人力资源知识_人事档案数字化概论

人事档案数字化 人事档案数字化的意义人事档案数字化 信息化的依据数字化人事档案管理系统的建设纸质人事档案数字化 一 人事档案数字化的意义 干部档案数字化建设 对组织人事部门整合信息资源 改进工作方式 提高工作效率有着重要意义 干部档案数字化后 不仅实现了档案查阅从手工检索到电脑检索的转变 提高了工作效率 同时也实现了 干部档案信息系统 干部信息库 公务员信息库 三个系统中信息资源的有效融合 形成更加真实 完整 有效的干部信息 大大提高了干部信息的利用价值 干部档案数字化具有不可替代的重要作用 既保护了档案实体 又便于安全利用和远程服务 二 人事档案数字化 信息化的依据 三 全国干部 人事管理信息系统指标体系与数据结构 GB T14946 1 2009 代替GB T14946 1 2002 三 数字化人事管理系统 四 纸质人事档案数字化 一 业务标准与规范 档案分类标引规则GB T15418 94 档案著录规则DA T18 1999 归档文件整理规则DA T22 2000 纸质档案数字化技术规范DA T31 2005 档案修裱技术规范DA T 2000 注 以标准的人事档案整理为基础 二 人事档案数字化概念 目标及前期配套准备工作1 概念 1 什么是干部档案数字化干部档案数字化是指随着计算机技术 扫描技术 数字摄影技术 录音 录像 数据库技术 存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态 它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息 以数字化的形式存储 以网络化的形式互相连接 利用计算机系统进行管理 形成一个有序结构的档案信息库 及时提供利用 实现资源共享 2 主要优点保护纸质档案材料 提升档案管理效率 避免档案图改造假 3 主要范围组织部门管理的所有在职人员档案 2 工作目标 近期目标提供准确 方便 快捷 优质的电子化干部阅档服务建立健全干部档案管理机构和规章制度 配齐工作力量 提升基础设施保障水平远期目标构建以组织部为资源中心 按权限分级分单位赋权提供阅档服务的数字化管理格局 任务 2016年底前完成所有市 州 县 市 区 党委组织部管理的干部档案数字化工作 3 主要任务 库房加固 档案室装修 硬件设备采购 安装 调试 软件采购 安装 维护 数字化信息采集 内容 步骤确定干部档案数字化建设项目为涉密项目 按照中共四川省委组织部2016年2月25日省国家保密局 关于确认省管干部档案管理信息化建设项目为涉密项目的复函 川保函 2015 33号 精神处理 确定档案室用房 与相关企业沟通 协商 并对企业报送的解决方案进行初步甄别和比较 有必要的可以进行比选 拟定本地具体实施方案 送领导审批或者会议集体研究决定 联系专业单位对档案室装修 库房加固等进行设计 与相关合作企业签订合同 具体组织实施 接受省委组织部专项督查 开展工作自查 接受省委组织部验收 目标考核检查 档案室改造 面积要求 根据 干部档案工作条例 库房面积每千卷需20至25平方米 的规定 尽量按上限配置库房 充分考虑未来10 20年档案容量及库房承重 六防 要求 库房设计要符合防火 防潮 防蛀 防盗 防光 防高温等要求 要保持库房的清洁和库内适宜的温 湿度 要求 温度14 24 相对湿度45 65 档案室独立管理 四室 库房 阅档室 办公室 微机室 分开 有条件的地方可以配备物资储藏室 1 按标准规划档案库房 全部采用回转柜放置干部档案 回转柜每组的标准规格为长1 86米 宽1 2米 高3 45米 可根据场地定制 越高层数越多 放置的档案越多 可放置3 5厘米厚的档案约600册 按标准配备设备 数据服务器 电脑 扫描仪 打印机 复印机 切纸机 打孔机 灭火器 除湿机 空气净化器等 2 按标准配置设备 网络物理隔离 禁止使用无线网卡 无线键盘 无线鼠标等 安装视频监控设备 24小时不间断监控 历史数据通过光盘或者移动硬盘离线保存1年以上 3 完善安全措施 按标准化收集 整理人事档案 1 收集 充实 完善干部档案材料补充 完善干部档案中所缺材料严格按照 干部人事档案材料收集归档规定 中组发 2009 12号 的要求执行 材料不齐全 手续不完整的档案不进入整理扫描程序 2 标准化整理干部人事档案 要按照 全 严 准 细 齐 的标准 更换A4档案盒 要按照 四 九类二级分类 的要求进行整理 要实现整理标准 档案用品 操作程序 档案质量的四个统一 整理后的档案要分类准确 编排有序 目录清楚 技术加工和装订要符合要求 3 数字化信息采集 使用符合标准的管理软件开发企业具有涉密信息系统集成资质 甲级资质 乙级资质 或产品具有第三方评测机构出具的风险评估和检测合格报告注意要考虑信息交流标准统一 便于档案的转递与接收及共享 保密要求 人员选择 可以抽用干部专门从事档案数字化工作 也可以按规定外包给专业公司负责 签订保密协议 自主加工注意完善安全和保密制度 安防监控 运行维护 数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位 档案整理 扫描 高清处理等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位 严格安全保密有关规定 不连接其他任何网络 三 人事档案数字化实务 执行标准 档案分类标引规则GB T15418 94 档案著录规则DA T18 1999 归档文件整理规则DA T22 2000 纸质档案数字化技术规范DA T31 2005 档案修裱技术规范DA T 2000 川组通 2016 2号文件附件 干部数字档案标准 试行 干部人事档案数字化着注以 纸质档案数字化技术规范DA T31 2005 和川组通 2016 2号文件附件 干部数字档案标准 试行 标准执行 干部数字档案标准 试行 解释 为规范干部数字档案制作 确保数字档案内容准确 制作规范 根据相关要求 制定本标准 数字档案通过扫描 处理纸质档案后形成的电子数据 由档案目录数据 档案原始图像数据和档案高清图像数据等三种类型电子数据组成数字档案 为了管理方便 建议采用专门的档案管理软件 术语 档案目录数据具有明确的特定格式 表示档案的内容和形式特征的数据文件 可检索 存取 修改 增删等 档案管理软件通常支持便捷的查询和导入 导出 打印等功能 档案原始图像数据以保存纸质档案原貌为目的 经过扫描 处理后形成的 按照一定规则命名 能与档案目录数据形成对应关系的图像文件 可以简单处理 纠偏 裁边等 在不影响浏览的情况下尽量维持原貌 档案高清图像数据在档案原始图像数据的基础上进行技术处理后形成的 以提高清晰度 方便利用为目的的图像文件 具有同一个底色 对比更分明的特点 数据制作规范 档案原始图像与纸质一致档案原始图像数据须与纸质档案完全对应 除图像纠偏 裁边不做任何修饰性图像处理 档案目录档案目录为Excel 须与图像数据标识一一对应 指的是数字化处理时为了方便批量导入时直接录入的格式 管理软件通常可以从Excel目录清单中直接导入 也可以输出目录清单到Excel中不要理解为必须单独保存Excel目录清单 除非不使用管理软件 高清图像与原始图像的一致高清图像与原始图像在图像方向 分辨率 页数上完全一致 须进行去污处理 字迹不清的须进行清晰化处理 高清图像的目的是方便电脑浏览 档案图像数据格式格式为单页的JPG文件格式 色彩模式为24位真彩色 分辨率为300dpi 指的是扫描时的保存格式 和相关参数要求 除非不使用管理软件 否则管理软件会把所有档案保存到服务器中 而且是加过密的 建议不要以简单的图片文件保存 1 纸质档案数字化通用流程图 标准中要求的注意事项 干部数字档案按照 干部档案整理工作细则 规定进行分类 每份材料进行页面核定 制作时保护好档案 干部数字档案的保管保密要求等同于纸质档案 2 干部档案数字化的主要工作流程 1 档案出库 2 整理编码 3 目录录入 4 档案扫描 5 数据初审 6 数据复审 7 打印装订 8 档案入库 9 高清制作 10 二次复审 1 档案出库 从档案库房领卷档案 注意事项 A 认真清点档案 保证档案数量准确无误 B 认真做好出库登记工作和填写档案出库登记单 相关人员签字确认 C 将干部档案转运至数字化加工场地 D 再次清点档案确认无误后 放入人事档案数字化周转装具 如档案柜 2 整理编码 整理编码工作是数字化工作的前期工作之一 其质量的好坏直接影响数字化工作 A 从人事档案数字化周转装具中领取干部档案 B 填写 数字档案加工流程登记表 C 依据 干部档案材料分类明细表 和卷内文件目录对干部人事档案进行分类和排序 D 档案材料排序完成后 用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号 并在其右下角编写页码 注意 凡有图文 有表格的页面 每面必须编页 空白纸和托裱衬纸不计页数 复印件和原件应视为一份材料 统一编写页码 3 目录录入 逐份录入 不得多录 少录 录入份数的准确率100 录入目录内容与档案内容完全一致 不错录 录入文字或数字的正确率须达到100 4 档案扫描 须注意粘贴紧的档案 纸质材料老旧或较薄的档案应采用平板方式扫描 扫描时档案摆放与扫描仪边角须平行 倾斜不得超过5度 平板扫描时要注意轻拿轻压轻放档案 5 数据初审 数据初审人员从 待初审 位置 领取扫描完成的干部档案 此时需要注意重名人员 下载该人员的扫描原件 对该原件进行纠偏 裁边处理 6 数据复审 数据复审 四看 一看每份材料是否为本人的档案材料 5类政审材料中不是本人的应当是与本人有关联人员的材料 二看每份材料目录与原始图像是否一致 三看每页材料是否属于本份材料 四看每页材料排列顺序是否正确 7 打印装订 将需要裱糊的档案材料认真裱糊好 然后按照 干部档案整理细则 的装订要求装订好 防止脱页 装订完成后 将干部档案交到 待入库 位置 8 档案入库 装订完成后 将干部档案交到 待入库 位置 由组织部档案管理人员抽查 待入库 位置的干部人事档案 主要抽查以下几个方面 检查目录是否装错目录是否打印出错材料分类 顺序是否出错 9 高清处理 10 二次复审 A 原始图像与高清图像是否一致 尺寸 方向 B 目录页数是否与图像页数一致 C 第二类材料件数是否超过四件 D 目录是否为空 人事档案数字化过程中应注意的事项 保密 档案实体及信息安全工作置于首位注重数字化工作质量保障措施 1 充实完善干部档案材料 要充分运用干部人事档案专项审核成果 按照 干部人事档案材料收集归档规定 中组发 2009 12号 的要求 及时补充 完善干部档案中所缺材料 要把充实 完善 甄别档案内容 作为干部档案数字化的重要环节 做到材料不齐全 手续不完整的干部档案不进入整理 扫描程序 2 全面理清干部档案归属 按照干部管理权限对干部档案归属进行清理 对应收未收的及时催收 对应交未交的及时移交 对因工作原因出现档案正本缺失的 要及时进行查找 3 切实保证干部档案整理质量 要严格按照中央组织部 干部档案整理工作细则 关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知 组通字 2012 28号 要求 对照 全 严 准 细 齐 的标准 统一更换A4档案盒 对干部档案按照 四 九类二级分类 的要求进行整理 要严把质量关 坚持 谁整理谁签名 谁验收谁负责 制度 真正做到 整理有人检查 装订有人把关 复查有人登记 验收有人负责 实现整理标准统一 档案用品统一 操作程序统一 档案质量统一 整理后的档案应分类准确 编排有序 目录清楚 技术加工和装订符合要求 建立健全相关制度 在档案数字化工作之初就要定规矩 立边界 防患于未然 严格执行相关的安全规定 确保每个环节都不出差错 着重点 数字化要求 1 基本环节 主要包括 档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储 数据质检 数据挂接 数据验收 数据备份 成果管理等 2 过程管理 加强各环节的安全保密管理机制 确保档案原件和数字化档案信息的安全 各环节均应进行详细登记 并及时整理 汇总 装订成册 在数字化工作完成的同时建立起完整 规范的记录 着重点 数字化要求 3 档案整理 在扫描之前 应进行标准化整理 以确保档案数字化质量 3 1按照 档案著录规则 DA T18 1999 以及 人事档案目录数据交换格式与著录项目细则 等的要求 规范档案中的目录内容 包括确定档案目录的著录项 字段长度和内容要求 如有错误或不规范的案卷题名 文件名 责任者 起止号和页数等 应进行修改 3 2拆除装订物在不去装订物情况下 影响扫描工作进行的档案 应拆除装订物 拆除装订物时应注意保护档案不受损害 着重点 数字化要求 3 3页面修整破损严重 无法直接进行扫描的人事档案 应进行技术修复 折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 压平或烫平等 后再进行扫描 3 4人事档案整理登记制作并填写纸质人事档案数字化加工过程交接登记表单 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数 3 5装订扫描工作完成后 应重新进行装订 注意保持卷内文件的顺序不变 做到安全 准确 无遗漏 着重点 数字化要求 4档案扫描4 1扫描方式4 1 1根据档案幅面大小 B5 A4 16开 选择相应规格的扫描仪进行扫描 4 1 2纸状况较差 以及过薄 过软或超厚的人事档案 应采用平板扫描方式 纸张状况好的人事档案可采用高速扫描方式以提高工作效率 不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或相机或文档拍摄仪的方式 着重点 数字化要