采购管理操作规范.doc

文件编号版 本生效日期文件标题：采购管理操作规范1目的制定采购相关业务操作规范管理，使采购业务管理工作制度化。2范围适合于采购中心相关部门业务工作关系。3.内容3.1无货源清单操作规范3.1.1职责3.1.1.1采购部跟单员负责上报无货源清单和下达采购单工作;3.1.1.2采购部文员统计无货源清单汇总表与审价部文员交接工作;3.1.1.3审价工程师负责供应商建立、价格的确认工作；3.1.1.4数据维护员负责审批后货源与价格在SAP建立数据工作；3.1.2.工作内容3.1.2.1采购部跟单员在下单过程中，如遇到无货源清单无法下达采购单时，直接统计无货源清单交接明细表到采购考核员协助；3.1.2.2采购考核员将无货源清单交接明细表交接到审价部门，审价考核员作书面登记签收；3.1.2.3审价部审价工程师确认供应商、报价单等资料，重新确认签核与审批工作后交数据组3.1.2.4数据组维护员将重新审批的货源供应商、报价单在SAP系统维护电脑数据；3.1.2.5审价部审价工程师检查数据维护确认后，在无货源清单交接明细表填写处理状态，然后转交回采购部考核员处；3.1.2.6采购部跟单员根据无货源清单交接明细表内容下达采购订单；3.2 来料异常操作规范3.2.1职责3.2.1.1品质部IQC文员对不良来料信息表反馈负责；3.2.1.2采购部供应链统计员对每日不良来料改善报告信息纠正跟踪负责；3.2.1.3采购部跟单员对不良来料信息表信息协助沟通解决负责；3.2.1.3采购部文员对汇总不良来料信息表内部信息准确统计负责；3.2.1.4采购部跟单主任对不良来料信息表重点信息沟通解决负责；3.2.2工作内容3.2.2.1品质部IQC文员每天上午9:00和下午15:00以邮件形式反馈不良来料信息表状况,并将不良来料反馈单交给采购部供应链管理统计员；3.2.2.2 供应链管理统计员签核不良来料信息表信息，并审核不良来料反馈单转换每日不良来料改善报告传真供应商处，追踪供应商回复改善报告；如果是急料优先传递到采购跟单员处理异常；3.2.2.3统计员签核每日不良来料改善报告传真后，将不良来料反馈单与跟单主任分现场处理；3.2.2.4采购部跟单员接到不良来料反馈单后及时针对来料异常现象到现场了解情况，如确认不良原因是公司内部造成的反馈给IQC，及时与责任部门协商沟通处理，建议取消对供应商不良反馈记录；如确认是供应商责任时，与供应商品质人员确认不良现象严重性（区分一般缺陷、重要缺陷）要求供应商挑选或退货处理；3.2.2.5采购部供应商管理统计员落实每日不良来料改善报告重点跟踪纠正改善措施；3.3供应商不接单协商操作规范3.3.1职责3.3.1.1审价部负责货源、价格建立与确认；3.3.1.2采购部主任负责协调供应商执行下单及书面回复状态落实；3.3.1.2采购部跟单员负责订单的下达及执行交付的全过程；3.3.7工作内容3.3.7.1审价部负责确认货源及价格部分；3.3.7.1.1历史货源部分，经过审核、审批后筛选货源供应商，直接建立货源；3.3.7.1.2即时部分，经过审价沟通、产能、供应条件、标准等事项确认批准后，建立新货源；3.3.7.2采购部跟单员根据货源要求(系统自动分配)下达采购订单与沟通确认交货期；3.3.7.2.1下达订单后及时签核回传订单并作登记回签状态，采购跟单直接执行订单的交付全过程；3.3.7.2.2下达订单后无法签核回传订单部分，跟单员与供应商沟通无法回签原因，书面回复协商解决事项并汇报跟单主任协助；3.3.7.3 跟单主任沟通仍无法满足交付时，及时汇报采购中心经理协助相关事项,由跟单员将沟通结果回复转交审价重新确认货源或作交期调整(交期调整按订单延期操作规范作业)；3.4欠料异常操作规范3.4.1职责3.4.1.1计划文员负责每天的欠料确认及准时发出工作；3.4.1.2计划部部长负责协调重点计划执行协商工作；3.4.1.3采购部文员负责欠料的计划回复计划部；3.4.1.4采购部跟单员负责欠料的计划回复与执行交付全过程；3.4.1.5采购部主任负责监督欠料订单的确认与协调执行；3.4.1.6采购部部长负责监视重点欠料订单的执行；3.4.2工作内容3.4.2.1计划员根据生产计划统计欠料工作，每天上午10：30前由文员统一以邮件形式知会采购部人员，其中在备注栏内注明急料和重点计划的到货期；3.4.2.2采购跟单员接到欠料单，及时与相关供应商协商交货计划，确认最终的交货时间在每天下午2：30前回复部门文员和跟单主任；对特急（或无法满足计划交期）的物料无法协商完成时，应及时汇报跟单主任协调；如跟单主任无法解决时则汇报采购部长协调解决；对统计错误的欠料，要主动与计划员沟通协调取消；3.4.2.3采购跟单主任审核跟单员回复的欠料交期，如确认没有异议可以直接回复计划部；如交期回复异常，则要求跟单员重新确认交期，依然无发满足计划交期要求时，必须按订单延期申请操作规范作业；3.4.2.4采购部文员根据跟单确认的交期在每天3：00前回复计划部；计划员审核回复交期，OK则通过，NG则要求跟单主任重新确认交期并回复；3.4.2.5全部交期回复没有异议后，欠料计划表则由相关文员归档，纳入月度考核资料；3.5物料特采操作规范3.5.1职责3.5.1.1跟单员对生产计划急料充分性确认执行特采工作负责；3.5.1.2计划员对生产急料特采时生产单号及生产成本中心工作负责；3.5.1.3采购部跟单主任对特采物料的必要性负责；3.5.1.4采购部部长（经理）对特采物料的可操作性负责；3.5.1.5品质部长对特采物料的可执行性、过程监视控制负责；3.5.1.6 生产部部长（经理）对特采物料生产过程重点监视、及时反馈工作负责；3.5.1.7 PI/E部部长对特采物料过程操作监视、技术辅导工作负责；3.5.1.8 系统总监（授权审核总监）对特采单审批、核准工作；3.5.1.9 物料部仓管员对特采物料的入库工作负责；3.5.2工作内容3.5.2.1采购部跟单员根据生产计划用料、来料品质报告与研发人员确认物料特采是否影响关键性能,沟通协议后对此类物料填写申请特采单相关项目；3.5.2.2跟单主任审核急料特采时,对填写特采单的标的应注明责任归属、挑选人员、费用承担、供应商库存品、过程控制、后续的纠正预防措施等充分性核实工作；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.3采购部长（经理）再次审核特采来料品质报告、样品及相关特采注意事项内容；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.4品质部长（经理）审核特采来料品质报告、样品及相关特采注意事项内容；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.5生产部长（经理）审核特采来料品质报告、样品、制程控制能力、特采事项安排及相关特采注意事项内容；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.6 PI/E部长（经理）审核特采来料品质报告、样品、过程控制能力、治具及相关特采注意事项内容；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.7系统主管（或授权人员）审核特采来料品质报告、样品及相关特采关键事项内容措施；同意则签字核准，不同意则退回采购跟单员；3.5.2.8采购部跟单员将审批后的特菜单分发品质部、物料部、供应商管理组、生产部并签收确认，以及将物料跟踪入库为止；3.5.2.9 品质部IQC根据特采单对被审核特采来料做好特采标识，过单给物料部仓管人员接受办理入库手续；3.5.2.10 物料部仓管员根据特采单及时办理入库手续；及时将物料摆放在固定位置；3.6订单延期操作规范3.6.1职责3.6.1.1采购部跟单员根据生产计划与供应商协商准确交期负责；3.6.1.2采购部跟单主任对供应商协商准确交期再次沟通确认负责；3.6.1.3采购部部长（经理）对协商交期满足生产计划要求负责；3.6.1.4计划部长对采购部协商的交期满足生产计划审批负责；3.6.2工作内容3.6.2.1采购部跟单员与供应商协商交期后，依然无法满足生产计划执行的交期，提出延期申请及填写延期通知单相关内容；3.6.2.2跟单主任再次确认供应商协商交期情况，同意确认过的交期签核延期通知单相关内容，不同意则退回延期通知单至跟单员处；3.6.2.3采购部部长（经理）确认供应商协商交期情况，同意确认过的交期签核延期通知单相关内容，不同意则退回延期通知单至跟单员处；3.6.2.4计划部部长确认供应商协商交期情况，同意确认过的交期签核延期通知单相关内容，不同意则退回延期通知单至跟单员重新协商；依然无法满足生产计划执行的交期，上报系统主管协调解决；3.6.2. 5采购部跟单员将审批后的延期通知单分发计划部计划员、采购部文员归档作月度考核备案；3.7 杂项采购操作规范（略，只作参考，具体由审价部制定）3.7.1职责3.7.1.1需求部门填写杂项申购单,经系统主管审批后交审价杂项审价员；3.7.1.2采购部杂项采购员负责根据杂项申购单内容下达采购订单及跟催回货工作；3.7.1.3审价部负责杂项申购单物料采购价格议价、审核、货源建立工作；3.7.1.4 物料部杂项仓管理员负责收货、保管、发放工作;3.7.1.5需求部门负责领用、验收、使用状态、异常反馈工作；3.7.1.6杂项物料供应商根据我司下达的物料采购订单中物料按期、保质保量送货到我司杂项仓库,并不断提供品质的改善工作；3.7.2.工作内容3.7.2.1根据生产需要需求部门填写杂项申购单，交系统主管审核杂项申请单相关项目后统一窗口人员审价部杂项审价员确认交接;3.7.2.2审价部杂项审价单员根据杂项申购单登记相关内容，确认后及时审价、建立货源，对相关杂项申购单的货源、价格审核后传递到杂项采购员手中并作登记。3.7.2.3杂项采购员对杂项申购单进行审核相关项目无误后，按固定的订单(手工,系统)格式下达采购订单.3.7.2.4杂项采购员根据杂项申购单中要求项目的紧急情度处理(特急急用一般),特急项目优先下达订单, 全面检查杂项采购订单相关的要求，打印杂项采购订单,经审核（跟单主任、部长或经理）后传真至相关供应商；3.7.2.5根据杂项采购订单要求供应商在规定时间内签回交期,如交期异常则应与需求申请部门、供应商重新协调交货时间；如交期能满足需求部门要求则按规定交货时间执行；确认订单收货后及时填写*月份计划表(电脑共享版),杂项仓管员每天在*月份计划表标示收货状态；如杂项采购订单交期而没有按质、按量交付参照交期协议处理；3.7.2.6供应商回传的杂项采购订单及时归档并做好过程跟踪,反馈过程信息，供应商则按订单要求执行按质、按量交付；3.7.2.7供应商交货时按物料部要求填写送货单,收料组进行清点数量，并放置到指定的杂项仓待检区内；3.7.2.8物料部杂项仓管员参照送货单项目核对订单号、物料编码、物