公司接待流程及标准.doc

制度名称公司接待流程及标准版本号20161版编号XNR-XZ-01编制人： 行政人事部审核人： 批准人： 日期： 修改记录： 公司接待流程及标准（一）、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则（二）、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。（三）、管理 行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部协调的重要接待应提前2天告知。（四）、计划和准备 1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、行政人事部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，安排摄影摄像等。4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。7、行政人事部根据情况提前购买车票及机票。（五）、接待标准一级接待标准：陪同人员：总经理、行政人事负责人1、迎接：总经理、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。2、参观：总经理，由行政人事负责人沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。3、座谈：由所需座谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、餐饮标准：消费每桌控制在1000元左右。二级标准：陪同人员：相关部门领导、行政人事负责人1、迎接：由相关部门领导到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：相关部门领导、行政人事负责人，由专职的接待人员沿途介绍展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。3、座谈：由所需会谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、餐饮标准：消费每桌控制在500元左右。三级标准：陪同人员：相关对口的部门领导及人员1、参观：相关对口的部门领导及人员陪同，由专职的接待人员沿途介绍公司展示基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。2、座谈：由所需会谈部门配合行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、餐饮标准：消费每桌控制在200元左右。(六)、接待路线公司来客参观路线：会议室-市场部-茶室-办公室（七）、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。（八）、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 客 户 接 待 安 排 表来访客户 来访日期时间 客户人数 离开日期时间 客户背景、爱好 及来访目的 公司接待人员 公司出席 陪同人员 参观安排 会议室安排 笔记本、投影仪（是否用） 入住安排（人员姓名、日期、酒店、结算方式） 订餐 订车 费用申请 总经理签字 其他要求 客户接待礼仪细则 一、迎接礼仪 （一）对前来访问、洽谈业务、参加会议人员，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的领导不能前往，前去迎接的人员应向客人作出礼貌的解释。 （二）到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。 （三）接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪： 、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？” 、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 （四）举的牌子应该有公司名和人名，最好有欢迎辞。客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。 （五）迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。 （六）应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图等介绍材料送给客人。 （七）将客人送到住地后，不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。 过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。二、接待礼仪 接待客人要注意以下几点。 （一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。 （二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，并应该时常为客人添加茶水。 （三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。 1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。 、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面。接待人员应该注意客人的安全。 、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。（四）诚心诚意的奉茶。座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后领导，后同事。（五）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。三、乘车礼仪 （一）小轿车 、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。 2、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。 四、馈赠礼仪 送礼忌讳 、选择的礼物，你自己要喜欢，你自己都不喜欢，别人怎么会喜欢呢？ 、为避免选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好每年送礼时做一下记录。 、千万不要把以前接收的礼物转送出去，或丢掉它，不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。 、切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你超出预算，另一方