会议管理_召开高效的商务会议培训资料

模块四召开高效的商务会议 任务一举行成功的大型会议 知识目标大型会议的常见类型及特点 大型会议的一般流程及相关礼仪知识能力目标掌握大型会议组织过程中的礼仪技能掌握大型会议实施过程中的接待 发言等礼仪技能 任务引入 行业发展高峰论坛的策划 任务分析 一 大型会议的一般知识 大型会议的主要类型研讨会专业会议年会表彰会议产品发布会 二 组织者礼仪 一 确定会议日期和议程的礼仪1 确定会议日期 避开关键日期 避开重要节假日2 确定会议议程 会议议程通常包含下列内容 A 会议开始时间B 会议需要顺序处理的事项 如 需要讨论的问题 发言人姓名和发言题目等C 每个事项的大约需要时间D 茶歇安排时间E 餐饮安排时间F 预计结束时间G 会后活动安排 二 组织者礼仪 二 邀请与会者的礼仪信息发布回执处理确认通知 二 组织者礼仪 三 会议地点选择和会场安排的礼仪1 场地选择品位与风格 实用性与经济性 方便性 2 会场的一般布置 1 礼堂式 2 教室式 3 弦月式 4 方形中空式 5 马蹄形或 U 形 3 座次安排的礼仪 二 组织者礼仪 四 会议迎送 接待的礼仪一般迎送 接待的礼仪1 会议 会展 场所的布置 欢迎牌 横幅 指示牌 会议资料 纸 笔 饮料 设备测试等 2 按客户需要安排接送与会宾客 协助会务组办理宾客签到等工作 3 会议用餐及宴会安排 4 会后团队活动 旅游 娱乐 考察等活动 5 提供返程飞机票 火车票 贵宾的接待要考虑的问题 二 组织者礼仪 五 会议用餐的礼仪 三 成员礼仪 一 参加大型会议的一般礼仪会议参加者应衣着整洁 仪表大方 准时入场 进出有序 依会议安排落座 开会时应认真听讲 不要私下小声说话或交头接耳 发言人发言结束时 应鼓掌致意 中途退场应轻手轻脚 不影响他人 与会者即使对发言人的意见不满 也不可吹口哨 鼓倒掌 喧哗起哄 因为这些行为极其失礼 三 成员礼仪 二 会议发言人的礼仪正式发言自由发言 三 成员礼仪 三 会议主持人礼仪 1 主持人应衣着整洁 大方庄重 精神饱满 切忌不修边幅 邋里邋遢 2 走上主席台应步伐稳健有力 行走的速度因会议的性质而定 一般地说 对快 热烈的会议步频应较慢 3 入席后 如果是站立主持 应双腿并拢 腰背挺直 持稿时 右手持稿的底中部 左手五指并拢自然下垂 双手持稿时 应与胸齐高 坐姿主持时 身体挺直 双臂前伸 两手轻按于桌沿 主持过程中 切忌出现搔头 揉眼 拦腿等不雅动作 4 主持人言谈应口齿清楚 思维敏捷 简明扼要 5 主持人应根据会议性质调节会议气氛 或庄重 或幽默 或沉稳 或活泼 6 主持人对会场上的熟人不能打招呼 更不能寒暄闲谈 会议开始前 或会议休息时间可点头 微笑致意 任务实施 大型会议的组织工作可以依以下内容展开 1 制定会议议程 2 了解可供使用的场所和设施情况 3 选择或提议合适的场所 4 检查并比较各项设施 5 安排交通事宜 6 协调会务工作人员的活动 7 招收 培训会务人员和广告人员 8 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 9 确定各项工作的时间安排 10 视察选定的场所和设施 11 与各有关方面进行接洽 会务公司 租车公司 旅行社 视听服务公司 12 确定印刷公司 13 安排食品 饮料有关事宜 14 同会议发言人和各位贵宾进行联系 思考与应用 会议筹备工作检查清单 1 预计召开会议的日期 2 会议预计召开几天 3 打算在什麽地方召开会议 4 会议形式或程序是什麽 5 需要多大的场地 6 以前开过这样的会议吗 结果如何 7 将有多少人到会 8 会议预算是多少 9 与会者对费用开支很在意吗 10 打算选用什么级别的酒店和设施 11 打算选用最高级的房间标准是什麽 12 谁来制作会议邀请函 13 会议需要向与会者打印相关资料吗 14 会议的发言人有哪些 15 会议需要什麽样的视听设备 16 需要食品 饮料的酒会 招待会有几次 17 与会者可以携带家属吗 18 打算为与会者安排一些特别团队活动吗 打算为与会者及其家属安排一些特别团队活动吗 19 有谁来承担这些活动的费用 任务二组织有效的内部会议 知识目标内部会议的功能 作用 相关成员的礼仪知识能力目标掌握会议组织者的礼仪技能掌握会议参与者的礼仪注意事项 任务引入 糟糕的会议 任务分析 一 内部会议的功能 让公司成员了解公司经营理念 目的 并达成一致决策传达和信息发布集思广益 解决问题与障碍脑力激荡 产生新的创意改进工作使经营计划顺利进行 二 组织者礼仪 1 目标分析 会议必要性分析 1 需要进行信息交换 2 需要整合不同意见 3 涉及多方面的工作安排 二 组织者礼仪 2 拟邀请对象分析 1 有利于议题的讨论 2 有利于会议的顺利进行 3 有利于召集者的意愿 二 组织者礼仪 3 开会地点安排的礼仪 二 组织者礼仪 4 会议时间 议程确定的礼仪日常的例会最好选择在周二至周四8 00 11 00或14 00 16 00举行 大多数的会议议程都需要包括主席的开场白 介绍基本情况 自由发言 讨论问题 整合意见 得出结论和会议结束等几个部分 议程确定之后 一定要根据会议的类型把握好会议的长度 一般来说日常的例会需要30 90分钟 临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内 中期会议长度为30 120分钟 长期会议长度为1天以上 二 组织者礼仪 5 辅助器材搭配的礼仪 三 成员礼仪 1 会议上应有的礼仪2 会议上的失礼行为接打电话 发短信心不在焉 如涂鸦 传纸条等窃窃私语 睡觉 听音乐 看杂志等频繁出入会场扰乱会场秩序 三 成员礼仪 自检 您认为下面的表现中 哪些是失礼的行为 哪些是正确的行为 1 小李在会上与他人窃窃私语 2 小张在回答经理的提问时详细地说明了缘由 3 甲和乙在开会的时候传纸条交流意见 4 小周一会儿出去 一会儿进来 5 小王在开会前把自己的手机设为震动 6 小林在整个会议中保持沉默 没有发言 三 成员礼仪 3 会议主持人礼仪 1 准时开会 2 向每个人表示欢迎 3 制定或者重温会议的基本规则 4 维护基本规则和会议引导 任务实施 总经理助理可以采取以下方式组织和实施类似的会议 1 提前两天左右与总经理确定会议议程 时间 时长 2 从总经理处获得需参加会议人员名单