员工管理_如何建立员工数据库

第四章建立員工資料庫 主題介紹員工資料表員工基本資料檔員工特休年資計算表員工請假特休統計表 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱4 1 2插入註解4 1 3編輯註解4 1 4複製註解4 1 5自訂頁首資訊4 1 6隱藏工作表4 1 7取消隱藏工作表 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱建立範圍名稱可將特定範圍事先給一個名字 等到要使用參照位置時 再直接予以套用 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 結果 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 結果 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱 TIPS 4 1員工資料表 4 1 1建立範圍名稱執行 儲存格格式 指令 切換到 數值 標籤 就能了解儲存格自訂的數值格式喔 4 1員工資料表 4 1 2插入註解 4 1員工資料表 4 1 2插入註解 出現註解方塊 在插入點之後輸入文字 4 1員工資料表 4 1 2插入註解 結果 4 1員工資料表 4 1 2插入註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 結果 4 1員工資料表 4 1 3編輯註解 放開滑鼠則完成修改註解格式 4 1員工資料表 4 1 4複製註解 4 1員工資料表 4 1 4複製註解 4 1員工資料表 4 1 4複製註解 結果 4 1員工資料表 4 1 4複製註解 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 結果 結果 4 1員工資料表 4 1 5自訂頁首資訊 結果 完成圖 4 1員工資料表 4 1 6隱藏工作表 結果 4 1員工資料表 4 1 6隱藏工作表 完成圖 4 1員工資料表 4 1 7取消隱藏工作表 結果 4 1員工資料表 4 1 7取消隱藏工作表 完成圖 4 1員工資料表 完成圖 4 1 14 1 24 1 34 1 44 1 54 1 64 1 7 回範例步驟 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別4 2 2使用表單輸入資料4 2 3自動搜尋資料4 2 4自訂條件篩選 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別身份證字號英文字母後方第一位數字代表著持有人的性別如果是 1 表示 男性 如果是 2 表示 女性 我們可以利用這個特性 加上函數的協助 只要輸入身份證字號後 就能自動判定性別 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別文字函數LEFT 函數RIGHT 函數 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別文字函數LEFT 函數語法 LEFT text num chars 說明 傳回文字字串中 從左邊第一個字元算起 傳回到您指定數值長度的所有字元RIGHT 函數語法 RIGHT text num chars 說明 傳回文字字串中 從右邊最後一個字元算起 傳回到您指定數值長度的所有字元 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別範例公式 IF RIGHT LEFT 身份證字號欄位 2 1 1 男 女 假設身份證字號為A121212121 依上述公式推論 LEFT A21212121 2 A1RIGHT A 1 1IF 1 1 男 女 男 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 1自動判斷性別 4 2員工基本資料檔 4 2 2使用表單輸入資料可是EXCEL只要執行一個指令 就可讓您擁有表單式的輸入環境 4 2員工基本資料檔 4 2 2使用表單輸入資料 4 2員工基本資料檔 4 2 2使用表單輸入資料 4 2員工基本資料檔 4 2 2使用表單輸入資料 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 2使用表單輸入資料 工作表中新增一筆員工資料 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料使用自動篩選的功能 輕鬆尋找當月壽星 而且自動篩選功能不只能執行單一條件篩選 還可以設定多重條件的篩選工作 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 3自動搜尋資料 4 2員工基本資料檔 4 2 4自訂條件篩選EXCEL的自動篩選功能還提供自訂條件的篩選 4 2員工基本資料檔 4 2 4自訂條件篩選 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 4自訂條件篩選 4 2員工基本資料檔 4 2 4自訂條件篩選 結果 4 2員工基本資料檔 4 2 4自訂條件篩選 4 2員工基本資料檔 完成圖 4 2 14 2 24 2 34 2 4 回範例步驟 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用4 3 2定義範圍名稱4 3 3範圍名稱的應用4 3 4ISERROR 函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用NOW 函數TODAY 函數YEAR 函數MONTH 函數DAY 函數DATE 函數 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用NOW 函數語法 NOW 此函數沒有引數說明 目前日期與時間的序列值將1900年1月1日這一天的設定為 1 根據目前日期距離1900年1月1日有幾天而逐一增加 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用TODAY 函數語法 TODAY 此函數沒有引數說明 目前日期的序列值TODAY 函數與NOW 函數類似 但TODAY 函數只會傳回小數點左邊整數的部分 也就是只有日期 沒有時間 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用YEAR 函數語法 YEAR serial number 說明 傳回日期格式儲存格代表年份 年份需是介於1900到9999之間的整數 MONTH 函數語法 MONTH serial number 說明 傳回日期格式儲存格代表的月份 月份數為介於1到12之間的整數 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用DAY 函數語法 DAY serial number 說明 傳回日期格式儲存格代表的天數 天數為介於1到31之間的整數 DATE 函數語法 DATE year month day 說明 特定日期的序列號碼 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用範例公式 YEAR NOW YEAR 到職日期 IF 到職日期 DATE YEAR 到職日期 MONTH NOW DAY NOW 1 0 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用假設到職日期為2000 9 1 電腦系統當天日期的序列值為38208YEAR NOW YEAR 38208 2004YEAR 2000 9 1 2000原則上年資2004 2000 4使用IF 函數判斷式 來判斷工作是否 滿 4年 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用當月份數值 12時 自動在年數加上1年 而天數 當月的最大日時 也會自動在月份加上1個月DATE YEAR 2000 9 1 MONTH NOW DAY NOW DATE 2000 8 9 2000 8 9IF 2000 9 1 2000 8 9 1 0 1因此實際年資應該4 1 3已滿三年但未滿四年 以三年計算 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 結果 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 結果 4 3員工特休年資計算表 4 3 1日期函數的應用 拖曳填滿下方儲存格 4 3員工特休年資計算表 4 3 2定義範圍名稱資料範圍是兩欄以上或是一個表格 就必須使用 定義 範圍名稱的方法 4 3員工特休年資計算表 4 3 2定義範圍名稱 4 3員工特休年資計算表 4 3 2定義範圍名稱 結果 4 3員工特休年資計算表 4 3 2定義範圍名稱 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用需要參照資料範圍時 若直接選取範圍儲存格 必須注意參照位置 使用範圍名稱能輕易解決範例公式 VLOOKUP 年資欄位 特休天數 2 1 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 說明 結果 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用特別注意VLOOKUP 函數的第四個 邏輯值 引數 平常我們會使用 0 代表著要找到完全符合的條件值 可是特休天數的年資是一個級距 因此 將引數設為 1 也就是在有排序的情況下 找出最接近的條件值 上一頁 4 3員工特休年資計算表 4 3 3範圍名稱的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用ISERROR 函數語法 ISERROR value 說明 根據Value值傳回TRUE或FALSEValue指的是任何一種錯誤值如 N A VALUE REF DIV 0 NUM NAME 或 NULL 函數範例 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用函數範例ISERROR A2 所傳回的值為 TRUE ISERROR B2 所傳回的值則為 FALSE 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用修正計算特休天數的公式 先利用ISERROR 測試計算出來的特休天數是否為錯誤值 若出現錯誤值時 特休天數則顯示為 0 範例公式 IF ISERROR VLOOKUP 年資 特休天數 2 1 0 VLOOKUP 年資 特休天數 2 1 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用範例公式 IF ISERROR VLOOKUP F26 特休天數 2 1 0 VLOOKUP F26 特休天數 2 1 VLOOKUP F26 特休天數 2 1 N AISERROR N A TRUEIF TRUE 0 N A 0因此G26儲存格則會出現 0 天 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用 結果 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用 TIPS 完成圖 4 3員工特休年資計算表 4 3 4ISERROR 函數的應用每一個函數都有一組 引號作為函數引數的起迄標示 遇到輸入多重函數時 引號的顏色就是判定的依據以範例公式為例 IF 函數引號為 黑色 ISERROR 函數引號為 紫色 VLOOKUP 函數引號為 綠色 4 3員工特休年資計算表 完成圖 回範例步驟 4 3 14 3 24 3 34 3 4 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表4 4 2分頁欄位的運用 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表樞紐分析表可以將EXCEL工作表中的資料 彙整統計成簡單明瞭分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4 4員工休假統計表 4 4 1使用樞紐分析表 4