合同管理规定(修订).doc

亿达集团管理规章制度 合同管理规定合同管理规定第一章 总 则第一条 为了加强合同管理，规范交易行为，避免合同风险，维护企业权益，根据国家有关法律、法规，结合企业实际，特制定本规定。第二条 企业在从事涉及权利义务关系的经济活动时原则上必须签订书面合同。第三条 本规定适用于集团公司及其成员企业。第二章 机构与职责第四条 集团公司法律事务部是集团合同管理的职能部门，其职责是：一、制订、组织贯彻集团公司合同管理规定，对各企业合同管理工作进行专业指导和服务;二、审查特殊合同并承担责任；三、检查各企业合同签订、履行、存档、备案的情况，提出整改意见；四、参与重大合同的谈判提出法律意见； 五、制定并推行国家合同示范文本的补充协议和集团公司的合同示范文本；六、组织各企业合同管理和法律培训；七、负责组织解决合同纠纷的调解、仲裁或诉讼；八、组织各企业对主要供货商、开发商和建设工程设计、施工、监理单位进行履约评价，将评价结果通报各企业作为选择合作伙伴的主要依据。第五条 各企业是合同订立、履行的主体，年营业收入在5000万元以上的各企业应设立合同管理职能部门或专职、兼职合同管理员，企业合同管理员职责是：一、参与合同的谈判、起草、签订，组织合同会签；二、审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格；三、使用亿达集团合同示范文本签订合同，保证合同条款合法、完备、填写符合规范、程序符合规定；四、负责将所签订的合同及时向管理公司、集团公司法律事务部备案； 五、跟踪合同履行情况，及时补充、变更合同，会同合同经办人员处理合同履行中的问题； 六、根据集团公司合同管理规定制定具体的实施细则； 七、负责合同归档工作； 八、负责对本企业主要供货商、开发商和建设工程设计、施工、监理单位进行履约评价。第六条 项目管理部门的负责人为合同经办人，其职责是：一、审查对方当事人的主体资格、调查资信和履约能力，保证其符合签约条件；二、参加合同项目商谈，对合同条款提出意见，起草合同；三、负责合同的鉴证、公证、登记、备案；四、负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容的，及时提出变更意见，并拟订变更协议；五、妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，并按时归档。第七条 预算部门负责人的职责是：一、确定合同项目的价格和取费标准，计算工程造价；二、保证合同价款的合理性。第八条 财务部门负责人的职责是：一、调查对方当事人的银行信誉；二、审核项目的付款方式、付款条件，保证合同付款方式的合理性、可行性；三、审核合同的内容及会签程序，负责最后盖印；四、负责按合同约定的付款条件付款。第九条 审计部门负责人的职责是：及时审查预算部门确认的合同价格、取费标准、工程造价、保证其合理。第十条 合同章管理员的职责是：一、审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；二、审查我方是否有经办人、副总经理、总经理、法定代表人签字；三、审查是否履行合同会签程序；四、审查合同的完整性、一致性。第十一条 企业总经理对合同签订和履行的全过程负责，其具体职责是：一、组织建立企业内部合同管理体系；二、保证合同标的和条款的合理性，维护企业权益；三、保证合同内容及签订、履行过程符合法律法规和集团公司合同管理规定；四、及时处理合同签订和履行中发生的问题，重大问题及时向董事长汇报。第三章 合同的分类第十二条 合同按特殊合同和一般合同分类。，一般合同可由各企业、签订，特殊合同是指借款合同、担保合同、股权转让合同、公司并购合同、投资合同、设立公司、分公司的合同、整体资产转让合同、债权债务转让合同、涉及土地整理、土地使用权受让和转让等方面的合同、商品房买卖合同填写规范及补充协议。 其余为一般合同。合同签订采用授权制度，一般合同由企业董事长授权企业总经理或管理公司总裁批准后方可签订，特殊合同由企业或集团公司董事长批准后方可签订。第十三条 以下合同应当采用国家行政主管机关监制的示范文本并到行政主管机关登记备案：一、商品房买卖合同；二、建设工程施工合同；三、建设工程勘察合同；四、建设工程设计合同；五、建设工程委托监理合同；六、装饰装修（含消防）工程施工合同；七、房地产居间服务合同；八、商品混凝土买卖合同;九、其他合同。第十四条 除第十二条约定外，签订合同应当全面使用集团公司制定的亿达集团合同示范文本，保证合同的统一化、正规化。合同示范文本不能涵盖的合同类型，可由企业拟订后并报集团法律事务部审核备案。需填空的合同按照集团公司制定的填写规范填写。第四章 合同的签订第十五条 企业全面实行合同会签制度、终结制度、备案制度及特殊合同审核制度。所有合同均须按照合同会签程序批准后方可订立，合同及其附件必须完整、准确、全面；履行完毕的合同必须签订终结协议。企业签订的一般合同须应以电子版形式报集团法律事务部备案，特殊合同报集团法律事务部审核并备案。第十六条 签订合同之前，企业应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，确定主体是否合格；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力。上述证明文件的复印件随合同会签并存档。企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。第十七条 企业在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实。第十八条 合同必须以合同书形式签订，不得以传真或电子邮件等方式签订合同，以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认第十九条 无论是否订立合同，参与商谈的人员不得泄露或未经对方当事人同意擅自使用在订立合同过程中知悉的商业秘密。第二十条 合同内容需以招标方式确定的，应按集团公司招标规定的规定进行招标后签订合同。通过招标方式签订的合同，其合同应由我方起草，并经合同管理员审查。第二十一条 企业不得以同一标的物为合同内容与两个以上的相对方分别签订合同，企业若需要就同一标的物与两个以上的相对方签订合同的，应签订一份合同，明确各自的权利义务。第二十二条 合同的内容应当包括：当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定。我方为付款人的合同，违约金比率应低于通行的惯例，合同标的额较大时违约金应限定最高额度，不得只约定百分比。第二十三条 采用示范文本的合同，经办人应认真填写，做到字迹清楚、笔体一致，不得由二人以上填写合同，不得随意修改，若确需修改则对修改部分双方应盖章确认。 第二十四条 合同必须经法定代表人或委托代理人签字并加盖合同专用章后方始生效，以法定代表人印章代替其签字无效。委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。第二十五条 合同会签应当采用集团公司制定的一般合同会签单和特殊合同会签单，一般合同的会签程序是：1、经办人填写合同经对方签字盖章后报送合同管理员审查；2、合同管理员按会签单上的顺序，报各部门负责人和主管副总经理、总经理签署意见，最后报董事长批准；3、董事长或各部门提出修改意见的，合同管理员会同经办人与对方协商修改后重新报批；4、董事长（或授权的企业总经理）批准后加盖合同专用章；5、合同由企业财务部门、签约部门、合同管理部门各保存一份。会签单和合同原件（一份）存档。集团信息化建设完成后，合同管理员应当积极配合信息化管理，进行网上会签。第二十六条 法律、法规规定应当鉴证、公证、登记、备案的合同必须鉴证、公证、登记、备案。第二十七条 签订合同须由经办人(必须是部门经理)、主管副总经理、总经理、董事长（法定代表人）签字后加盖合同专用章。我方为付款人的合同须对方当事人先签字盖章。合同为两页以上时，须加盖骑缝印。第五章 合同的履行第二十八条 合同一经签订即具法律效力。企业有关部门应互相协作，认真履行合同义务，确保公司信誉。第二十九条 合同进入履行阶段后，合同经办人应在每月月初填写月度资金需求表报财务管理部门，保证按合同规定付款。第三十条 双方应当同时履行合同义务或由对方先履行义务的，如果对方不履行义务，我方应中止履行义务。第三十一条 经办人应随时掌握对方经营状况，若发现停产、停业、准备解散或破产、转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向企业总经理汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保，不提供担保的，应中止履行合同。中止履行合同的，应及时书面通知对方。第三十二条 企业应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，并妥善保存。经办人应建立合同签订与履行情况个人台帐。第三十三条 合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其他重大问题应及时上报集团公司法律事务部。第三十四条 合同管理员应在每年年初对企业上一年的主要供货商、开发商、建设工程设计、施工、监理单位的合同履行情况进行评价，并将评价结果上报企业经营管理机构作为今后选择合作伙伴的参考依据。评价结果同时上报集团公司，作为集团公司编制合格供货商名录的依据之一。第三十五条 企业签订终结协议应当采用集团公司制定的示范文本。合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。第六章 合同的变更、中止与解除第三十六条 合同一经签订即受法律约束，企业不得擅自变更、中止或解除。若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告，按合同会签程序会签并经董事长批准后实施。特殊合同需要中止或解除的，应当按会签程序上报集团公司法律事务部审核。第三十七条 变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定。第三十八条 企业单方面中止合同履行的，应当符合本规定第三十条和第三十一条的条件，双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书，明确中止的原因和恢复履行的条件。恢复履行的条件成熟，应当立即恢复履行。第三十九条 企业单方面解除合同的，应当符合合同约定。双方协议解除的，应当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。 第四十条 变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。 第七章 合同纠纷的处理第四十一条 合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。第四十二条 集团公司法律事务部负责集团各企业的诉讼业务。企业需要起诉对方的，应填写起诉申请书报集团公司法律事务部，集团公司法律事务部审查是否具备起诉条件，符合条件的立案、办理。企业被诉案件应立即将起诉状等诉讼材料报送集团公司法律事务部，以备应诉。第四十三条 企业经办人和有关人员应积极配合集团公司指定的诉讼代理人进行准备材料、调查取证、参加庭审、协助执行等诉讼活动。第八章 合同档案管理第四十四条 经办人和有关人员应妥善保存合同、补充协议、签证单、收料单、往来传真等关于合同签订和履行的书面材料，调转工作时必须全面移交该材料，不得擅自销毁、复印或持有。第四十五条 以下关于合同签订和履行的原始材料，应由企业资料管理员统一归档：1、合同及其补充协议；2、合同变更、中止或解除协议、终结协议；3、招投标文件；4、图纸及其变更单；5、合同会签单；6、其他重要材料。第四十六条 合同管理员应建立企业合同签订与履行情况综合台帐，并每月进行一次分析，提出分析报告。 第九章 罚 则第四十七条 有下列情况之一的，视情节轻重给予通报批评、扣罚年薪/奖金、罚款5005,000元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重，构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任： 一、经办人责任：（一）不签或补签书面合同的；（二）不使用集团公司合同示范文本签订合同的；（二）未经授权或超越代理权限签订合同的；（三）填写合同内容错误的；（四）因严重不负责任被骗的；（五）与对方串通，损害企业利益的；（六）利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；（七）其他因未尽职责，给企业造成损失的。 二、合同管理员责任：（一）未认真审查合同，致使签订的合同无效或存在严重瑕疵的；（二）未及时办理登记、备案等相关手续的；（三）合同管理档案丢失的；（四）未及时将合同向管理公司、集团公司备案的；三、预算部门负责人未尽审查职责，致使合同价款明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的；预算部门负责人未尽职责，致使合同价格、取费标准、工程造价明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的。四、审计部门负责人未尽审查职责，致使合同结算价格明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的。五、财务部门负责人未尽审查职责，致使合同付款或收款不能的