策划商务接待计划.doc

商务接待计划前言：华生陶瓷有限公司是一家集茶盘茶具开发、生产、销售为一体的综合性企业公司有陶瓷制品及陶瓷文化研究生产设备所生产的高档精品的“精地”牌茶盘、茶具、瓷器等，不仅沿袭传统茶盘、陶瓷的风格，集耐用方便于一体，更重要的是充分发挥了“陶瓷”的特性：刚韧、古朴、线条丰富。目前，我公司本着因地制宜，稳步发展的经营思路，逐步向外延伸，扩展市场，热忱欢迎各公司来我市参加茶文化节的推介会，为了本次推介会能顺利的举行，特地写了接待计划。一 推介会的目的茶文化与陶瓷文化交融，加快俩行业的共同发展，让世界感受茶瓷精品之魅力。二 行程安排1.五月十八号晚上八点在潮州迎宾馆举行迎接会，宴请各位来宾2.五月十九号上午九点到下午四点，举行主题为：“魅力美丽茶道，陶瓷创新”的产品推介会3.五月十九号晚上八点举行会议，洽谈商务合作.4.五月二十日上午九点到下午四点,旅游观光，欣赏长沙地道文化.三. 准备工作1.安排接待人员总负债人：XXX 参与接待的人员：（1）接待VIP：XXX、XXX (2)接待普通：XXX、XXX 2.制定接待日程安排细表3.公司简介一份，包括公司结构，行政人员简表，销售数字等。4.完整的产品信息，包括产品的规格，分配方法及价格表。5.优质产品的照片。 6.布置会议的现场。四接待经费的开支。 (一)房餐费 标准间：300元/间（含双中西早） 豪华房：800元/间（含双中西早） 会议正餐：120元/人（菜单另附） 酒水 另计 酒店中提供了各种娱乐活动，费用请看附录表。 2.接送费： 机场酒店：面包车 40元/趟，中巴车 70元/趟，33座大巴车 120元/趟。异地接送或VIP客户费用另计，可提供高级商务车。 3旅游费：长沙一日游 100元/人 （二）接待费的开支 1.宴会：350元/桌*6=2100元 2.租用陶瓷城的费用：1500元/天 3.服务人员的费用：1200元 4.点心、水果：400元 5.条幅、气球、彩旗：500元 6.布置会场的一些材料：1500元 7.现场的小礼品：1000元 8.宣传海报：500元 7.其它：1300元 总共：10000元 五会议服务： 1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。3、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。4、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务,（如:打印、复印会议相应资料，提供房间鲜花、水果，摄影等）。六.接待流程1.推介会会场的布置：在推介会举行前几天就对会场进行设计布置，在推介会举行的前一天将会场布置妥当。2.会场设施：平面立体、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、陶瓷城外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、笔记本电脑、投影仪、激光打印机、复印机、传真机、装订机、专业桁架（平面、立体）、特装搭建(舞台、背景板、展台)、会议日程展架、易拉保、各种指示牌。3参会人员的报到：先确定各位来宾到达的时间，本公司将安排接待人员在推介会门口接待各位来宾。 4.在布置推介会现场的同时，布置商务洽淡会的会场。 5.会中服务： （1）通知有关新闻单位派人进行采访、报道，负责介绍情况。 （2）定时的打扫会场，保持会场的清洁。 （3）提供摄像、翻译和文秘的服务 6.会后总结： （1）会议的进展与其目标是否一致？(2)下一次我们将采取那些不同设施来保证会议的质量？（3）什么地方还需要进一步改进？ 附录 酒店信息（二）旅游线路（三）景区信息（四）会议餐饮 （五）会议用车（六）票务信息（七）会议所在城市的注意事项六接待礼仪要求 1.提前恭候，热情迎客，接待人员必须严格守时，至少应提前十五分钟到达约定的地点。 2.举止得体，言谈谦和，接待客户时，接待人员要面带微笑，对前来的客户点头致意。 3.热情款待，服务周到。接待人员在接待各位来宾时，无论