公文写作_公文写作与处理培训课件2

公文写作与处理培训 公文写作技巧 目录 一 公文写作的基本要求二 公文写作的基本步骤三 公文语言的基本特点四 公文正文结构的表达技巧五 公文写作与处理常见病例六 几种常见公文的写作技巧 一 公文写作的基本要求 叶圣陶 必须写的一清二楚 十分明确 句稳词妥 通体通顺 让大家不折不扣地了解你所说的是什么 叶圣陶 公文写得含糊草率的现象应当改变 胡乔木 要吸引人看得下去 要使人看得懂 要能说服人 打动人 一 公文写作特点 1 主题突出 观点正确 意犹帅也 清 王夫之 姜斋诗话 公文的主题是公文中通过具体材料所表达出来的基本思想 具体说就是撰写者在传达政策 发布指示 通知事项 汇报工作和总结经验时 通过全篇公文所表现出来的思想观点和基本意见 和文艺作品比较 文艺作品是 从场面和情节中自然而然地流露出来 恩格斯公文以事论理 直接把作者的观点明白无误的告诉读者 文艺创作 在创作过程中可以变更主题 甚至背离作者的创作意图 公文必须坚定不移地按照主题去组织文章 只能深化 不能违反 公文的主题在表达上应做到 突出 单一 正确 深刻 新颖 突出 开门见山 直接叙事 不事虚笔 不含蓄委婉 要反映什么问题 解决什么问题 或者说处理问题的意见 决策和结论等 都必须观点鲜明 开门见旨 一切较长的文电 均应开门见山 首先提出要点 即在开端处 先用极简要文句说明全文的目的或结论唤起阅者注意 使阅者脑子里先得一个总概念 不得不继续看下去 然后再做必要的解释 长的电文分为几段时 每段亦应采用此法 1951 2 中共中央关于纠正电报 报告 指示 决定等文字缺点的指示 突出 新闻学上称 导语 立片言以居要 乃一篇之警策 陆机 文赋 凡做一篇作文 其用意俱要可以一言以蔽之 扩之为千言 约之则为一言 所谓主脑是也 清 刘熙载 艺概 文概 揭全文之旨 或在篇首 或在篇中 或在篇末 在篇首则后必顾之 在篇末则前比注之 在篇中则前注之 后顾之 顾注 亦所谓文眼者 同上 单一 就是要主旨单一 一目了然 公文写作要 一文一事 文主于意 意多文乱 例文 学习 财经写作 总结 终于结束了 财经写作 的学习 期末考试考得70分 总算过了关 回想起来 收获还是不少的 首先感到这门课有趣 也有用 老师讲得也还过得去 总的感觉学不学是不一样 其次是觉得 写作课的实践性很强 理论搞懂了 但不一定写得出东西 比如班上有几个同学写的东西不错 老师常拿他们写的东西在班上讲评 为什么不错 就是他们肯经常动笔 第三 通过 财经写作 的学习 自己不仅学到了很多知识 而且学到了一些学习方法 这些方法 对自己一辈子都有用 第四 通过一学期的学习 我和同学们从生疏到熟悉 从熟悉到互相帮助 我感到我们班是一个很好的集体 第五 财经写作 这本教材还是不错的 观点正确 一要符合上情 符合党和国家的方针政策 国家的法律法规 上级机关所颁布文件都精神 领导的意图等等二要符合下情 准确地反应本地 本单位的客观实际 言之有理 立论有据 上下一致 高度统一 辩驳不倒 主旨虚假 未反应事物本质 不符合国家法令法规高考 姐妹易嫁 牧鸭 读孟尝君传 王安石 世皆称孟尝君能得士 士以故归之 而卒赖其力 以脱于虎豹之秦 嗟乎 孟尝君特鸡鸣狗盗之雄耳 岂足以言得士 不然 擅齐之强 得一士焉 宜可以南面而制秦 尚何取鸡鸣狗盗之力哉 夫鸡鸣狗盗之出其门 此士之所以不至也 卜算子 咏梅 陆游 驿外断桥边 寂寞开无主 已是黄昏独自愁 更著风和雨 无意苦争春 一任群芳妒 零落成泥辗作尘 只有香如故 卜算子 咏梅 毛泽东 读陆游咏梅词 反其意而用之 风雨送春归 飞雪迎春到 已是悬崖百丈冰 犹有花枝俏 俏也不争春 只把春来报 待到山花烂漫时 她在丛中笑 2 实事求是 讲求实效 公文处理工作应当坚持实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 深入调查研究 充分分析论证 广泛听取意见 党政机关公文处理工作条例 3 结构完整 格式规范 公文总体结构大致分三部分 行文的依据或目的 具体事情或事理 对事情事理的态度或要求 提出问题 分析问题 解决问题 写作公式 事由 事项 尾语 执行要求 两事项或两事项以上要以序数分段写作 公文的内容还经常有结尾项 具体可分为尾语和执行要求两项 执行要求是上级要求下级在贯彻执行公文时要注意什么问题 采用什么方法 达到什么目的等的说明 是一种附加性的内容 有些公文有此项 有些没有 惯用尾语是许多公文都有的一项内容 公文结构一般分开头 主题与结尾三部分 开头 主要说明发文的依据 缘由和目的要求 开宗明义开门见山开头一般有三种写法一是引据式或引据法律法规和政策规定 或引据来文 或引据事实或道理 因事制宜 各不相同 说明事情的原委 开头 二是目的式开宗明义 直接说明行文的目的与意义 简洁明了 一些内容比较简单的公文常以此开头 三是综合式既有引据部分 又直叙行文的目的 两者结合运用 这种开头 能增加文件的气势 引起受文机关的关注和重视 主体 一是并列式 运用最多 把正文所提出的意见 措施和要求 分条列项 予以说明 各条之间相互并列 各自表述一个相对独立的内容 不是包容的关系 主体二是递进式 正文主体或按时间顺序 或按事物发展过程 事物的逻辑层次 分成若干段落 层层推进 逐步深入 内容比较单一的请示 决定多使用此结构 主体之三是连贯式 即篇段合一式 全篇即为一段 一段中又包含几层意思 一气呵成 一些简要的批复和批转式通知 常采用此式 结尾 主要表述发文机关对公文办理的要求 或要求执行 或请求批复 或提出希望 通常以公文习惯用语做尾语 诸如 以上意见 如无不当 请批转各地执行 当否 请批示 特此通知 此复 等 有些正文结尾 写成结语段 或强调说明 或提出希望与要求 归结全文 也有一些公文 在主体部分将行文要求作了表述 言尽意止 自然作结 省略了结尾部分 4 准确表达 简要生动 公文的内容要靠语言来表达 一字之失 一句为之蹉跎 一句之失 通篇为之梗塞 刘淇 助词辩略 文字表达基本要求 用词准确 简明 生动表达方式 叙述和说明 尽量少用议论 文约而事丰 刘知畿 史通 叙事 公文写作要用最经济的语言表述最丰富的内容 撰写公文时 如何选词用语 1 辨别词义 准确选用区分词语表达概念的内涵外延区分同义词 近义词如损害 破坏 努力 竭力 词义轻重不同 时代 时期成就 成果 范围大小不同 2 注意色彩 贴切选用区分词语的感情色彩 语体色彩 地方色彩及语义轻重 牺牲 毙理想 妄想 褒贬不同 选词用语 一是使用规范的书面语 不用口语 方言和俗语 二是适当使用有生命力的古词语 文白相济 使公文显得简洁凝练 三是选用生动 丰富的词语和具有时代特色的新词语 使公文既为群众喜闻乐见 又富有时代气息 生动活泼 四是字词规范 标点正确 不用错字 别字 异体字 不规范的简化字 生造字 标点符号用法 国家标准 2012年6月1日实施 二 公文写作的基本步骤 1 确立主题 明确目的首先弄清发文的目的和文件的主题发文的主要依据什么 需要解决的问题是什么 采取什么样的措施可解决这些问题 发文的基本观点是什么 意在笔先 以文传意 2 收集材料 调查研究 材料可靠 情况确实 写好公文基本要求 领导机关制定政策 要用百分之九十以上的时间作调查研究工作 最后讨论决定 用不到百分之十的时间就够了 陈云 公文材料 精神依据事实情况 精神依据 党和国家的方针政策 国家的法律法规 上级领导机关颁布的文件规定 事实情况 包括直接发生的和间接引用的公文中所反映的情况主要指直接发生的 发现的 总结概括的事实情况 它在公文中表现为具体事例 现象概括 数字统计等形式 是第一手资料 另 其事实情况也包括间接引用来的事例 概述 数字 经验 成果等 怎样收集材料 调查研究 一是资料阅读法按公文涉及的范围查阅各种材料 二是实际调查法材料要真实 准确 典型 要有代表性和说服力 3 拟写提纲 安排结构 提纲可包括 一是公文的标题二是公文的开头和结尾三是表述层次及观点 论据 字数安排四是衔接 转换 过度和照应字不需很多 也不需文字过多推敲 需集体讨论和送给领导审阅的提纲另论 4 撰写初稿 征求意见 草拟公文要根据公文内容 文种格式 行文对象 行文规则和写作要求 按照提纲所列顺序 紧扣主题来写作 撰写时要做到 一是观点鲜明 材料得当二是文句简练 表述清楚 5 润色加工 修改定稿 佳作常自改中来 大处着眼 小处着手 检查 立意是否准确 文稿是否体现领导机关意图和发文目的 要说明和解决的问题是否清楚 观点是否正确和鲜明 基本理论是否站得住脚 是否符合客观实际 检查材料是够可靠 文稿的情节 事例是否符合实际 材料是公文的血肉 是公文主题和观点的落脚点 凡是脱离主题 缺乏典型 没有把握的材料 要更换或删掉 润色加工 修改定稿 检查结构是否完整 严谨 公文各部分的比例是否匀称和谐 相互照应 形成有机整体 层次 条理是否分明 时候是否紧扣主题 符合人们的思维习惯 还要看文稿格式是否规范 是否符合有关公文处理的规定 检查语言是否准确 清晰 有无语法错误 要毫不吝惜地删除多余的段 句 字 做到篇无累段 段无累句 句无累字 条理清楚 语法规范 叙述简明 检查标点符号是否使用正确 公文修改的方法 审阅修改法通读修改法讨论修改法特邀修改法 三 公文语言的基本特点 语言是人类最重要的交际工具 列宁写作是运用语言的艺术 不同文体的文章具有不同的语言特色 公文语言除具有一般文章的确切性 简要性外 最突出的特色就是模式性 所谓模式 就是语言相对固定不变的模式 格式比较稳定 也叫习惯用语 公文除了结构的程式性外 语言也形成比较固定的模式 便于表达主旨 区分文种 又便于读者的阅读和体会 公文语言的模式主要表现为词语模式和句子模式 1 词语模式词语模式可分为开头用语 过渡用语和结尾用语 1 开头用语用在称谓 称呼 和发端 称谓语 包括第一人称 第二人称 第三人称的称呼模式第一人称用 我 我们 本 如 我公司 本厂等 词语模式 开头用语 第二人称用 你 你们 贵 如 你公司 贵局等 还有一种是带敬意的涉外称谓词 如 陛下 殿下 夫人 等 第三人称用 他 他们 该 如 他们单位 该同志等 词语模式 发端语用来表示行文的目的 依据 方式 对象等 如 兹 据调查 为了 根据 由于 关于 遵照 依照 在 等等 词语模式 过渡用语 2 过渡用语表示承前启后的衔接用语 分为经办 引文和文种三种用语 经办用语 说明公文承办的过程及情况 如 经 业经 经 研究 业经 批准 经调查 等等 引文用语 引述来问用语 如 报来 悉 收到 等 接着是具体引文 用引号引述原文叫 明引 引申其中大意叫 暗引 词语模式 过渡用语 文种用语 标明公文属何种文种 承上启下 过渡到正文 主体部分 如 特通知 通告 通报 如下 特作如下规定 处理 特批复 函告 申请 申报 报告 如下 等 词语模式 结尾用语 3 结尾用语 主要表现为期请语和结束语期请语 表达公文作者的期望 请求 如 请 拟请 望 希望 妥否 当否 是否可行 如无不当 请 妥否 请批示 请核准 批复 转发 等 结束语 表示公文全文结束和作者期望 督促办理 如 为盼 请遵照执行 特此通告 函告 通报 电告 等 2 句子模式 公文语言的特点还表现在句子的固定模式上 即大量地使用介词结构句式 使客观事物表达趋于严密化 例如 关于 普遍用于公文的标题 表示对象 范围 如 中共中央关于在全党深入学习邓小平理论的通知 此外 还有 对 对于 将 等 句子模式 为 为了 和 由于 这几个介词多用于公文的开头 表示公文的目的 说明理由原因 根据 这个介词用来表示行文的依据 也多用于在公文首句的开头语 此外 表示依据的介词 组成介词结构的还有 依照 遵照 通过 随着 等 四 公文正文结构的表达技巧 1 学会篇前撮要 篇前 即一篇公文的头部 撮 是文字简明概括 要 即要领 也就是文章的中心思想与基本内容 意思是指在一篇公文的开头处 用简明的文字 把文中的结论 总的观点 中心内容加以概括表达出来 这样做的好处是使人首先得到一个总的概念 一下子抓住全文要领 便于阅读全文的精神实质 起到纲举目张 提纲挈领的作用 1 学会篇前撮要 篇前撮要在具体运用上 要因文而异 针对不同的文种采用不同的形式 1 综合性工作总结 工作报告 情况简报 纪要 调查报告 等陈诉性文件 其篇前撮要要多表现为 情况概述式 即使用非常简明的语言 或概述某一时期 某一方面工作的基本情况 或综合交代文中的基本内容 或简略写明会议的自然情况 或简要说明某一活动的主要收获等 学会篇前撮要 例文 按照常规 在大兴安岭地区完成以上工程任务约需3至5年这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间 而且工程质量较好 可以说 恢复重建工作 是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利 学会篇前撮要 2 章程 条例 规定 办法 等规章制度性文件 其篇前撮要多表现为 提纲挈领式 即或写一个 总纲 或写一个 总则 或写一个 前言 或写 一 二 三 几个条条 总纲 用以阐明一个政党 社会团体的性质 地位 奋斗目标 指导思想 总的任务 基本要求等 是一个章程的 纲 总则 前言 和开头并列的 一 二 三 用来写明订立本规章制度的目的 意义 要求 根据 原因 动机 适用范围等 是一个订立规章制度的 要领 所在 学会篇前撮要 3 决定 决议 通知 通报 公告 通告 等决策指令性文件 其篇前撮要要多表现为 目的依据式 即把制发文件的目的 依据 原委 基本要求等 用简明的语言高度概括于文件的开端处 在交代目的的同时 通常以 为了 为 做句首 形成一个比较固定的目的句 在交代原委时 通常以 当前 近一个时期 等做句首 形成一个比较固定的陈述句 在阐述中心思想 基本要求时 通常以 为此 决定 必须 等强调语做句首 在讲明依据时 更多在句首使用 根据 遵照 按照 等 学会篇前撮要 4 请示 申请函 的篇前撮要多表现为 交代缘由式 即在开头着重讲明请示的原因 很少像决策指令性文件那样在开端处先交代目的 请示的目的句通常置于 缘由 之后 并以 为此 为 鉴于 为解决上述问题 等做句首 形成目的前置 这就是 请示 与 申请函 篇前撮要的特殊之处 学会篇前撮要 5 批复 批示 复函 的篇前撮要多表现为 引述来文式 即以引述来文的日期 发文字号或标题作为本文的开端 6 讲话稿 的篇前撮要 一般表现为 观点结论式 即把讲话的中心观点即结论性的意见置于开头 然后再讲内容 事项和具体问题 为了 有些 讲话稿 在交代观点 说明结论时又多采用 明知故问 的方法 学会篇前撮要 例1 你们 关于 风景名胜区总体规划的请示 2009 号 收悉 同意你们的请示 现将有关意见答复如下 例2 同志们 在新春佳节即将到来之际 我代表 向 祝你们 学会篇前撮要 7 计划 规划 方案 安排 等计划性文件 其篇前撮要基本表现为 起句立意式 即在开端处要用简明的语言 讲清制定计划的指导思想 总的目标和基本主张 2 多姿多彩的公文结构 公文的结构 从整体上看 其外形多表现为 开头 主题 结尾 其内在逻辑形式是 总 分 总 文字的详略为 凤头 猪肚 豹尾 这是公文结构的基本状态 但公文结构不能只是一个模式 而应依公文种类 内容的不同而选择合适的结构 这种多姿多彩的具体结构至少有一下九种 多姿多彩的公文结构 1 撮要分条 天鹅下蛋 这种结构形态由 撮要 和 分条 组成撮要 天鹅 分条 天鹅 的 蛋 是下行文的基本模式 各种 命令 通知 通告 指示 公告 以及内容稍微复杂一些的 决议 决定 和 通知型的会议纪要 大都采取这种结构形式 县航运管理所通告 为了疏通航道 县航运管理所决定于1983年1月25日至3月31日挖掘 市建工局 处江弯供应站 路堆栈码头的淤泥 届时挖泥船首 尾锚抛向上 下游各100米 八字开锚抛向对岸60米 开锚设有红 白浮标 为保证来往船只顺利航行 现将有关事项通告如下 一 施工时间 每天 时至19时 二 施工地点 处江弯供应站 路堆栈码头 三 注意事项 一 航经挖泥地段的船舶应离挖泥船信号灯三百米处鸣笛一长声 以便挖泥船松缆让航 然后慢速通过 二 锚泊区域内禁止其他船舶停靠 三 锚泊区域内来往船只严禁追越 四 如因气候影响不能按时完成挖坭任务 工程顺延 工程结束后不再另行通告 以挖坭船信号灯消失为工程结束标志 多姿多彩的公文结构 2 篇段合一 单枪匹马 它是 公布令 公告 内容较为简单的 决定 决议 函 任免通知 及 批复 经常采用的结构形态 所谓片段合一 即全篇公文只有一段文字 而这段文字就是一篇公文的全部 由于全文只有一段 一段即一篇 故给它打个比喻是 单枪匹马 一篇 多姿多彩的公文结构 陕西省人民代表大会常务委员会公告 第58号 陕西省建筑节能条例 已于2006年9月28日经陕西省第十届人民代表大会常务委员会第二十七次会议通过 现予公布 自2007年1月1日起施行 陕西省人民代表大会常务委员会2006年9月28日 多姿多彩的公文结构 3 条项贯通 一字排列 内容较为简单一些的行政法规以及机关 企事业单位内部制定的规章制度 其结构多为 条项贯通 即全文既无单独的 撮要开头 亦无单独的 收束结尾 按次序先后平等 一字排列 组合 每个条条前有的标以序号 有的则采用自然的划段方法 例如国务院发布的 国有企业富余职工安置规定 全文由并列的十八条组成 既无单独开头 也无单独的结尾 即属此类情形 多姿多彩的公文结构 4 文中有文 枪里夹鞭 它是批转性 转发性的 通知 转述性通报 公布令 转发式简报 加写编者按语 的基本结构形态 形态特点是 以文载文 文随文行 文后有文 人们称之为 枪里夹鞭 多姿多彩的公文结构 5 章条款分列 下楼梯 篇下有章 章下有条 条下又款 款下有项 项下有目 好似 下楼梯 一般 这是法规性文件 如章程 条例 办法 规定等等 的基本形态 多姿多彩的公文结构 6 正反对比 泾渭分明 它是 公约 守则 的基本结构形态 如 八荣八耻 等结构特点是 在提出正面要求 即倡导什么可以做 伴随着指出什么事不能做 什么是不应当有的行为 什么是不应当有的行为 即把正反两事物放在一起对比交代 所以叫 泾渭分明 多姿多彩的公文结构 以热爱祖国为耻 以危害祖国为荣 以服务人民为耻 以背离人民为荣 以崇尚科学为耻 以愚昧无知为荣 以辛勤劳动为耻 以好逸恶劳为荣 以团结互助为耻 以损人利己为荣 以诚实守信为耻 以见利忘义为荣 以遵纪守法为耻 以违法乱纪为荣 以艰苦奋斗为耻 以骄奢淫逸为荣 多姿多彩的公文结构 7 分层排列 孔雀开屏 它是综合性工作总结 调查报告 工作会议纪要 讲话稿及内容复杂一些的决议 决定常用的一种结构形态 即将所叙之事 所言之理 所发之论 以一篇公文的主旨 即它的基本观点 中心思想做 轴 分作几个角度即几个层次相互并列展开 在每一层次的上面 通常有一个独立的小标题 或是有有一个三个字格组成的 一 二 三 这种结构形态 很像一把折扇展开后的半圆形扇面 又似 孔雀开屏 它所反映的是公文的横向展开 多姿多彩的公文结构 8 层层递进 步步紧逼 将所说的道理 由浅入深 由低到高 有由小到大 一步一步地加以表达 下一个层次是上一层次的持续与发展 上一层次是下一层次对外基础与前提 形成步步紧逼的局面 有的按时间先后 有关重大历史事件的 决议 专门性的 调查报告 等 有按事件发展过程安排组合的 情况报告 专题性的 工作报告 检讨报告 等 有按事理层次组织结构的 请示 为什么请示 请示什么问题 计划 做什么 怎么做 优点 循序渐进 步步深入 顺理成章 合乎自然 多姿多彩的公文结构 9 问题相扣 珠联璧合 总得要提出一个什么问题 接着加以分析 然后综合起来 说明问题的性质 给以解决的办法 毛泽东 反对党八股 提出问题 分析问题 解决问题是公文的内在逻辑形态 问题 珍珠 璧玉 提出问题 分析问题 解决问题就像是 珠联璧合 体现了公文的内在结构美 多姿多彩的公文结构 综上所述 前六点反映了公文形态的外在美 后三点则说明了公文结构的内在美 内外结合 全面体现了党政机关公文的结构之美 五 公文写作与处理常见病例 标题规范 1 完全式标题 公文通常采用完全式标题 发文机关 关于 事由 文种如 县关于做好扶贫工作的通知 事由 即公文的主题 主要内容的概括 事由前一般应有 关于 转发性通知可省略 转发 前的 关于 如 县转发 市关于做好扶贫工作的通知的通知 事由通常应由动词领起 组成一个动宾结构 2 省略发文机关的标题在使用了公文格式 文件格式 信函格式 的前提下 可酌情省略发文机关 如 关于租借演出服装的商洽函 但上行文和其他重要公文应用完全式标题 3 省略事由的标题主要见于公告 通告等文种 如 宜宾市公安局通告 省略原因 一是内容复杂 难以概括事由 二是内容很简单 避免过多重复 4 以文种为标题如 公告 通告 但应慎用 一 标题拟制中的常见病例1 文种使用不当公文标题缺少文种或生造文种标题中文种错用或混用文种 文种使用不当 缺少文种 例1 贯彻全国交通公安局 处长会议精神 认真做好我省交通公安保卫工作 例2 报送编史先进工作者名单及事迹 请统一表彰 例3 上报 合资组建 新桂实业发展有限公司 的可行性报告 文种使用不当 上面三个标题就是文种残缺的典型例子 例1像口号 只有事由 缺少文种 根据其内容 应是下行文通知例2例3像口头语 不是公文标题 根据内容 应是上行文报告和请示 修改稿 例1改 省交通厅关于贯彻全国交通公安局 处 长会议精神切实做好我省公安保卫工作的通知 例2改 县史志办关于呈送我县编史工作先进工作者名单及事迹的报告 例3改 局关于组建合资新桂实业发展公司的请示 文种使用不当 生造文种 例1 省机构编制委员会办公室关于机构改革中有关问题的解释 例2 公司关于新建大厦要求补助资金的申请 例3 管理局关于要求拨款进行1号水泥生产线技术改造问题的答复 生造文种 公文标题规范化是公文处理规范化的内容之一 文种正确 是公文撰制的基本要求 正式公文的标题 文种应该统一使用 党政机关公文处理办法 解释 建议 要求 安排 要点 答复 等都不是法定文种 修改稿 例1 省机构编制委员会办公室关于印发机构改革中有关问题解释的通知 例2 公司关于要求给予新建大厦工程投资补助的请示 例3 管理局关于同意拨款进行1号水泥生产线技术改造的批复 文种使用不当 错用文种 例1 省科技厅关于申请 八五 国家重点科技攻关项目试验工程补助费的报告 例2 省交通厅关于同意 省航务管理局进行合面狮水电站升船机修复的函 例3 省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函 错用文种 文种 是根据发文机关的权限 发文机关与主送机关之间的关系以及发文的具体目的 要求等来确定的 错用文种 会影响发文效果和工作开展 错用文种 会使共文失去其应有的严肃性 修改稿 例1 省科技厅关于给予 八五 国家重点科技攻关项目试验工程补助费的请示 例2 省交通厅关于同意 省航务管理局修复合面狮水电站升船机的批复 例3 省交通基建管理局关于审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的请示 文种使用不当 混用文种 例1 县人民政府关于 港扩建工程概算的请示报告 例2 市外事接待办公室关于要求接待经费的报告请示 例3 县人民政府关于 水电站施工期间严重影响我县水运情况的报告函 向某市水电局行文 修改稿 例1 县人民政府关于 港扩建工程概算的请示 例2 市外事接待办公室关于要求接待经费的请示 例3 县人民政府关于 水电站施工期间影响我县水上运输情况的函 2 标题冗长繁琐 主要表现 标题中 事由 项概括的不简要 累赘啰嗦 转发 批转 性文件 照搬照抄原文标题 层层照转 导致叠床架屋 一个词组套一个词组 冗长臃肿 标题冗长繁琐 例1 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知 的通知 的通知 可改为 县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知 技巧 省去不必要成分不拘泥于原件标题 可重新提炼新标题省略中间环节 3 主要内容表述不清 例1 省劳动厅关于同意延长 同志退休时间的批复 例2 人民政府关于粮食问题的请示 例3 局关于转发县人民政府办公室 政办 1990 108号文的通知 例4 中共 县委通知 主要内容表述不清 例1到底是要某同志延期退休呢 还是增加 延迟 某同志的退休时间呢 例2关于粮食问题是什么问题 例3看标题不知是和内容 例4省略事由 这类写法只适合命令 令 公告 纪要等少数文种 完整的公文标题应具备三要素 发文机关名称 事由 文种 修改稿 例1 省劳动厅关于同意 同志延期退休的批复 例2 人民政府关于粮食收购和储备问题的请示 例3 局转发县人民政府办公室关于 的通知 例4 中共 县委关于 的通知 二 主送机关标注中的常见病例 发文无主送机关 上行文多头主送 越级行文 公文直接发给个人等 关于撤销我市驻港机构在香港与港商合办的三家公司的请示 省长 三 正文写作中的常见病例 1 一文多事 县人民政府转发 省人民政府关于学习宣传 中华人民共和国森林法 的通知各乡 镇人民政府 县直属各单位 现将 省人民政府关于学习宣传 中华人民共和国森林法 的通知 引发给你们 请即贯彻执行 今年以来 我县连续发生多起森林火灾 是由于生产用火造成的 各乡 镇要从中吸取教训 严格管理生产用火 如再发生类似事情 要追究主要领导的责任 县人民政府2012年 月 日 2 内容残缺 市人民政府关于给予 化工厂嘉奖的通报 多年以来 市化工厂采取有力措施 切实贯彻 安全生产条理 建立安全生产岗位责任制 去年实现全年无生产事故 成为我市第一个安全生产年企业 为此 市人民政府决定给予 市化工厂通报嘉奖 市人民政府 年 月 日 3 语法错误 搭配不当例1改革的成败 关键在于领导要破除旧观念 例2我们应当发扬光大艰苦奋斗精神 勤俭节约地工作 生活 例3党风是否端正是一个单位搞好党建工作的重要标志 改正 例1主谓搭配不当 成败 成功要 能否 例2修饰语与中心语搭配不当 勤俭节约 不能修饰 工作 只能和 生活 搭配 例3主谓搭配不当 主语表达的正反两方面 即 端正 和 不端正 而谓语只表达了 肯定 方面 即 搞好 应主谓语相对应 语序不当 例 我们几个局的负责同志身体力行 三个代表 分片包干到贫困地区蹲点 帮助当地群众脱贫致富 改为 我们局的几位负责同志身体力行 三个代表 分片包干到贫困地区蹲点 帮助当地群众脱贫致富 词性误用 例1今年 我县克服了雨多 低温 病虫害等种种困难 夺取了农业生产的大丰收 例2这项试验 曾一度被少数人的干扰所停顿 词性误用 例1 雨多 低温 病虫害 是联合词组 按照语法规范要求 联合词组中联合的各词词性和结构要一致 雨多 主谓结构 低温 偏正结构 病虫害是合成词 三个词的词性与结构都不一致 不能并列使用 例2语法要求 被 字结构之后一定要跟及物动词 停顿 不是及物动词 词性不对 应该为基伍动词 如 中断 改正 例1今年 我县克服了雨水偏多 气温偏低 病虫害严重等种种困难 夺取了农业的大丰收例2这项试验 曾一度被少数人干扰所中断 结构杂糅 例1自来水厂认真解决了工人住房等困难 今年上半年实现利税 双过半 结构杂糅 公文文稿用语中结构混杂常见三种表现 一是一个意思未完 中途又插进另一件事 另说一套 前面讲 住房 问题 后面讲实现利税 双过半 这种跨越式 跳跃 使句子结构混杂 使人不得要领 必须补充内容 通过 过渡 句把他们的内容连接起来 改例1 自来水厂认真解决工人住房等困难 充分调动了职工的生产积极性 使该厂上半年实现利税 双过半 结构杂糅 例2任何人违背了历史发展规律就要吃苦头 因而历史发展规律是一种不可抗拒的力量 结构杂糅 第二种表现是因果颠倒 反客为主 例2就是把 果 任何人 吃苦头 和 历史发展 是 力量 的 因 倒置 必须用过渡句强调因才可 例2改 任何人违背了历史发展规律就要吃苦头 因为 历史发展规律是一种不可抗拒的力量 结构杂糅 例3我们要防止出现腐败现象发生 结构杂糅 第三种现象就是把两套句子结构杂糅在一起 防止出现 现象 与 防止 现象发生 两套句子结构杂糅在一起 造成重叠和语法错误 两者只能取其一 改例2 A我们要防止出现腐败现象B我们要防止腐败现象的发生 4 几个具体问题 一 文字1 制定 与 制订 制定 即制作 定出 公文中习惯用在较大场合 以制定党和国家的路线 方针 政策 法律和法令等 制订 即制作 订立 公文中习惯用于具体规章制度的订立 如 单位相继制订了防火 门卫等安全管理制度 2 截止 与 截至 截止 即到期停止 截至 即到 为止 3 部署 与 布置 部署 即指全局重大工作的安排 布置 即指全局具体工作和事项的安排 几个具体问题 二 图表正式公文一般不要出现图表 特别是一些为表示数量变化而使用的柱状图 饼状图 曲线图等 一般处理方式 公文中需要说明的相关问题可以使用文字进行说明 必须使用图表说明的 小的表格可以使用 大的表格要尽量作为文件附件 柱状图 饼状图 曲线图等必须作为附件 几个具体问题 三 称谓按照规范要求 文件中出现的地名 人名 单位名称等一定要使用全称或规范化的简称 在核稿过程中发现有的公文在引用姓名 职务 地名 机关称谓不够准确和规范 有的在同一公文中多次出现的 前后名称也不一致 如在文件中将资产负债管理部简写为资产负债部或资负部 几个具体问题 四 数字阿拉伯数字和小写汉字不能混用 公文中的数字 除部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 如提到季度时应使用小写汉字 表示数目比较精确时 应使用阿拉伯数字 几个具体问题 五 时间正式公文中的时间表述应使用四位小写数字 不能随便省略 如 10年 应改为 2010年 成文日期使用阿拉伯数字 发文时间有特殊要求 通过纸质文件发文的 由各环节和行领导按特殊要求签署时间 几个具体问题 六 字体1 发文机关标识使用小标宋体字 用红色标识 2 标识密级和紧急程度 用3号黑体字 3 发文字号用3号仿宋GB2312字 年份 序号用阿拉伯数字标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 4 签发人 用3号仿宋GB2312字 签发人姓名 用3号楷体GB2312字 冒号用全角 5 公文标题用2号正小标宋体字 6 主送机关用3号仿宋GB2312字 回行时顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 7 正文用3号仿宋GB2312字 一般每面排22行 每行排28个字 段落标题第一层用3号正黑体字 第二层标用3号楷体GB2312字 第三层标用3号仿宋GB2312字 第四层用3号仿宋GB2312字 几个具体问题 六 字体8 附件 用3号仿宋GB2312字 附件如有序号 使用阿拉伯数字 如 附件 1 XXXXXX 附件名称后不加标点符号 9 成文时间用汉字将年 月 日标全 零 写为 O 用3号仿宋GB2312字 10 标识附注 用3号仿宋GB2312字 居左空2格加圆括号标识在成文时间下一行 11 抄报 抄送 发 用3号仿宋GB2312字 后标全角冒号 13 印发机关用3号仿宋GB2312字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 5 病文修改 根据文章内容 文种应为请示 应有 签发人 xxx 并右空一字 左移空一字 因是1997年6月10日行文 应改为 M交 1997 10号 缺少发文机关名称 M市交通局 多头请示 应为 市政府 应为阿拉伯数字 应为二三 概数与准确数矛盾 平均与概数相矛盾 平均与概数相矛盾 缺少公文标题和发文字号 简称不当 应为阿拉伯数字 应去掉 建设 2字 口吻不对 具有指示性 5 病文修改 改为一级标题 一 非法定计量单位 应改为 公顷 非法定计量单位 应改为 公顷 改为一级标题 二 应为 1600万元 不确定 不准确 不准确 应加 元 不确定 不准确 属先斩后奏 事后行文 命令口气 事后行文 未招标 违反法律规定 应取消 口吻不对 凌驾于市政府之上 5 病文修改 应有附注 联系人 联系电话 最新公文格式 取消 主题词 左空一字 改为 去掉 各县 市 交通局 最后加 左空一字 右空一字 改为阿拉伯数字 取消印发份数 5 病文修改 左移空一字 去掉 第 应有 签发人 xxx 并右空一字 缺少发文机关名称 s市人事局 多头请示 应为 市政府 并空一行 缺少公文标题 应为二三 应为阿拉伯数字 去掉修饰性语言 仅有 改为m2 最后3行为废话 应去掉 根据后文意思 应将 请示 改为 报告 5 病文修改 这一句是废话 应去掉 非法定计量单位 应改为 公顷 不准确 应加 元 一文两事 不符合一文一事规定 事后行文 不符合事前请示的规定 文种应改为 报告 应改为 应改为 应为阿拉伯数字 去掉 附注 最新公文格式 取消 主题词 左空一字 去掉 各县 市 区人事局 最后加 左空一字并将 人才开发交流中心 改为 人事局 右空一字 取消印发份数 5 病文修改 命令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 因此 应该用 决定 应使用 通告 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 因此 应该用 通告 5 病文修改 属于 请示报告 混用 因是新建文化公园 应该用 请示 指出下文存在的问题 并更正 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 而 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 因此 应该用 议案 5 病文修改 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 而 请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 因此 应用 请示 指出下文存在的问题 并更正 因 F省教育委员会 与 G省XX市教委 不相隶属 因此 应用 函 5 病文修改 没有必要标注公文 份号 没有必要标注公文 密级 可以标注公文紧急程度 特急 但应在左侧顶格用3号黑体字编排 去掉中括号 I省人事厅应为主办单位 应排在第一位 放在最上边 联合行文 只用主办机关文号并居中排列 5 病文修改 实施方案 不是党政机关法定公文文种 不能直接以公文文种的形式发文 可以 通知 的形式印发 S市 局关于开展 的实施方案 指出下文公文标题存在的问题 并更正 S市 局关于印发 的工作要点 S市 局关于上报 的调查报告 工作要点 不是党政机关法定公文文种 不能直接以公文文种的形式发文 可以 通知 的形式印发 调查报告 不是党政机关法定公文文种 不能直接以公文文种的形式发文 可以 报告 的形式上报 5 病文修改 S市 局关于上报 的述职报告 指出下文公文标题存在的问题 并更正 S市 局关于印发 的经验材料 S市 局关