公文写作_机关实用文书写作讲座

机关实用文书写作讲座 美国青年杰克 奥布赖恩记载的两周活动内容 1 在网上拟写一份 星期日不休息 的广告 给当地报社 2 写一份招工启事 3 亲自为顾客填写保险估价单 并分析原因 4 填写 年估计收入 比前一年降低的缘故 5 为购买一个月的猎枪枪托上出现断裂的事 给函购公司写抗议信 详细描写质量现状 6 替帐单过期的顾客写收款信 7 作为 小联盟 队的教练 发函给市政厅 要求把丹曼运动场辟为练习场地 8 发电子贺卡给正在上学的弟弟 并详细介绍自己企业的情况 第一讲国家机关法定公文 公文改革的重大举措 解读 国家行政机关公文处理办法 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文种类 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 13种 编号 006 绝密 一年特急 省人民政府文件 发 2009 1号 关于 的通知 附件 省人民政府 印 二00九年 月 日 此件发至 级 主题词 抄送 一 公文的格式 眉首 行文部分 版记 局文件 发 2009 1号 关于发放冬季职工取暖补贴的请示 局 印 二00九年 月 日 联系人 联系电话 主题词 请示 抄送 签发人 眉首 行文部分 版记 上行文 编号 006 中共 省委文件 委发 2009 1号 关于 的决定 各地 市 县委 附件 中共 省委 印 二00九年 月 日 此件发至 级 主题词 抄送 绝密 一 公文的标题 公文的标题 应当准确简要地概括公文的主要内容 一般应标明发文机关 并准确标示公文种类 发文机关 事由 文种是公文标题的三个基本要素 沈阳市人民政府关于加强大型活动安全管理工作的通知 发文机关 事由 文种 完全性标题 省略性标题 1 省略发文机关 关于购置专用电脑并配备外部宽带的请示 2 省略事由 沈阳市人民政府公告 命令 公告 通告 3 以文种为题 命令 公告 通告 会议纪要 国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令 空管局局长办公会议纪要 特殊形式 拟制公文标题应注意的几个问题 1 事由不准确 关于公汽公司欠交税金的请示 解决 关于下达一九 年度防洪保安资金征收任务的通知 关于征收19 年度防洪保安资金的通知 例1 关于做好春节期间值班和有关工作的通知 例2 关于开展扶贫救灾工作的请示报告 研究所关于研发新产品缺少资金的请示 研究所关于研发新产品需要资金支持的请示 1 事由不准确 公司关于申请增加超计划出口指标的请示 文种已含 请求 申请 之意 关于表扬营业员 同志的通报 关于表扬营业员 同志 先进事迹的通报 拟制公文标题应注意的几个问题 国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令 2 标点的错用 市人民政府关于发布 关于加快城区住房制度改革的意见 的通知 县工商局关于发布 县农村集贸市场管理暂行办法 的通知 市人民政府发布关于加快城区住房制度改革意见的通知 县工商局关于发布 县农村集贸市场管理暂行办法 的通知 使用标点的几种特殊情况 关于调整因公临时出国 境 审批管理职能的通知关于表彰 公路二期工程建设建功立业竞赛活动先进集体 先进个人的决定关于加大对 私渡 和非法载客船打击力度的通知 3 文种的错用 1 关于提高粮食销售价格的通知 决定 2 关于解决 水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告 请示 3 关于追加2008年度办公经费的请示 函 行文对象为财政局 4 关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告 意见 5 大学关于印发 关于严格教学秩序的意见 的通知 大学关于严格教学秩序的意见 二 主题词主题词是代表公文内容特征 标示公文归属类别和文种的关键性词语 关于调整煤炭价格的通知 煤炭调价通知 类别词1 2个 内容词1 3个 文种 关于发放职工冬季取暖补贴的请示 局 根据 市政府 市职工采暖费补贴办法 从2007年起 市职工的住房采暖费将实行 暗补变明补 形式 单独列项以补贴形式随职工工资发给个人 为维持地区平衡和职工思想稳定 我局拟参照 地区 系统各单位的做法 对职工个人发放取暖补贴 预计2007年取暖补贴发放金额为 万元 妥否 请批示 附件 略 二00七年十一月一日主题词 发放冬季取暖补贴请示 三 公文正文结构基本式 三分式 形式内容方式 开头 陈述情况 事实 的开头 提出问题 分析问题 解决问题 交代目的 主旨 的开头 为了 阐发意义的开头 阐发行文原由和目的 引叙来文的开头 通常是简要引叙请示 请求 的事项 以说明就什么问题作出的批复和复函 表明批复和复函态度的开头 批复中的同意或不同意的表态必须在开头部分就有相应的内容设置 说明行文依据的开头 常用 根据 按照 遵照 等词语领起下文 说明行文的依据 三 公文正文结构基本式 三分式 形式内容方式 主体 怎样做 提出实施的要求和措施 要求 政策性要求 原则性要求 具体性要求执行性要求 措施 规定性措施 控制性措施 制裁性措施 结尾 要求或希望 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语 1 正文引用公文问题 你行 关于调整货币政策委员会及任免的请示 银发 2000 13号 收悉 拟制公文正文应注意的主要问题 引用公文应当先引标题 后引发文字号 2 结构层次序数标注不当 一 一 1 1 全文只有两个层次时 一 一 一 1 全文只有一个层次时 一 1 3 词语使用不当问题 1 不符合语境 追议 2 口语化词语 挑选 3 修饰性词语 岌岌可危 4 逻辑问题 并列使用相容关系的概念 导致表达不准确 如有违反财务纪律 制度和规定 情节严重的可以不给分 乱用或误用词语 造成表达不明 自从采取经济手段和行政办法制裁了严重违犯劳动纪律的人之后 厂内劳动纪律迅速得到加强 概念间的逻辑顺序排列不当 致使表达失准 领导干部要开动脑筋 解放思想 解决新问题 研究新情况 1 使用概念方面 4 逻辑问题 2 使用命题方面 命题的量项不准 影响了句子的准确性 对一些违反本通告的机动车辆驾驶员要给以适当的罚款处理 缺少关系项 导致句子意思不完整 以上意见如无不妥 请批转 忽略命题的穷尽要素 造成句子内容失真 这个厂的领导与群众矛盾相当尖锐 不是干部以权谋私 搞不正之风 就是群众乱闹意见 抵制领导 搞自由化 5 选择性内容的设定 不确定因素 正文内容中涉及选择性内容时 其选项必须是 1 或者甲或者乙2 甲 乙 选择其中任何一个均可 一般应表述出倾向性意见 前提 所有的选项都必须是确定的 二 通知通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 一 通知的特点 1 广泛性 一是内容的广泛性 二是使用单位的广泛性 三是受文对象的广泛性 2 使用频率高 使用频率在13种公文中最高 3 种类多 按内容和作用划分 可分为执行性 指示性 通知 事务性通知 告知性通知 批转性通知 转发性通知 发布性通知 会议通知 任免通知等 13种公文中自身可分出种类最多 4 时效性 一是时间期限 二是通知本身时效力的长短 二 通知的写作 执行性通知 上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示 要求下级机关执行时使用的通知 下行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 关于做好2005年普通高中招收择校生工作的通知 执行性 关于加强大型活动安全管理工作的通知 指示性 要标注主送机关 中心各部 室 二 通知的写作 执行性通知 上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示 要求下级机关执行时使用的通知 下行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关 正文 行文依据 制发通知的依据 即通知什么 为什么通知 为贯彻 落实 进一步 决定 现将有关事宜通知如下 过渡语 二 通知的写作 执行性通知 上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示 要求下级机关执行时使用的通知 下行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关 正文 行文依据 制发通知的依据 即通知什么 为什么通知 事项 工作任务 指导原则或思想 具体措施和方法 提出执行要求 一般采用分条列项结构方式 一 指导思想二 实施办法 招生计划 填报志愿 录取 照顾录取办法 收费标准三 工作要求 执行要求 二 通知的写作 执行性通知 上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示 要求下级机关执行时使用的通知 下行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关 正文 行文依据 制发通知的依据 即通知什么 为什么通知 事项 工作任务 指导原则或思想 具体措施和方法 提出执行要求 一般采用分条列项结构方式 执行要求 贯彻执行通知事项的希望和要求 可列入 事项 中 三 通知的写作 事务性通知 用来安排日常具体事务的通知 或者要求下级机关办理有关事项 或者要求有关单位协助具体执行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 关于进一步做好 市长信箱 来信办理工作的通知 国务院办公厅关于 中华人民共和国信托法 公布实施后有关问题的通知 要标注主送机关 各区 县 市 人民政府 市政府各部门 三 通知的写作 事务性通知 用来安排日常具体事务的通知 或者要求下级机关办理有关事项 或者要求有关单位协助具体执行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关 正文 原由 阐明发文的依据和原因 事务性通知的内容为日常事务性工作 原由不必做过多的解释 为 为 现就 工作的有关事宜通知如下 三 通知的写作 事务性通知 用来安排日常具体事务的通知 或者要求下级机关办理有关事项 或者要求有关单位协助具体执行 标题 完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关 正文 原由 阐明发文的依据和原因 事务性通知的内容为日常事务性工作 原由不必做过多的解释 事项 工作安排的具体内容 包括工作的程序 日程 要求等 一般采用分条列项的结构方式 结语 以习惯用语 特此通知 做结语 也可省略 四 通知的写作 会议通知 会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员 标题 以省略发文机关的标题为主 关于召开2008年上半年生产会议的通知 关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知 要标注主送机关 根据会议内容确定 四 通知的写作 会议通知 会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员 标题 以省略发文机关的标题为主 要标注主送机关 根据会议内容确定 正文 要素化 缘由 召开会议的依据 目的 会议主要内容 会议的组织单位 中心议题 会议名称 召开会议的时间 地点等 为贯彻 传达 部署 决定 于 月 日在 地点 召开 会议 现将有关事项 事宜 通知如下 四 通知的写作 会议通知 会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员 标题 以省略发文机关的标题为主 要标注主送机关 根据会议内容确定 正文 要素化 缘由 召开会议的依据 目的 会议主要内容 会议的组织单位 中心议题 会议名称 召开会议的时间 地点等 事项 会议具体内容 包括会议名称 中心议题 会议召开 报到的时间 会期 地点 参加人员 注意事项等必备的要素 一 出席会议人员二 会议时间 地点三 其他事项 四 通知的写作 会议通知 会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员 标题 以省略发文机关的标题为主 要标注主送机关 根据会议内容确定 正文 要素化 缘由 召开会议的依据 目的 会议主要内容 会议的组织单位 中心议题 会议名称 召开会议的时间 地点等 事项 会议具体内容 包括会议名称 中心议题 会议召开 报到的时间 会期 地点 参加人员 注意事项等必备的要素 执行要求 一 出席会议人员二 会议时间 地点三 其他事项 五 通知的写作 印发 批转 转发性通知 用于颁发行政法规 印发 上级机关批转下级机关来文或用于转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的文件时使用的通知 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 市人民政府批转市计委等部门关于进一步改革户口迁移制度若干意见的通知 要标注主送机关 五 通知的写作 印发 批转 转发性通知 用于颁发行政法规 印发 上级机关批转下级机关来文或用于转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的文件时使用的通知 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 要标注主送机关 六 如何把握通知的事项和要求 一 指导思想 略 二 方法步骤 一 思想重视 严密组织 二 深入学习 广泛动员 三 对照检查 分析形势 四 评选先进 树立典型 五 总结讲评 制定措施 六 实事求是 注重实效三 要求 一 指导思想二 方法步骤 一 深入学习 广泛动员 二 对照检查 分析形势 三 评选先进 树立典型 四 总结讲评 制定措施三 要求 一 思想重视 严密组织 二 实事求是 注重实效 关于认真搞好年终工作总结的通知 六 如何把握通知的事项和要求 从概念内涵上把握 事项从概念上讲是事情的项目 通知的事项是指布置某项任务所涉及到的工作项目 从写作内容上把握 事项是上级要求下级应该周知的事情 或者应该执行的工作 是指开展工作的方法 步骤 措施 计划 安排等具体过程 而要求是指上级针对工作过程中的主要问题 共性问题 预计将会发生的问题 重点环节等 提醒下级注意 或者提出希望 从写作要求上把握 事项是告知有关单位做什么 怎么做 写作时应该相对具体一些 因为事项具有较强的可操作性 从写作方式上把握 事项一般较多地采用叙述的方式 要求部分多用说明或议论的方式 目的是提高大家的思想觉悟 以引起重视 七 通知的写作要求 1 认真辨别不同种类 通知是13种公文中自身划分种类最多的一个文种 在8种通知中 有的与其他文种的作用相似 有的种类之间有联系 必须认真加以区分 否则就可能用混 2 事项写作完整明确 不同种类的通知 在 事项 部分的写作上有不同的要求 写作时必须具体明确 完整无误 符合要求 如何差错都会影响通知的效力 3 执行要求切实可行 多数通知都要提出办理或执行的要求 这些执行要求必须切合实际 是经过努力可以完成的 可望而不可即 的执行要求 只能是 空中楼阁 不但无法贯彻 而且也影响公文本身的庄重性 三 报告报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告属于陈述性上行公文 应用相当广泛 通过报告 上级机关可以了解掌握有关方面的工作情况和问题 并为领导决策提供重要的依据 一 报告的特点 综合性 13个公文文种中综合性最强的一种 事后性 事前 报告计划和设想 事中 报告前段工作情况及下一段的工作安排和打算 事后 报告总结工作 单向性 处理方式上的特点 不需要 批复 陈述性 表达上的特点 陈述基础上做分析 二 报告的种类 工作报告 将一定阶段的工作向上级汇报的报告 情况报告 对近期发生的某一事情出现的某一情况等向上级作的书面报告 使上级了解情况 掌握动态 答复 答询 报告 答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报 报送文件的报告 专为报送有关文件而行文 1 工作反省内容 2 专题报告 针对工作中出现的新情况 新问题等写成书面报告 供上级有关部门部门掌握 了解 3 经验型 在概述基本情况基础上 既要让别人知道办了一件什么事 更要说明办好这件事的方法和经验 难度大 要求高 三 报告的写作 工作报告 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 市人民政府关于落实省第 次常务会议精神有关情况的报告 关于辽宁省完善城市社会保障体系试点情况的报告 主送机关 一般只能标注一个 三 报告的写作 工作报告 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 主送机关 一般只能标注一个 正文 原因 说明汇报事项产生的原因 主要概述工作的内容及进展情况 根据中央的部署和要求 辽宁省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点 党中央 国务院领导同志十分关心试点工作 多次赴辽宁考察试点情况 作出了一系列重要指示 国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组 对辽宁试点工作进行指导 辽宁省委 省政府高度重视试点工作 按照试点方案确定的目标任务和工作要求 精心组织 周密部署 积极推进 试点工作取得明显成效 现将有关情况报告如下 三 报告的写作 工作报告 标题 完全性标题或省略发文机关的标题 主送机关 一般只能标注一个 正文 原因 说明汇报事项产生的原因 主要概述工作的内容及进展情况 事项 具体汇报工作的进展情况 采取的主要措施 取得的成绩及存在的问题 设想 提出下一步工作设想 工作意见 求得上级了解 支持 事中行文 结语 以习惯用语 特此报告 做结语 也可不写 四 报告的写作 答复 答询报告 答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报 这种报告属被动行文 要围绕上级机关的询问 提问撰文回答 针对性强是其重要特点 市人民政府关于治理 河水质污染问题的报告 关于军校大学生演讲比赛 协作区复赛结果有关情况的报告 四 报告的写作 答复 答询报告 答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报 这种报告属被动行文 要围绕上级机关的询问 提问撰文回答 针对性强是其重要特点 正文 导语 以引叙来函作为行文的背景 以承启语作为与主体内容的衔接 月 日电函悉 现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下 四 报告的写作 答复 答询报告 答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报 这种报告属被动行文 要围绕上级机关的询问 提问撰文回答 针对性强是其重要特点 正文 导语 以引叙来函 文 作为行文的背景 以承启语作为与主体内容的衔接 主体 报告的核心部分 要根据上级询问的事项或问题 具体汇报有关的情况及其原因 结尾 用固定词语 特此报告 专此报告 五 报告的写作 报送文件的报告 市人民政府关于报送20 年上半年城市经济改革情况的报告 省政府 现将我市 20 年上半年城市经济改革情况 报上 请指正 附件 关于20 年上半年城市经济改革情况 二0 年 月 日 关于报送2001年对外经贸工作总结的报告省政府 根据省直机关负责人会议的布置 我们对全省2001年对外经贸工作进行了认真的总结 现将 2001年对外经贸工作总结 呈上 请审阅 省对外经贸委员会二00一年十二月十日 六 归纳法在报告写作中的运用 报告的归纳式写作方法及步骤 逐条列项 将已经收集 掌握的零散材料 事实 分门别类地列出来 概要定性 简要地确定所列出的每条材料的性质 为后面的集中问题 归纳观点打下基础 合并归类 把性质相同或相近的材料 进行 梳辫子 合并同类项 便于集中思考问题 提炼观点 对已经合并归类的材料 在概要定性的基础上 再一次进行总结 归纳 提炼 得出文章的观点 就某军队院校如何培养合格人才写作的经验报告 坚持经常抓养成 从严治校育人才 其层次观点是 坚持教养结合 把经常性思想教育作为强化养成意识的主要手段 坚持训养结合 把严格落实条令条例作为规范养成行为的主要途径 坚持整养结合 把解决重点难点问题作为提高养成效果的主要环节 作者联系单位工作实际 把学院在教育 训练 管理方面所做的大量育人工作 归纳为 三个结合 提炼出的观点既有新义 又有高度 既突出了重点 又兼顾了全面 六 归纳法在报告写作中的运用 报告的归纳式写作方法及步骤 逐条列项 将已经收集 掌握的零散材料 事实 分门别类地列出来 概要定性 简要地确定所列出的每条材料的性质 为后面的集中问题 归纳观点打下基础 合并归类 把性质相同或相近的材料 进行 梳辫子 合并同类项 便于集中思考问题 提炼观点 对已经合并归类的材料 在概要定性的基础上 再一次进行总结 归纳 提炼 得出文章的观点 安排顺序 对确定的观点和事实材料调整顺序 以此来搭建文章结构 形成文章的骨架 叙议结合 把分类的材料和提炼的观点有机结合起来 用材料支撑观点 用观点来统领材料 观点和材料之间过渡要自然 六 归纳法在报告写作中的运用 运用归纳式写作方法应注意的问题 材料列项应相对独立 一是材料性质应相对独立 二是材料内容应相对独立 三是材料列项应迅速及时 提炼观点应注意内涵 应从归类事物个别对象具有某种属性的范围 程度 考虑推断出该类事物具有某种属性的结论 尤其注意不能仅从字面提炼 应从材料内涵提炼 即炼 意 而不是炼 字 层次结构应考虑 辈分 要考虑层次的两个非常重要的属性 一是互不相容性 二是属种包含性 观点材料应浑然一体 一份文件仅有观点加事例是不够的 要做到观点和材料紧密结合 防止出现观点和材料 两层皮 七 报告的写作要求 1 内容真实 报告的写作以叙述情况为基础 必须做到以客观事实为依据 遵循实事求是的原则 汇报工作 反映情况应该全面 真实 不能报喜不报忧 更不能弄虚作假 2 主题明确 报告的内容 一般涉及的面既宽又复杂 写作时要做到主次分明 针对性强 围绕主题组织材料 3 分析准确 深刻 准确的分析 是报告内容充实 思想深刻的重要保证 任何报告都离不开反映情况 同时又要对情况进行分析 通过分析才能揭示事物的本质和规律 4 文种正确 报告中不得夹带 请示 事项 XX市人民政府关于XX县XX石山特大崩塌事故情况的报告 xx省人民政府 今年7月10日下午2时30分 位于我市XX县XX乡XX屯的XX石山发生特大崩塌事故 塌下的近万立方米山石造成13人死亡 9人受伤 其中X人重伤 另有XX户共XX人受灾 其中倒塌房屋72间 压死生猪25头 损失粮食6050公斤 灾情发生后 我市市委 市政府和XX县委 县政府立即组织工作组赴现场指挥 并投入民兵应急小分队300多人抢险救灾 9名受伤者已送XX医院集中治疗 13名死亡者遗体已得到妥善处理 发给灾民 XX县广大干部 职工共捐献衣物XX多件 帐篷XX顶 人民币XX万元并已及时送到灾民手中 目前 灾民吃 穿 住已得到初步安排 情绪稳定 下一步 工作组计划给灾民每人安排2个月的口粮 其他各项救灾工作正在有组织 有秩序地进行中二00X年X月X日 四 请示请示适用于向上级机关请求指示 批准 凡是下级机关向上级机关请求指示 批准 帮助的事项 均应以请示行文 一 请示的特点 目的性 行文目的 请求给予指示 批准 单一性 行文讲究一文一事 只写一个主送机关 时效性 写作的目的是为了解决问题 只有及时行文 才可能使问题得到及时解决 二 请示的种类 请求批示性请示 1 对某些规章制度中的个别条文不理解 需要上级进一步明确2 工作中遇到新问题 新情况 无章可循 请求批准 帮助 性请示 1 单位 部门出现了新问题 虽然已有处理意见 但这些处理意见需要上级机关批准2 按规定必须经过上级机关批准的事项3 工作中遇到困难 如资金短缺 人力 物力不足等 需要上级帮助解决 三 请示的写作 标题 同 报告 主送机关 只能标注一个主送机关 正文 起因 引起请示事项的原因 背景或依据 要抓住主要问题 阐述清楚 为什么 为下一步的 做什么 提供依据 事项 请示的具体内容 回答 做什么 怎样做 结语 以习惯用语提出肯定性要求 请示的理与情 随着职业教育的深入发展 我校的办学规模不断扩大 现在校学生已达2000人 并计划在五年内达到近4000人的规模 但我校现有的教学楼 不仅面积小 容纳不了现有学生 而且设施落后 影响教学 鉴于上述情况 我校拟建一栋七层6000平方米的教学楼 预计造价600万元 需省厅拨款 以上意见 请研究批复 请示的理与情 随着我国经济建设和改革开放的不断深入 中等职业教育的发展逐步加快 自改革开放以来 我校已培养了近万名财经人才 他们在全省 乃至全国的财经岗位上发挥着重要作用 很多人已经成为管理干部或单位业务骨干 财经职业教育要发展 学校的办学规模要扩大 我校现有学生2000人 已经省厅批准到 十五 计划末学生规模达4000人 但我校教学楼只能容纳2000人 而且教学设施落后 不能适应现代化教学的需要 我校作为省部级重点中专学校 在全省 全国享有一定的知名度 并力争在 十五 期间进入国家重点中专行列 因此 改善办学条件已成当务之急 而且 我校地处沿海开放城市 经常进行国际文化学术交流 妥否 请批示 四 请示缘由的写作艺术 理由陈述应重情 合理 合法 以情感人 情 寓其中 感人心者 莫先乎情 充满让人为之动容的感情 往往容易得到批准 请示虽有情 但它不张扬 不外露 不用感情色彩浓重的词 以理服人 于 理 相容 请示写作中 理 的陈述有着非常重要的作用 一方面 理由充足 请示的事项才有可能得到解决 另一方面 有时请示的内容虽有 情 但却于 理 不容 以真信人 合 法 为先 请示的理由必须是真实的 同时又必须是合法的 四 请示缘由的写作艺术 换位思考 找准切入点 要站在领导的角度考虑问题 要从全局的角度申述自己的理由 要把自己要解决的问题同全局的利益联系起来 从领导的关注点切入 使自己急于解决的问题成为上级单位急于解决的问题 抓时机 合时宜 不合时宜的请求 很难得到领导的批准 在工作中要关注事实动向 研究政策 深刻领会上级意图 请示写作还应注意语言的谦和性 不能使用命令式的语言 关于公汽公司欠交税金的请示县政府 我局所属企业公共汽车公司 从1995年6月至2001年末 累计欠交各种税金84万元 其中 营业税47 5万元 城建税10 7万元 房产税12 8万元 土地税7万元 河道税1万元 教育费附加2万元 车船税 印花税 地方教育税各1万元 汽车公司从1996年开始 尽管做了多方面的努力 但由于公用企业的性质所决定 必须考虑社会效益 同时客票价格由物价部门控制 加之企业转制前遗留的债务和人员两大包袱过重 剔除财政补贴后 每年仍亏损50多万元 至2001年末 已累计亏损612万元 多年来 税务机关考虑到公司企业的性质和企业资金困难状况 已给予了多方面的照顾 所提税金一直挂帐未处理 但由于近期税收任务紧迫 已多次催缴 如不缴纳 将查封公司所有帐户和扣缴财政补贴 企业正常运转将受到影响 恳请政府必须帮助解决 妥否 请批复2002年6月10日 例文分析 关于解决公汽公司欠交税金的请示县政府 我局所属企业公共汽车公司 从1995年6月至2001年末 累计欠交各种税金84万元 该公司尽管做了多方面的努力 但由于共用企业必须考虑社会效益 加之企业转制前遗留问题 剔除财政补贴 每年仍亏损50多万元 至2001年末 已累计亏损612万元 无力偿还所欠税金 税务部门已多次催缴 如再不缴纳 公司将被查封所有帐户和扣缴财政补贴 企业正常运转将受到影响 鉴于上述情况 我们恳请政府帮助解决以下问题 妥否 请批复 联系人 联系电话 二00二年六月十日 五 通报 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报的作用在于以相关事例或说明性的情况引导工作 一 通报的特点 典型性 通报必须通过选择的典型事例 使人受到启迪 得到教育引导性 行文目的 引导人们通过通报的典型事例辨别是非 总结经验 吸取教训 弘扬正气教育性 这是通报最突出的特点严肃性 通报一旦发出 就会在一定范围内产生较大影响 因此对通报内容的选择必须十分严肃 慎重时效性 通报的示范作用 在于其选择事例的典型性 这些典型事例总是针对特定的社会背景而言的 离不开当时的工作重点和宣传中心 通报作用的有效发挥 与其抓住时机适时通报是分不开的 二 通报的种类 表彰性通报 用于表彰先进人物和先进集体 通报先进事迹和典型经验 借以推动工作的全面开展 表彰先进人物先进事迹的通报 介绍先进工作经验的通报 批评性通报 针对工作中出现的影响较大的错误事实或错误做法予以批评 以示警戒 情况通报 用于传达重要精神或沟通情况 互通信息 三 通报的写作 表彰性 标题 完全性或省略发文机关的标题标注主送机关 正文 先进人物 先进集体 概括介绍先进事迹 写清时间 地点 人物 事件的简单经过和结果 分析先进事迹的典型意义 并对此给予充分肯定 做出评价 写明表彰的决定 如通报表扬 授予荣誉称号或者给予一定的物质奖励等 提出希望和号召 号召有关人员学习先进人物 先进集体的事迹 做好本职工作 三 通报的写作 表彰性 正文 介绍先进经验 概括介绍如何开展此项工作 工作的进展情况如何及取得的成绩 并作出表彰的决定 介绍具体的做法及成功的经验 这部分是全文的重点 可采用分部分或分条的方式写作 存在的不足之处 这部分可根据实际情况而定 可以不写 有时即使写 也较简单 点到为止 三 通报的写作 批评性 对个人的批评通报 写作结构与表彰性通报的外在结构形式相似 由概述错误事实 典型分析 处理决定 希望要求四个部分构成 三 通报的写作 批评性 正文 对集体的批评通报 情况概述 概括介绍错误事实发生的时间 地点 简单的经过 造成的损失等 分析原因 分析错误事实产生的原因 并指出错误的性质 危害及违反了哪些政策 有关规定 其主要教训是什么 处理办法 对主要责任者的处理及工作上的改进措施和办法 希望要求 要求通报范围内的有关单位从此类错误事件或错误做法中吸取教训 引以为戒 采取有力措施 防止类似事件的发生 这是通报内容的引申 是教训的概括与升华 以上四部分内容在顺序上可根据实际需要调整 三 通报的写作 情况通报 正文 情况 介绍通报的信息情况 要注意写明情况产生的背景 条件及发生 发展的过程 要求 针对通报情况表明态度 支持还是反对 并提出今后工作的具体意见和要求 注意 情况通报不能写成批评通报 六 函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 一 函的特点 商洽性 用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题时 其商洽 沟通作用十分明显 充分显示着平行文种的特殊作用 通过函的平行商洽功能 打破了隶属关系的界限 沟通了不相隶属机关之间的关系 这是其他文种所不具备的特点 多向性 函的主要行文方向是平行 同时 还可以上行或下行 广泛性 由于函的灵活简便 行文多向的特点 其职能范围也比较广泛 除平行外 上级机关向下级机关询问某些具体事项 下级对上级的某些信息通报等 均可用函 二 函的种类 商洽函 平行机关和不相隶属机关之间商洽 沟通 协调时使用的函 如人事调转 洽谈业务 参观学习 请求帮助支援等 请求函 请求批准审批事项时使用的函 答复函 回复询问问题 请求事项所做答复和解释时使用的函 注意 下级机关在答复上级机关的询问时 要用上行的 答复报告 不能用 答复函 询问函 不相隶属机关之间询问 了解有关情况时使用的函 三 函的写作 标题 完全性或省略发文机关的标题 函的指向明确 一律标注主送机关 正文 写明商洽的原因 目的和商洽事项即可 多用一段完成 商洽函 与请求帮助性请示正文结构相似 只是语气上更注重商洽性 结语采用 请审查批准 请复函 等习惯用语 请求函 三 函的写作 答复函 正文 答复依据 引用来文标题 文号 一般应简要复述对方询问事项或提出的要求 答复事项 针对对方来文的要求予以具体答复 应具体说明答复的态度 答复事项的意义 有时还包括实施的意见等 结语 多用 特此批复 特此函复 等习惯用语 三 函的写作 询问函 正文 为什么询问 包括询问的原因和目的询问的具体事项写明回复要求 如 请复函 等 七 会议纪要 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要主要用于党政机关 企事业单位 人民团体召开的工作会议 座谈会 研讨会等重要会议 一 会议纪要的特点 纪实性 会议纪要是根据会议的中心议题 会议记录 会议活动情况等会议材料整理出来的 是会议情况 讨论和决定的问题的如实反映 概括性 会议纪要要真实 客观地反映会议情况 但不同于会议记录 不是有闻必录 不能记流水帐 指导性 会议纪要所记载 传达的会议情况和议定事项 是与会者一致同意的看法和意见 又是具有重要意义的问题 集中反映了会议的精神实质 它可以作为原则与具体意见 要求与会单位进行传达贯彻 具有直接指导意义 二 会议纪要的种类 议决性会议纪要 主要反映与会者就会议主要议题 在统一认识的基础上所形成的决定 决议 主要用于行政会议和工作会议 综合性会议纪要 侧重于全面概述会议基本情况 包括会议的议题 讨论情况 讨论结果等 主要用于座谈会 研讨会 三 会议纪要的写作 标题 会议名称 纪要 有的会议纪要行文目的是为了反映会议做出的决定 决议 因此要在标题下括号内标注会议通过的时间及会议名称 三 会议纪要的写作 正文 前言 概述会议基本情况 交待会议中心议题 会议基本情况包括 会议名称 时间 地点 参加人 列席人 主持人 会期 主要议程 会议的指导思想及主要成果 基本评价等 主体 记载会议情况和会议结果 通常采用三种写法 综合概述法 把会议的基本情况 讨论研究的主要问题 与会人员统一的认识和看法 议定的有关事项等概括地进行叙述 适用于讨论问题较单一集中的小型会议 发言记录法 把具有典型性 代表性的发言加以整理 提炼出内容要点和精神实质 按照与会者发言的先后顺序或内容的类别加以阐述说明 适用于座谈会 研讨会等 归纳分析法 又称 小标题法 把会议的主要内容进行分类整理 归纳成几个方面或几个问题 采用加序码标号或小标题的方式分成几项写 适用于大型会议 结尾 向有关单位提出希望 要求 可以不写 八 意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见 是2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 中新增加的文种 它适应了社会主义民主政治建设和经济建设发展新形势的要求 是最具兼容性的一个文种 1 上行发文 其内容主要是 对重要问题提出意见和建议 上级机关应对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 2 下行发文 对下级机关具有指导性 文中对贯彻执行事项有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 3 平行发文 一般是在答复平行机关或不相隶属机关询问或征求意见时使用 提出的意见 不能强求对方接受 仅供对方参考 一 意见的行文方向 1 与 报告 的区别 提出意见与建议 呈转性报告 2 与 决定 的区别 决定 讲的是事项或行动 意见 讲的是 问题 3 与 通知 的区别 通知 涉及的是需要下级办理 周知的 事项 意见 是对重要问题提出见解和解决办法 4 与 函 的区别 函 主动 被动功能兼备 意见 只有在对方来征求意见时 应对方的要求提出供对方参考的意见 二 意见与相近文种的区别 三 意见的写作 标题 完全性或省略发文机关的标题主送机关 多数意见要标注主送机关引言 简要说明行文目的和依据 必要时阐述背景和原因正文主体 写明问题或工作内容 写明处理问题的见解方法或做好工作的基本原则 要求 具体措施等 有时还要提出实施的步骤结尾 提出加强领导 执行等要求 案例 一位战士回家探亲 路遇一个小孩落水 围观者众 却无一人伸出援助之手 当这位战士脱下衣服放到岸边准备入水相救时 人群中却发出了阴阳怪气的声音 当兵的 立功的时刻到了 当战士终于把孩子救上来时 却发现岸边衣服里的手表和200元钱已经无影无踪了 四篇文章 1 重在表扬人民子弟兵 观点 还是解放军好 2 仍是赞扬的口吻 观点 赞见义勇为新风 3 以假设为题 假如你的亲人落水 观点 谴责围观者不是自己的亲人便袖手旁观的行为 4 题目 救救精神上的落水者 观点 部分国民人性丧失 道德低下 围观者虽然袖手岸边 但在精神上却完全落水了 社会关注的热点 第二讲常用事务文书写作 一 事务文书的概念 事务文书是机关 团体 企事业单位为处理 反映日常事务工作而使用的一种具有实用性 事务性和惯用格式的应用文 二 事务文书与公文的关系 一 事务文书与公文的联系 根本用途一致 都具有一定的指导 监督 检查及资料作用 其根本用途是一致的 基本特征一致 都是依据党和国家的方针政策 为解决 处理工作中的实际问题而写作的 都具有政策性 针对性强的基本特征 都要采用规范的书面语言 二 事务文书与公文的关系 二 事务文书与公文的区别 要求不同 公文是由国务院发布文件规定的 有严格统一要求的文书 事务文书则不是 内容不同 公文内容单一 要求 一文一事 篇幅一般都比较短 内容结构比较简洁 事务文书因多为公务情况的记录 总结 交流 调查等 内容较丰富 行文也相对长一些 作用不同 公文具有法定的权威性和行政的约束力 多数公文都具有指示性和指导性 事务文书往往是具体职能部门公务处理的反映 甚至是行政工作人员处理公务的意见 所发挥的是参考 参照等依据作用 三 常用事务文书的写作 一 计划 1 计划的概念计划是预先对未来一定时期内要开展的工作提出要求 指示 步骤和完成期限的文字材料 通常所说的 安排 设想 规划 方案 打算 要点 等均属计划范畴 安排 打算 适用的时间较短 内容比较具体 是偏重于工作方法和步骤的计划 规划 适用的时间比较长 范围较广 内容较概括 是具有全局性 长远性和方向性的计划 设想 是指初步的 非正式的计划 以提供参考为主要目的 要点 方案 往往用于领导机关向所属单位布置一定时期的工作 交代政策 是原则性较强的计划 2 计划的特点 超前性 计划都是在事前制定 在制定计划时 要有超前思想 对未来的前景要有充分的想象 对各种因素的变化和可能发生的问题 都要有足够的估计和周密的思考 创新性 计划的内容要有新意 离开了新意 计划也就失去了意义 指导性 计划一经批准 就具有权威性 既是行动的方向 又是指导工作的根据 在通常情况下 只要没有重大变化 就应该按照计划的内容办事 客观性 计划虽然是人们主观意志对未来的设想 但这种设想并不是幻想 而是有依据 有实现可能的设想 符合客观事物发展的规律 3 计划的写作 条文式 标题 制定计划单位名称 适用时间 计划内容 文称 公文式标题如 市财政局二00三年工作计划 省略式 根据需要省略 制定计划单位名称 或 适用时间 有的计划标题省略文称 比较少见 如 市人事局二00三年主要工作 未定稿的计划 要根据性质 在标题后用括号注明 草案 草稿 征求意见稿 的字样 正文 指导思想 前言 简明概括地写清制定计划的目的 依据和上级的要求以及今后总的任务等 有的计划 从工作的连续性出发 还要做上一年或前段工作的回顾 计划事项 任务和指标 做什么 做到什么程度 包括目的 任务 指标 要求和完成的时限等 综合性计划 这部分应分条列项地写 使之纲目清晰 步骤和方法 怎样做 包括完成任务的阶段划分 采取的措施 人力 物力和财力的分配等 比较重要的计划 应写清每一项工作应达到的具体目标 收到的效果等 分工和责任 由谁做 写明工作的具体分工 以避免由于责任不明而产生的工作中互相推诿的现象 执行希望 用以鼓舞 激励人们完成任务的具有鼓动性和号召性的内容 有的计划以 分工责任 或 步骤和方法 结尾 则不加此项内容 4 计划的写作要求 符合政策 必须从党的政策高度考虑计划的制定 结合本单位 本部门的实际 该做的努力去做 不该做的坚决不做 以此强化计划的指导意义 考虑全局 必须正确处理好局部和整体 目前和长远 以及国家 集体 个人三者利益关系 切合实际 现实情况是制定计划的根据和基础 集思广益 脱离群众的计划 要想使之变成群众的自觉行动 只能是一句空话 留有余地 事物本身受多方面因素制约 发展过程中往往会发生意想不到的事情 制定计划时 既要充分估计主客观方面的积极因素 也要注意留有余地 二 总结 1 总结的概念 总结是对一定时期内的实践进行回顾 分析 研究后 从中找出经验和教训 并将其条理化 系统化 用以指导工作的文字材料 2 总结的作用 回顾 总结的过程 是对实践的再认识过程 总结回顾前一时期的工作 是为了更好的提高工作效率和工作水平 借鉴 通过总结可以使我们在工作实践中更好地把握事物运动的客观规律 去掉盲目性 提高自觉性 3 总结的写作 标题 单位名称 时间 内容范围 文称 学院2008年上半年教学工作总结 单位名称 时间 文称或时间期限 内容范围 文称 局2008年工作总结 内容范围 文称 科研工作总结 公文式标题 关于工业生产情况的总结 根据内容概括标题 做好思想政治工作 为经济建设服务 经验总结 正副标题 正标题概括总结内容 副标题标明单位名称 内容范围 和文称 建设社会主义精神文明的有效尝试 关于 美的咨询 活动的总结 3 总结的写作 正文 前言 导语 简明扼要地交代总结的目的 做法 通常包括根据 背景 环境和任务 概貌 效果等 使阅读者对工作全貌有一个总的了解 主体 基本情况 简要介绍有关的工作背景 环境 阐明承担的任务以及完成任务的基本情况 在这部分也可以做简要的工作回顾 或将主要的成绩 经验 问题提出来给读者以总的印象 基本经验 对基本情况进行分析 研究 综合和概括 把认识提高到理性高度的过程 包括正反两方面的经验 结尾 对全文主要内容的概括 从总结出的经验教训和存在的问题出发 提出今后的方向性意见 这部分要求简短 有力 自然 要实事求是 具有针对性 4 工作总结与经验总结在格式上的区别 1 标题设置不同 工作总结一般采用公文式标题 比较庄重 富有公务文书色彩 经验总结一般采用新闻式标题 比较灵活 以揭示文章的主旨为主 2 导语侧重点不同 工作总结 简介时间 背景 历程 并对工作作出总的评价 经验总结 先简介与先进经验有关的背景和情况 然后简明 突出地介绍所取得的成绩 3 主体结构不同 工作总结的主体结构一般有三种模式 成绩 问题 式 先集中撰写做法 成绩 然后写出存在的主要问题 大部分工作总结均采用这种模式 成绩 体会 问题 式 先集中撰写做法 成绩 再写体会 最后写存在的主要问题 经验 教训 式 将经验与教训合在一起写 既看到工作上取得的成绩 也指出存在的问题 形成鲜明的对比 有利于改进工作 经验总结的主体结构一般有五种模式 3 主体结构不同 做法为主 式 主要写做法 经验总结常见的式样 体会为主 式 主要写体会 把做法和成效置于体会之中 做法 体会 式 先集中写做法 然后集中写体会 成效 体会 式 先集中写成效 然后写体会 做法 成效 体会 式 比较全面的主体结构 是经验总结常用的模式之一 4 正文结尾不同 工作总结一般有结尾 主要写今后的打算和努力方向 经验总结的结尾可有可无 视内容而定 如需要写结尾 主要写明今后的努力方向 5 总结的写作要求 要学会比较 有比较 才能鉴别 毛泽东 要学会与计划指标相比 写计划必须与工作计划相互对照比较 要学会与上级领导的要求相比 一年当中 不同时期上级领导会提出不同要求 总结时必须回顾领导的要求 这常常反映一个单位的政治敏感 工作节奏和气质作风 学会与历年完成 特别是同上年完成相比 在自身纵向比较中衡量一个单位发展速度和与时俱进的走势 学会与系统 行业 地区 国内乃至国际先进水平比 从横向比较中看本单位在不同坐标中所处的位置 四 讲话稿 1 讲话稿的概念 讲话稿又称 发言稿 是讲话者在各种场合 会议和仪式上讲话前拟定的书面文稿 讲话稿包括的种类较多 演讲稿 开幕词 闭幕词 欢迎词 欢送词 贺词等均属讲话稿的范畴 2 讲话稿的特点 针对性 讲话稿的听众是特定的 是否具有针对性是讲话稿成败的关键 说服性 听众与讲话内容产生的感情上的共鸣 很大程度上要依靠讲话的说服力 鼓动性 讲话稿为了得到听众的理解 产生共鸣 常采用富有鼓动性的语言激发听众的热情 鼓舞听众的斗志 通俗性 讲话通俗易懂 是为了适合人的听觉的需要 适合全体听众的接受水平 容易让听众理解和接受 简明性 讲话稿要写得真实可信 简明扼要 干净利落 切忌空话 套话 以免影响讲话的效果 3 演讲稿的写作 标题 演讲稿的标题大多采用新闻式 如 中国的改革开放和中德的合作关系 李鹏总理在德国工商界的演