乱了头绪的经理人自学手册.doc

乱了头绪的经理人时间管理与授权自学手册目录前言SSW-2本手册包括哪些内容SSW-3如何使用本手册SSW-4第1单元 学员在时间管理方面存在的问题SSW-5 第2单元 忽视合理安排时间的后果SSW-8第3单元 如何自我管理SSW-10第4单元 如何管理他人SSW-13第 5单元 行动计划SSW-15参考答案 SSW-16要点总结SSW-20 Video Arts China 2003前言要想在工作中表现出色，同时又保持健康的体魄，关键就在于如何把握好两个方面：有效合理地安排工作，以正确的方式做好工作。乱了头绪的经理人这一培训课程将向大家具体介绍这两方面工作技巧的内容。目标本自学手册将帮助您掌握适当的时间和进度，系统地学习乱了头绪的经理人培训课程的全部内容。参加了乱了头绪的经理人课程的学习，您将能够： 认识到时间管理的重要性。 做事更具条理性，表现在以下几方面： - 能够区分主动性和应对性任务； - 按照工作的轻重缓急，确定处理的先后次序； - 制定工作计划。 通过有效地授权管理员工。 制定行动计划，提高组织管理能力。本手册包括哪些内容录像部分录像围绕着两部分内容（“毁灭”和“重生”，讲述了一家配餐公司的大区经理理查德刘易斯的遭遇。他很想把工作做好，却总是显得疲倦不堪、工作过度、压力重重，而最要命的是他毫无条理性。在录像的第一部分中，理查德被工作搞得焦头烂额，最后突发心脏病死去。圣彼得在天国之门遇到了他，由于理查德不承认自己曾造成了混乱，圣彼得就明确指出他曾经犯下的种种错误，最后他认识到了这些错误及其后果：不分轻重缓急、工作半途而废、越俎代庖、浪费手下员工的时间以及管理方面存在的其他严重问题。圣彼得对他深表同情，就把他遣送回人间，让他改过自新。在录像的第二部分中，不幸的是，理查德却不知道从何做起，圣彼得就教他如何自我管理：把要做的工作都列出来，再分成主动性和应对性的两类，然后确定轻重缓急程度，用简单而有效的方法进行计划安排。然后，圣彼得又指出理查德在授权时的糟糕表现。首先帮助他克服了害怕授权的恐惧心理，接着又向他讲述了授权要采取的基本措施：如何选拔人才、客观认识每个人的能力、了解他们需要多长时间才能胜任工作、他们需要什么样的培训、如何监督他们的工作进展以及怎样支持他们的工作，又使其不受干预。参考答案每个练习都配有一套参考答案，对此有两点需要说明： 这些答案不一定是唯一答案，仅仅是一些建议，有助于启发学员们思考练习中遇到的问题。 不要作弊！独立思考并做完练习题以后再去参考答案，这样对您更有帮助。要点总结本手册中对录像内容中学习要点作了简短概括，可供参考。制定行动计划为了提高组织管理能力，要求学员在课程最后制定出自己的行动计划，并把它们记录下来。如何使用本手册您可以根据具体需要和自身情况，使用该手册:分阶段学习整个课程分为五个单元:1. 学员在时间管理方面存在的问题2. 忽视合理安排时间的后果3. 如何自我管理4. 如何管理他人5. 行动计划您应当按照上述顺序完成整个课程内容，但是您不必一次就完成全部阶段的学习内容。调整本课程的学习时间如果您希望减少本课程的学习时间，只要跳过练习部分就可以了。在练习部分中，你被要求把问题的答案记录下来。全部课程（包括练习）的学习时间不要超过4个小时。在本次课程的学习过程中您需要哪些设备和材料您将需要 一台录像机和电视机。第1单元：学员在时间管理方面存在的问题您的目标在开始自学课程之前，请考虑一下通过自学您希望达到哪些具体目标，并把它们写下来。我的目标：学员在时间管理方面存在的问题请回答以下问题：1. 您会有意识地制定工作计划吗:是否 每天? 每周? 每月?2. 您认为什么工作是最难以计划和安排的？为什么？3. 在您的工作中哪两个方面是最浪费您的时间？（如：打电话，临时会议，他人的打扰）以下是时间管理方面存在的典型问题，您在多大程度上符合这些特征？经常有时很少从不工作任务清单越来越长办公桌凌乱不堪经常不按期完成工作对会议/会面的准备做得不好经常遗忘自己的工作时间总是花在例行工作上，没有时间处理重要工作制定短期工作花费太多时间制定长期计划花费时间太少工作卖力，进展甚少不知道时间都花在什么地方工作时间太长把很多工作带回家里做第 2 单元： 忽视合理安排时间的后果录像节选 播放录像第一部分“毁灭”的前面一段，该段录像介绍了一家配餐公司的大区经理理查德刘易斯缺乏时间管理的能力。 尽量找出理查德所犯的错误。 录像播放到理查德到达天国之门为止。理查德所犯的错误：填完以后，参阅自学手册SSW-16页的参考答案。录像节选 播放录像第一部分“毁灭”的剩余片段，观看录像的同时，记下理查德在时间管理方面的其它错误。其它的错误：填完以后，参阅自学手册SSW-16页的参考答案。如果您也有这方面的毛病，千万不要太在意。简单的解决办法就是改正自己的错误行为。完全没有必要去改变自己的个性。就象圣彼得说得那样：“我不要你成为另外一个人，我要你成为一个有条理的人！”第3单元：如何自我管理 录像片段 播放录像第二部分 “重生”的上半部分。 在这部分情节中，圣彼得的任务就是帮助理查德。使他更具条理性：首先学会自我管理，再学习如何管理手下员工。 本手册将分别讲述这两个问题。 在观看录像的同时，请记下要点。 录像播放到出现“分配时间”几个字幕为止。录像“重生”上半部分的要点：填完以后，参阅自学手册SSW-17页的参考答案。您的行动方案请在以下的表格内: 制定出您要急需处理的工作任务。 把各项任务分成主动性和应对性两种类型。 按照1到3的分数等级，确定每项任务的轻重缓急程度（1表示 最大， 3表示最小）行动方案工作任务主动性应对性重要程度(1 到 3)紧急程度(1 到 3)对付别人的打扰当基思在对理查德漫无边际地大侃羽毛球比赛经过的时候，圣彼得要理查德立刻制止他这种浪费他人工作时间的行为。将录像情节结合自己的经历，您将会采用什么办法来对付他人的打扰？（而不会影响到两人之间的关系）对付影响工作的打扰者：参阅自学手册SSW-18页的参考答案。第 4单元: 如何管理他人 录像节选录像第二部分“重生”的下半部分讲述了如何管理员工，请在观看录像的同时记下要点。下半部分中的要点参阅自学手册SSW-19页的参考答案。您的授权计划今后六个月之内，您有哪些工作任务需要授权给团队成员？准备授权的工作任务：第 5单元: 行动计划 回顾在课程开始时写下的学习目标。 针对如何提高您的时间管理和自我管理能力，制定出你自己的行动计划。行动计划：参考答案第2单元：忽视合理安排时间的后果理查德的错误之处： 对基思的打断不加制止。 想同时打多个电话。 在电话里详尽地指示伯纳德该怎么做，而这本应该由伯纳德来决定的。 没有集中精力先完成重要的工作，如给多米尼克发电子邮件。 忘记曾让埃里卡来找他，随后又不搭理她了。 事先没有计划，结果他不得不到停车场去找总经理。 没有履行诺言，他的总经理在赶往芝加哥的路上对他说：“我叫你给我打个报告，你一直没消息，我还以为你解决了。” 自己管理能力欠缺，却责备他的助理简（“简，难道样样都要我管”）。 错过了他儿子的生日聚会，忘记了曾和妻子约好去走访一个朋友。其它几点： 他的助理简说到：“他在办公室里把我整天弄得团团转，我不知道怎么办。” 他的客户一位财务总监说到：“你考虑清楚吧，理查德。” 圣彼得说到：“你这是被动的管理！”，“你这不是在行使分派权力，是在放弃权力”，看到理查德不明白自己哪里做错了，圣彼得说到：“轻易的让任何人打断你的工作，把精力放在不相干的工作上，我是说你经常插手本不需要你过问的事，工作上从不设立优先级. 浪费别人或你自己的时间.你整天忙乱浪费精力，根本没时间去关心下属。”第 3单元: 如何自我管理要点 明确目标：强调明确目标的重要性。录像中大多数要点是关于如何正确地处理好自己的工作事务，提高工作效率。但是我们很容易犯的错误是偏离自己的工作目标。让大家多想一想：公司招聘我们是做什么的？重视目标，工作安排才更合理有效。 制定工作计划：圣彼得说：“你为什么从来不计划？” 理查德回答到：“我倒想，只是没有时间。”正因为这样，他每天都是盲目地工作，像驴拉磨一样，被动地应付出现的各种事情。制定工作方案： 分析主动性任务和应对性任务的区别时，圣彼得是这样解释的： - “主动、积极性的工作是指那些能帮助你实现目标的工作。”- “而那些应对性工作，是指，那些日常工作中不停出现的，你不得不去处理的那些工作。” 确定先后次序。 突出说明重要性工作和紧急性工作的区别。- 越是重要的工作，越要腾出更多时间来处理。- 越是紧急的工作，越要尽快去完成。 正如圣彼得说的那样，“主动性工作几乎往往都是重要的。” 合理分配时间。在录像中简是这样认为的：- 每天的首要任务就是处理电子邮件，这是应对性的活儿，但是它往往是紧急的。- 事先周密安排好时间，对于确实重要的工作，有时甚至要抽出一整天时间，比如要和区域经理在一起。- 安排时间接见来访客人。- 对于重要的长期计划工作，要多安排些时间。- 有效利用一些辅助方法，比如专用图表等。- 每天工作结束前要抽出十五分钟时间，考虑一下第二天的工作计划。（有人喜欢在每天开始工作前这样做）就像简说的那样：“幸福的出现需要计划。”如何对付影响工作的打扰者： 先打断他的话，理查德不能由着他没完没了地说下去。 站起来，这个动作表示谈话就要结束了。 把握好时间，理查德是这样说的：“你不是说只说几句话吗？” 把握好谈话内容，理查德是这样说的：“要想长谈我们另约时间吧”。通常还可以这么说：“你有什么事情需要我帮助？”，这样可以使其他人直截了当。 态度要友善。要做到“对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气”。第4单元: 如何管理他人要点： 定义：授权就意味着把自己的一部分工作分给他人去做。 障碍：管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：- 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做。正如圣彼得说的那样：“对此有个说法，叫做长大”。- 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控。对此，圣彼得是这样说的：“你可以把任务和权利委任下去，但责任还是你的”。但是经过一定的培训和正确的计划，完全可以把风险控制在最低程度。 步骤。要做到有效授权，要清楚以下这些问题：- 哪项任务？- 由谁负责？- 如果让他来做，能胜任吗？- 如果要对他培训，需要多长时间培训，他才能胜任工作？- 制定出培训计划，让被培训人员认识到：自己需要多长时间培训，才能够完全胜任这项工作。 支持和监督. 在给伯纳德授权时，理查德差点酿成大错。一旦把工作分派出去，必须要：- 提供必要的支持，这并不是说要去干预别人的工作。对此圣彼得是这样说的：“所以授权也是这样，你是放手了，但是眼睛还看着。”- 在关键处把关，监督他们的工作进展。如果把握好时机和方法，就不会显得对别人指手划脚。 要点总结录像中的学习要点包括：自我管理 把工作分成两类 - 主动性任务 - 应对性