2012年上海风神采购物资管理及报销制度.doc

上海风神环境设备工程有限公司采购物资管理和报销规定（A0版）编 号制订日2012-2-22修改日隶属规定财务报销管理规定1、目的 为规范公司采购物资管理，完善采购物资管理制度，进一步明确采购物资报销流程，加强对采购成本的监督复核，特制订本规定。2、适用范围 2.1 本规定适用于上海风神环境设备工程有限公司（以下简称上海风神）物资采购报销管理。2.2 本规定内容对应盾安环境QG/DA05-03财务报销管理规定有关采购相关条款，有关采购物资报销的未明事项按本规定执行。3、 管理职责3.1 上海风神财务部是本规定的归口管理部门，承担以下职责：3.1.1 负责本规定的制订、修订和宣贯；4 管理内容和要求4.1 财务报销的单证种类4.1.1增值税发票，包括增值税专用发票和增值税普通发票,指从一般纳税人处取得的增值税发票、从小规模纳税人处取得的小规模纳税人增值税发票、供应商或加工户不具备开具发票的资格委托税务机关开具的增值税发票、收购农副产品开具的收购农副产品专用发票、从承运单位取得的符合抵扣条件的运输发票、进口货物海关完税凭证、废旧物资回收发票和其他符合增值税抵扣条件的发票。4.1.2 普通发票：是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的除增值税专用发票以外的各类收付款发票，包括：小规模纳税人提供的普通发票、服务业发票、其他经税务机关认可的可以作为发票使用的票据，如邮电企业的收据、金融企业的费用收据等。能够取得增值税专用发票的，应尽量控制普通发票，以降低税负。4.1.3 各类完税凭证4.1.4 行政事业单位收据：指从政府机关、事业单位、社会团体取得的财政部门监制的收款收据。4.1.5 普通收据（白条）：未经税务机关认可，不能作为合法费用凭证报销的收款收据，公司严格限制使用普通收据报销，非经特殊批准不得作为报销凭证入帐。4.2 报销单证填制要求4.2.1 所有发票、单证报销必须真实反映与公司经营业务相关的业务内容，项目填写完整、金额计算正确、大小写相符，字迹清晰可辨，如：开票日期、公司名称、品种规格、数量、单价、金额等项目，缺一不可，公司有特殊要求的除外。4.2.2 本规定4.1款所列的报销单证，凡是手工填制的必须为复写状态（发票联反面也有复写痕迹），否则不予报销。4.2.3 增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写齐全并签章，单位名称不得开错或多开、少开，否则需退回重开。发票金额多开的，按实际可报销金额报销；发票金额少开的按发票金额报销；发票金额涂改的一律退回重开。汇总开具的增值税专用发票，必须有两份销货清单附件，否则不予报销。有密码的增值税发票，右上角的密码不得有任何损坏迹象，否则由经办人负责退回并重新取得符合规定的发票。4.2.4 除增值税专用发票以外加盖有税务监制章的发票，单位名称必须填写正确,无开具发票单位的公章或财务专用章或经办人签名、盖章不全的，财务不予报销。发票金额多开的，按实际可报销金额报销；发票金额少开的按发票金额报销；发票金额涂改、大小写不一致的，按小的金额报销。4.2.5 行政事业单位收据必须有开具收据单位的公章或财务专用章。4.2.6 经批准同意报销的收款收据必须加盖开具收据单位的公章和经办人签字。如无法取得开具单位公章的，必须有对方经办人的私章和签字。4.3 财务报销的管理要求4.3.1 购进各种原材料、辅助材料、外购半成品、包装物（周转材料）、固定资产、燃料、汽车修理材料、动力材料，必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的，在考虑价格因素的基础上，可以用普通发票报销，但业务经办人必须详细书面说明不能取得增值税发票的原因及价格确定方法。收款收据一律不予报销。4.3.2 购进各种办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件（指不直接构成产品实物形态的物品），确实不能取得增值税专用发票和普通发票的，在考虑价格因素的基础上，可以凭收款收据报销（单笔金额在1000元以下，同一业务不能分割成若干笔），但业务经办人必须详细书面说明不能取得发票的原因及价格确定方法且必须加盖开具收据单位的公章和经办人签字。如无法取得开具单位公章的，必须有对方经办人的私章和签字，再由部门负责人审核签字，否则不予报销。4.3.3 购货发票报销时原则上有采购计划单，超计划采购部分不予报销，采购计划变动的由相关审批人签字证明。实物入库数量与采购发票不符时，按入库数量计算，其数量短少部分由经办人负责赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告，由总经理批准确定报销金额。4.3.4 采购物资的价格应遵循质优价廉的原则，同类同品牌同规格物资，按可比价判断，高于可比价格时，对办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件类，由经办人对涨价物品填报备件涨跌明细确认单，交采购部门负责人确认，其余类物资填报物资价格涨跌单，经采购部门负责人审核，总经理批准，否则超高部分不予报销。4.3.4.1 同类物资的可比价格确定：由采购部门定期（一般为3个月）编制同类物资价格比较表，经总经理审核后报所在公司财务部门审稽备案。4.3.5 购货发票因质量扣款、数量短少、价格超高等情况需要执行扣款，由经办人填写扣款联系单到财务部门通知扣款，一旦审稽人员查出后通知经办人去扣款，该经办人应承担扣款数的10%（最少不低于10元，最高不超过200元）。4.3.6 各类银行票据、税务发票和收据、各项税务、财务报表的购买以及金融手续费，由财务负责人审批后报销。4.3.7 企业以承兑汇票支付货款时，原则上不承担贴息，特殊情况下受票人提出贴息要求时，由采购部门提出、总经理批准。4.3.8 凡增值税专用发票在传递过程中遗失的，不能抵扣的增值税进项税额由相关责任人承担，经办人已付出的款项可凭原发票存根联复印件报销。假如发票遗失后对方又及时（当月）开具了发票或取得了抵扣的依据，则按正常手续报销，否则按应抵扣月份与实际抵扣月份的差异，由经办人承担不能及时抵扣进项税的资金占用利息，利息率按银行同期基准利率的180%计算。4.3.9 建筑、安装工程的发票报销，必须在签订合同时注明采用何种形式的发票，如：增值税专用发票、普通发票（建筑安装专用发票）等。4.4 财务报销附件的要求4.4.1 原材料购货发票:送货单、入库单、入库明细表、入库汇总表、磅码单（以重量为计量单位的采购物资）、质量检验单。4.4.1.1当合同遇采购数量或单价超原预算，财务部暂停审核，通知采购部办理预算执行差异变更单，报公司领导审批。预算执行差异变更单应详细说明差异产生的原因，若因设计原因漏项，由技术部签字确认。若因业主原因，应取得业主签证、合同或数量变更说明，并签字盖章。若单价超原预算，采购部应在预算执行差异变更单上注明原因。如材料价格上涨、人工单价增加等。因业主原因变更的，需补签证或新签补充合同的，应提供一份原件给财务部。若只有一份原件的，应在财务部至少留存一份复印件，并经项目经理签字确认。遇业主原因或公司设计变更，现场不需要原来数量的材料时，工程项目经理或公司技术部工程师应及时通知采购部、预算部、及财务部，对变更项的材料、人工、辅材进行重新确认。由预算部填写预算执行差异变更单，工程项目经理、 采购部、技术部签字确认，报公司领导审批。财务部确认预算执行差异变更单经相关部门及公司领导批准后方能对变更后的数量及价格进行审核及付款。4.4.1.2 入库单、领料单填制：工程现场有仓库管理员的，入库单、领料单由仓库管理员填制，仓库管理员及项目经理签字；工程项目无仓库管理员的，由项目经理填制并签名确认。入库单、领料单必须为原件，特殊情况用扫描件临时用于请款的，资材部负责催促通知相关人员一周内将原件寄回公司。4.4.2 外协外购件、辅助材料购货发票：送货单、入库单、入库汇总表、磅码单（以重量为计量单位的产品）。4.4.3 备品备件购货发票：经审核批准的采购计划单、报检单、入库单交物人联、入库明细表、入库汇总表。4.4.4 机械设备、交通工具、办公设备、外购软件、其他设备等固定资产的发票：资本性项目购置审批表（或项目批准书）、资本性项目购置验收表(开箱验收单)、购销合同、设备安装验收单。4.4.5 低值易耗品购入的发票：入库单交物人联、采购申请单、检验单。4.4.6 办公、生活用品购货发票：经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、入库明细表、入库汇总表、报检单。4.4.7 购买书籍的发票：购书申请单、入库单。4.4.8 办事处添置资产：经批准的添置报告，到管理部门办理的登记手续。4.4.9 电脑、复印机、晒图机、通讯工具等办公设备的维护、保养发票：外协修理（加工）单、合同。4.4.10 本条款未列明的其他报销附件：财务部门可根据实际情况要求经办人提供。4.5 财务报销的审核程序4.5.1 经办人必须将自审无误的发票、附件等，根据要求整理好，送审稽人员审核。4.5.1.1 采购物资类报销凭证为采购物资发票和相关附件，经办人将发票和入库单（或入库明细表、入库汇总表）核对无误后送财务部门审稽员。4.5.2 审稽人员审核后，加盖相应的附件章和签名，交还经办人，由经办人根据审批权限送审批人签字。4.6 发票的取得4.6.1 有合同的物资采购必须按合同规定的取得发票的期限取得发票，并在3天内送审。4.6.2 有合同且无明确期限的月结类采购物资必须在当月25日前取得符合要求的发票送审，否则财务有权拒绝支付款项，特殊情况需要延迟开票的，由经办人书面写明理由，由采购部门负责人批准同意后可以不作考核。4.6.3 有合同且无明确期限的非月结类发票自采购物资入库当月内取得发票送审，特殊情况需要推迟的由经办人书面说明原因，经采购部门负责人审批、财务负责人审核同意后可以不作考核。4.6.4 无合同的采购物资和现金结算的采购物资入库，自入库当月内取得发票并送审。4.6.5 设备类购进按合同确定的开票期限在取得发票的2天内送审。4.7 系统价格的维护4.7.1 由采购经办人负责在制作进货合同时维护合同价格。4.7.2 合同价格按采购合同、与供应商商定的价格、最近的市场价、实际采购价进行维护。4.8 其他规定4.8.1 审稽人员按本规定独立审稽，有权拒绝受理不符合本规定的一切单证票据，且不负任何责任。4.8.2 审稽人员违反本规定，受理并通过了不符合本规定的票据单证，按报销金额的1%给予处罚，并退回不符合规定的票据单证，由财务部门安排人员重新审稽。4.8.3 经办人报销后尚有借款的，由出纳会计负责按盾安环境备用金借支、报销管理规定执行。4.8.4 凡是超越权限审批的，每次负激励100元，工资中扣除，由审稽员通知劳资执行扣款。4.8.5 经办人未按本规定的期限取得和送审采购发票或遗失增值税发票，导致增值税进项税额不能抵扣的，由经办人全额承担。4.8.6 未能按本规定取得发票的，每发生一次给予经办人10元的负激励，次数以