岗位职责_公共部门职位分析

引例 工作职责分歧 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任让他把液体清扫干净 操作工拒绝执行 理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查工作说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫 但服务工同样拒绝 理由是工作说明书里没有包括这一类工作 车间主任很恼火 说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 清扫了液体 但是干完之后即向公司投诉 有关人员看了投诉后 审阅了这两类人员的工作说明书 机床操作工 服务工 机床操作工的工作说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但并未提及清扫地板 服务工的工作说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 问题 1 对于服务工的投诉 你认为该如何解决 2 如何防止类似意见分歧的重复发生 3 你认为该公司在管理上有何需改进之处 第五章公共部门职位分析 职位分析 人力资源管理的基石 职位分析是企业中一切人力资源管理工作的基础 大至组织决策 小到人员培训 都离不开工作分析所提供的信息 一 职位分析的含义也称为工作分析 是确定和报告与一项具体职位的本质相关联的信息的过程 它确定职位所包括的任务以及职位承担者成功地完成工作所需要的技能 知识 能力和责任 包括 职位说明书第一 关于职位的描述第二 关于职位任职资格的描述职位分析报告 职位分析的内容可以用6个W和1个H表示 Who What When Where Why Forwhom How 职位分析是人力资源管理的基本工具 职位分析的作用 1 它为其他人力资源管理活动提供了依据2 对组织的管理具有一定的溢出效应员工方面Hrm高层管理者 二 与职位分析相关的概念 1 行动 工作活动中不便再继续分解的最小单位 2 任务 工作活动中为达到某一目的而由相关行动组成的集合 3 职责 由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 与职位分析相关的概念 4 岗位 由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合 一般而言 组织者每一个人都对应一个岗位 教师的主要指责 教学 课前备课 课堂讲授 课后批改作业 期末组织考试科研学生指导学校服务5 职位 工作 指一个或一组职责类似的岗位所组成的组合 一个职位可能只涉及一个岗位 也可能涉及多个岗位 与职位分析相关的概念 6 职位族 组织内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群 也称为职位群 8 职业 由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合 9 职业生涯 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 职位分析的系统模式 本章目录 第一节职位分析的具体实施第二节职位说明书的编写 第一节职位分析的具体实施 一 职位分析的步骤 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 准备阶段的主要任务 1 制定职位分析的目的和用途2 成立职位分析小组3 对职位分析人员进行培训4 做好其他必要的准备 HRM专家组织管理层领导人力资源管理者员工 调查阶段的主要任务 1 制定职位分析的时间计划进度表2 选择职位分析的内容和方法3 搜集职位的背景资料4 搜集职位的有关信息 搜集工作的背景资料 组织结构图 组织结构图的作用 指明组织中总共设立了哪些部门指明各级管理者的职位名称指明各个部门的负责人是谁指明组织内上下级的隶属关系和责任关系使每一位员工明确自己的职位在组织中的地位 组织结构图的局限性 无法说明各项工作的日常活动及其职责不能说明组织中实际的沟通方式不能反映员工受监督的程度不能说明各级管理者掌握的实权范围不能说明每一岗位的任职资格条件 为了解决上述问题 我们需要借助于对工作所包含的各方面信息的深入探究 即进行职位分析 搜集职位的有关信息 工作活动工作中人的活动工作中所使用的设备 工具与工作有关的有形和无形因素工作绩效的信息工作的背景条件工作对人的要求 1 所学的专业 2 学历水平 3 资格证书 4 工作经验 5 必要的知识和能力 6 身体状况 分析阶段的主要任务 1 整理资料 完整性2 审查资料 准确性3 分析资料 归纳总结 完成阶段的主要任务 1 编写职位说明书2 对整个职位分析过程进行总结3 将职位分析的结果运用于HRM以及组织管理的相关方面 二 工作分析的方法 工作实践法直接观察法访谈法问卷调查法工作日志法 需要多种方法的结合 工作实践法 工作分析人员亲自从事所需研究的工作 优点 可以准确地了解工作的实际任务 在体力 知识 经验等方面对任职者的要求 适用 适用于短期内可以掌握的工作 缺点 不适用于需要进行大量训练和危险的工作 打字员 直接观察法 工作分析人员观察所需分析的工作的过程 优点 工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求 适用 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如 装配线工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分较高的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如 律师 教师 急救站的护士等等 工作分析观察提纲 部分 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部分 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从到 5 第二次休息时间从到 6 上午完成产品多少件 7 平均多长时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 9 每次交谈约多长时间 10 室内温度多少度 11 上午喝了几次水 12 什么时候开始午休 13 出了多少次品 14 搬了多少次原材料 15 工作地噪音分贝是多少 访谈法 与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法 主要类型 个别访谈法工作之间有明显差别时使用 时间比较充分的情况下采用 群体访谈法多名员工从事同样的工作时使用 访谈时提出的典型问题 你平时需要做哪些工作 主要的职责有哪些 如何去完成它们 在哪些地点工作 工作需要怎样的学历 经验 技能或专业执照 基本的绩效标准是什么 工作有哪些环境和条件 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求 工作的安全和卫生状况如何 访谈法优缺点 优点 能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确 缺点 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 问卷调查法 优点 能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需要对很多工作者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 优点 收集到的信息比较全面可以检验其他方法所收集到的信息的真实程度缺点 使用范围比较小信息整理的工作量大 归纳工作烦琐 调查者不合作 工作日志法 第二节职位说明书的编写 职位说明书是描写某一具体工作岗位的工作内涵的基本管理文件 它是对组织各类工作的工作性质 任务 责任 权限 工作内容和工作方法 工作环境和工作条件 任职资格等所作的统一规定 一 工作说明书的格式1 描述式2 表格式 二 职位说明书的内容 1 职位标识 1 职位名称要求 简单 明确 反映该职位的职务 2 职位编号 3 所属部门 4 职位薪点 2 职位概要 对该职位的工作任务 职能 活动的概括描述 出纳的职位概要 主要负责公司日常的现金收支管理 现金日记帐管理 公司工资及福利核算 费用的统计及分析 3 履行职责 工作执行 工作职责应根据工作任务分条说明 基本思路是 1 职责分解 工作 职责 任务 职位 职位使命和主要职责 职位职责的分解 4 0 1 0 2 0 3 0 1 1 1 2 1 3 1 4 2 1 2 2 2 3 3 1 3 2 3 3 3 4 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 2 任务描述描述格式 动词 宾语 目的状语 动词表明这项任务是怎样进行的 宾语表明了活动实施的对象目的状语表明了这项任务要取得什么样的结果 如 监督和控制部门年度预算 以保证开支符合业务计划要求动词的使用 要准确的表示出员工是如何进行该项任务的 以及在该项任务的权限 3 职责排序按照这些职责的内在逻辑顺序进行排序按照各项职责所占用的时间多少进行排序 出纳的工作职责 4 业绩标准 出纳的考核标准 5 工作关系 主要是指组织内工作岗位之间横向与纵向的联系 6 使用设备 7 工作环境和工作条件 工作的时间和地点要求 工作的物理环境8 任职资格9 其他信息 出纳的工作关系 出纳的工作场所 某公司出纳的任职资格要求 招聘专员的任职资格 一 生理要求年龄 23岁至35岁性别 不限身高 女性 1 55m 1 70m男性 1 60 1 85m体重 与身高成比例 在合理的范围内均可听力 正常视力 矫正视力正常健康状况 无残疾 无传染病外貌 无畸形 出众更佳声音 普通话发音标准 语音和语速正常 二 知识和技能要求学历要求 本科 大专以上需从事专业3年以上工作经验 3年以上大型企业工作经验专业背景要求 曾从事人事招聘工作2年以上英文水平 达到国家四级水平 三 特殊才能要求语言表达能力 能够准确 清晰 生动地向应聘者介绍企业情况 并准确 巧妙地解答应聘者提出的各种问题 文字表述能力 能够准确 快速地将希望表达的内容用文字表述出来 对文字描述很敏感 观察能力 能够很快地把握应聘者的心理逻辑处理能力 能够将多项并行的事务安排得井井有条 四 综合素质有良好的职业道德 能够保守企业人事秘密独立工作能力强 能够独立完成布置招聘会场 接待应聘人员 应聘者非智力因素评价等事务 工作认真细心 能认真保管好各类招聘相关材料有较好的公关能力 能准确地把握同行业的招聘情况 五 其他要求能够随时准备出差不可请1个月以上的假期 案例 出纳的职位说明书 doc 相关问题 人力资源管理的核心是要解决职位与人之间的动态匹配关系 这也衍生出了人力资源管理的两条思路基于职位的人力资源管理 职位分析基于胜任能力的人力资源管理 胜任能力模型而随着人日益成为企业经营管理的核心 对人的内在素质 包括知识 技能 行为 个性趋向 内驱力等因素与工作绩效之间的联系的研究日益深入 基于胜任能力的人力资源管理越来越受到理论界及实践界的关注 有的学者甚至认为 胜任能力模型将取代职位说明书 成为人力资源管理的基础 1 你认为胜任能力模型可以取代职位分析吗 A公司高层的决策 A公司是中关村的一家从事软件开发与生产的股份有限公司 A公司高层坚信 科学的管理能够带来巨大的效益和收益 因此他们非常重视采用现代管理技术和手段 因此 在2006年10月公司组织并进行了大规模的工作分析 并根据工作分析的结果 编制了各岗位的职务说明书 规定了各个岗位的人员编制 制定了各个岗位的薪酬水平 在初期 这些变革确实给企业带来了高效率和高效益 但是后来的发展却事与愿违 从2007年7月开始 各部门经理就不断抱怨职务说明书不符合其部门现在的主要职责和任务 人员编制禁锢了其部门及公司的发展 薪酬水平也不能体现各岗位的实际工作 公司员工的士气大大下降 A公司现在正处于一种尴尬的境地公司专门找人对此进行了细致的分析和调研 得到的结论是 随着生产技术的飞速发展 产品生命周期逐渐缩短 大约为12个月 有了职位说明书后 降低了公司人力资源使用的弹性 当今软件开发所要求的产品知识更新速度极快 相应地 任职资格条件也会随之变化 刚刚通过工作分析所得到地职位说明书基本上不起什么作用 所以该公司高层领导决定不再进行工作分析 也不再使用职务说明书和任何工作分析的结果 讨论题 1 工作分析在当今社会所面临的困难有哪些 如何解决 2 A公司高层作出不再进行工作分析 不再使用工作说明书和资格说明书的决定是否有道理 为什么 某公司的职位分析 A公司是我国中部某省的一家房地产开发公司 近年来 随着当地经济的迅速发展 房地产需求强劲 公司有了飞速的发展 规模持续扩大 逐步发展为一家中型房地产开发公司 随着公司的发展和壮大 员工数大量增加 众多的组织和人力资源管理问题逐步凸现出来 公司现有的组织结构是基于创业时的公司规划 随着业务扩张的需要逐渐扩充而形成的 在运行的过程中 组织与业务上的矛盾已经准不凸现出来 部门之间 职位之间的职责与权限缺乏明确的界定 扯皮推诿的现象不断发生 有的部门抱怨事情太多 人手不够 任务不能按时 按质 按量完成 有的部门又觉得人员冗杂 人浮于事 效率低下 在公司的人员招聘方面 用人部门给出的招聘标准比较含糊 招聘主管往往无法准确地加以理解 使得招来的人大多差强人意 同时 目前的许多岗位往往不能做到人事匹配 员工的能力不能得以充分发挥 严重挫伤了士气 并影响了工作效果 公司员工的晋升以前由总经理直接做出 现在公司规模大了 总经理已经几乎没有时间与基层员工和部门主管打交道 基层员工和部门主管的晋升只能根据部门经理的意见来做出 而在晋升中 上级和下属之间的私人感情成为决定性的因素 有才干的人往往并不能获得提升 因此 许多优秀的员工由于看不到自己未来的前途而另谋高就 在激励方面 公司缺乏科学的绩效考核和薪酬制度 考核中的主观性和随意性非常严重 员工的报酬不能体现其价值与能力 人力资源部经常可以听到大家对薪酬的抱怨和不满 这也是人才流失的重要原因 面对这样严峻的形势 人力资源部开始着手进行人力资源管理的变革 变革从进行职位分析 确定职位价值开始 究竟如何开展职位分析 职位评价 如何抓住职位分析 职位评价过程中的关键点 为公司本次组织变革提供有效的信息支持和基础保障 是摆在公司面前的主要问题 首先 人力资源部开始寻找进行职位分析的工具与技术 在阅读了国内外目前流行的基本职位分析书籍后 人力资源部某其中选取了一份职位分析问卷 作为收集收集职位信息的工具 然后 人力资源部将问卷发放到各个部门经理手中 同时在公司的内部也上发力一份关于开展问卷调查的通知 要求各部门配合人力资源部的问卷调查 据反映 问卷在下发到各个部门之后 一直搁置在各部门经理手中 并没有发下去 很多部门直到人力资源部开始催收时才把问卷发放到每个人手中 同时 由于大家都很忙 很多人在拿到问卷后 都没有时间仔细考虑 草草填写了事 有很多人在外地出差 或者任务缠身 自己无法填写 而由同事代笔 此外 据一些比较重视这次调查的员工反映 大家都不了解这次问卷调查的意图 也不了解问卷中那些陌生的管理术语 何为职责 何为工作目的 许多人对此并不理解 很多人想就疑难问题向人力资源部进行询问 可是也不知道具体该找谁 因此 在回答问卷时只能凭自己个人的理解来填写 无法把握填写的规范和标准 一个星期后 人力资源部收回了问卷 但是问卷填写的效果不太理想 有一部分问卷填写不全 一部分问卷答非所问 还有一部分问卷根本没有收上来 辛苦推出的调查却没有发挥它应有的价值 与此同时 人力资源部找后选取一些职位进行访谈 但在试着谈了几个职位之后 发现访谈的效果并不好 因为 在人力资源部 能够对部门经理进行访谈的人只有人力资源部经理一人 主管和一般员工都无法与其他部门经理沟通 同时 由于经理们都忙 能够把双方的时间凑一起不容易 因此 两个星期过去之后 只访谈了两个部门经理 几位主管对经理级以下的人员进行访谈时 出现的情况却出乎意料 大部分时间都是被访谈人在发牢骚 职责公司的管理问题 抱怨自己的待遇不公等 而在谈到与职位分析相关的内容时 被访谈人往往言辞闪烁 顾左右而言他 似乎对人力资源部这次访谈不太信任 访谈结束后 访谈人都反映对该职位的认识还是停留在模糊阶段 这样持续了两个星期 访谈了大约13个职位 王经理认为不能拖延下去了 决定开始进行项目的下一阶段 撰写职位说明