软实力决定项目管理成效.doc

软实力决定项目管理成效 摘要：项目管理是一项周密、细致全面的管理工作，项目的成功不仅有赖于资金、资源等硬件条件，团队士气、效率、执行力等难以量化的“软实力”更是项目管理团队高下之分的决定因素。本文首先对国家层面的“软实力”定义及含义进行介绍，通过国家层面引申到项目管理中来，从项目文化、管理制度、危机意识、执行力、沟通能力、共识力和管控力等无法量化的项目管理“软实力”进行分析。针对项目管理的特点，从规划与危机应对能力、项目制度建设与管控力、高效团队建设、有效沟通与执行力、项目文化与共识力五方面提升项目管理的“软实力”建设进行了分析，为如何提高项目管理成效提供参考和借鉴。 关键词：软实力；项目管理；成效 中图分类号：F270 文献标识码：A 前言 现代工程项目正在朝着大型化、规模化、现代化的方向发展，项目的复杂度较之以往呈指数级倍增，项目管理所面临的机遇和挑战也是越来越大，项目管理的实力高下之分亦趋明显，项目管理专业化被给予厚望，实力强大的项目管理团队显得越来越重要，尤其是团队士气、效率、执行力等难以量化的“软实力”更是决定项目管理团队高下之分的决定因素。 20世纪90年代初，哈佛大学教授约瑟夫?奈首创“软实力”（Soft Power）概念，他把软实力概括为导向力、吸引力和效仿力，是一个国家思想的吸引力和政治导向的能力。软实力能通过吸引力而非威逼或利诱达到目的，是一国综合实力中除传统的、基于军事和经济实力的硬实力之外的另一组成部分。这一概念明确了软实力的重要价值，它实质上具有超强的扩张性和传导性，超越时空，对人类的生活方式和行为准则产生巨大的影响。 一、项目管理软实力的构成 对于一个项目来说，通常是以四大控制指标即成本、进度、质量、安全来衡量一个项目管理的成效，而判断一个项目的实力，大家可能更关注容易量化（硬）的方面，如规模、技术和硬件设施的先进性、成员的经验、项目经理的能力等可以衡量的指标。但为什么往往在同一家企业中，拥有一样的硬实力，遵循相同的项目管理制度，使用相同的项目管理软件及设备设施，由不同的项目团队执行的项目成效高低有明显差异呢？那就只能从项目管理的软实力上来找原因了，从项目文化、管理制度、危机意识、执行力、沟通能力、共识力和管控力等难以量化的“软”的方面进行分析，看看这些方面是如何以直接诉诸心灵的方式，对外占领利益相关方的心灵，对内依靠运用项目成员心智能量以达到项目目标的。 1.管理制度 项目自身的管理制度构成项目共同遵守的规章制度，是保障项目合规合法运行的基础，是项目成员行动的指南和依据。在项目管理中，人是项目执行的重要资源、推动力，同时也是最大的风险因素。项目管理制度的完善对一个项目的管理是至关重要的，作为行为主体的人，存在着人性弱点以及行为能力的差异，这些差异，是会对项目管理带来冲击的，制度的作用就是要约束人性弱点。 2.危机意识 不谋全局不足谋一域，不谋万世不足谋一时，项目团队对未来形势的预见能力，对长远目标的系统规划和各种资源的整合能力，是项目识别风险和应对风险的基本保证。经济环境不断地发生着变化，需要项目团队灵活应对项目出现的问题并对项目发生的变化做出快速响应和应对。 3.项目文化 项目文化是感染和号召项目成员及相关利益群体为共同的项目愿景而前行的共同信仰和理念，在项目内部，它通过凝聚人心，驾驭人性，塑造成员行为，并以其强烈的感染力和号召力，促使项目成员自动自发的为实现项目共同愿景而努力的力量。通过项目文化形成一种凝聚力和团队精神，通过项目成员在项目运行过程中形成的项目理念，来沟通人们的思想，引导人们产生共同的使命感、归属感和认同感，反过来逐渐强化团队精神，产生一种强大的凝聚力。 4.执行力 项目执行力，就是项目成员贯彻项目战略意图，完成预定目标的操作能力，它是项目竞争力的核心，是把项目战略、计划转化成为效益、成果的关键。项目执行力水平直接反映了项目应对变化、融入竞争的综合能力，是项目软实力在竞争第一线的具体体现。项目执行力提升的关键在于项目对于人员基本功的培育和整体执行系统的搭建，两者的和谐匹配，迸发出高效的项目执行力。 5.共识力 项目通过组织行为，使团队成员对组织目标和决策消除分歧、达成共识，从而保障项目成员思想统一、行动同步，使大量的灰色“潜规则”转化成量化、透明的“显规则”。团队精神所产生的控制功能，是通过团队内部所形成的一种观念的力量、氛围的影响，去约束规范，控制成员的个体行为。这种控制不是自上而下的硬性强制力量，而是由硬性控制向软性内化控制；由控制成员行为，转向控制成员的意识；使各成员在心理上相互依赖和认同，在行为上相互配合和制约，对该群体都有一种归属感，由一共同目标聚集在一起，形成项目的共识力。 6.沟通能力 沟通就是信息交流，就是为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。涉及项目的任何人都应准备以项目语言发送和接收信息并且必须理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目。对于项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。项目方方面面加强沟通是至关重要的。保持一个开放的项目沟通机制，鼓励所有成员发表意见和建议。这样减少了反馈周期，从而降低出错风险，节省时间和金钱。 7.管控力 管理强调领导力，更多注重管理者的个人能力；管控讲求规则和制度的力量，更为注重体系的能力，而项目的运行不是依赖于团队某个人，而是依赖于项目文化和体制。因此，一旦管理和控制相结合形成一个完整的体系，将产生一种强大的合力，可以促使项目进入良性运营状态，当这种力量能持久地留在项目内部，便形成了管控力。管控力产生于项目运营中管理和控制的合力作用，它的形成是一个系统化的过程，一旦项目建立了一套完善的管控系统，其管控力将迅速提升，将大大减少管理的复杂性，同时迅速提高项目运行效率。 二、如何提升项目管理软实力 提升项目管理软实力，既要加强以项目理念、核心价值观、共同愿景、职业道德为主要内容的文化宣贯，又要尊重人、关心人，注重人文关怀和心理疏导，从规划与危机应对能力、项目制度建设与管控力、高效团队建设、有效沟通与执行力、项目文化与共识力五方面提升项目管理的“软实力”。 1.规划与危机应对能力 项目规划在项目管理环节中是关键的一环，它的好坏直接决定了项目的成败，项目管理规划确定了执行、监控和收尾项目的方式和方法，包括项目需要执行的过程、项目生命周期、里程碑和阶段划分等全局性内容。也是其它各子计划制定的依据和基础，它从整体上指导项目工作的有序进行。为实现项目前期规划所编制的项目实施策略的可行性，需要与项目运行过程中的相关单位充分沟通，就关键技术施工方案和各环节的实施策略广泛交流，上下贯通，形成优化的方案和最佳效益的策略。加强项目前期规划和管理，对项目整体风险进行识别、评估、审查，并在实施过程中加强阶段性风险审查，能有效规避风险。 2.项目制度建设与管控力 项目只有具有完善的管控体制和透明的运行机制，才能最终达到责任明细化、制度文件化、管控和操作规范化、考核标准化。项目的目标执行力核心就是团队成员的自我责任，包括职权职责的定位和责任意识的培养，所以明确团队成员各自职责，培养成员的责任心是防止责任跳动的可靠保证，也是项目目标管控过程中的关键步骤。培养自动自发型项目成员，首先要运用项目制度和工作流程来规范成员的行为，使成员的行为标准化和科学化，才能逐渐培育起他们的主动性。 3.高效团队建设 组建一支基础广泛的团队是建立高效项目团队的前提，在组建项目团队时，除考虑每个人的教育背景、工作经验外，还需考虑其兴趣爱好、个性特征以及年龄、性别的搭配，确保团队队员优势互补、人尽其才。在项目成立时，应向项目组成员宣传项目目标，并为他们描绘未来的美好前景及项目成功所能带来的效益，公布项目的工作范围、质量标准、预算和进度计划的标准和限制，使每个成员对项目目标有全面深入的了解，建立起共同的愿景。同时明确每个项目团队成员的角色、主要任务和要求，帮助他们更好地理解所承担的任务与项目团队成员共同讨论项目团队的组成、工作方式、管理方式、一些方针政策，以便取得一致意见，保证今后工作的顺利开展。在项目磨合阶段，也是团队内激烈冲突的阶段，需要创造一个理解和支持的环境，允许成员表达不满或他们所关注的问题，依靠团队成员共同解决问题，共同决策。项目团队的工作效率依赖于团队的士气和合作共事的关系，依赖于成员的专业知识和掌握的技术，依赖于团队的业务目标和交付成果，依赖于依靠团队解决问题和制定决策的程度。高效项目团队必定能在领导、创新、质量、成本、服务、生产等方面取得竞争优势，必定能以最佳的资源组合和最低的投入取得最大的产出。 4.有效沟通与执行力 要分析决策干系人各自需求和影响，不同决策人的需求往往是不一致的，甚至是矛盾的。在项目实施过程中，最重要的就是沟通，沟通，再沟通。项目中的沟通以多种形式存在，包括面对面交流、电话、Email、汇报、会议、即时通讯工具等。针对不同的阶段、不同的人可以采用不同的方式。如何保证沟通后就能够达到目标了？这就需要对沟通进行管理，必须制定关于沟通的管理计划。具体来说，一份沟通管理计划应该包括项目组与客户方的组织架构图、项目组允许的沟通方式、沟通频率，冲突解决方案，也就是说这份计划要解决Who？How？When？What？这四个问题。另外在沟通管理中要知道如何预测冲突、如何识别冲突、如何化解冲突的方案，同时也要制定冲突爆发后的解决预案。 执行力，就个人而言，就是把想干的事干成功的能力；对于项目而言，则是将项目管理目标一步步落实到位的能力。当项目的范围或计划已经确定时，执行力就变得最为关键。制度制定后，鼓励执行又显得越来越重要了，纪律严明有利于提高执行力。营造安全执行的氛围可以从改革项目会议入手。在项目会议中，可以强化项目计划的评审，计划与实际结果的偏差分析，改进措施的制定等，这样以业绩、数据和事实说话的方式，有利于项目绩效的改进，又避免由于利益挂钩而引起的责任推诿。跟进的本质就是加强过程管理，你既然布置了工作任务，就一定得有结果，员工下属作了月工作计划、周工作计划，就得执行，坚持追踪跟进执行力自然就能提高和保证。 5.项目文化与共识力 项目经理要为个人和团队设定明确而有感召力的目标，阐明实现项目目标的衡量标准，让每个成员明确理解他的工作职责、角色、应完成的工作及其质量标准。设立实施项目的行为规范及共同遵守的价值观，引导团队行为，鼓励与支持参与，接受不同的见解，珍视和理解差异，进行开放性的沟通并积极地倾听，充分授权，民主决策。营造以信任为基础的工作环境，尊重与关怀团队成员，同时强化个人服从组织、少数服从多数的团队精神。根据队员的不同发展阶段实施情境领导，正确地运用指导、教练、支持与授权四种领导形态，鼓励队员积极主动地分担项目经理的责任，创造性地完成任务以争取项目的成功。 三、结束语 项目管理的成败，很多时候取决于一些看不见的软因素。即使硬件如何优异，也离不开人的影响，项目管理更是如此。在项目管理中凸显的团队作风，以及对不同领域文化的开放包容，通过提炼、升华，形成新鲜的文化血液。从实践的角度出发，提升项目软实力，必须在加强项目理念引导灌输的基础上，更加注重项目理念与管理实践的融合。把项目理念、使命、愿景，转化为项目成员共同的思想准则、价值取向、共同理想和行为规范，体现在员工的精神风貌、意志品格、工作作风和工作绩效上，使每一