办公文秘_助理工作职责

工作职责 一 职责 就是职务和责任 针对职务所赋予的责任应竭尽所能做好本职工作 二 助理应具有的职业素质 敬业 奉献诚实 正直主动 热情进取 创新认真负责 效率高 三 管理能力 辅助决策能力交流 沟通 协调能力突发事件的处理能力问题的管理能力培训培养能力组织能力 四 管理创新作用 先锋作用 应是管理创新过程中的启发者 创意者 领头者 监督作用 应是管理创新过程中高效运作者 科学管理者 机制监督者 组织作用 应是管理创新过程中的开拓者 创新思维者 榜样者 决策作用 应在管理创新过程中做出及时的判断 及时修改 及时反馈 正确决策者 五 助理岗位职责内容 一 管理职责 1 当好店长的助手 1 助理是店长了解员工工作的桥梁 发挥着承上启下的作用 在工作中找准位置 理清职责 精诚团结 做好管理工作 具体把握三点 一是为店长出谋划策 用自己的智慧出一些利于工作的意见和建议二是积极开展服务创新活动三是抓好培训工作 2 在店长的领导下行使好分管的工作 工作仔细积极主动并做到及时有效的和店长沟通 协助处理好各种内外事务 店长不在时应处理好各项工作 3 协助店长拟订量化考核小组的各种数据指标和管理考核奖惩制度 追踪执行和完成情况 针对问题 及时采取措施并纠正 反馈给店长 2 保证政令畅通 1 对公司下达的各种文件通知 工作要求 会议精神等及时组织好柜组长学习领会 2 及时沟通和了解对传达内容的知晓度和理解的程度 3 监督检查全过程其执行情况 4 制定考核制度 切实实施全面保证政令畅通 3 员工流失管理 1 员工流失的内涵 指企业不愿意出现员工自愿流出 这种流出会给企业带来损失 其表现形式就是员工辞职 就是主动要求与企业解除劳动合同 退出企业工作 离开企业 另谋高就 员工辞职是员工的权利 但由于对企业有害 企业一般要设法控制和挽留 至少要避免这种现象经常发生 2 原因 报酬因素 跟其它企业比较任为报酬较低 工作一段时间工资未能达到自己理想的希望值 工作和劳动报酬不成正比 个人因素 员工个人职业理想职业抱负不同于实际从事的工作 实际工作的丰富性或实际工作给予个人的满足感不足 员工个人价值观与企业价值观不同 员工感到不能承受该工作的种种压力 有些女性员工在结婚之后为了更好地照顾家庭 放弃现在的工作等 缺乏事业发展机会因素 未能得到提升 内部管理人员缺乏流动 提升没有机会 所学的专业和工作不对口等 为了能得到更多的发展 他们也会跳槽去寻求发展的工作 得不到尊重因素 因无意造成工作失误被领导劈头盖脸臭骂一顿 大庭广众受到严厉的批评教育 处于对企业的爱护反映工作上的问题未能得到重视等 要求改善工作环境因素 尤其是身处第一线的服务人员 工作量大 工作辛苦 致使员工感觉没得到应有关心和尊重 人际关系过于紧张的问题 因无法忍受这种压抑的工作环境而跳槽 企业内部得不到沟通因素 有问题不能得到及时的反应 具怕主管威严而不敢反映 没有建立评估机制和选投机制因素 没有民主选举 真正的优秀员工没有被选到 否定他们的成绩个人价值得不到体现 3 流失影响 员工流失总会给企业带来一定的影响 这种影响既有积极的一面 更有其消极的一面 频繁的员工流动将会给企业带来许多不利 员工的流失会给企业带来一定的成本损失 从招聘到培训员工所付出的人力资本投资 员工流失后 需要重新找选合适的人选来顶替暂时空缺的职位 这时又要为招收新员工而支付一定的更替成本 员工的流失会影响企业的服务质量 一般来说 员工在决定离开而尚未离开的那一段时间里 他们对待自己的工作不会像以往一样认真负责 员工在这样的心态下工作 服务水平显然会大打折扣 员工的流失使销售受到影响 新员工不熟悉业务 需要一段时间的学习了解才能逐渐完善掌握 在学习的过程中工作难免会出现一些工作失误导致影响销售 员工的流失会极大地影响士气 一部分员工的流失对其他在岗人员的情绪及工作态度产生不利的影响 这是因为一部分员工的流失可能会刺激更大范围的人员流失 而且向其他员工提示还有其他的选择机会存在 特别是当人们看到流失的员工得到了更好的发展机遇或因流出而获得更多的收益时 留在岗位上的人员就会人心思动 工作积极性受到影响 也许从前从未考虑过寻找新的工作的员工也会开始或准备开始寻找新的工作 造成管理混乱 人员缺少 工作量大 员工身体疲惫工作不能按时完成 问题频频出现 导致工作不能正常开展 注 员工适当流动也有其积极的一面 若流出的是低素质员工 而能够引入高素质员工 这种员工流动则无疑有利于企业的更好地发展 4 解决流失办法 控制 对于可能的员工流失 不能放任自流 而要采取措施尽量避免和控制 以人为本 确立以人为本的人性化管理 关怀 理解 维护他们的权益 为他们的工作创造良好的工作氛围 增强他们的自信心 激发他们的工作热情 降低员工的流动率 帮助制定个人职业发展计划 帮助员工制定个人职业发展计划 培训员工学习各种知识和技能 给予员工丰富的教育和培训机会 促进员工个人和企业的共同发展 降低员工的流动率 一是培养帮助员工晋升到管理岗位 提高工作待遇 让他们对工作有胜任感 成就感 责任感体现自身价值 二是工作绩效挂钩 对他们的成绩给予公正的评估 并对作出的努力给予合理的报酬 三是组织各种技能竞赛对技能优秀者给予奖励 通过激励机制降低员工的流动率 工作互调 工作互调 让员工在内部流动起来 多数人不喜欢单调重复的工作 他们希望学习和掌握更多的技能 内部流动为员工提供一个发挥潜能和显示才干的平等的机会 为他们能脱颖而出创造条件 委以重用使他们获得成就感 从而降低员工的流动率 对出色工作的认可表扬 表扬是一种积极的引导和认可 针对员工在工作的闪光点 出色的工作表现给予精神和物质的奖励达到最佳的激励 组织集体活动 以活动为载体组织丰富多彩的活动 增强集体凝聚力 创造平等沟通 一是体察员工怨气 坦诚沟通 将矛盾消灭在萌芽之中 二是激发员工创造性 三是培训员工归属感 主动找员工沟通 形成平等沟通的风气 4 安全工作及突发事件的管理 1 安全知识培训教育 制定管理制度强化安全责任意识 树立安全第一的思想 定期组织开展安全知识培训和演练 预防事故的发生 2 检查督促和整改 安排 电工 负责每天安全自查 安排 保安队长 进行督促检查 门店负责人随时进行检查 发现问题立即整改并提出要求 杜绝安全隐患的发生 3 突发预案 一是要有遇见性 对可能发生的事件制定预案 二是根据事件发展变化 审时度势的把握机会果断决策 三是按预案稳妥开展布置工作 达到对局势的有效控制 5 人事管理 1 按时做好人事报表汇总工作及员工工资的核算及发放 2 确定人力资源结构 结合实际情况及时做出调整 分析各类人力需求状况 选择合适的用工 3 负责对一线管理人员培养和选拔 促进人才的合理流动 4 做好一线协调工作 管理人员与员工 员工与员工之间的关系 从而提高凝聚力 二 引导培训职责 1 团队建设 团队精神 就是互相合作 上级带动下级 整体带动部分 全员齐心协力 提高工作素质和工作效率 塑造企业团队文化 强化员工的团队合作精神 集体精神 加强员工之间的相互合作 保持工作运作畅通 人人相处和谐 营造开心工作氛围 注重团队精神培养 培养员工的兴趣爱好 通过企业文化熏陶的方式凝聚员工对企业的认同感 开展团队文化娱乐活动 让团队精神充实 增加团队的吸引力和归宿感 让员工的才能得到发挥有成就感 注重团队沟通 树立团队信心 提升团队凝聚力 采取积极民主的方式 让团队成员愿意表达自己的意见和参与决策 促进团队的积极性 培养集体荣誉感 2 培训 培训的意义 增强员工对企业的归宿感和主人翁责任心 提升员工对自身价值的认识 对工作目标的更好理解 提升员工的综合素质 树立良好的企业形象 增加企业的盈利能力 订培训计划 一是组织员工撰写个人新一年需培训的内容二是小组反馈培训的内容三是门店针对工作中存在的一些问题 综合以上建议和问题制订新一年的培训计划 制定培训内容 培训要有针对性 实效性和前瞻性 根据岗位要求 进行实效性培训 达到高质量 高效率的工作效果 各岗位培训内容 新员工培训在职员工提升培训柜组长培训经营理念星级技能思维方法规章制度工作效率管理方式礼貌礼仪团队协助管理职责接待技巧防损技巧授权能力商品知识消防演练沟能能力团队意识对新员工引导激励能力安全知识现场突发事件应对业务能力一日工作流程一日工作流程突发事件处理能力 创新培训的方式 一是理论联系实际 开展多种方式的培训 二是采取互动共同参与讨论的培训 三是进行岗位受训 温故而知新 其次缺什么补什么 四是师带徒培训 老员工带新员工 言传身教 获取实践经验 尽快达到岗位要求 实施计划内容 1 培训主题 2 培训目标 3 培训内容 4 培训对象 5 培训方式 6 培训日程 7 培训时间 8 培训地点 9 培训讲师 10 培训效果注明 开业初期店长和助理培训 成熟后可由柜组长作基础知识培训 店长和助理作提升培训 三 宣传协调职责 1 企业宣传 1 顾客交流 多做市调及和顾客面对面的交流 了解顾客的需求对服务的满意度 重视顾客的建议及时进行调整 并将调整信息反馈给顾客从而提升顾客的满意度 2 员工服务宣传 随时提供主动温馨周到热情的服务 真正让顾客感受到员工的诚实经营 真情服务 从而达到对企业的宣传 3 活动宣传 积极开展亲民便民活动 邀请顾客参加座谈及互动活动 加强顾客对企业的了解 得到顾客的认同 4 售后的宣传 遵循公司的十五日不满意退换承诺和质量先行负责制 妥善为顾客解决好售后服务提升企业信誉 5 监督宣传 主动张贴监督职能部门的电话和对质量的要求 让顾客感受到企业的诚信和质量的可信度 6 荣誉宣传 积极参与地区职能部门的评选工作 争取荣获职能部门颁发的各种荣誉证书 得到职能部门及顾客的认可使企业得到双赢 2 于职能部门的协调 一是处理好政府和各级职能部门之间的关系 主动于他们进行沟通和交流二是加强于他们的合作得到他们的支持 使工作得到有效的开展 助理一日工作流程 营业前 7 50 8 00 人员情况检查 1 各岗位人员是否按时到岗 2 各岗位人员是否做好营业前的准备工作 仪容仪表 清洁卫生 精神面貌等 3 收银员的零钞 包装袋是否准备好 4 总服务台的播音设备 迎宾辞是否检查准备好 8 00 8 15 班会情况查看 1 早班会氛围是否活跃 2 柜组长是否进行上传下达的工作 3 柜组长是否对要求的工作进行布置和安排 8 15 8 30 清洁情况检查 1 卖场和后区的清洁是否干净整洁 2 推车和提篮有无纸屑是否干净 3 货柜 货架 商品是否清洁卫生 高峰期巡场检查 可根据门店的客流情况 营业中 8 30 8 45迎宾检查 迎宾时员工是否定岗定位 主动招呼顾客 8 45 9 30服务质量检查 1 值班长是否对总台顾客投诉进行回复 对处理的结果是否记录 是否回访 2 营业员是否按 柜台服务工作规范 执行到位 3 营业员是否主动招呼道别 介绍 拿递提篮 帮助顾客等服务工作 4 称台员工是否主动招呼道别 报品名 重量 价格 排队四人时是否加开称台 5 方便顾客的洗手水是否清洁 搽手毛巾是否洁净 6 收银员是否主动招呼道别 唱收唱付 易碎商品 找补硬币是否提醒 装袋是否规范 是否双手递拿商品 9 30 10 30商品质量检查 1 问题商品是否进行检查并做好记录 2 对商品的标识 标签 保质期是否进行检查和记录 3 生鲜商品的品质是否进行抽查并做好记录 4 生鲜品质较差的商品是否进行下柜处理 5 生鲜商品净含量抽查不足的是否进行处理 6 生鲜半成品是否进行热加工检查 7 销毁商品是否进行登记和销毁 8 因质量而下柜商品是否退厂 10 30 10 50促销氛围检查 1 促销商品是否定时进行播报 2 促销广告场外是否张贴 3 促销商品是否张贴POP 4 员工是否主动对促销商品进行介绍和喊买 10 50 11 00卖场环境检查 1 温度是否适宜 温度计的平均温度是否超过摄氏28度 照明是否明亮 2 环境清洁卫生维护是否良好 3 商品堆码是否规范 通道是否畅通 4 器皿和物品存放是否规范 5 对蚊蝇是否采取灭蚊措施 是否有效 6 卖场是否存在不安全隐患 7 播放音量是否适中和温馨 11 00 11 20设备设施检查 1 陈列用具是否有损无法正常使用 2 挑选工具是否齐全 3 空调设备是否正常运行 4 冷冻冷藏设备是否正常运行 5 照明设备有无损坏 是否及时更换 6 收银设备和电子秤是否能正常使用 有问题的设备是否已报修并做好记录 7 购物推车 提篮是否准备到位 11 20 16 00人员情况检查 1 保安是否定时查台 2 值班长是否定期对收银员进行防损检查 3 高峰期收银台是否加开收银台 4 高峰期是否调配人员支援收银台 促销活动等 5 各出入口是否有员工定岗定位 6 重点商品是否安排员工看守 7 员工有无脱岗和早退情况 8 各岗位的用餐轮次是否安排合理 9 交接班的次序是否井然有序 10 中午交班收银员是否将营业款全部解缴文员 16 00 17 00服务情况检查 1 营业员是否按 柜台服务工作规范 执行到位 2 营业员是否主动招呼道别 介绍 拿递提篮 帮助顾客等服务工作 3 称台员工的是否主动招呼道别 报品名 重量 价格 排队四人时是否加开称台 4 方便顾客的洗手水是否清洁 搽手毛巾是否洁净 5 收银员是否主动招呼道别 唱收唱付 易碎硬币是否提醒 装袋是否规范 是否双手递拿商品 6 高峰期是否调配人员支援收银台 促销活动等 7 促销商品是否定时进行播报 8 员工是否主动对促销商品进行介绍和喊买 17 00 17 30商品质量检查 1 生鲜品质较差的商品是否进行下柜处理 2 生鲜商品净含量抽查不足的是否进行处理 3 生鲜半成品是否进行热加工检查 17 30 20 00人员情况检查 1 各岗位的用餐轮次是否安排合理 2 员工有无脱岗和早退情况 20 00 21