办公文秘_秘书会议管理

课程目的 使学生掌握秘书学的基本内容和基本原理 理解秘书工作基本特点 并通过一定的理论学习和课堂讨论 了解秘书工作的基本程序 为将来做好秘书工作打下坚实的理论基础 本课程侧重在做人方面的教育 要解决的核心问题是 我要做一个怎样的秘书 怎样成为合格的秘书人员 它的实用性体现在接触到秘书工作的各个方面 系统了解秘书的日常工作 为以后走入职场 从事办公室工作打下基础 案例导入 华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装 正站在公司即将举行的 KH新产品新闻发布会 的会议大厅门口迎接来宾 门厅旁有一张签到桌 放着签到表和签到笔 一 已有来宾到会 但管签到工作的秘书还未到岗 米兰十分着急 刚刚电话催完 米秘书的手机响了 二 原来是今天大会上最重要的嘉宾 市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障 时间眼看来不及了 米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长 让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台 这样 通过及时的协调 两边的事情都得到了妥善的处理 米秘书刚准备喘口气 三 手下的工作人员又来反映因预先估计不足 会议的礼品和宣传品都不够了 米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商 尽可能地多提供一些车位 然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品 这时接副市长的车子就快到大门口了 米秘书立即给总经理打了电话 告诉他市长已到 然后面带微笑地迎向大门口 会前准备工作相关知识 做好会前的准备工作 是开好会议的先决条件 小型的会议 准备工作比较简单 大型的会议 准备工作比较复杂 并且越是重要的会议 准备工作越是复杂 教学提示 重点 会议项目策划 难点 会场布置 一 秘书在会前要做充分的筹划准备工作 秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤 见图5 4 图5 4会前准备工作的步骤 明确要点 准备议题 安排会议议程 通知开会 会场准备 以上五项具体的内容如下所述 明确要点秘书做常规会务 首先要明确领导开会的目的 任务 内容 中心议题 参加人员 会议地点 会期 作为例会 常常是在上一次会议结束时有所交代 秘书应当用心留意 准备议题围绕了解到的议题 秘书要准备有关的上级文件 本单位的文字材料 有关的数据图表等 有的要先做会前调查 以掌握有关的统计数字 有关的能够充分说明问题的资料 1 2 质量高的工作会议 应当不讨论事先无准备的议题 这是秘书会务工作的第一条原则 秘书应该做好两方面准备 见图5 5 图5 5秘书应做的准备 安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个 所以 秘书要根据事务的轻重缓急 安排好议程 科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则 见图5 6 图5 6如何安排会议议程 3 事关重大的 需要大家开动脑筋进行讨论的内容 放在会前 放在后面 放在会期两头 一些例会上宣布周知的内容 有的议题部分人可以不参加 就可以迟到或早退 以避免不必要的 听会 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一 会议主题 为了增强本公司综合竞争力 提高产品质量和管理水平 特召开此次技术训练专题研讨会 会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛 并提出提高训练质量的对策 探讨新的技术训练方法 二 会议的时间 地点 拟定于3月5日上午9 00至下午4 00 在公司1号会议厅召开 3月5日上午8 30报到 会议筹备方案示例如下 三 参加会议人员 公司总经理 副总经理 公司人力资源部总监 生产部总监 培训部总监 以及公司下属各部门的技术骨干30人 总计50人 四 会议议程 会议由主管副总经理主持 上午 1 总经理做关于技术训练问题的工作报告 2 培训部总监专题发言 3 生产部总监专题发言 下午 1 分组讨论 2 人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案 3 主管副总经理做总结报告 五 会议议题 1 技术训练与提高企业综合竞争力 2 技术训练与技术创新 3 如何提高技术训练的质量 4 技术训练方法的再讨论 六 会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪 白板和音像设备 由公司前台秘书负责 七 会议材料准备 由总经理办公室牵头准备 1 总经理的工作报告 2 培训部 生产部总监的专题发言稿 3 公司开展技术竞赛评比的计划 草案 4 副总经理的总结报告 八 会议服务工作 由行政部综合协调 附 1 会议通知 2 会议日程表 1 确定会议的时间2 会议议程与会议日程会议议程 是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程 是指会议在一定时间内的具体安排 在不考虑其他因素时 一般应当先进行部分人员的议题 再进行全体人员的议题 这样小范围的会场容易集中 会场好掌握 会议进程也容易紧凑地控制 秘书也要科学安排工作会议的时间 见图5 7 图5 7科学安排工作会议的时间 安排会议议程和日程要注意的问题1 要把握会议目的 即了解会议召开的原因2 先安排关键人物的时间 要保证重要人物能够出席会议 根据多数人意见安排日程 保证尽可能多的人员都有时间参加会议3 例会原则上定时召开 且时间不宜过长 4 如遇几个议题 应按其重要程度排列 最重要的排列在最前面 大中型会议的议程一般安排 开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在公司总部的三号会议室举行 一 宣布议程 二 说明有关人员缺席情况 三 宣读并通过上次会议的记录 四 东部地区销售活动的总结 五 销售一部关于团队沟通问题的发言 六 公司销售人员的招聘和重组 七 销售二部经理的人选 八 下季度销售目标 会议日程表示例 会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰 应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理 四 正确确定会人员范围五 准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋 六 发送会议通知1 会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用 会议通知方式 通知开会会议通知可以采用三种方法 即口头通知 电话通知和书面通知 见图5 8 图5 8会议通知的三种方式 4 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会 三五个人的碰头会 一般是与会者比较分散 尤其是不同单位部门的不定期会 常是以电话通知的形式通告 便条式或卡片式的会议通知卡 张贴式即黑板启事栏的会议通知 秘书在通知开会时是口头和书面并用 即使采用口头通知 秘书也必须一一面告 不宜请人转捎口信 这是秘书会务工作的第三个原则 2 会议通知的发送为了规范公司的管理及运作 除了非正式会议和每日例会 均应正式打印会议通知 以示正规和郑重人数较少的非正式会议 可用多种方式进行通知 一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事 如股东会议附上代理委托书如有预备议程 事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况 应随信寄发一份 需要回复的会议可夹一张明信片 上面注明本公司地址 邮编 电话 发信人姓名对于经常参加某类会议的会员 可用计算机打印出多套邮寄标签 以免重复打印 对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉 应附加一份说明或回执单 要求与会者告知具体的到达和反程时间 并说明到达会址的汽车 火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存 3 会议通知的内容要有具体的会议名称日期 时间 场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时 应写明资料名称及页数 会议通知示例 会议通知尊敬的客户 为了进一步加强与贵公司的协作关系 听取客户对我公司产品和服务的意见 我公司拟于2003年8月15日上午9 00至下午5 00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会 敬请回复及光临 附 会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至 北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐 邮编 100110 电话 010 87654321 我公司参加此次会议 参加人数 我公司不能参加此次会议 姓名 公司 一般通知标题可以省略为 通知 下面是二个例子 例文1通知五月三十日 周二 下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会 讨论本公司上半年销售计划落实问题 请各部门经理准时参加 总经理办公室 月 日 例文2各部门科长会议通知 年 月 日事由 为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题 特召开会议 请准时出席 受文者 各部门各科长时间 五月三十日 星期二 下午1 30 3 30 地点 第一会议室总经理办公室主任 上面二个例子 第一个是最常见的文字叙述式会议通知 第二则文字叙述更为直接 简洁 在一些公司 企业 通知单是事先印制好的卡片 只要秘书按与会者名单事先填好发放即可 会场准备会场是在发会议通知之前就定下的 小型会议只需确认场所不变 备好桌椅 水具 必要的会议设备 检查电源 做好清洁工作 然后准备好记录用纸即可 5 会场准备有以下要求 见图5 9 图5 9会场准备的要求 4 会场的整体布局类型大中型 方形半圆形小型 圆形大小方形环形回字形马蹄形等 布置会议场地 一 会场布局日常办公会 小型座谈会宜采用全围的圆形 椭圆形 长方形 正方形 T字型 回字型 U字型等 所有参加者都能参与讨论 大中型正式会议采用礼堂式 山字型 半圆形 大型茶话会 团拜会 宴会可采用分散式 二 会场装饰一般小型会议 常规例会 会议室只要清洁明亮 设施完好 用品齐全就行 U字形和回字形会场 礼堂式和圆形会场 分散式会场 教室型亦称而字形 E教室形 叠层U形 董事会长方形会议室 中空 椭圆形 剧场一层 会场布置的各种必要设施横幅 一般悬挂于来宾入口 酒店大堂或是会议主席台上方 以作欢迎和明示主题之用 2 指示牌 指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要 往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到 指示牌也要注意统一整个会议的标识 3 桌牌 在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要 使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置 4 胸牌 设置统一的胸牌 可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份 更加容易识别和协调人员 制作会议证件代表证出席证会议正式证件列席证来宾证会议证件旁听证工作证会议工作证件记者证出入证会议证件的内容有会议名称 与会者单位 姓名 职务 证件号码等 有些重要证件还贴上本人照片 加盖印章 会议证件1 会议证件 5 签到处 供来宾签到或咨询以及办理手续的地方 6 签到处背景板 在签到处的后方设置签到处背景板 更能体现会议的专业性 八 准备会议所需物品 设备九 安排食宿十 大型会议的接 送 站 报到 会议基本设施的布置 1 讲台桌式 立架式或者其他配有音响系统的优质讲台 水杯 文具笔 纸张 镭射笔 通道的照明问题 线缆隐密性 讲台中间挂会议名称 2 话筒无线话筒 微型话筒 固定立式话筒 3 写字板及水笔配合投影仪 也要备有彩色水笔 确定会议所需用品和设备 1 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备 包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 空调设备 投影和音像设备等 2 特殊用品是指一些特殊类型的会议 例如谈判会议 庆典会议 展览会议等所需的特殊用品和设备 建立会议组织机构会务组 宣传组 秘书组 文件组 接待组 保卫组 会场装饰1 会场装饰2 会场装饰3 会场装饰4 十一 大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支 一 会前的最后检查1 检查的方式听取会议筹备人的汇报现场检查2 检查的内容文件的材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况 二 组织签到和登记三 做好必要的录音录像工作四 会议设备的操作与维护五 做好会议的记录工作 会议记录示例 艺海股份有限公司董事会例会记录 2002年4月14日 宣布 2002年4月14日上午10 00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开 主持人为高杰 有法定人数参加了会议 他们是 高杰 董事长 刘明 副董事长 白雪 秘书 欧阳军 财务主管 安慧 董事 郭利 董事 代理投票人有王龙董事 李忠董事 钱清董事 记录 秘书白雪宣读了2002年3月10日会议的记录 并在宣读后获得通过 财务状况 财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示 2002年3月31日公司的流动资金余额为2576 98万元 财务主管的报告在宣读后获得通过 公司其他活动报告 主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说 公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币 这项公益活动将有助于提高企业的知名度 计划在 五一 期间举行捐款仪式 向北京市有关部门捐款 关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员 新的事项 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上 公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节 将于8月初举行 同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题 此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过 休会 已无其他问题 会议于上午11 50结束 秘书 签名 董事长 签名 六 提供会议资料与联络协调七 做好会议的保密和保卫工作八 组织好会议期间的食宿 车辆 娱乐 照相等工作九 会议信息工作 1 充分认识媒体的重要作用和媒体在塑造企业形象中的影响2 了解媒体3 有备而来4 临场表现 一 会前的准备1 根据个人观点研究问题2 依据所提供的文件 资料 准备推断分析的论证材料 并提出意见或询问事项3 准备在会间尽力发挥自己的角色4 严格遵守开会时间 准时到会 二 会议期间的角色方寸1 认真倾听他人的观点尽量避免 1 阻碍其他人员提出合理的建议 事事唱反调 自己又拿不出合理的论证2 在论证中喋喋不休 使他人无法插话3 盲目认同他人观点 2 积极发表自己的见解1 发言力求简要明确 注意发言时机2 让自己的行为富有积极性 合理性和说服力3 发言要守时 动作 手势要充满自信 但不要固执己见 3 关注正在讨论的事项1 讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛2 不随便打断别人的发言 不随便插言 不侵犯其他与会者的权利3 不随便进进出出 影响他人的发言4 自己的论点会证明根据不足时 应当显示自己的风度 放弃己见5 应服从多数人的决定 一 准备会议主持计划1 自查的内容会议目的是否明确会议程序是否确定会议是否有助于你制定决策与会人员能否充分发表自己的见解你是否表现出过于自信的态度或盛气凌人的作风 2 制定主持人行动计划需搞清的问题关于会议的目标 总目标是什么 子目标是什么 子目标是否有助于实现总目标 关于会议的结构 会议的内容是什么 拟采用哪些步骤 怎样才能最有效地利用时间关于结果与目标的偏差 你允许会议产生的结果与既定目标偏差的大小 二 控制会场的气氛开会时间准时 不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间当会议参加者进入会场时 要与他们打招呼 保证他们各有其座会议开始后 简明扼要地引出主题 说明讨论的目的 使每一个与会者都明白会议的目的鼓励每一个人发表自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题 避免跑题 一 合理安排与会人员返程二 提醒与会者及时做好各种物品的清退三 清理会场和文件四 整理会议材料 立卷归档会议正式文件 如决定 决议 计划 报告等 会议参阅文件 会议安排的发言稿 会议上的讲话记录 五 会议的总结1 会议总结的要点1 会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容 逐条对照检查2 总结要将客观标准和主观标准相结合3 总结要以总结经验 激励下属为目的2 起草会议纪要或总结报告 六 会议效果的评估1 对主持人的评估组织安排会议确定 检查目标遵守时间鼓励发表见解 提出建议与问题澄清事实引入正题还是离题太远控制过严或过松处理冲突 解决争端 2 对会议工作人员的评估会议工作中 精通业务 胜任工作具有公关意识 能自学维护组织的形象具有良好的礼仪