第十六章 办毕公文的处置.ppt

第十六章办毕公文的处置 第一节办毕公文的去与留办毕公文处置的目的是将真正有保存价值的公文留存下来 使之最大限度地满足人们的利用需要 一 办毕公文去与留的依据在一个特定的机构中 判断一份公文去留主要取决于公文的保存价值 公文是否具有保存价值是通过公文的内容 形式 形成者 公文对本机关的凭证价值和对社会长远的参考价值等多方面因素决定的 二 办毕公文的处置方法按照有关公文处置的要求以及公文自身的保存价值 对一个机构的公文来说 通常可以采取四种不同的处置方法 整理归档 销毁 清退和暂存 一 整理归档公文整理 指文件人员将已经办理完毕 具有查考利用价值的公文材料 按照一定的原则和方法组成有机联系的组合体的过程 归档原则 范围 时间 案卷的质量要求 电子公文归档要求 二 销毁公文的销毁 是指经鉴定确认已不具备留存价值的公文材料 采取妥善的方法予以删除信息或毁灭记载公文信息的载体 销毁范围 方式 三 清退公文的清退 指按照有关规定或要求 将办结公文退还原发文机关或指定机关 清退范围 四 暂存公文的暂存 指对既不应立卷归档或清退 又暂时不宜销毁的公文 暂时留存一定时间以备查用 再作处置 在OA环境下 归档文件整理立卷是指借助于计算机 通过人机合作将公文进行有序化整理的过程 旨在方便公文的保管和利用 第二节归档文件的整理方法 一 分类方法 一 分年度 二 分组织机构 三 分问题 四 分保管期限 二 分类方案在现行机关 应根据上述分类方法 结合本机关的主要职能 内部组织机构分布 文件形成的数量等情况 编制本单位的全部文件的分类方案 分类方案作为预先编制的立卷条目 是保持一个机关内文件整理立卷的连续性 稳定性和客观性的重要指南 三 整理程序根据上述分类方法或分类方案 将整个机关文件或者立卷部门的文件划分到适宜数量的属类 小类 然后在分类层次的最低一层小类文件中找出这一小类文件在作者 内容 时间 地区 通讯者 文种等方面具有的共同特点 将具有共同特点的文件集合成案卷 一 预立案卷 二 登录卷内文件 三 定卷与修改 随着各类机构办公自动化程度的提高 如何改革文书立卷归档工作 以适应网络时代无纸化的办公要求 各地都在进行着各种形式的改革 主要目的是要适应文档一体化的需要 从根本上减轻整理人员的劳动强度 提高工作效率 第三节立卷改革 一 归档文件整理规则2000年12月6日 中华人民共和国国家档案局发布了中华人民共各国档案行业标准 归档文件整理规则 DA T22 2000 并于2001年1月1日起实施 最大特点表现在 通过淡化整理 深化检索 实现重内容而非形式的工作重点转移 改变了以往文件实体整理以 卷 为单位的思路 分类方法固定为年度 机构 问题 保管期限三种 并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次 装订以 件 为单位进行 对装订材料不做统一规定 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 有归档文件有序化 等等 一 装订排序规则 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 外文本在后 如有公文处理单 可放在最前面 将其作为首页加盖归档章 二 分类 三 排列 四 编号 五 编目 六 装盒 二 计算机辅助立卷法计算机辅助立卷 可以实行公文条目或全文式管理 并能自动生成归档文件目录 分类目录及专题目录等 更便于通过多种途经 多种方式对文件 档案进行全方位检索 三 登记 立卷 著录三位一体立卷法 三位一体立卷法 是在对收文进行登记时 提前进行立卷和著录工作 并将三个环