公文写作_公文写作实务和需要注意的几个问题

公文写作实务和需要注意的几个问题 许启东 一 新形势对公文写作的新要求二 常用公文写作要点和需要注意的几个问题三 相互配合 共同协作 高质量完成公文写作任务 一 新形势对公文写作的新要求 一 提升国家治理能力和实现国家治理现代化对公文写作的新要求1 新时期办公厅系统工作新要求今年5月8日 习近平总书记到中央办公厅视察并提出了 五个坚持 的要求 2 提倡清新的文风会风一方面是铲平文山填平会海 反对形式主义 官僚主义 一方面是增强公文的针对性和实效性 二 省广电网络集团管理体制对公文写作有新要求 1 垂直管理 部门 单位点多面广 2 严密规范的管理体制 二 常用公文写作要点和需要注意的几个问题 适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文 印发本单位公文 包括领导讲话 工作要点 规章制度 批转下级机关公文 发布需要有关单位和人员周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 一 通知 常用公文 通知 报告 请示 批复 函 总结 计划 讲话稿 一 通知 1 印发 批转 转发性通知 3 知照性通知 2 指示性通知 4 事务性通知 5 任免 聘用通知 印发通知 是将本单位制定的管理制度类公文以及计划 总结 领导讲话等下发给下属部门 单位 批转通知 是对下级部门 单位来文加以批示后再转给下级部门单位参照执行 转发通知 是将上级机关 平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己下属单位 XXXX集团转发福建省人民政府关于XXXXXXX的通知 发文机关 文种 正文须把握三点 印发 批转 转发文件的目的和意义 提出意见 表明态度 被印发 批转 转发的公文标题 XXXX集团关于转发省XXXX局关于进一步加强网络信息安全工作意见的通知 XXXX集团转发省XXXX局关于进一步加强网络信息安全工作意见的通知 XXXX集团关于转发的通知 XXXX集团转发省XXXX局关于做好安全工作的通知 省略 关于 省略 关于 和 通知 对某一项工作作出指示和安排 XXXX集团党委关于开展XXXX实践教育活动的通知 由发文机关 事由和文种组成 正文由缘由 内容包括要求等部分组成 2 指示性通知 3 知照性通知 用于告之各有关方面周知的事项等 这种通知发送对象广泛 对下级 平级均可发送 如 XXXX集团关于委托XX银行收取有线电视收视费的通知 如用通告文种就有点生硬 4 事务性通知 就某一具体事项布置工作 交待任务 XXXX集团关于年终财务结算的通知 会议通知也是事务性通知 内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 参加对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 5 任免 聘用通知 用于任免或聘用单位工作人员职务等 如通知只涉及职务任命 标题为 XXXX集团关于XXX等同志任职的通知 如涉及到任职和免职 标题为 XXXX集团关于XXX等同志职务任免的通知 任免通知是干部的重要档案资料 职务 级别 日期要准确无误 二 报告 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 1 综合性报告将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告 它在内容上具有综合性 广泛性 写作难度较大 要求较高 XXXX集团XX部关于2014年上半年工作情况的报告 报告单位 事由加文种 把握三点 1 开头 概括说明全文主旨 开门见山 起名立意 将上半年各方面工作的总情况 如依据 目的 对整个工作的估计 评价等作概述 以点明主旨 2 主体 内容要丰富充实 作为正文的核心 最重要的是要将本部门 如办公室 的工作内容分清楚 有哪几个方面 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 内容力求既翔实又概括 3 结尾 要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 请审阅 或 特此报告 等语作结 2 专题报告 专题性报告 是针对某项工作 某一问题 某一事件或某一活动写成的报告 在内容上具有专一性 XXXX集团关于产业转型升级情况的报告 XXXX集团XX部关于市场拓展情况的报告 标题由报告单位 事由 文种组成 标题明显反映报告专题事由 突出其专一性 正文可采用 三段式 结构法 1 报告工作成效 以报告成效 总结经验为主 主要写情况 经验 有的还可略写不足之处和改进措施 2 以反映情况为主的专题工作报告主要写情况 存在的问题 今后的打算和意见 3 因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见及改进措施等 结尾通常以 请审核 请审示 等语作结 2 专题报告 3 回复报告 根据上级机关或领导人的查询 提问作出的报告 标题也是由报告单位 事由 文种组成 如 XXXX集团XX部关于政策性减税情况的报告 正文根据上级单位或领导的查询 提问 有针对性作出报告 要突出专一性 时效性 报告写作需注意的事项 1 写综合报告 应注意抓住重点 突出主要方面 在此基础上列出若干观点 分层次阐述 说明观点的材料要详略得当 以观点统领材料 2 专题报告 要一事一报 体现其专一性 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题 3 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 三 请示 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种 请示主要用于 1 遇到缺乏明确政策规定的情况需要上级批示才能处理 2 需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 根据事项内容 性质不同有的将请示分为请求指示 请求批准 请求转呈三种有的分为请求批准 请求转呈 1 批准性请示 往往是一些具体实际事项的请求 请示被批准后才能执行 如 XXXX集团关于重要岗位领导干部任免的请示 XXXX关于开办XX频道的请示 XXXX集团XX部关于配置XX设备的请示 批准性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 请示理由是公文的开头部分 要扼要地讲明请示的背景和根据 及概括地写出请示事项 如 为了进一步提高安全播出能力 XX部拟为播控中心配置XX设备 请示内容是请示的中心部分 要写得具体 条理清楚 说服力强 只有这样才能使有关领导心中有数 易下决心 请示结语语气要谦恭 请示结语的通常写法是 特此请示 妥否 请批复 以上请示当否 请指示 等 1 批准性请示 2 呈转性请示 呈转性请示一般是下级单位认为管理办法 工作建议具有普遍意义 需请上级批转各单位 部门贯彻执行 这在企业公司 垂直管理的单位较少使用 而是以上级文件的形式下发 请示需注意的事项 要坚持一文一事 请示事项必须明确 具体 可行 不要搞多头请示 应主送直接主管机关 一般不得越级请示 不要把请示写成报告或请示报告 请示和报告的区别 请示和报告既有相同之处 又有区别 相同之处都是写给上级的上行文 公文里都有陈述意见 反映情况的内容 区别是 第一 时间有别 请示跟报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是已做过的 属于过去时 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 第三 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 四 批复 批复是上级单位答复下级单位请示事项的答复性公文 具有权威性 针对性和指示性等特点 1 权威性 批复发自上级单位 对请示事项的单位有约束力 特别是那些关于重要事项或问题的批复 有明显的规范作用 2 针对性 凡是批复 必须是针对下级单位 部门请示事项而发 内容单一 针对性强 3 指示性 批复的目的是指导下级单位 部门的工作 因此批复在表明态度以后 还应当概括地说明方针 政策以及执行中的注意事项 批复是执行依据 重要档案资料 批复写作要严密严谨 1 关于发文单位 批复的发文单位即行文主体 既不能不写 也不能随意略写或简化 2 关于事由 批复的事由大致有两种写法 一种是用表示关联范围的介词 关于 加上对请示事项的批复来表述 如 XXXX集团关于XX部配置XX设备的批复 可能是部分同意 另一种是在 关于 和批复事项中间再插入一个表态动词 同意 来表述 如 XXXX集团关于同意开展优质服务活动的批复 一般是完全同意 四 批复 正文批复的正文一般由三个部分组成 1 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据 为了便于查找和保存资料完整 建议引来文日期 来文名称和来文文号 如 年 月 日 关于XX的请示 文号 收悉 2 主文是批复的主体 这部分应针对下级机关请示的事项 同意与否 或是同意其中某些内容 或数量有增减 态度要明确 有时还要阐述同意或不同意的理由 答复请示事项针对性要强 答复要明确具体 简明扼要 表达要准确无误 3 结尾是批复正文的最后部分 它的写法有三种 第一种是提行写 此复 或 特此批复 第二种是写希望和要求 给执行请求事项的答复指明方向 四 批复 写好批复还应注意以下几点 第一 有核实请示缘由的真实性 研究请示所提意见或建议的可行性 有些情况应先作调查研究 第二 凡请示事项涉及其他部门或地区的问题 批复前都要与其协商 取得一致意见 第三 及时批复 以免贻误工作 对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示 应予以纠正 以免误事 四 批复 五 函 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关业务主管部门请求批准等 函的使用范围广泛 涉及各方面的公务联系 函的写作格式 标题 主送机关 正文 发文机关 日期等 1 要一函一事 切忌一函数事 2 要体现平等坦诚精神 文字恳切得体 简洁朴实 用语谦和有礼切不可盛气凌人 询问和答复问题的函标题一般由发文机关 事由 文种或事由 文种组成 如 XXXX集团关于XX工程进度安排的函 结尾一般为 专此函询 敬请函复为盼 复函标题为 XXXX建筑公司关于XX工程进度安排的复函 结尾为 专此函复 不尽之处敬请谅解 五 函 商洽工作 商请支持的函标题一般由发文机关 事由 文种或事由 文种组成 如 XXXX集团关于商请租用办公场所的函 结尾为 专此函达 敬请大力支持为盼 复函为 XXXX大厦关于同意出租办公场所的复函 结尾为 专此函复 不周之处敬请谅解 五 函 申请批准的函标题一般由发文机关 事由 文种或事由 文种组成 XXXX集团关于提请批准执行文化产业优惠税收政策的函 结尾为 专此申请 敬请审批 上海市松江区公安分局关于提请批准对涉嫌危险驾驶罪的周宁县人大代表张裕明采取刑事拘留强制措施的函 与写请示的结构相似 讲明申请的背景和根据 申请事项 五 函 常用文书 一 年度工作总结和工作计划年度工作总结 1 要清楚本单位 部门的承担的工作任务 2 要找出本年度本单位 部门的工作亮点 要概括出具体项目 活动 数据 3 主要经验和不足 或努力方向 4 总结开头要高度概括本年度本单位 部门工作情况 有哪些突破 哪些创新等 2 年度工作计划 1 根据上级近期任和本单位 本部门的工作分工实际 找出明年本单位工作的新突破口 有一条主线 如可选 创新 拓展 提升 其中一个作为主线 2 要有具体项目和载体平台 3 实现计划的措施 常用文书 二 讲话稿起草领导讲话要处理好四个关系1 权威与平易的关系 如讲话与时令结合 问候 欢迎等礼节词语 常用文书 2 庄重与幽默的关系 领导讲话不能拉家常式的漫谈 闲扯 要严肃 认真 准确地传达上级的指示精神 阐明自己的思想 当然讲话中使用幽默的方式独具魅力 常用文书 3 深入与浅出的关系 大背景 本单位 某个具体人 事结合起来 4 同与不同的关系 多位领导人讲同一个问题 可按领导的分工写 有的讲部署 有的讲具体