整理 装盒 排架 1 装盒 按文件顺序进行装盒 为节省空间 不建议一个问题 或类别 仅有几份文件也装为一盒 特别注意 装盒时一定要按照件号的顺序排放 不要把里面的文件放错 借阅后也要放回原位 否则以后查找起来就会查找不到 2 背脊 填写年度 保管期限和起止件号 3 排架 按年度从档案柜最上层排起 保管期限永久和30年的可以一起排架 10年的则另排一架 文书档案的收集与整理 重要文件的整理重要文件 政府针对本公司的发文等整理方式 原件可单独存放 但要注意 1 单独存放需有目录 编顺序号 2 复印件按原整理方式著录 3 著录的备注里注明原件的存放处 基建文件的收集和整理 前期文件施工过程文件竣工文件竣工验收文件图纸 决策立项文件 项目建议书及批复可行性研究报告及批复环评报告及批复关于立项的会议纪要建设用地文件 选址申请及规划意见书拆迁安置意见协议 方案建设用地规划许可证及其附件国有土地使用证 基建文件的收集和整理 前期文件 开工文件 建设工程规划许可证及其附件建设工程施工许可证及其附件工程质量安全监督注册登记勘察设计文件 建设用地钉桩通知单 书 审定设计方案通知书及审查意见有关部门对于设计方案的审查意见消防设计审核意见施工图审图审查报告 基建文件的收集和整理 前期文件 合同文件 勘察招投标文件及合同设计招投标文件及合同监理招投标文件及合同施工招投标文件及合同 以合同为主线 将施工过程中产生的一个标段的招标 议标资料 定标通知书 中标单位的投标书 合同 施工资料 竣工资料 结算资料 以及施工过程中的工程联系函 工程签证 一起排列 组卷落标书不用组卷 以标段为主线一起打包 包括招标图纸 基建文件的收集和整理 施工过程文件 工程联系函 变更通知书 工程签证单施工过程文件收集 注意检查工程资料员相关资料存放是否规范相关结算资料的规范系统 基建文件的收集和整理 施工过程文件 竣工文件 1 施工单位提交的文件2 三算书 基建文件的收集和整理 竣工验收文件 工程竣工验收申请表工程竣工验收会议纪要工程竣工验收整改意见工程质量评估报告建筑工程室内环境质量检测报告消防工程验收意见书环保验收合格证污水排放许可证注 如竣工资料不多 可以与前期资料中的部分一起组卷 基建文件的收集和整理 工程建设资料收集时就注意的问题 1 注意相关电子文件的收集 合同 招投标文件 竣工图 2 预立卷 基建文件的收集和整理 施工图 竣工图 施工设计图由设计单位提供 应将全套施工图 目录及电子版收集到档案室 后颁发 竣工图 一般由施工单位提供 对照施工图来收集竣工图 以保证齐全完整 基建文件的收集和整理 基建档案整理原则 即尊重文件的形成规律 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范 基建文件的收集和整理 施工资料 由施工单位进行整理组卷 建设单位汇总 监理资料 由监理单位进行整理组卷 建设单位汇总建设单位 对前期文件和竣工验收文件整理组卷汇总施工文件和监理文件 基建文件的收集和整理 整理 分类 一级类目为基建档案 代号为04二级类目为项目三级类目为案卷 基建文件的收集和整理 图纸 施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后 按单体工程 专业组卷 基建文件的收集和整理 卷内文件整理 1 卷内文件一般按照文件间的联系 时间顺序 施工顺序排列 2 文字资料与文书档案相同 一般的正本在前底稿在后 批复在前请示在后 结果在前过程在后 建议 请示和批复分别著录 基建文件的收集和整理 3 对于图纸有图纸目录的 按图纸的原目录 图号排列 没有图纸目录的 先排总平面布置图 后排局部图 即按图纸类别序号排列 如果某些专业的图纸较少 可以几个专业的图纸组成一卷 卷内排完一个专业 再排另一个专业 案卷题名要注明XX项目YY及YY YY为专业名称 图纸 如一期基建项目水电及道路管网竣工图 基建文件的收集和整理 装订 7案卷装订7 1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 7 2以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章 科技档案案卷构成一般要求 2008 基建文件的收集和整理 著录 其项目大体与文书档案相同 关于项目 案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解注意 案卷题名基建案卷题名一般由项目名称 文件材料类别 文件材料名称三部分组成 题名要确切 能够反应本卷中所含文件的内容 不允许使用 如 投标资料一 投标资料二 正确为 一期厂房装修招投标资料 二期均化库建设竣工图等 基建文件的收集和整理 基建档号章格式为其中 分类号指基建档案的一级类目代号及项目号的组合一般为 04 01 基建文件的收集和整理 收集时注意 档案人员参与设备开箱验收电子文件的收集 包括说明书的电子版 随机的U盘 光盘等 设备档案的收集和整理 采购阶段 1 购买仪器设备的审批文件 2 招投标资料 3 协议 合同 4 谈判备忘录 附录 附件 设备档案的收集和整理 各阶段产生的文件 开箱阶段装箱单 开箱验收单 出厂合格证书 出厂精度检验单 图样 技术手册 使用维护手册 说明书 校验标准 随机备件图册 开箱检验记录 商检及索赔文件 运单 发票 设备档案的收集和整理 各阶段产生的文件 安装 调试阶段 1 安装基础图 电气接线图 安装工艺规程 2 试车 试验记录 精度检查记录 安装验收单 3 存在问题及处理意见 4 安装调试技术总结报告 验收报告 设备档案的收集和整理 各阶段产生的文件 运行维修 更新改造及报废阶段 1 维修记录 2 设备事故分析记录及处理结果 3 更新改造请示及批复 4 改造过程中形成的图样 5 报废技术鉴定书 请示及批复 设备档案的收集和整理 各阶段产生的文件 确定大类的划分 工程玻璃 先分工序再按线来分 如切割 刚化浮法玻璃 冷端 热端 公用工程等 特种设备的检测资料可以单独作为一个项目大类内划分 合同 包括相关文件 技术资料 包括随机资料 图样 设备档案的收集和整理 整理 组卷 按照文件之间的联系进行组卷单台套设备 如公用设备中的叉车等 一台套为一卷 设备档案的收集和整理 整理 实物档案档号 全宗号 类目号 一级类目 二级类目 顺序号 CSG01 SW1 001 第1件实物 顺序号 牌匾类代号 二级类目 实物类代号 一级类目 集团总部代号 全宗号 合同档案管理 合同档案的件 一份合同与合同请示 合同会签单组成一件 如需要招投标的较复杂的合同 可以将其它招 投 定标资料装订成一卷 卷内文件目录一起装订 但按件在合同档案里著录 著录以合同为准 合同档案管理 合同档案类别 基建合同设备合同采购合同销售合同管理合同同一类别的合同 按年度分开 按件归档 公