工作分析_工作分析概述2

第三章工作分析 顾婷婷 导入案例分析 谁来打扫厨房的地 一 案例的启示 引出问题 厨房地面的清洁工作谁来做 厨师 切配工 服务员 工作说明书中没有包括清扫地面的条文 有清扫条文 但工作范围在餐厅而不是厨房 工作说明书中没有清扫的条文 得出结论 必须有工作分析 二 工作分析的基本问题 1 两个最基本的问题 第一个问题 第二个问题 工作是什么 谁适合这份工作 岗位的名称 级别岗位设置的目的岗位的工作内容 任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置 基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求 三 工作分析的其余三个问题 第三个问题谁最适合这个工作 第四个问题谁来做岗位分析 第五个问题何时做岗位分析 新组织投入运行时 战略调整 业务发展时 工作内容与性质发生变化时 兼并 扩充 增加生产线时 改变编制 重新定岗定员时 引进新设备 工艺 技术时 建立相关制度时 人力资源管理专家负责总体策划和审定 主管人员结合企业实践 参与或组织人员编写 在岗员工结合个人实践提供经验资料 人力资源部门做出规范 完整 系统的岗位分析 哪些经历可以优先 哪些专业可以优先 怎样的资格可以优先 有过哪些培训可以优先 第三章工作分析 第一节工作分析概述第二节工作分析方法 第一节工作分析概述 一 工作分析的含义也叫职务分析 是指通过观察和研究 掌握职务的固有性质 责任 组织内职务之间的相互关系 以确定该职务的工作任务和性质 以及工作人员在履行职务上应具有的知识 技术 能力 简言之 工作分析就是确定某个岗位工作的任务是什么 以及确定什么样的人可以胜任该岗位的工作 通过工作分析 我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题 第一 某一职位是做什么事情的 这一问题与职位上的工作活动有关 包括职位的名称 工作的职责 工作的要求 工作的场所 工作的时间以及工作的条件等一系列内容 第二 什么样的人来做这些事情最适合 这一问题则与从事该职位的人的资格有关 包括专业 年龄 必要的知识和能力 必备的证书 工作的经历以及心理要求等内容 二 工作分析的意义与作用 1 为制定有效的人力资源规划提供科学依据2 为选拔和任用合格的人员提供客观标准3 为设计人员培训与开发方案提供依据4 为制定科学有效的考评标准提供依据5 为制定科学合理的薪酬制度提供依据6 提高工作效率并更好的激励员工7 规避法律风险8 加强职业咨询和指导 三 工作分析的要素 who 谁来完成这些工作 what 这一职位具体的工作内容是什么 when 工作的时间安排是什么where 这些工作是在那里进行 why 从事这些工作的目的是什么 forwho 这些工作的服务对象是谁 how 如何来进行这些工作 四 工作说明与岗位规范 一 工作说明工作说明是对企业中某一特定的工作作出的明确规定 对工作范围 任务 责任 技能 工作环境以及职业条件的详细描述 它仅描述职位本身 而与从事或即将从事此工作的人员无关 工作说明的主要内容 职位标识 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 所辖下级 制作日期 薪点等 职位概要 用一句话说明为什么要设置这一职位 目的是什么 履行职责 主要应负责任 每一项责任的具体内容 要达到的目的 业绩标准 业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往 使用设备 使用的主要设备 工作的环境和工作条件 时间 地点 室内 室外 噪音 危险等等 任职资格 任职资格要求 具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息 主要挑战 决策和规划等 1 职位标识 例如在某企业中 有一个职位前编号为HR 03 06 其中HR表示人力资源部 03表示主管级 06表示人力资源部全体员工的顺序编号 再如MS 04 TS一08 其中MS表示市场销售部 market和sales的首字母缩写 04表示普通员工 TS表示职位属于技术支持类 08表示市场销售部全体员工的顺序缩号 2 职位概要 要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大明要承担哪些职责 公司前台的职位概要则要这样描述 承担公司前台服务工作 接待安排客户的来电 来访 负责员工午餐餐券以及报刊杂志的发放和管理等行政服务工作 维护公司的良好形象 3 履行职责 就是职位概要的具体细化 要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动 4 业绩标准是指这些要素必须达到的最低要求 这一标准可以是具体的数字 也可以是百分比 例如对于销售经理这一职位 工作完成的好坏主要表现在销售收入 销售成本方面 因此它的业绩衡量要素就是销售收入和销售成本 只有收入要达到多少 成本要控制在多少就属于衡量标准的范畴了 可以规定销售收入每月100万元 销售成本每月30万元 再比如对于人力资源的薪酬主管 衡量其工作完成的好坏主要看薪酬发放是否准确 及时 因此其业绩要素就是薪酬发放的准确率和及时性 至于准确率要达到多少 及时性如何表示就是衡量标准的范畴了 可以规定准确率要达到98 薪酬迟发的时间最多不能超过2天 5 工作关系 是指某一职位在正常工作情况下 主要与企业内部哪些部门和职位发生工作关系 以及需要与企业外部哪些部门和人员发生工作关系 这个问题比较简单 需要注意的问题是 偶尔发生联系的部门和职位一般不列入工作关系的范围之内 6 使用设备就是工作过程种需要使用的各种仪器 工具 设备等 7 工作的环境和工作条件 包括工作的时间要求 工作的地点要求以及工作的物理环境条件等等 以上内容属于工作描述的范畴 工作描述是否清楚明了 可以用一个简单的方法来测试 编写工作描述的分析人员可以问自己 一个从来没有接触过这一职位的人看了工作描述之后 如果让他来从事这一职位 他是否知道自己要干什么以及如何去干 如果不能得到肯定的答案 说明这份工作描述还需要继续修改 8 任职资格 任职资格应包括以下几项内容 所学的专业 学历水平 资格证书 工作经验 必要的知识和能力以及身体状况 需要强调的是 不管任职资格包括什么内容 其要求都是最基本的 也就是说是承担这一职位工作的最低要求 9 其他信息 这属于备注的性质 如果还有其他需要说明 但又不属于工作描述和工作规范范围的可以在其他信息中加以说明 二 岗位规范是指完成某项工作所需技能 品格等生理要求和心理要求 以及对工作程序 任务的具体说明 第二节工作分析的方法 一 问卷调查法当工作分析牵涉到分布较广的大量员工时 问卷调查法是最有效率的方法 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 二 访谈法主要是由工作分析专家与被分析工作的任职者就该项工作进行面对面的谈话 主要类型 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 访谈时提出的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 访谈时需要注意的几个问题 选择最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 尽快建立融洽的感情 说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因 目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉 事先准备一份完整的访谈问题表 重要的问题先问 次要的问题后问 如果工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后根据重要性排出次序 以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题 在访谈过程中 工作分析人员只是被动地接受信息 如果出现不同的看法 不要与员工争论 如果出现对主管人员进行抱怨 工作分析人员不要介入 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣 否则员工会夸大自己的职责 访谈结束后 将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍 以便做修改和补充 访谈时需要注意的几个问题 三 观察法观察法是运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析与归纳总结 工作分析观察提纲 部分 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品多少件 7 平均多长时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 9 每次交谈约多长时间 10 室内温度 度11 上午抽了几支香烟 12 上午喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少次原材料 16 工作地噪音分贝是多少 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 四 工作参与法由工作分析人员亲自参加工作活动 体验工作的整个过程 从中获得工作分析的资料 优点 可以准确地了解工作的实际任务 在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 适用 适用于短期内可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 五 工作日记法工作日志法又称工作写实法 指任职者按时间顺序 详细记录自己的工作过程 然后经过归纳 分析 达到工作分析目的的一种方法 工作日志姓名 年龄 岗位名称 所属部门 直接上级 从事本业务工龄 填写日期自月日至月日 工作日志填写说明 1 请在每天工作开始前将工作日志放在手边 按工作活动发生的顺序及时填切忌在一天工作结束后一并填写 2 要严格按照表格要求进行填写 不要遗漏那些细小的工作活动 以保证信息的完整性 3 请提供真实的信息 以免损害您的利益 4 请注意保留 防止遗失 感谢您的真诚合作 正文 工作曰志填写实例5月29曰工作开始时间8 3O工作结束时间17 3O 六 关键事件法关键事件法是通过一定的表格 专门记录工作者工作过程中那些特别有效或特别无效的行为 依此作为将来确定任职资格的一种依据 记录的内容大致如下 导致事件发生的原因有效和无效行为的特征现象行为的后果工作者可以控制的范围及努力程度的评估 实际操作的步骤如下 1 把每一关键事件打印在卡片上 2 让多位有经验的工作分析者对所有卡片进行分类 分类的标准可以统一 也可以不统一 对那些分类有争议的事件要讨论 直到取得一致意见 3 对类别予以明确的概括和定义 如表7 13 将所有放在一起的8个关键事件概括为 准确 整洁的质量控制能力 4 资格条件比较 从关键事件分类与概括中 可能得出数个任职资格条件 其中一些可能比另一些重要 重要程度可按下面的标度评分 1 很不重要 2 比较重要 3 重要 4 非常重要 5 极其重要然后以大家的平均分数值作为各个任职资格条件的权重值 职位分析方法的比较 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于管理类职位 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 面谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 可在业余进行 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途的分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 参与法 短期内可掌握的工作 不适用于需进行大量训练或危险的工作 关键事件法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 一项做得很好的工作 当夏教授到京泰钢管公司参观访问时 接待并陪同他访问的年轻人孙晋给他留下了深刻的印象 孙晋是该公司人力资源经理助理 主要负责工作分析 公司专门指派了一位工业工程师到人力资源部门 协助孙晋进行工作设计 夏教授也曾被人力资源经理聘来研究该公司的工作分析体系 并提出改进的建议 他曾在人力资源 办公室与孙晋一起浏览了工作说明的所有文件 并发现这些说明总体上是完整的 而且与所完成的工作是直接相关的 参观访问的第1站就是焊接分厂张岩副厂长的办公室 这是一间十几平方米的房间 位于厂房一楼 四周都装了玻璃窗 当孙晋走近时 张岩正站在办公室外 您好 孙助理 他说 您好 张厂长 孙晋说 这是夏教授 我们能看一看您的工作说明并跟您聊一会儿吗 当然 张岩说着打开了门 进来吧 请坐 我就把它们拿来 从他们坐的地方恰好能看到工作现场的工人 在他们查阅每项工作说明时 都有可能观察到工人实际中的工作 张岩很熟悉每项工作 这儿的工作说明是怎样与业绩评价相联系的呢 夏教授问道 是这样 张岩答道 我只是根据工作说明中规定的项目来评估工人业绩 而这些项目是由具体的工作分析来决定的 用这些项目来评价业绩能使我在工作发生变化 以前的说明不再能够准确反映现有工作情况时 及时修改工作说明 孙助理已经为所有中层以上干部制定了培训计划 所以我们都了解工作分析 工作说明和业绩评价之间的关系 我认为这是一个很好的系统 孙晋和夏教授继续参观了工厂的其他几个生产区 发现了类似的情况 孙晋似乎与每个分厂厂长 车间主任以及他们拜访的三位总厂领导的关系都很好 当他们回到办公室时 夏教授