公文写作_公文写作基础知识

公文写作基础知识 公文的基本知识几种常用公文的写作规范与技巧 公文的基本知识 公文的定义和作用公文是党政机关 社会团体 企事业单位等 在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是实施管理和进行公务活动的重要工具 公文的基本知识 公文的特点是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 公文的基本知识 公文的分类按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其保密要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 公文的基本知识 公文的文种 党政公文处理条例 15种 决议 决定 命令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要常用的公文文中 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文的基本知识 1 决定 下行文 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2 通知 下行文 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 3 通报 下行文 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 公文的基本知识 4 意见 上行 平行 下行文 适用于对重要问题提出见解和处理办法 5 报告 上行文 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 6 请示 上行文 适用于向上级机关请求指示 批准 公文的基本知识 7 批复 下行文 适用于答复下级机关的请示事项 8 函 平行文 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 9 会议纪要 下行文 适用于记载 传达会议情况和议定事项 公文的基本知识 正文结构层次格式文件标题 华文中宋二号第一层 一 黑体三号 第二层 一 楷体三号 第三层 1 仿宋三号 第四层 1 仿宋三号除各级标题外的正文 仿宋三号 公文的基本知识 标题的拟定1 完全式标题 公文通常采用完全式标题 发文机关 关于 事由 文种 如 县关于做好扶贫工作的通知 事由 即公文的主题 主要内容的概括 事由前一般应有 关于 转发性通知可省略 转发 前的 关于 如 县转发 市关于做好扶贫工作的通知的通知 事由通常应由动词领起 组成一个动宾结构 公文的基本知识 2 省略发文机关的标题在使用了公文格式 文件格式 信函格式 的前提下 可酌情省略发文机关 如 关于租借演出服装的商洽函 但上行文和其他重要公文应用完全式标题 3 省略事由的标题主要见于公告 通告等文种 如 宜宾市公安局通告 省略原因 一是内容复杂 难以概括事由 二是内容很简单 避免过多重复 4 以文种为标题如 公告 通告 但应慎用 公文的基本知识 注意事项 1 标题中除法规规章名称加书名号外 一般不用标点符号 如 县关于印发 人力资源管理办法 的通知 2 事由中不应出现与文种含义相同的词语 如 镇关于请求解决工作经费的请示 中 请求 应删去 3 标题排列应匀称 对称 回行应保持词意完整 不破词 的 字不排行首 公文的基本知识 4 人名 地名 数字 引文准确 引用公文 应当先引标题 后引发文字号 日期应当写明具体年 月 日 例如 宜宾市人民政府办公厅关于切实做好国庆节期间安全生产工作的通知 宜办发 2013 90号 5 应当使用国家法定计量单位 如公尺 公斤 公升等 公文写作的基本要求主题突出 观点正确结构完整 格式规范实事求是 讲求实效准确表达 简明生动 公文的基本知识 几种常用公文的写作技巧 报告 一 报告报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告属于陈述性上行公文 应用相当广泛 通过报告 上级机关可以了解掌握有关方面的工作情况和问题 并为领导决策提供重要的依据 几种常用公文的写作技巧 报告 一 报告的特点综合性 13个公文文种中综合性最强的一种事后性 事前 报告计划和设想 事中 报告前段工作情况及下一段的工作安排和打算 事后 报告总结工作 单向性 处理方式的特点 不需要 回复 陈述性 表达上的特别 陈述的基础上加分析 几种常用公文的写作技巧 报告 二 报告的种类工作报告 将一定阶段的工作向上级汇报的报告情况报告 对近期发生的某一事情出现的某一情况等向上级作的书面报告 使上级了解情况 掌握动态 1 工作反省内容 2 专题报告 针对工作中出现的新情况 新问题等写成书面报告 供上级有关部门部门掌握 了解 3 经验型 在概述基本情况基础上 既要让别人知道办了一件什么事 更要说明办好这件事的方法和经验 几种常用公文的写作技巧 报告 二 报告的种类答复 答询 报告 答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报报送文件的报告 专为报送有关文件而行文 三 报告的写作标题 完全性标题或省略发文机关的标题主送机关 一般只能标注一个如 复兴镇关于2013年工作总结和2014年工作要点的报告 几种常用公文的写作技巧 报告 三 报告的写作正文 原因 说明汇报事项产生的原因 主要概述工作的内容及进展情况事项 具体汇报工作的进展情况 采取的主要措施 取得的成绩及存在的问题设想 提出下一步工作设想 工作意见 求得上级了解 支持 事中行文结语 以习惯用语 特此报告 做结语 也可不写 几种常用公文的写作技巧 报告 三 报告的写作 写明原因 如下例子 2013年 复兴镇党委 政府在县委 县政府的领导下 在县人大 政协的监督指导下 围绕县委 激情干事 奋力跨越 的主题 按照 谋跨越 强基础 重民生 构和谐 的思路 突出七仙湖移民后扶整村推进示范片项目建设和产业结构调整 夯实了乡村生态旅游发展基础 促进各项事业全面发展 现将工作情况总结如下 几种常用公文的写作技巧 报告 三 报告的写作答复上级机关查询 提问 或对执行上级机关某项指示 意见的结果进行汇报 这种报告属被动行文 要围绕上级机关的询问 提问撰文回答 针对性强是其重要特点 正文 导语 以引叙来函 文 作为行文的背景 以承启语作为与主体内容的衔接主体 报告的核心部分 要根据上级询问的事项或问题 具体汇报有关的情况及其原因结尾 用固定词语 特此报告 专此报告 几种常用公文的写作技巧 报告 关于开展 敢于担当 敢于碰硬 敢于创新 大讨论活动的情况报告县委大讨论办 根据中共高县县委 关于开展 敢于担当 敢于碰硬 敢于创新 大讨论活动的意见 高委发 2013 14号 文件要求 镇党委从2013年6月上旬起 集中三个月左右时间 在全镇广泛开展 敢于担当 敢于碰硬 敢于创新 大讨论活动 整个活动期间 高度重视 精心组织 立足镇情 在全镇迅速掀起了开展 三敢 大讨论活动高潮 主要分为宣传发动 集中学习阶段 查摆问题 深入剖析阶段 广泛讨论 激活思想阶段 建章立制 推动工作阶段四个阶段开展活动 现将大讨论活动开展情况报告如下 一 主要成绩和亮点工作 二 存在的问题 三 下一步打算 分别进行陈述 几种常用公文的写作技巧 报告 四 归纳法在报告写作中的运用 逐条列项 将已经收集 掌握的零散材料 事实 分门别类地列出来概要定性 简要地确定所列出的每条材料的性质 为后面的集中问题 归纳观点打下基础合并归类 把性质相同或相近的材料 进行梳理 合并同类项 便于集中思考问题提炼观点 对已经合并归类的材料 在概要定性的基础上 再一次进行总结 归纳 提炼 得出文章的观点安排顺序 对确定的观点和事实材料调整顺序 以此来搭建文章结构 形成文章的骨架叙议结合 把分类的材料和提炼的观点有机结合起来 用材料支撑观点 用观点来统领材料 观点和材料之间过渡要自然 几种常用公文的写作技巧 报告 五 运用归纳式写作方法应注意的问题 材料列项应相对独立 一是材料性质应相对独立 二是材料内容应相对独立 三是材料列项应迅速及时提炼观点应注意内涵 应从归类事物个别对象具有某种属性的范围 程度 考虑推断出该类事物具有某种属性的结论 尤其注意不能仅从字面提炼 应从材料内涵提炼 即炼 意 而不是炼 字 层次结构应考虑 辈分 要考虑层次的两个非常重要的属性 一是互不相容性 二是属种包含性观点材料应浑然一体 一份文件仅有观点加事例是不够的 要做到观点和材料紧密结合 防止出现观点和材料 两层皮 几种常用公文的写作技巧 报告 六 报告的写作要求 1 内容真实 报告的写作以叙述情况为基础 必须做到以客观事实为依据 遵循实事求是的原则 汇报工作 反映情况应该全面 真实 不能报喜不报忧 更不能弄虚作假 2 主题明确 报告的内容 一般涉及的面既宽又复杂 写作时要做到主次分明 针对性强 围绕主题组织材料 3 分析准确 深刻 准确的分析 是报告内容充实 思想深刻的重要保证 任何报告都离不开反映情况 同时又要对情况进行分析 通过分析才能揭示事物的本质和规律 4 文种正确 报告中不得夹带 请示 事项 几种常用公文的写作技巧 请示 二 请示 适用于向上级机关请求指示 批准等 是一种上行文 行文方向单一 固定 省 市 县及乡镇行文中请示文种使用较多 注意事项 一 不要一文多用 应坚持一事一请示 二 不要越级请示 三 不要多头报送 一般为一个主送机关 四 注意要素齐全 五 杜绝未批复即执行 几种常用公文的写作技巧 请示 一 请示的特点 目的性 行文目的 请求给予指示 批准单一性 行文讲究一文一事 只写一个主送机关时效性 写作的目的是为了解决问题 只有及时行文 才可能使问题得到及时解决 几种常用公文的写作技巧 请示 二 请示的种类 请求批示性请示 1 对某些规章制度中的个别条文不理解 需要上级进一步明确2 工作中遇到新问题 新情况 无章可循请求批准 帮助 性请示 1 单位 部门出现了新问题 虽然已有处理意见 但这些处理意见需要上级机关批准2 按规定必须经过上级机关批准的事项3 工作中遇到困难 如资金短缺 人力 物力不足等 需要上级帮助解决 几种常用公文的写作技巧 请示 三 请示的写作 标题 同 报告 主送机关 只能标注一个主送机关正文 起因 引起请示事项的原因 背景或依据 要抓住主要问题 阐述清楚 为什么 为下一步的 做什么 提供依据事项 请示的具体内容 回答 做什么 怎样做 结语 以习惯用语提出肯定性要求 几种常用公文的写作技巧 请示 四 请示缘由的写作艺术 以情感人 情 寓其中 感人心者 莫先乎情 充满让人为之动容的感情 往往容易得到批准 请示虽有情 但它不张扬 不外露 不用感情色彩浓重的词 以理服人 于 理 相容 请示写作中 理 的陈述有着非常重要的作用 一方面 理由充足 请示的事项才有可能得到解决 另一方面 有时请示的内容虽有 情 但却于 理 不容 以真信人 合 法 为先 请示的理由必须是真实的 同时又必须是合法的 几种常用公文的写作技巧 请示 四 请示缘由的写作艺术换位思考 找准切入点 要站在领导的角度考虑问题 要从全局的角度申述自己的理由 要把自己要解决的问题同全局的利益联系起来 从领导的关注点切入 使自己急于解决的问题成为上级单位急于解决的问题 抓时机 合时宜 不合时宜的请求 很难得到领导的批准 在工作中要关注事实动向 研究政策 深刻领会上级意图 请示写作还应注意语言的谦和性 不能使用命令式的语言 几种常用公文的写作技巧 请示 五 请示 举例 县委目标办 复兴镇2012年实事目标承诺工作中 其中产业结构调整项目中 完成新栽茶叶400亩 一项 因今年雨水较多 扦插茶苗大多死亡 市 县境内无法提供合格茶苗 加之县农业局今年已取消发展茶叶的计划 镇政府原承诺的新栽茶叶400亩的目标无法兑现 为此 镇政府拟调整为新栽核桃400亩 与原承诺栽培核桃任务合并 即新栽核桃800亩 作为今年的实事承诺目标任务之一 当否 请批示 高县复兴镇人民政府二 一二年十月十五日 几种常用公文的写作规范 计划 三 计划 一 计划的概念计划是预先对未来一定时期内要开展的工作提出要求 指示 步骤和完成期限的文字材料 通常所说的 安排 设想 规划 方案 打算 要点 等均属计划范畴 安排 打算 适用的时间较短 内容比较具体 是偏重于工作方法和步骤的计划 规划 适用的时间比较长 范围较广 内容较概括 是具有全局性 长远性和方向性的计划 设想 是指初步的 非正式的计划 以提供参考为主要目的 要点 方案 往往用于领导机关向所属单位布置一定时期的工作 交代政策 是原则性较强的计划 几种常用公文的写作规范 计划 三 计划 二 计划的特点超前性 计划都是在事前制定 在制定计划时 要有超前思想 对未来的前景要有充分的想象 对各种因素的变化和可能发生的问题 都要有足够的估计和周密的思考 创新性 计划的内容要有新意 离开了新意 计划也就失去了意义 指导性 计划一经批准 就具有权威性 既是行动的方向 又是指导工作的根据 在通常情况下 只要没有重大变化 就应该按照计划的内容办事 客观性 计划虽然是人们主观意志对未来的设想 但这种设想并不是幻想 而是有依据 有实现可能的设想 符合客观事物发展的规律 几种常用公文的写作规范 计划 三 计划 二 计划的写作标题 制定计划单位名称 适用时间 计划内容 文种 公文式标题如 县XX镇2014年工作计划正文 指导思想 前言 简明概括地写清制定计划的目的 依据和上级的要求以及今后总的任务等 有的计划 从工作的连续性出发 还要做上一年或前段工作的回顾 几种常用公文的写作规范 计划 二 计划的写作任务和指标 做什么 做到什么程度 包括目的 任务 指标 要求和完成的时限等 综合性计划 这部分应分条列项地写 使之纲目清晰 步骤和方法 怎样做 包括完成任务的阶段划分 采取的措施 人力 物力和财力的分配等 比较重要的计划 应写清每一项工作应达到的具体目标 收到的效果等 分工和责任 由谁做 写明工作的具体分工 以避免由于责任不明而产生的工作中互相推诿的现象 执行希望 用以鼓舞 激励人们完成任务的具有鼓动性和号召性的内容 有的计划以 分工责任 或 步骤和方法 结尾 则不加此项内容 几种常用公文的写作规范 计划 三 计划的写作要求符合政策 必须从党的政策高度考虑计划的制定 结合本单位 本部门的实际 该做的努力去做 不该做的坚决不做 以此强化计划的指导意义 考虑全局 必须正确处理好局部和整体 目前和长远 以及国家 集体 个人三者利益关系 切合实际 现实情况是制定计划的根据和基础 集思广益 脱离群众的计划 要想使之变成群众的自觉行动 只能是一句空话 留有余地 事物本身受多方面因素制约 发展过程中往往会发生意想不到的事情 制定计划时 既要充分估计主客观方面的积极因素 也要注意留有余地 几种常用公文的写作规范 计划 三 计划 举例 关于XX村 两委 2014年工作计划2013年 xx村党支部 村委会将贯彻落实十八大精神 深入开展学习实践科学发展观活动 以全面建设社会主义新农村 推进社会主义和谐社会为目标 团结一心 顽强拼搏 真抓实干 努力完成全年目标任务 为扎实推进村 两委 各项工作 全面完成上级党委 政府下达的各项工作任务 村党支部 村委会制订了2014年工作计划 对2014年度我村 两委 工作进行总体部署 一 指导思想二 基本目标三 主要措施 几种常用公文的写作规范 总结 四 总结 一 总结的概念总结是对一定时期内的实践进行回顾 分析 研究后 从中找出经验和教训 并将其条理化 系统化 用以指导工作的文字材料 二 总结的作用回顾 总结的过程 是对实践的再认识过程 总结回顾前一时期的工作 是为了更好的提高工作效率和工作水平 借鉴 通过总结可以使我们在工作实践中更好地把握事物运动的客观规律 去掉盲目性 提高自觉性 几种常用公文的写作规范 总结 三 总结的写作标题单位名称 时间 内容范围 文种关于复兴镇2013年党风廉政建设工作总结正文前言 导语 简明扼要地交代总结的目的 做法 通常包括根据 背景 环境和任务 概貌 效果等 使阅读者对工作全貌有一个总的了解 几种常用公文的写作规范 总 三 总结的写作主体 1 基本情况 简要介绍有关的工作背景 环境 阐明承担的任务以及完成任务的基本情况 在这部分也可以做简要的工作回顾 2 基本经验或体会 对基本情况进行分析 研究 综合和概括 把认识提高到理性高度的过程 包括正反两方面的经验 3 存在问题 主要是写出问题 要求简短 真实 结尾 对全文主要内容的概括 从总结出的经验教训和存在的问题出发 提出今后的方向性意见 这部分要求简短 有力 自然 要实事求是 具有针对性 几种常用公文的写作规范 总结 四