工作分析_工作分析之任务分析概述

第五章任务分析 本章主要讨论什么是任务分析 如何进行任务分析以及如何应用任务分析 2 第一节任务分析概述 本节主要介绍一些与任务分析有关的基本概念 并说明任务与工作的区别 任务分析的步骤 3 一 基本概念 一 任务的概念所谓任务 是工作活动中一组具有特定目标的行为组合 如穿衣服 发动汽车 写作 发射火箭等行为 都可以称为任务 4 5 任务的特点 1 具备执行任务所需的前提条件2 有特定的目标3 有明确的开端和终端4 发生在一定的时间内5 可能要被另一项任务中断6 可能涉及多人 6 二 子任务的概念 进行一项任务分析 仅仅确定任务的名称是远远不够的 而是要把一项任务细分成不同的子任务 这样才能有效地评价完成任务所要求的不同程度的信息 如工作负荷 人员的效率或所需的技能 7 子任务 任务步骤或动作要素 一般具有以下几个特点 1 由单个人来完成 2 通常能用一些动宾结构短语进行描述 3 可以与其他任务的子任务组合在一起 8 三 非连续性和连续性任务 非连续性的任务 又叫程序性任务 它要求一个人按照某个程序性文件上的规定去完成一系列彼此独立的子任务 但不必按照一个固定的次序来实施 连续性任务则不同 要求按照任务本身的运行方式连续地操作各个子任务 9 非连续性任务的实例 1 任务 控制喷气式飞机引擎的运转 1 子任务 调整引擎的转速 2 子任务 检验转速是否正常 10 2 任务 扫描无线电波段 1 子任务 打开波段扫描开关 2 子任务 检验数字显示器的波段数字 3 子任务 对照波段数字和电台名称 11 连续性任务实例 任务 驾驶汽车沿车道中线行驶 1 子任务 检查汽车是否偏离中线 2 子任务 确定偏离的程度和方向 3 子任务 转动方向盘尽量减少偏差 12 二 工作与任务的区别 一项工作一般由某一特定的人员 职位或工作种类 如电焊工 机械师 飞行员 承担的所有任务组成 因此 一项工作就是已分配给某个人的一组任务 它是独立于接受了该项任务的人员而存在的 13 从逻辑上来说 应先对任务进行分析 然后根据任务间的相似性 执行任务的位置 时间上的同时发生以及所需的技术与知识水平等因素 将其划归到不同的工作中 同样 进行工作系统设计时 任务分析也必须先于工作分析完成 因为只有这样才能从任务分析中得到确定工作所需要的有关信息 14 三 描述性信息和分析性信息 描述性信息说明的是在完成任务过程中 实际出现的人与设备 人与人之间物理上的相互联系和作用 描述性信息仅限于那些凭经验就能观察 转述 计算或测量的信息 主要包括 1 一个人的行为或活动 如打开电闸或观察仪表 2 这类行为或活动导致的变化 如某个仪表上的指示灯发光或某个参数发生变化 3 某一活动发生的频率和其他一些凭经验获得的信息 15 分析性信息 分析性信息则是从描述性信息 履行任务能力的信息与影响任务完成情况的信息中推断并分析得出的 16 描述性信息较为关键 适用于任务分析的各个阶段 规定了系统内人员完成任务所必须具备的条件 分析性信息则明确表达了某个特定工作人员应该达到的绩效要求 17 四 任务分析的步骤 1 制定任务分析方案 确定执行这一方案所要求的人员条件 明晰其责任 并对相关人员进行培训 18 工作分析小组成员组成 1 在任务分析上有实践检验且接受过训练的专家 2 实际操作或从事过所分析的工作且接受过任务分析培训的专家 3 如果要对管理设计的合理程度进行评价 还需要那些了解工作系统及其子系统的管理设计人员参加 19 2 进行工作系统职能和工作系统运行分析 工作系统运行分析 是确定执行工作系统运动中各个阶段所需要完成的任务 并按顺序进行描述 确定了任务的次序以后就可以对任务进行说明和分析 在工作系统运行的每一个阶段都应把所列出的主要任务转化成任务分析工作表 一项任务可包含若干个工作表 20 21 22 23 24 1984年苏联切尔诺贝核反应堆熔毁 1984年4月 第四组反应堆按计划关闭 工人进行例行检修和维护 管理人员借此机会可进行一系列测试 戴拉罗夫 3号 4号反应堆的副总设计师 发现有异常情况 便进行了违规操作 抽出过多的控制棒 发生了爆炸 我们来看看在基辅的会议上 1988年5月 中的一系列统计数字 25 至少17500000个人 包括2500000个七岁以下的孩子 受到放射性射线的照射 受污染的地方至少包括25000平方公里 2000多个城镇和乡村 大约50吨放射性物质进入大气 26 3 形成任务分析的结果描述 任务分析小组按照分析表中的纵向标题来分析并描述任务及其子任务 而这些标题的号码和内容则因任务分析信息的不同而各不相同 任务分析的结果可用一个或几个有序的任务分析记录来表示 这些任务表描述的是完成任务过程中所采取的动作 使用的物体 任务特点 所需条件及其他信息 27 五 任务分析的应用范围 从任务分析中获取的信息在系统设计 系统发展的开发性测试和操作阶段中有很多的应用 28 具体地说任务分析主要有以下应用 1 任务预测 2 人机系统设计和评价 3 完成任务所需的人员数量 类别及资格条件的确定 4 操作和维修程序的设计与评估 5 对完成任务及开发评估培训课程所需要的技术 知识的鉴定 6 工作绩效标准的鉴定 7 潜在错误的分析 8 沟通体系 设备及程序的设计与评价 9 安全标准的建立和安全预防措施的评估 29 任务分析的每一种应用都是任务分析记录表中的不同要素的组合l 职能分配 2 人机系统设计 3 沟通系统设计 4 错误评估 5 程序 6 辅助系统设计 7 工作绩效标准衡量 8 任职资格 9 培训 10 安全措施 30 31 32 33 一项简单的任务分析 一 工作描述二 工作说明书三 资格说明书四 职位说明说 34 35 第二节任务分析的方法 本节通过范例来介绍任务分析的主要方法 并详细介绍如何描述任务分析的结果 编制任务分析描述书 36 基本方法与工具 1 决策表 37 决策表是分析和表达多逻辑条件下执行不同操作情况的工具优点 能够将复杂的问题按照各种可能的情况全部列举出来 简明并避免遗漏 38 2 流程图 逻辑树 39 40 41 3 语句描述 语句描述要注意 1 尽量用主动句式 主动句式结构为 行动者一行为一行为目标例1 搬运结束后工具被工作员清洁 错 例2 搬运后再清洁工具 正 42 2 一项任务叙述中 只能包含一个行动和一个目标 例3 检查信件 报告 包裹 错 例4 检查信件 检查包裹 正 3 尽量用定量化语句 例5 推走装载好的车 差 例6 推走载有50一250kg货的手推车 好 43 4 时间列形式5 任务清单 44 45 公安局法院与检察院工作人员任务清单整理表 部分 法律执行程度 46 实施程序 47 48 49 50 51 除了法律执行程度 实施程序之外 还存在着其他的一些职能与任务 如 证据的收集和保存 公共关系 设备的使用和维护 报告和表格 52 53 三 编制描述书 任务分析描述书又叫任务分析表 这些分析表描述个人的级别 任务或各任务下的子任务及其关系 54 分析表的内容主要包括 1 操作序列图 2 从操作序列中提取的主要任务清单 3 规范任务描述书的专业术语清单 4 可用来核实有关数据的模拟装置或操作设备 5 其他所需物品 55 56 57 58 59 60 61 第三节任务分析的应用 1 系统人员管理 设备和工作空间设计 2 对潜在错误的评估和防范 3 安全工作的开展 4 工作设计 5 培训方案的开发和评价 6 工序的开发和评价 7 人员资格要求的发展 8 机器人和 智能 自动化系统的开发 62 应用 对于 1 和 6 可以直接用描述性信息 让他们与设计和工序的特性相对比对于其余六个方面 则无法直接使用描述性信息 63 功能性职务分析方法 依据共同的人与工作关系理论 主要集中于工作本身 对工作的每项任务要求进行详细分析 认为工作都涉及职务承担者与数据 人 事三者之间的关系 任何工作的完成都有一般标准 而职务承担者要完成某项工作 都要求具备一些通用技能和特定技能 并且要具备适应其工作环境的能力 64 功能性职务分析职能等级 一 数据职能等级 1 比较 选择 分类或排列相关数据2 复制 按纲要处理事情 使用工具复制资料3A 计算3B 编辑4分析5A创新5B协调6综合 65 二 人员职能等级 1A接受指导和帮助1B服务2 信息转换3A教练3B劝说3C转变4A咨询4B指导4C纠正5监督6谈判7顾问 66 三 事务职能等级 1A处理1B装卸2A照管2B熟练操作3A控制3B开动 操作4A精确工作4B安装 67 工作 本身处于不断的变化之中 而任务则相对稳定的存在于组织的日常运行之中 因此FJA将任务作为职位分析的基本单位 针对各项任务的特征进行剖析 68 工作任务陈述的结构 和其他职位分析方法一样 FJA对于工作任务的描述有其标准化的语言和结构 69 70 71 本图是某公司打字员职位的某项工作任务 信件编辑录入 的任务说明书示例 72 FJA的优缺点 优点 对工作内容提供一种结构化的 非常具体而详细地分析和说明 对人力资源管理的其他活动如绩效评估 培训极其有用缺点 由于对每项任务要求作详细分析 因此描述起来非常费精力和时间 73 管理职位分析问卷法 由美国著名职位分析专家Hemphill Tornow以及Pinto等人开发的管理职位分析问卷 ManagementPositionDescriptionQuestionnaire 简为MPDQ 法 正是致力于解决上述对管理职位进行职位分析的困境 图5 13 管理职位分析的挑战 管理职位分析的挑战 1 管理者的行为极为广泛复杂 难以简化描述 2 管理行为难以用统一的价值尺度进行度量 3 大量思维性活动 难以准确观察 度量 4 大量人际交往活动 74 MPDQ简介 一种结构化的 以工作为基础 以管理型职位为分析对象的职位分析问卷 MPDQ主要收集 评价与管理职位相关的活动 联系 决策 人际交往 能力要求等方面的信息数据 通过特定的计算机程序加以分析 有针对性的制作各种与工作相关的个性化信息报表 最终为人力资源管理的各个职能板块 工作描述 职位评价 人员甄选 培训开发 绩效考核 薪酬设计等 提供信息支持 75 二 管理职位分析问卷的结构 图5 14 MPDQ的三大功能板块 76 一 信息输入板块 表5 36 表5 36 MPDQ问卷的组成内容 77 一 信息输入板块 例 图5 15 MPDQ问卷示例 问卷示例 第九部分工作联系 操作定义 为了达到组织目标 需要管理者在多种层次上与组织内部或外部人进行沟通交流 本部分旨在收集工作联系的性质与水平的信息 第一步 重要性右表列举了主要的联系对象和目的 请根据重要性程度和发生频率对发生在你工作中的各种 工作联系 的作出评价 第二步 其他联系如果还有其他性质的联系 请详细写明其联系对象和目的 78 二 信息分析板块 表5 37 MPDQ三种管理要素体系列表 79 80 81 三 信息输出板块 针对不同的人力资源管理功能板块编制最终的8类分析报告 一 管理职位描述 主要内容 对管理职位的细节性 描述性的总结归纳 包括 1 财务人事职责权限 2 工作活动重要性排序 3 工作联 4 决策情景特征 5 知识技术能力要求 主要用途 1 服务求职者的工作描述2 上岗指引3 面试基础信息4 工作设计5 薪酬结构 类似于管理职位描述报告 主要针对一组管理职位工作内容的综合性的 平均水平的描述 用于构建管理职位描述常模 二 管理工作描述 三 群体比较报告 主要内容 六组对照群体工作内容的主要异同点的对比分析表 区分共有活动和特有活动 按照出现频率进行派逊 然后针对各种活动进行重要性评价 主要用途 1 工作分类2 工作评价 同工同酬3 工作设计4 培训开发设计 82 四 个体职位剖析 主要内容 1 在管理工作要素的9个评价维度上将目标职位与所选同职等的职位进行比较分析 2 该职位在管理评价要素上的得分以及加权得分 主要用途 1 确定工作价值2 确定职位等级3 薪酬设计4 制定培训开发计划 83 五 群体职位剖析 类似于个体职位剖析 主要对相同的一组管理职位在管理工作要素和管理评价要素上的平均水平的相关比较分析 84 六 多维度群体绩效剖析 主要内容 1 管理绩效要素各维度对于所选一组管理人员的平均重要性程度的综合报告 由此确定各评价要素的权重 2 MPDQ中的KSAs平均要求水平 主要用途 1 确定绩效评价要素权重2 KSA用于人员甄选录用3 通过与个体绩效对比 确定培训开发计划 85 七 多维度个体绩效剖析 类似于多维度群体绩效剖析 主要对个人对管理绩效要素的重要性评价进行分析 以及个体的KSA水平分析 通过与群体水平的对比 对绩效改进和培训开发提供指导 86 八 职位绩效评价表 主要内容 适用于特定管理职位的绩效评价体系和雇员开发计划 对管理绩效9个要素进行深度定义剖析 加以操作化 并附加若干代表性的绩效活动示例 主要用途 1 绩效评价2 人员开发 87 优缺点 通过计算机程序 MPDQ在某种程度上降低了主观因素的影响 同时