岗位职责_工作分析与设计培训教材

第三章 工作分析与设计 本章主要内容 职位分析概述职位分析的步骤职位分析的方法职位说明书的编写工作设计 本章学习目标 掌握职位分析的含义 熟悉职位分析的步骤 了解职位分析的基本方法 掌握职位说明书的主要内容 形式 引导案例 王强到底要什么样的工人 王强 我一直想像不出你究竟需要什么样的操作工人 江山机械公司人力资源负责人李进说 我已经给你提供了四位面试人选 他们好像都还满足职说明书中规定的要求 但你一个也没有录用 什么职位说明书 王强答道 我所关心的是找到一个能胜任那项工作的人 但是你给我派来的人都无法胜任 而且 我从来就没有见过什么职位说明书 李进递给王强一份职位说明书 并逐条解释给她听 他们发现 要么是工作说明书与实际工作不相符 要么是它规定以后 实际工作又有了很大变化 例如 职位说明书中说明了有关老式钻床的使用经验 但实际中所使用的是一种新型数字式机床 为了有效地使用这种新机器 工人们必须掌握更多的数学知识 听了王强对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后 李进说 我想我们现在可以写一份准确的职位说明书 以它为指导 我们就能找到适合这项工作的人 让我们今后加强工作联系 这种状况就再也不会发生了 上述情况反映了人事管理中一个普遍存在的问题 职位说明书对完成工作所需职责和技能的说明不恰当 因此 人力资源负责人李进无法为新的岗位确定合适的人选 职位分析就是解决这个问题的关键所在 第一节职位分析概述 一 职位分析内涵职位分析就是对某一种特定的工作做出明确界定 并确定完成这一工作需要有什么行为的过程 为这一工作收集所有与它相关的信息并进行评价的系统工程 假如你是某企业营销部门的业务主管 现在该部门需要从外部招聘一名销售人员 你准备怎样与人力资源部门一道做好这次招聘工作 你是一位就职于某公司销售部一年的市场营销专业的大学毕业生 现在公司安排你对刚刚招来的兼职短促员进行为期一天的培训工作 你准备怎样做好这一工作 请思考下列问题 Who 谁来完成这项职务 What 这项职务具体做什么事情 When 职务时间的安排 Why 他为什么任该职务 职务的意义是什么 Where 职务地点在哪里 How 他是如何服务的 ForWhom 他在为谁服务 职位分析就是要为管理活动提供与工作有关的各种信息 这些信息可以用6 W 和1 H 加以概括 问 职位分析完成之后会组织带来怎样的效果 通过职位分析 我们要回答以下两个问题 第一 某一职位是做什么事情的 包括 职位名称 职责 工作要求 工作场所 工作时间 工作条件等 第二 什么样的人来做这些事情最适合 包括 专业 年龄 必要的知识和能力 必备的证书 工作经历 心理要求等 职位分析是基础 职位分析是红线 二 职位分析的作用 职位分析对人力资源管理活动的作用图 职位分析 职位描述书 职位说明书 责任 职责 任务 人力资源计划 人员的甄选及任用 员工培训与开发 职业生涯规划与管理 工作评价与设计 绩效管理 职业安全与健康 员工与劳动关系 薪酬与福利 知识 技能 能力 信息提供 明确标准 提供依据 提供依据 提供标准和依据 提供依据 提出职业危害性 改善与促进 提供依据 一 谁来做职位分析 主要责任者 人力资源管理专家包括 人力资源管理者 职位分析专家 咨询人员等 职位要求 高度的分析和写作能力 往往会成为选择人力资源管理作为其职业的大学毕业生的最初工作 参与 合作者 对其工作进行分析的部门经理和员工 为职位分析提供了大量的有关信息 可能被邀请起草分析人员所需的工作描述和说明书 第二节职位分析的步骤 二 何时进行职位分析 新成立的企业 企业战略调整 业务发展变化 技术创新和劳动生产率提高 制度建设的需要 企业没有进行过职务分析 三 如何来做职位分析 首先 由人力资源专家观察和分析正在进行的工作 并使员工及其直接上级参加此项工作 填写问卷 接受访谈等 其次 由人力资源专家编写出一份职位说明书和一份职位规范书 第三 由承担工作的员工及其上级主管来审查和修改 职位分析程序 职位信息 职位名称 职位目的 绩效标准 工作职责 必要知识技术和经验 所用设备 数据的来源 员工 上司 外部专家 顾客 小组 数据收集方法 问卷法 访谈法 观察法 实验法 工作记录 职位描述 任务 责任 绩效要点 HR管理责任 招聘选拔 培训开发 绩效评估 报酬管理 职位规范 技能要求 生理要求 知识要求 能力要求 制作 制作 搜集 应用 应用 职位分析的步骤 第三节职位分析的方法 工作实践法观察法访谈法问卷法工作日志法关键事件法 访谈法 一 访谈法的种类个人访谈 群体访谈和主管人员访谈 二 访谈法应用原则应该与主管密切合作应在轻松 愉快的气氛中进行应按照事先拟定的调查提纲 按照问题的顺序发问 并做详细记录 当完成工作任务的方式不是很有规律时面谈结束后 还要对资料进行检查和核对 三 访谈法的优缺点 问卷法 一 问卷法的形式及其特点可分为结构化的问卷和非结构化的问卷两种 二 问卷法的优缺点 优点 费用低 速度快 节省时间和人力 问卷可在业余时间回答 既方便也不耽误时间 可以使分析的样本量很大 分析的资料可以量化 方便计算机进行数据处理 缺点 设计问卷要花费大量的时间 人力和物力 费用较高 问卷缺乏面对面地交流所带来的轻松 合作的气氛 缺乏对任职者回答问题的鼓励或支持等肯定性反馈 不利于获得准确而可靠的信息 第四节职位说明书的编写 一 职位描述的编写包括基本信息 工作活动和工作程序 工作环境 其他事项等方面的信息二 岗位任职资格说明书的编写一般包括基本信息 知识素质要求 生理素质要求和综合素质要求等 三 职位说明书编写应注意的事项 使用规范用语指明范围清楚职位说明书的详略与格式不尽相同说明书可充分显示工作的真正差异职位说明书要注意滚动 完善 四 职位说明书编写范例 职位说明书工作名称 直接上级 直接下属 主要责任 占总工作时间的百分比具体任务 频率具体任务 频率具体任务 频率具体任务 频率该岗位需要使用哪些特殊的设备或工具 该岗位和公司中其他岗位有何联系 该岗位的工作条件描述 一般工作时间 加班要求 出差要求 该岗位的特殊条件或要求 第五节工作设计 一 工作设计的原则 充分考虑技能的多样性 充分考虑任务的完整性 要向员工阐明每项任务的意义 要设置反馈环节 美国管理学家哈克曼 二 工作设计的形式 工作轮换工作扩大化工作丰富化工作团队 三 工作特征模型 如图 四 对管理者的指导 合并任务形成自然的工作单位与客户建立联系开发反馈渠道纵向扩展职务 复习思考题 1 什么是职位分析 如何使用职位分析所提供的信息 2 职位分析的内容有哪些 3 职位分析的目的 步骤各是什么 4 职位分析在人力资源管理过程中的作用是什么 讨论题 1 职位分析的难点在哪里 怎样克服 2 对于不同的工作 如何有效地运用职位分析的方法 案例思考题 1 仔细阅读人力资源主管约翰 凯思与老板杰拉尔德