公文写作_应用文写作

第二讲 应用文写作 应用文的种类 1 行政公文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等十二类十三种 其中公告 通告属于一类 2 事务文书 规章制度 计划 总结 述职报告 简报 调查报告 求职信 应聘 演讲稿 会议记录 各类信函3 经济文书 合同 意向书 商品说明书 市场调查与预测报告 广告等4 礼仪文书 祝辞 贺信 贺电 请柬 邀请信 感谢信 欢迎词 欢送词 答谢词 唁电 讣告 悼词5 司法文书 起诉状 上诉状 申诉状 答辩状6 学业文书 学术论文 毕业论文 实验报告 毕业设计说明书 第一部分 公文写作规范第二部分 公文写作 行政公文的规范与写作 含义 行政公文 国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 第一部分行政公文写作规范 公文分类规范公文草拟规范公文行文规范公文格式规范 一 公文分类规范 按机关种类分 党务机关公文 行政机关公文 司法机关公文 军事机关公文 企事业单位公文 社会团体公文等按密级程度分 绝密公文 机密公文 秘密公文 内部材料 普通公文5种按紧急程度分 特提公文 特急公文 加急公文 平急公文 普通公文5种 按使用范围分 党务性公文分为 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要14种 行政性公文分为 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要13种 按规范性分 规范性公文和非规范性公文 规范性 条例 规定 办法 规程 章程 细则等 其制发规范 执行约束力低于法律 高于通用规范性公文 非规范性 讲话稿 调查报告 简报信息 汇报材料等 二 公文草拟规范 1 主题规范 集中单一 鲜明显露 一事一文 不能有歧义 忌多义多解 含蓄象征 2 材料规范 客观真实 新鲜有力 3 结构规范 三层式 开头 原由 主体 具体事项 结尾 要求 号召或结语 4 表述规范 叙述为主 据事说理 5 语言规范 简明 准确 朴实 得体 通俗 易懂 6 标点符号规范 全角半角 7 数字规范 表示长度 高度 面积 体积 重量 发文字号 表格 百分比 份号 印数等用阿拉伯数字 1234 词 词组 惯用语和有修饰色彩的数字用汉字小写数字 一 二 注意前后一致 公文的主旨和材料 公文的主旨 是撰写者通过公文的全部内容表达出来的对有关公务事项的基本看法和办理的行为意向 作用 主旨是一篇公文的灵魂 构成公文的其他因素 如材料 结构 表达方法 语言等等 都是受它制约 受它指挥 为它服务的 主旨同材料 结构 语言构成公文的要素 主旨在其中占有特殊位置 它是公文的 灵魂 统帅 与其他要素有着内在的逻辑联系 主旨统帅着材料 材料要根据主旨的需要 决定取舍 即选取最能说明 证明主旨的材料 材料要能为表现主旨服务 主旨蕴涵在材料之中 主旨制约着结构 结构服务于表现主旨的需要 正确地反映事物发展规律和内部联系 材料选用的详略 顺序安排的先后 思路前后的照应 都应以利于表现文件基本精神或基本观点为出发点 主旨指挥着语言 语言是表现主旨的工具 应服从主旨的调遣 一篇公文 采用何种语态 运用哪些词语 如何把话说得准确 严谨 得体 都应视主旨需要而定 由此可见 主旨在一篇公文里 贯通首尾 统摄全篇 起着主导作用 公文主旨的要求 1 明确 公文的主旨要求正确 明白 文章的中心意思 作者的意图和主张是什么 要使读者一看便知 而不必费心揣摩 2 单一 一篇文章只能有一个中心 一文一旨 是撰写法定公文必须依循的原则 公文主旨的两种表现方式 1 主题句现旨 1 标题现旨 关于毕业班学生领取剩余书款的通知 中共中央 国务院关于制止乱伐乱砍森林的紧急通知 2 正文现旨 主旨在事由或导语部分明确浙政发 2003 15号 浙江省人民政府关于防治 非典 期间对部分行业采取扶持政策的通知 为了减轻 非典 疫情给省部分行业的生产经营所带来的影响 结合本省实际情况 省政府研究决定 在防治 非典 期间 对部分行业采取扶持政策 主旨在主体 事项 部分明确 中华人民共和国公安部通告 的开头 为确保国际民航班机的运输安全 决定从1981年11月1日起 在中华人民共和国境内各民航机场 对乘坐国际班机的中 外籍旅客及其携带的行李物品 实行安全技术检查 2 非主题句现旨有的公文的主旨 并不是在公文的开头 或由文中一个地方集中出现 而是通过公文的层次或段落之首句的含义而归纳得出 如 国办发 2003 49号 国务院办公厅关于做好2003年普通高等学校毕业生就业工作的通知 的主旨不是在开头或结尾 而在每段的首句 第一段 鼓励高校毕业生到基层和艰苦地区工作 第二段为 党政机关录用公务员应重要面向高校毕业生 第三段鼓励企事业单位聘用高校毕业生 第四段为 鼓励高校毕业生自主创业和灵活就业 这篇公文从11段首句整合说明了如何做好高校毕业生就业工作 再比如 2003年农业部 纠风办 财政部等 关于2003减轻农民负担工作的意见 在开头提出虽然在减轻农民负担等方面做了大量工作 但农民的负担重的问题还未从根本上解决的问题 而公文在结尾作出回答 减轻农民负担工作是一项长期 艰巨的任务 各地区 有关部门应注意分析农村税费改革后农民负担的新情况 新问题 加强调查研究 认真总结经验 积极探索减轻农民负担的治本措施 要统筹城乡经济社会发展 转变政府职能 精简机构人员 转变干部工作作风 为彻底减轻农民负担而努力 这样做到了头尾呼应 确立公文主旨的方法 来源 公文主旨来源于人们办理公务的社会实践 方法 分析研究材料 通过去粗取精 去伪存真 由此及彼 由表及里的改造制作工夫 使感性认识上升为理性认识 形成能够反映事物本质的 内在联系的思想观点 即确立主旨 公文的材料 公文的材料 是构成文章的内容 具体表现为形成 支撑并表达主旨的各种事实和理论 公文材料的要求 公文材料的多样性 事实和理论是公文材料的两大类型 不同的材料要从不同的途径获取 观察 实验和调查是在实践中获取事实材料的主要途径 公文材料的真实性 真实 是指材料要同客观情况完全相符 不能随意编造 不能有任何虚构和夸张 真实是实用型文章的生命 公文材料的典型性 材料要能为主旨所统率 材料为表达主旨所必须 能够集中 深刻地表明主旨所反映的事物的本质 不是其他材料所能够替代的 学校团委关于组织登山比赛活动的请示 校党委 为提高团组织的威信 增强团员的组织观念 进一步过好团的生活 经校团委研究 拟于10月20日前后组织一次登山比赛活动 地点 南山 这次团的活动 准备吸收团外青年参加 具体比赛办法和活动费用 我们意见如下 一 登山比赛以各团小组为单位 哪个团小组全上去了 不许有一个人掉队 为优胜 按前后顺序取名次 二 哪个优胜多的团小组的团支部为优胜支部 三 优胜支部发给奖镜一块 四 挖宝游戏 游戏内容包括十二大知识测验 团的基础知识问答 谜语 诗歌 答对者获奖 奖品有格尺 信封 铅笔 笔尖等学习用品 以上活动所需经费400元 妥否 请批示 2011年 月 日 学校团委关于组织登山比赛活动经费的请示 校党委 为提高团组织的威信 增强团员的组织观念 进一步过好团的生活 经校团委研究 拟于10月20日前后组织一次登山比赛活动 所需活动经费400元 请予拨给 以上请示如无不妥 请予以批准 2011年 月 日 公文写作要正确运用语言 公文的语言的特征 平实性 直接性 规范性 要用规范的书面语 不用口语和方言 语言要准确 语言要简练 语言要生动 语言要得体 语言要注意场合 语言要注意对象 语言要适度 市 区人民政府致市属有关单位的函 市属有关单位 目前你们在我区新建 扩建了许多职工宿舍 但不考虑商业网点 学校 托幼和医疗设施 这样不仅给你们的生活带来困难 也给我们带来许多麻烦 要知道 我区与居民居住有关的生活服务设施异常紧张 其中商业网点 学校 托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出 实在没有能力再承受新的负担 希望你们再新建 扩建职工宿舍时务必把生活服务设施规划进去 否则后果自负 特此函达 年 月 日 修改稿1 市 区人民政府致市属有关单位的函市属有关单位 据我们了解 你们已在我区新建 扩建了许多职工宿舍 但尚未考虑商业网点 学校 托幼和医疗设施 这不仅给我们造成了一定的压力 也给你们的生活带来了许多不便 目前 我区与居民居住有关的生活服务设施异常紧张 其中商业网点 学校 托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出 希望你们在新建 扩建职工宿舍时也能把生活服务设施考虑进去 以共同解决目前公共设施紧张的困难 特此函达 即请见复 年 月 日 修改稿2 市 区人民政府致市属有关单位的函市属等企事业单位 为了贯彻调整国民经济的 八字方针 根据国务院 79 224号文件精神和其他有关规定 今后凡新建 包括统建和自建 扩建宿舍 都应把必须的生活服务设施包括进去 按上述224号文件规定 商业服务网点应占新建 扩建总面积的7 左右 目前我区与居住有关的生活服务设施异常紧张 其中商业网点 学校 托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出 没有能力再承受新的负担 为了解决迁入新建住宅居民的生活供应 学生上学 幼儿入托 居民就医等问题 建议你们在我区新建 扩建宿舍时 按照有关规定的比例 预先把商业网点 学校 托幼和医疗等设施设施规划进去 不给以后带来困难 关于生活服务设施的布局和其他具体问题 可由双方协商解决 希望你们大力支持 此致敬礼 三 公文行文规范 遵守行文规则 一是必要性 二是控制数量 三是不得越级 四是按隶属关系行文 五是分清主送和抄送 六是联合行文必须同级 七是部门 除办公室 不得单独行文 严格行文制度 一是按分工拟稿 二是按行文程序行文 三是按规定签发 行文关系 行文方向 行文方式 行文规则 行文关系 行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现 一 政权机关 1 立法机关体系 自全国人民代表大会及其常设机构 省市人民代表大会及其常设机构 省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权 至乡镇人民代表大会 2 行政机关体系 依次是中央人民政府即国务院 省 市 四大直辖市 区 各自治区和香港特别行政区 政府 市 地区 州 自治州 政府 市 县级市 区 市辖各区 县政府 乡 镇政府 3 司法机关体系 自最高人民法院至乡镇司法机关 其它政权机关有军事机关体系 政协机关体系等 二 团体机关 1 中国共产党机关体系 这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心 2 中国共产主义青年团机关体系 3 全国工会机关体系 4 全国妇女联合会机关体系 5 其他群众性团体 如文联 社会科学联合会等等 三 实体机关 事业单位机关和企业单位机关 我国社会组织机关及其部门 单位之间的组织关系和行文关系有以下四种 一是上下级关系 即领导和被领导关系 这是直接垂直的关系 一般在上下一级之间 如国务院和省政府 机关或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的机关或部门 而下行文如决定 通知 批复等都是面向下一级机关或部门 二是隶属关系 不论大小和级别 都在同一系列内 如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府 而和另外的省政府就不是隶属关系 在这一关系之下 上级常用普发性下行公文如命令 通知 意见 会议纪要等 下级也可越级使用上行文 在特殊情况下行文并且必须抄送上一级即直接上级机关部门 三是平级关系 是在一个系列中的同等级别的机关或者部门 单位之间的关系 其代表性文种是平行文函 有的通知也可以发挥平行性 四是非隶属关系 指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门 单位之间的关系 不论是相同级别还是不同级别 都要通过知照性行文如函进行协调 或联合行文共同办理 行文方向 以发文机关为立足点向不同机关运行的去向 上行 指公文向上级机关单位运行 行政公文的上行文有议案 报告和请示 但有的下行文如通知 通报等也可以在一定情况下上行 下行 指公文向下级机关单位运行 下行的行政公文较多 平行 指公文向同级或不相隶属的机关单位运行 函 通知等都可以平行 泛行 指公文可以同时上行 下行或平行 并向社会公布 行政公文中的公告和通告就属此类 行文方式 指行文的方法和形式 一 从行文对象分 1 逐级行文 向直接的上级或者直接下级行文 2 越级行文 越过自己的直接上级或下级行文 3 多级行文 向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文 4 普发行文 向所属各机关及其部门 单位一次性行文 主送机关使用泛称 5 通行行文 向隶属机关和非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文 二 从发文机关分 单独行文 联合行文 三 从对象主次分 主送 抄送 行文规则 5个方面 一 注重效用 必要性 国家行政机关公文处理办法 第13条规定 行文应当确有必要 注重效用 公文不能随意发出 一定要讲究实效 这才能保证发文机关的权威性 如果公务不大重要 不必用公文反映 那么可以采取电话 谈话等方式办理 公文要少而精 否则就会出现效率低下的问题 以致于造成文牍主义 产生官僚主义 二 行文根据 办法 第14条规定 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 这是基本原则 国家行政机关的隶属关系和职权范围是由 中华人民共和国宪法 以下简称 宪法 所规定的 例如 宪法 第89条规定了国务院的职权 主要有 根据宪法和法律 规定行政措施 制定行政法规 发布决定和命令 和 批准省 自治区 直辖市的区域划分 批准自治州 县 自治县 市的建置和区域划分 等 宪法 第107条规定县级以上地方各级人民政府行使的职权是 县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限 管理本行政区域内的经济 教育 科学 文化 卫生 体育事业 城乡建设事业和财政 民政 公安 民族事务 司法行政 监察 计划生育等行政工作 发布决定和命令 任免 培训 考核和奖惩行政工作人员 行政工作的依据是宪法和法律 公文运行当然更要照此办理 宪法 确定中国共产党是领导核心 为加强和改善党的领导 在对社会和国家的管理上 实行党政分开 反映在公文运行上 党和政府的行文不能混淆 党政可以联合行文而不要互相行文 三 部门行文 办法 第15条规定 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 其它社会组织以此类推 以机关及其部门和基层单位来表示 一 机关各部门在职权范围内 可以互相行文 可以向下一级基层单位的有关业务部门行文 如市政府的商业局可以向农业局行文 主要以函的形式 有时以通知的形式 可以向区政府的商业局行文 多以下行文形式 上下级业务部门之间 虽然没有隶属关系 但有业务指导关系 同样 总公司机关的技术处可以向生产处行文 主要以函的形式 有时以通知的形式 可以向分公司的技术科行文 多以下行文形式 二 机关各部门向下一级机关行文只能采用函的形式 上级机关的职能部门同下级机关是平级关系 有时向下级机关发函还要得到上级机关的授权 行文时要在正文的开头说明授权的机关或领导人 三 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 部门行文还有以下规定 办法 第17条 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 第18条 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 四 联合行文 办法 第16条规定 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 这项规定强调了联合行文的前提是同级 联合行文的机关及部门 单位必须是平级的 还要经过协商并取得一致意见 这就一定要掌握各种社会组织的职权范围和隶属关系 如 同一地区的党委就不能和团委联合行文 因为它们的关系是领导与被领导关系 联合行文在公务中常常是必要的 避免了各自分头行文的不一致问题 增强了行文的权威性和约束力 减少了公文数量 如 某省 关于党政群机关工作人员参加成人教育有关问题的通知 由省委组织部 省教委 省人事厅 省财政厅联合下发 这是由于通知的内容涉及到组织 人事 教育及经费开支等方面 联合行文 应将相对应的机关都列为主送机关 以便于共同处理 如上文的主送机关为 各地 市 州 县委 各地区行政公署 各市 州 县人民政府 省委各部委 省级国家机关各委办厅局 各人民团体 各大专院校 联合行文一定要协商一致的原则 办法 第19条规定 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 对各部门都有关系的问题 如果没有协商一致而各自向下行文 自行其是 就会在更大的范围中出现更为严重的问题 因此 各部门必须在发文之前取得共识 主办单位更要和其它单位主动协商 如果多次协商仍然存在分歧 而问题的解决又不允许再拖延下去 就请示上级协调或者直接处理 如擅自行文 上级有权责令纠正或撤销 五 抄送规则 办法 第20条规定 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 重要行文 往往是在决定 通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人 增设重要机构 审批大型项目 进行重要涉外活动的公文 对发文机关和下级机关来说 这就便于上级监督 避免出现重大差错 对上级机关来说 这就便于了解和掌握情况 统一管理 办法 第23条还规定 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 这样 便于协调工作 防止出现矛盾问题 如 某市学校一件公务 既需要直接上级机关的审批 又需要经费支出 这就要将请示主送市教育局 抄送市财政局 而市教育局下发批复批准该项目给这个学校时 要抄送市财政局 四 公文格式规范 公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则 还包括用纸 装订和文字排列要求 一 公文用纸 排版与装订 公文用纸幅面及版面尺寸 公文用纸一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 张贴的公文用纸大小 根据实际确定 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 公文文字从左至右横写 横排 在民族自治地方 可以并用汉字和通用的少数民族文字 按其习惯书写排版 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 未作特殊说明 公文中的颜色均为黑色 公文在一般情况下 除了发文机关标识 眉首的反线和发文机关印章为红色外 其余部分均为黑色 制版要求版面干净无底灰 字迹清晰无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 裁切成品尺寸误差 1mm 四角成900 无毛茬或缺损 二 行政公文格式 办法 第3章规定 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 公文要素标识 眉首 发文机关 版头 公文份号 秘密等级 保密期限 紧急程度 发文字号 签发人主体 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件版记 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期等 眉首的特点是位置相对固定 掌握了眉首所含各要素位置 就可以设计文件的 红头 部分 主体的特点是位置经常变动 依公文内容的长短而定 由于公文实质性的内容均在此部分 所以称之为 主体 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定 由于按规定公文要双面印刷 版记的位置有一个位于哪一面的问题 如果公文有附件 版记还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题 因此 版记有必要作为一个单独部分加以叙述 眉首 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 眉首 发文机关标识 在制发机关公文的实践中 经常使用一种只标识发文机关名称而不标识 文件 二字的 信函式 公文 用于处理日常事务的平行文或下行文 而且使用频率很高 具体格式为 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 首页不显示页码 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识 发文字号下空一行标识公文标题 如需标识份数序号 秘密等级 紧急程度 可置于武文线一行版心左边缘顶格标识 眉首 发文机关标识 上边缘距版心25 80 mm 眉首 公文份号 左上角第一行 眉首 秘密等级及限期 右上角第一行 眉首 秘密等级及限期 无保密期限空1字 眉首 紧急程度 右上角顶格第一行或第二行 眉首 紧急程度 右上角顶格第一行或第二行 眉首 发文字号 发文机关代字 年份和序号组成机关标识下2行 3号仿宋字体年份用 眉首 发文字号 编号不用00X 不加 第 字 穗府 2001 12号 表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文 粤府办 2001 2号 表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文 眉首 签发人 右空1字 名字用3号楷体 眉首 签发人 多个 另行排列 最后一个与发文同行 主体 主体部分由标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件组成 主体 标题 按 办法 第10条第6项规定 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 一般由发文机关 事由 即主要内容或发文目的 文种三部分构成完全式标题 广州市人民政府关于整治东风路的通告 省略式标题 关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知 中华人民共和国国务院令 通告 拟写公文标题 一要选准文种 要根据各种文种适用范围 发文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系选择适于表达公文内容的文种 这也是公文规范的要求 二要准确表述事由 即事由和公文内容要一致 如不一致就是题文不对 这会使读者产生困惑 因此影响公务办理 三是文字要简明 标题文字不要太长 太长了不醒目 文字应简约而明晰 简而不明也是不可取的 如 关于召开治理三乱工作会议的通知 假如不适当地省略了 治理 2字 就会变成一则错误的标题 公文标题 2号小标宋体 回行时词意完整 主体 公文标题 排列对称 美观 间距恰当 主送机关 标题下空1行 3号仿宋体 全角冒号 主体 主送机关 简称也可以 但要规范 公文正文 主送机关下一行起 数字 年份等不能回行 公文正文注意事项 结构层次序数 依次为 一 一 1 1 公文中应使用国家法定计量单位 引用公文 应先引标题 后引发文字号 并加圆括号 用词准确 规范 请示性公文应一文一事 报告中不得夹带请示事项 附件标注 正文后下空1行左空2字 后无标点 用3号仿宋字体 成文时间 汉字标识 右空4字 零为 印章 距正文1行内 端正 居中 压成文时间 印章 下弧有字采取中套 无字采用下套 印章 印章相距不超过3mm 但不相交 印章使用中的注意事项 当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文处于同一页面 不得采取标识 此页无正文 的办法解决 附注 成文时间下一行 用圆括号 3号仿宋字体 注 附注不是对公文内容作出解释或注释 而是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如此件发至县团级 此件可见报等 请示 须在附注处标明联系人和联系电话 版记 主题词 标识用黑体 词间空1字 主题词的用法 使用主题词的目的和意义 便于计算机检索和管理公文 主题词的体系结构 第一层是对主题词区域的分类 即类别词 第二层是类属词 第三层是文种词 诸如 国家行政机关公文处理办法 的主题词为 文秘工作 公文 办法引用方法 1 一份文件主题词的标引 除类别词外 最多不超过5个 2 标引顺序先标类别词 再标类属词 类属词先反应文件内容的词再反映文件形式的词 主题词的用法 3 如有两个以上的主题 先集中对一主题标引 再对第二个主题标引 如 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 经济管理 企业 破产 劳动 就业 通知4 可将不同类的主题词进行组配标引 5 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时 可以在类别词中选择适当的词标引 同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面