办公文秘_某集团实施协同办公业务管理系统案例

办公业务管理系统实施方案 某集团成功实施 协同办公业务管理系统 案例 武汉分公司 福建分公司 北京分公司 供应商群 上海分公司 全国各地分公司 各地数百家合作经销商及展示中心 销售公司 企业架构 工厂 生产基地 企业架构图 全国各地分公司 各地几百家合作经销商及展示中心 用户需求及目标 通过 协同办公业务管理系统 的实施 实现公司关键业务的有效管理 以达到 1 各部门自动的信息传递和事务交接 避免人工完成 容易出错的情况 2 总部 工厂 分公司及部门之间实现协同工作 提高工作效率 3 通过即时信息通知方式实现各部门 各工作小组协同跟进同一项目 领导在各工作环节实现高效的审批 审阅 同时通过项目资料库对各项目资料实施集中式管理 实现各类资源的有效共享 4 实现合理的 高效率的文档的管控 文档发布前的审批 有条件的共享 严格的查看权限 文件的传阅等 5 实现网上信息 通知广播式发布 同时信息发布人员可随时监控到某重要通知相关人员是否已接收查看 避免了重要信息的漏看 6 通过工作流程监控 实现工作的有效监控及客观评估 方案的设立 第一阶段 1 采用 易视维协同办公系统 作为 办公业务管理系统 的基础 根据用户的情况 配合用户内部OA系统项目小组对系统进行系统的重组 实现日常办公管理 如申请审批 工作安排 文件处理 文件共享等 同时进行电子邮件服务器的安装及调试 通过电子邮件服务器的安装及调试 实现外部及内部电子邮件的收发 2 利用 易视维协同办公系统 中的现有功能模块 实现某些关键业务的管理 如 利用 签报 功能模块实现 销售公司下单业务 管理 利用 项目协同 功能模块实现分公司项目管理 利用 申请审批 功能模块实现事务申请审批和费用报销管理 利用系统集成的 电子邮件服务器 实现企业内部信息或资料的快速传递 利用 资料库 功能模块实现公司各类文档的分类管理 共享查询的同时 可利用资料库特有的信息通知功能实现资料的有效传递 利用 待办事宜 功能模块的 新建 功能实现任务信息的建立与传递 第二阶段 通过接口的开发 实现OA系统跟ERP系统的无缝连接 领导或相关人员无需被动地进入ERP系统去查看信息或进行审批 所有与他相关的信息将会以 待办事宜 方式自动发送到他的工作台 如需要领导审批的生产计划 各类的报表等 系统的两大特性 特性一 可实现专业的远程办公工作人员可跨越时间和地域的限制实现专业的远程办公 应用案例一 中交四航局 应用案例二 广州市建设工程质量监督站 特性二 具有优秀的协同性能系统通过独特的 即时信息通知 方式 实现优秀的协同办公性能 各主要模块均有信息通知及灵活的流程审批功能 为实现协同办公奠定了充实的基础 继续 外网 设置业务登陆口 内部办公系统登录界面 集团已全面实施远程办公超过3年 对全球十几个分公司及几十个项目组实施管理 下一页 中交集团案例 其他系统 返回 中交集团系统集成方案 财务报表系统 档案管理系统 人力资源管理系统 易视维 信息管理平台 信息驾驶仓 公文管理系统合同管理系统项目管理系统 易视维 办公系统管理系统 在 易视维 基础上用户追加开发的系统 接口开发 用户外购或自开发的系统 该信息管理平台作为整个系统的核心 担负着信息驾驶仓的重任 即所有与操作人相关的任务信息 将显示在该信息平台的 待办事宜 的显示区 以下外部数据库通过信息传递接口的开发 与 易视维 系统实现无缝链接 可实现信息通知 数据归档等功能 外网 实现了网上报监 内部办公政务系统界面 市监督站政务系统已全面实施超过5年 实现了市质监站确立的在全站各个部门实现 全方位上网 所有办公 包括工程监督业务管理 的工作信息全程入网 各种统计报表能在网上自动整合动态输出 通过互联网与上下级单位联系 并向社会发布工作信息的总体建网目标 外网更实现了用户直接网上报监督 下一页 广州市建设工程质量监督站案例 接口案例演示 返回 市质监站系统集成方案 工程检测管理系统 工程质量监督业务管理系统 包括 网上报监管理系统外网信息发布管理系统公文管理系统 在 易视维 基础上用户追加开发的系统 接口开发 用户外购或自开发的系统 易视维 办公系统管理系统 易视维 信息管理平台 信息驾驶仓 通过以下数据库接口的开发 实现通过 易视维 信息管理平台直接进行数据的传输及数据的查询 广州建筑业务管理系统 起重机械管理数据库 个人工作台还具有以下特点 1 系统通过对登录人身份的智能判断 实现登录系统首先会进入自己的个人工作台 该个人工作台只显示与工作人员自己相关的信息 包括邮件 待办事宜 协同工作项目 私人文件夹等同时可按需求自定义自己的办公主菜单 实现个性化的办公 2 系统向用户提供了 协同中心 工作区 通过协同中心 工作人员可实现各类项目 任务等的协同工作 如项目的发起 项目的审批 项目文档的建立与查询 项目的讨论等 在完成过程中 将有关执行情况记录在案 供有关部门 领导检查 考核用 多个部门协同中 可以互相督办 提醒 交互 3 所有需要您处理的业务或重要的事务处理都会显示在您的个人工作台的 待办事宜 信息区 通过 即时信息通知 方式 实现集中式信息处理 在统一的工作平台上完成各项工作的指派 办理和审批 使各项工作在高效 透明 可控的环境下有序地进行 每天上班时 您只需轻轻点击 待办事宜 信息区的信息 便可自动打开相应的工作 轻松处理 个人工作台 系统以易视维信息管理平台作为登录后的主界 该界面也被称为 个人工作台 是整个系统的核心 担负着信息驾驶仓的重任 即所有与登录人相关的任务信息 将显示在该信息平台的 待办事宜 的显示区 该平台在企业的协同工作过程中发挥着举足轻重的作用 个人工作台的作用 业务主线 事务主线通过工作台统一 该信息管理平台作为整个系统的核心 担负着信息驾驶仓的重任 即所有与操作人相关的任务信息 将显示在该信息平台的 待办事宜 的显示区 可以理解为 信息导航中心 相当于我们在使用的手提电话 有事可以通过电话或短信通知我们 也有理解为驾驶舱的 通过仪表反映设备工作情况 通知我们 待办事宜工作区的作用及使用 待办事宜 工作区的作用及使用 继续 待办事宜 工作区作为整个信息系统的信息显示中心枢纽 所有需要您处理的业务或重要的事务处理都会显示在您的个人工作台的 待办事宜 信息区 通过 即时信息通知 方式 实现集中式信息处理 在统一的工作平台上完成各项工作的指派 办理和审批 使各项工作在高效 透明 可控的环境下有序地进行 每天上班时 您只需轻轻点击 待办事宜 信息区的信息 便可自动打开相应的工作 轻松处理 应用案例一 新建待办事宜 应用案例二 会议通知 应用案例三 销售公司下单业务管理案例 以下案例中 所有信息将会最后显示在指定人员的个人工作台的 待办事宜 信息区 该案例通过一个较为复杂的业务管理流程 展示了相关人员是如何在个人工作台的 待办事宜 信息区完成各项工作的指派 办理和审批 使各项工作在高效 透明 可控的环境下有序地进行 办公室主任 会计 办公室秘书 返回 李评起草一份会议通知 并以传阅及短信方式通知相关人员 办公室主任 会计 销售部经理等在自己的 待办事宜 工作区都收到李评关于会议的传阅 点击观看演示 总经理 办公室秘书 返回 总经理使用 新建待办事宜 功能通知秘书李评订购机票 李萍在自己的 待办事宜 工作区收到总经理订购机票通知 马上进行跟进 返回 由于该案例演示比较详细 我们将在接下来的介绍中为大家进行演示 核心功能模块 系统的核心功能模块 请点击查看 七大亮点 系统七大亮点 亮点一 亮点二 亮点三 亮点四 亮点五 亮点六 亮点七 亮点一 系统高度集成 五分钟内安装完成 10分钟系统设置 返回 维护方便 亮点二 可对Lotus目录或其下任何目录直接备份 安全稳定的备份机制 数据备份只需通过目录拷贝 与Windows注册表无关 采用B S架构 用户只需通过浏览器即可访问本系统 将客户端的系统维护工作降到零 极大减轻了系统管理员的维护工作 返回 系统是新型积木式模块化结构系统 向用户开放方便扩展的办公平台 除了基础办公模块外 用户可随时添加新的功能模块 并可按需求进行系统的重组 实现系统的无限扩展 各功能模块相对独立 所有数据库均有独立的权限设置功能 亮点三 实现系统的扩展及重组极其方便 返回 亮点四 自助式的网上模块升级机制 实现系统的随时升级 无限增值 其中 不停机升级 机制深受用户的好评 返回 为适应用户公文办理过程中各类合理变化的需求 系统采用独特的 流程监控 自由流程 方式 由流程可按需求改变 系统可通过 流程查看 实现流程监控 令整个审批流转的过程不会因突发事件 如某领导因事不能及时赶回等 出现 断点 现象 系统的自由流程分为 随机流程 和 固定流程 两种方式 用户如有需要 可预先设置好固定的流程 通过选取 固定流程 进行审批 提高工作效率 亮点五 独特的公文管理机制 收文人 李萍 拟办人 李四 通知审批 回执 返回信息 审批完成返回确认信息 批办人 王五 承办部门 商务部 张三 返回 被用户称为 不用画流程图的公文管理系统 1 主要实现为 流程 串行 并行 严格监控管理 制度 操作灵活 每步流程都有记录 自定义工作流程 2 确保每一事务处理都可用流程管理 用户可随时按需要改变流程 返回 亮点六 各主要模块均有信息通知及灵活的流程审批功能 同时可通过短信通知相关人员 为实现协同办公奠定了充实的基础 产品部经理 技术工程师 办公室秘书 返回 李评起草一份会议通知 并以传阅及短信方式通知相关人员 产品经理及技术工程师在自己的 待办事宜 工作区都收到李评关于会议的传阅 亮点七 系统开放应用接口代码 实现多应用接口数据共享 返回 案例五单机版网络应用 原来开发单机版业务只方便一个用户 检测查询 接口 网上授权用户可在浏览器中查询 单机版 起重机械管理数据库 通过 协同办公系统 实现网络查询功能 演示 提示 其他业务数据也可以通过二次开发接口连接 系统实现关键业务管理的案例演示 案例一 销售公司下单业务管理 案例二 企业分公司项目管理 案例三 企业各类申请审批管理 案例五 开通企业内部邮件服务 帮助企业实现内部信息及资料的快速传递 案例四 为企业创建一种新型的文档管理模式 案例一 销售公司下单业务流程 销售部业务员接到客户订单之后 制定一份购销合同 合同 订单 评审记录表 待销售公司副总签字后传真发往工厂 工厂研发部 生管部 采购部 财务部相关负责人相继签字确认之后 最后由总经理确定并签字 产品做好之后 生管部人员立即通知销售公司相关人员 方便业务员通知客户汇款到公司 等款到了帐号之后 销售公司负责人向工厂再发工作联系书 工作联系书包括财务开单 仓库发货等 销售公司相关负责人与客户联系 并告知客户交货期 案例一 销售公司下单业务管理 销售公司下单业务管理案例 销售公司下单业务管理案例 销售公司业务跟单员 杨丽 步骤三 杨丽最后确认各部门会签完成后 送领导 总经理 批示签名 杨丽将各部门会签结果送领导签名领导 总经理 批示签名 生产部主管 周平 总经理 关东 第四步 销售业务跟单员确认总经理签字后 发承办通知给生产部的承办人 杨丽发承办通知庞兰收到承办通知 马上安排生产并进行跟进 签报单打印结果 销售公司下单业务管理案例 第五步 产品做好之后 生管部承办人立即通知销售公司销售部业务跟单员 方便业务员通知客户汇款到公司 庞兰将承办结果通知杨丽杨丽收到产品生产完的信息后 马上电话通知责任业务员联系客户汇款到公司 生产部承办人 庞兰 业务员 销售公司业务跟单员 杨丽 客户 销售公司下单业务管理案例 第六步 等款到了帐号之后 销售公司销售部业务跟单员起草一份工作联系书 提交销售公司副总签名后 通知工厂财务开单 仓库发货 同时通知物流部承办人根据工作联系书跟进发货 杨丽起草工作联系书并提交销售公司副总签名销售公司副总签名确认杨丽向物流部发承办通知 同时通知通知工厂财务开单 仓库发货第七步 物流部承办人收到承办通知后 马上组织发货 将货物送达客户后 将承办结果通知销售公司杨丽 张阳将承办结果通知杨丽 物流部 张阳 宋华 销售公司业务跟单员 杨丽 销售公司副总 郭雄 财务 销售公司下单业务管理案例 第八步 杨丽接到物流部承办人承办结果通知后 将该任务最后列为办结 并通知公司领导 杨丽将该任务最后列为办结 并通知公司领导 销售公司业务跟单员 杨丽 销售公司副总 郭雄 第九步 公司领导接到项目完成的信息 可通过项目挡案及流程查看直接了解项目的整个进度及过程 总经理关东接到项目完成信息并详细查看项目进度情况 总经理 关东 1 下单业务管理由零散的不可控管理变成集中式的可控管理 2 领导可随时进入 签报 库查看各项目的签报的情况 随时了解项目跟进的进度 结果 相关人员的跟进工作情况及效率如何 3 由于系统详细记录了每一笔记录的操作时间 所以管理者可非常客观地评价工作人员的工作效率状况 4 可通过 待办文稿 及 办结文稿 清晰地了解已办理结束的项目及正在进行中的项目 方便历史资料的查阅 同时系统可按指定时间段自动生成各类项目统计报表 5 相关人员不再受时间 地点的限制 可随时进行文件的签报 同时相关人员也可通过流程查看等功能随时掌握项目的进度情况 使用 签报 功能进行下单业务管理后 项目情况变得一目了然 返回案例目录 签报单打印结果 返回 案例二 公司在全国各地设有多个办事处 由销售公司直接管理 利用 项目协同管理 功能模块实现分公司项目管理 总经理 关东 销售公司副总 郭雄 汇报工作 案例二 分公司项目管理 对北京办事处项目的管理 永泰大厦项目 的例子 孙彪 业务员 第一步 由各办事处项目跟进业务员发起项目孙彪发起项目并启动项目第二步 项目跟进业务员将日常项目的跟进情况记录在该项目的文件柜中 并通过 通知审批 审阅 传阅 发通知 等方式与项目参与人进行沟通 孙彪将一周的项目情况汇报加入永泰大厦项目文件柜 同时提交给领导审阅 孙彪将项目情况汇报提交给领导审阅 领导对项目情况汇报进行审阅并对下一步工作给出指导意见 关东 总经理 审阅批示郭雄 副总 审阅批示 孙彪根据领导指示对项目继续进行跟进 并取得有效进展 客户要求报价 孙彪发通知给销售公司业务跟单员杨丽要求协助报价 同时给领导发送信息 孙彪发通知给杨丽 对北京办事处项目的管理 永泰大厦项目 的例子 孙彪 业务员 销售公司业务跟单员杨丽与工厂联系后 将报价单加入永泰大厦项目文件柜 同时发给副总签名确认 杨丽上传报价单并提交给郭雄 副总 签名确认郭雄 副总 签名确认 杨丽将确认后的报价单传阅给孙彪 杨丽将报价单传阅给孙彪 孙彪向客户报价 经过多方协商 最后客户决定签定合同 孙彪将合同起草后加入永泰大厦项目文件柜 同时提交给领导审批 孙彪上传合同并提交给郭雄 副总 审批郭雄 副总 完成审批并通知孙彪签定合同 孙彪收到正式合同后 与客户签定合同 1 分公司项目管理由零散的不可控管理变成集中式的可控管理 2 系统为每个项目自动建立一个独立的文件库及讨论库 所有该项目有关的文件都可存放在该文件柜中 便于查阅 同时当项目出现问题时 项目组人员可利用专有的讨论库进行网上讨论 提出各类的解决方案 无需集中式的工作会议也可达到解决问题的效果 3 由于系统提供了 提交审批 审阅 传阅 发通知 等功能 为项目管理提供了独特的协同方式管理手段 4 领导可通过分公司项目库 掌控各分公司不同业务员的项目跟进情况 5 系统可通过 办结 功能按钮将完成与正在进行的项目进行分类 便于项目的有效跟进 使用 协同项目 功能进行分公司业务管理后 以特有的协同方式实现分公司项目管理 返回案例目录 案例三 手工流程存在的弊端 对于大多数企业 事务申请审批及费用报销都必须经过严格的审核 但由于部门层级多 领导事务忙 外出或出差时间无法固定等原因 采用手工流程存在以下多种弊端 审批周期过长 申请人无法了解审批情况进度 领导面对一堆零散的单据 难以事后复查情况等 下面将演示企业如何轻松利用系统中的 申请审批 功能模块帮助企业将手工报销流程及事务申请电子化 不但大大提高了工作效率 同时实现了企业费用的有效监控 其成功经验可为受困于同样难题的企业借鉴 案例三 申请审批管理 公司情况及方案设立 公司已建立一套完善的申请审批表格 由于企业制度的各类细微变化 表格内容可能会经常进行一些改动 为了适应企业的变化及最大限度地保留原有的工作习惯 系统专门设立了各类 申请审批模板下载 库 该库的各类模板都可随时按企业情况进行修改 申请人员进行申请审批时 首先从该库下载公司的标准表格填写详细资料 然后便可开始正常的电子申请审批流程 点击可查看模板库内容 审批流程的设立 系统提供了灵活的 自定义流程 和 固定流程 两种流程选择方式 申请人可按需求自定义流程 也可选择定义好的 固定流程 如以下的案例是销售公司根据日常的费用报销规定 在系统中设定了销售公司报销流程 销售公司业务员利用该固定流程进行费用报销申请 费用报销管理案例 案例 销售公司业务员杨丽到上海出差回来 通通过OA系统进行出差费用报销 销售公司业务员 杨丽 销售公司副总 郭雄 总经理 关东 财务经理 出纳 公司费用报销流程图 申请 通知审批 通知审核 通知付款 信息返回 费用报销管理案例 步骤一 销售业务员 杨丽 从 费用申请审批模板下载 库下载 出差旅费报销单 表格 并进行详细资料填写 杨丽下载标准费用报销表格 并填写资料步骤二 销售业务员 杨丽 进入系统的 费用申请审批 库 启动申请 并将原始单句递交给部门经理以备签名 杨丽启动申请郭雄进行审批 要求杨丽重新填写更详细的资料 杨丽按要求重填资料后再次发送给郭雄进行审核 郭雄签名确认 步骤三 销售公司副总 郭雄 审批通过后 系统自动将申请发送给财务经理审核 同时杨丽接到信息反馈 杨丽收到信息财务经理进行审核步骤四 财务经理审核通过后 系统自动将申请发送给总经理 关东 最后审批 同时杨丽接到信息反馈 总经理进行审核 销售公司业务员 杨丽 销售公司副总 郭雄 财务经理 出纳 提交申请 通知审核 通知审批 通知付款 信息返回 总经理 关东 费用报销管理案例 步骤五 总经理 关东 最后审批通过后 系统自动将申请发送给出纳 通知付款 申请人 杨丽 接到可付款通知后 立刻打印签报单 连同经部门经理签过名的原始报销单据到财务经理处进行最后手工签名确认 并凭以上单据到出纳处取款 杨丽接到可付款通知后 立刻打印签报单签报单出纳查看付款通知 并按指示支付款项 步骤六 出纳按付款通知付款后 将项目列为 办结 并通知相关领导 公司领导接到项目完成的信息 可通过项目挡案及流程查看直接了解项目的整个进度及过程 出纳按手续付款后 将项目列为 办结 总经理关东接到项目完成通知并详细查看项目进度情况 销售公司业务员 杨丽 销售公司副总 郭雄 财务经理 出纳 提交申请 通知审核 通知审批 通知付款 信息返回 总经理 关东 返回案例目录 签报单打印结果 返回 费用申请审批模板下载 库内容 返回 行政申请审批模板下载 库内容 返回 案例四 为企业提供一种全新的文档管理模式 1 由于各部门文档没有统一管理 各岗位工作人员的工作文档零散无统一管理 一旦离职 很多有价值的资料无法找到甚至由此而流失 公司不得不重新花费人力去处理 2 为了实现文档的共享 管理员不得不使用文件夹共享方式 数据安全得不到保证 3 企业内部日积月累的各类工作过程技术文档是企业的巨大财富 对生产 管理及销售等环节往往起到不可忽略的作用 各岗位员工在工作过程中虽然建立了不少有价值的资料 但由于文档自创建开始就没有进行有序的规范管理 这些资料往往只是为己所用 其他员工不知道如何查找自己需要的资料 有价值资料无法实现有效共享 前 系统提供了一种全新的文档管理模式文档库全面整合了自文档的创建 审核 传阅 发布到归档的全过程功能 培训专员 刘芳 总经理 关东 通知审批 信息返回 审批回复 传阅 传阅 传阅 回执 回执 回执 员工1 员工2 其他员工 工作目的 为了方便员工登录OA 刘芳特意制作了一个培训简报 以便用于员工的网上自助培训 工作过程描述 步骤一 刘芳将培训简报上传到 员工培训 文档库后 马上发送给总经理 关东 进行审批 刘芳上传文档库后发送给总经理审批总经理对文档进行审批步骤二 总经理 关东 审批通过后 刘芳利用 传阅 功能将发通知给相关人员 总经理审批通过后刘芳以 传阅 方式将发通知给相关人员步骤三 由于刘芳传阅时设定了回执功能 当相关人员收到 刘芳便会第一时间收到回执 知道相关人员的接收情况 相关人员收到并打开传阅信息 刘芳收到回执 实现对工作的有效监控 案例说明 刘芳是人力资源部的培训专员 负责集团OA的培训与推进工作 下面的是刘芳如何应用文档库高效处理工作的案例 1 各部门按管理需求设立了各类的文档库 岗位人员的文档由零散变为统一管理 部门领导可随时对各类文档进行审核 查询 2 有效避免了员工一旦离职 重要的文档无法找到的情况 大大节省了不必要的人力资源浪费 3 由于各文档库都按需要设有严格的权限管理 对文档的查看 上传 修改 删除等实施了严格的控制 数据安全得到了充分的保证 4 文档库的审批 传阅等功能 实现了资料的互动式共享及资料在企业内部的快速传递 企业员工通过高效协同的工作模式 真正提高了工作效率 5 系统提供的文档跨库快速查询功能 实现只需输入关键字 便能快速搜索出放在任一文件库的文档功能 大大提高了文档的利用效率 6 除部门级的文档库外 企业可设置各类的知识库 将各类有价值的资料组织起来 使有价值的资料实现有效共享 后 返回案例目录 1 由于公司邮箱存在空间及数量的限制 邮箱资源只能分配给对外人员 同时由于企业的迅速扩大 人员不断增多 邮箱的费用资源不断增大 2 往往由于线路问题 邮件不能马上收到或大容量的邮件无法接收 不光对工作造成了影响 甚至耽误了企业重大项目的执行 3 企业内部资料的传递采用共享盘或使用U盘等工具进行传递 造成数据安全不能保证 病毒到处传播 同时由于资料上传共享盘后无法第一时间自动通知相关人员 往往需要再通过电话二次通知 工作效率极低 同时造成电话资源的极大浪费 前 开通企业内部邮件服务 帮助企业实现内部信息及资料的快速传递 案例五 开通企业内部电子邮件服务 1 企业员工除生产线工人外 各岗位人员都拥有了电子邮箱 管理员可随时根据员工的入职 离职状况进行调整 2 由于内部邮件的传送在内部服务器内进行 邮件实现即发即到 极大提高了信息及工作资料传递的效率