企业培训_excel应用培训教材

培训目的 如何准确而高效地工作学习使用更为复杂的公式及函数设计简洁美观的数据表格提高会计数据处理技能发挥个人创造能力 目录 提高效率 快捷键格式设计公式和函数数据处理其他 时间 文本 工具栏叼虫小技 提高效率 快捷键 看看我们的键盘在工作表或工作簿中移动和滚动的按键用于输入数据的按键设置数据格式的按键编辑数据选择单元格 列或行的按键 1 2 分级显示数据的按键窗口 对话框和编辑框中的按键 1 2 格式设计 页面设置 数据有效性 条件格式 单元格格式 公式函数 基本公式工作表函数错误跟踪 录入原则 永远不用鼠标 数据处理 排序筛选数据透视表使用名称使用数组分列 其他 时间处理文本处理工具栏调整关于安全共享工作簿 看看我们的键盘 E 打开资源管理器 D 或M 清屏 F 搜索 Alt F4 关闭windows任务Alt Tab 清屏 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 按下完成箭头键向上 下 左或右移动单元格CTRL 箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRL HOME移动到工作表的开头CTRL END移动到工作表的最后一个单元格 右下角 ALT PAGEDOWN向右移动一屏ALT PAGEUP向左移动一屏CTRL PAGEDOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRL PAGEUP移动到工作簿中前一个工作表CTRL F6或CTRL TAB移动到下一工作簿或窗口CTRL SHIFT F6或移动到前一工作簿或窗口CTRL SHIFT TABF5显示 定位 对话框SHIFT F5或CTRL F显示 查找 对话框SHIFT F4重复上一次 查找 操作 等同于 查找下一个 TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 用于输入数据的按键 请按如果要ALT ENTER在单元格中折行CTRL ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移CTRL DELETE删除插入点到行末的文本F4或CTRL Y重复最后一次操作F2 SHIFT F2 编辑单元格 编辑单元格批注 CTRL D CTRL R 向下填充 向右填充 CTRL F3 F3 定义名称 将定义的名称粘贴到公式中 CTRL SHIFT ENTER以数组公式形式输入公式CTRL A在公式中键入函数名后显示公式选项板CTRL K插入超级链接SHIFT F3将函数粘贴到公式中F9 CTRL ALT F9 计算所有打开 活动 工作簿中的所有工作表SHIFT F9计算活动工作表ALT 等号 插入 自动求和 公式CTRL 分号 输入日期CTRL SHIFT 冒号 输入时间CTRL SHIFT 双引号 将上方单元格中数值复制到当前单元格CTRL 左单引号 在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRL 撇号 将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT 下箭头键显示 记忆式键入 列表 设置数据格式的按键 请按如果要ALT 撇号 显示 样式 对话框CTRL 1显示 单元格格式 对话框CTRL SHIFT 应用 常规 数字格式CTRL SHIFT 应用带两个小数位的 贷币 格式 括号为负数CTRL SHIFT 应用不带小数位的 百分比 格式CTRL SHIFT 应用带两个小数位的 科学记数 数字格式CTRL SHIFT 应用年月日 日期 格式CTRL SHIFT 应用小时和分钟 时间 格式 标明上午下午CTRL SHIFT 应用这样的数字格式 3 000 000 00CTRL SHIFT 应用外边框CTRL SHIFT 删除外边框CTRL B应用或取消字体加粗格式CTRL I应用或取消字体倾斜格式CTRL U应用或取消下划线格式CTRL 5应用或取消删除线格式CTRL 9隐藏行CTRL SHIFT 左括号 取消隐藏行CTRL 0 零 隐藏列CTRL SHIFT 右括号 取消隐藏列 编辑数据 请按完成F2编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾F3将定义的名称粘贴到公式中CTRL SHIFT ENTER将公式作为数组公式输入CTRL A在公式中键入函数名之后 显示公式选项板CTRL SHIFT A在公式中键入函数名之后 为该函数插入变量名和括号CTRL C复制选定区域CTRL X剪切选定区域CTRL V粘贴选定区域CTRL 连字符删除选定区域CTRL Z撤消最后一次操作CTRL SHIFT 加号插入空白单元格ENTER SHIFT ENTER 在选定区域内由上往下移动TAB SHIFT TAB 在选定区域内由左往右移动CTRL PERIOD按顺时针方向移动到选定区域的下一个角 CTRL ALT 右箭头键右移到非相邻的选定区域CTRL ALT 左箭头键左移到非相邻的选定区域 选择单元格 列或行的按键 1 按下完成CTRL SHIFT 星号 选定当前单元格周围的区域SHIFT 箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度CTRL SHIFT 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格SHIFT HOME将选定区域扩展到行首CTRL SHIFT HOME将选定区域扩展到工作表的开始CTRL SHIFT END将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格CTRL SPACEBAR选定整列SHIFT SPACEBAR选定整行CTRL A选定整个工作表SHIFT BACKSPACE如果已经选定了多个单元格 则只选定其中的活动单元格SHIFT PAGEDOWN将选定区域向下扩展一屏SHIFT PAGEUP将选定区域向上扩展一屏CTRL SHIFT SPACEBAR在选定了一个对象的情况下 选定工作表上的所有对象CTRL 6在隐藏对象 显示对象与对象占位符之间切换CTRL 7显示或隐藏 常用 工具栏F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能 选择单元格 列或行的按键 2 处于End模式时展开选中区域的按键END打开或关闭END模式END SHIFT HOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格 右下角 END SHIFT ENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格 CTRL 选中当前数组 此数组是活动单元格所属的数组CTRL SHIFT O 字母O 选定所有带批注的单元格CTRL 选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格 必须选择起始于活动单元格的行 CTRL SHIFT 选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格 必须选择起始于活动单元格的列 CTRL 左方括号 选定当前选定区域中公式的直接引用单元格CTRL SHIFT 左大括号 选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格CTRL 右方括号 只选定直接引用当前单元格公式所在的单元格CTRL SHIFT 右大括号 选定所有带有公式的单元格 这些公式直接或间接引用当前单元格ALT 分号 只选定当前选定区域中的可视单元格 分级显示数据的按键 请按如果要ALT SHIFT 右箭头键对行或列分组ALT SHIFT 左箭头键取消行或列分组CTRL 8显示或隐藏分级显示符号CTRL 9隐藏选定行CTRL SHIFT 左括号 取消隐藏选定行CTRL 0 零 隐藏选定列CTRL SHIFT 右括号 取消隐藏选定列 窗口 对话框和编辑框中的按键 1 在窗口中按下完成ALT TAB切换到下一个程序ALT SHIFT TAB切换到上一个程序CTRL ESC显示Windows 开始 菜单CTRL W或CTRL F4关闭活动工作簿窗口CTRL F5恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT F6移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRL F6切换到下一个工作簿窗口CTRL SHIFT F6切换到上一个工作簿窗口CTRL F7执行 移动 命令 菜单栏中的工作簿图标菜单 或使用箭头键移动窗口CTRL F8执行 大小 命令 菜单栏中的工作簿图标菜单 或使用箭头键调整窗口的大小CTRL F9将工作簿窗口最小化为图标CTRL F10最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中ALT PRINTSCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中 单元格格式 单元格格式 概述单元格格式 数字单元格格式 对齐单元格格式 字体单元格格式 边框单元格格式 保护 对任何选定的单元格区域设置格式 只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单 设置单元格格式 包括 数据格式 数字 此处只对 自定义数字格式 进行说明 设定常用数字格式 Crtl Shift 如 12 345d 天 m 月 y 年 如 将2003 3 15显示成 今天是3月15日 用函数 TEXT 单元格 今天是m月d日 或者自定义格式 今天是 m 月 d 日 为在不同工作表中使用自定义格式 只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了 数据格式 对齐 对横向合并 一般不用 合并单元格 用 水平对齐 中的 跨列居中 对竖向合并 可以改变文字方向对备注单元格 可以使用 缩小字体填充 对大单元格应在 垂直对齐 上选 居中 数据格式 字体 只有一句建议对表格正文部分 大多数时候都不需要改变字体大小 只需要按缩放打印即可实现 数据格式 边框 表格框内线一般用单线 外框一般用双线 当然可以选择任意一种线型 数据格式 保护 锁定即对单元格内容进行锁定 不允许修改 只有工作表被保护时才会生效 隐藏即在保护工作表时 隐藏工作表中的公式 页面设置 可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置 首先必须确定打印机和纸张类型页边距 一般应选择水平居中 左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉 页脚 可以自定义页眉 页脚工作表 顶端标题行和左端标题列 数据有效性 可以任意定义序列或范围并通过菜单选择 条件格式 可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式 加无条件时的格式 即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式 基本公式 1 原则上输入任何公式 仅使用键盘 才能提高速度和准确性2 在单元格开始输入 按 时 EXCEL视同输入公式3 对任一单元格 按F2进入编辑状态 再按F2进入选择单元格4 例如 输入VLOOKUP或者连接两个单元格6 单元格的引用 绝对引用和相对引用 使用F4切换7 对同一表 不同表 不同工作簿均以键盘方式引用 工作表函数 举例 工作表函数SUMIF 功能 根据指定条件对若干单元格求和语法 SUMIF range criteria sum range SUMIF 条件区域 判断条件 求和区域 示例 sumif c2 c100 北京 e2 e100 工作表函数VLOOKUP 功能 在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 语法 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup VLOOKUP 要找的值 寻找区域 在第几列 是否精确查找 Lookup value为需要在数组第一列中查找的数值 Lookup value可以为数值 引用或文本字符串 Table array为需要在其中查找数据的数据表 可以使用对区域或区域名称的引用 例如数据库或列表 Range lookup为一逻辑值 指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配 如果为TRUE或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找不到精确匹配值 则返回小于lookup value的最大数值 如果range value为FALSE 函数VLOOKUP将返回精确匹配值 如果找不到 则返回错误值 N A 例 VLOOKUP c5 d2 g100 5 true 工作表函数TEXT TEXT value format text Value为数值 计算结果为数字值的公式 或对包含数字值的单元格的引用 Format text为 单元格格式 对话框中 数字 选项卡上 分类 框中的文本形式的数字格式 说明Format text不能包含星号 通过 格式 菜单调用 单元格 命令 然后在 数字 选项卡上设置单元格的格式 只会更改单元格的格式而不会影响其中的数值 使用函数TEXT可以将数值转换为带格式的文本 而其结果将不再作为数字参与计算 示例A1 2006 5 1TEXT A1 今天是YY年MM月 显示 今天是05年05月 大表格操作 快速切换到表头或表的末尾工作表之间的切换多个EXCEL工作簿之间切换 ctrl pgup 快速选中某区域 如选中可见单元格定位到某一指定单元格工作表折分 排序 1 建议 仅当单一表格 表头连续时 才能用工具条快速排序2 对于有较复杂表头的表格 一定要选定范围后才能排序3 用选定范围后排序 可针对任一局部排序 如华南区域客户4 可以按行排序 筛选 1 选定一定范围后 可在相应的地方加入筛选按钮2 使用自动筛选 图表分析 制作标准图表制作自定义图表如何制作图表模板如何将他人的图表变为模板 时间处理 对于时间 系统保存的实际上是数字 只是格式不同罢了比如昨天和今天的时间差就是1 1900年1月1日是系统的第1天1 定义时间格式 year y month m day d 如 使用函数定义格式 b2单元格内容是 2003年5月31日 text b2 今天是yy年mm月dd日 显示 今天是03年05月31日2 计算两个时间单元格之间的天数差 直接相减3 计算A1和A2两个时间单元格之间的月份差 MONTH A1 MONTH A2 YEAR A1 YEAR A2 124 在数据透视表中 时间可以按月和按年进行组合 文本处理 1 测试长度 len b2 2 截取左边三个字 left b2 3 3 截取右边三个字 right b2 3 4 截取第X个字开始起N个字 MID b2 X N 5 连接三个单元格 b2 c2 e2 关于安全 工具