第6章工程项目范围管理.ppt

第6章工程项目范围管理 主要内容项目范围管理的概念工程项目范围的确定工程项目的结构分解工程项目系统界面分析工程项目的范围描述 做过项目的人可能都会有这样的经历 一个项目做了很久 感觉总是做不完 就像一个 无底洞 用户总是有新的需求要项目开发方来做 就像用户在 漫天要价 而开发方在 就地还钱 实际上 这里涉及到一个 范围管理 的概念 项目中哪些该做 做到什么程度 哪些不该做 都是由 范围管理 来决定的 那么 到底什么是 范围管理 本章将揭开这个谜底 6 1工程项目范围管理概述 工程项目范围的概念工程项目本身是一个系统 系统应该是有边界的 工程项目范围是指工程项目各过程的活动总和 或指组织为了成功完成工程项目并实现工程项目各项目标所必须完成的各项活动 所谓 必须 完成的各项活动 是指不完成这些活动工程项目就无法完成 所谓 全部 活动 是指工程项目的范围包括完成该工程项目要进行的所有活动 不可缺少或遗漏 产品范围与项目范围 产品范围 product scope 即一个产品或一项服务应该包含哪些特征和功能 项目范围 project scope 即为了交付具有所指特征和功能的产品所必须要做的工作 简单地说 项目就是做什么 如何做 才能交付该产品 通常产品范围的定义就是对产品要求的度量 而项目范围的定义落实在一系列要做的工作上 两种范围定义立足不同的角度 结合起来的结果即是经过项目的工作 最终交付一个或一系列满足特定要求的产品和服务 项目范围的含义1 项目范围管理概念的5个过程 P93 2 确定项目范围对项目管理的作用提高费用 时间和资源估算的准确性 确定进度测量和控制的基准 有助于清楚地分派责任 工程项目的启动1 工程项目启动的含义工程项目的启动包括两层含义 一是识别并启动一个新的工程项目 二是一个既存的工程项目的一个阶段完成后 确定是否进入下一个阶段 即阶段启动 工程项目必须经过论证才能正式启动 决不能采取非正式启动 项目的组成单项工程 独立发挥作用 单位工程 独立设计 不独立发挥作用 分部工程 按部位 专业性质 设备种类划分 分项工程 按工种 材料 工艺划分 以学校为例 单项工程包括教学楼 实验楼 图书馆 体育馆等 单位工程包括土建 照明 给排水等 分部工程包括基础 主体结构 屋面 装修等 分项工程包括模板 钢筋 混凝土等 项目范围管理的内容 项目管理知识体系指南 第3版 将项目范围管理的内容描述如下 范围规划 制定项目范围管理计划 记载如何确定 核实与控制项目范围 以及如何制定与定义工作分解结构 WBS 范围定义 制定详细的项目范围说明书 作为将来项目决策的根据 制作工作分解结构 将项目大的可交付成果与项目工作划分为较小和更易管理的组成部分 范围核实 正式验收已经完成的项目可交付成果 范围控制 控制项目范围的变更 项目管理九大知识领域概貌图 6 2工程项目范围的确定 范围定义就是把项目的主要可交付成果划分为较小的 更易管理的单元 项目范围的定义要以其组成的所有产品的范围定义为基础 这也是一个由一般到具体 层层深入的过程 工程项目范围的确定及定义 确定工程项目范围 其结果需要编写正式的项目范围说明书 包括详细的辅助内容以及范围管理计划 工程项目范围说明书是项目组织与项目业主 客户 之间对项目的工作内容达成共识的基础 用来对项目范围达成共同的理解 并确认这样的理解 并以此作为将来项目管理的基础 项目范围管理计划描述如何管理项目的范围 项目经理应当与项目的主要利益相关者共同编制项目范围说明书 客户应当在范围说明书上签字 以表示对项目范围的同意与认可 工程项目范围说明书的内容 项目范围说明书是一个要发布的文件 范围说明书应该包括以下3个方面的内容 1 项目的合理性说明 解释为什么要进行这一项目 2 项目目标 确定项目成功所必须满足的某些数量标准 3 项目可交付成果 一份主要的 具有归纳性层次的产品清单 这些产品完全 满意的交付标志着项目的完成 具体格式见下表 项目范围说明书的作用 形成项目的基本框架 使项目干系人能系统地分析项目的关键问题及项目形成中的相互作用要素 能就项目的基本内容和结构达成一致 产生项目有关文件格式的注释 用来指导项目有关文件的产生 形成项目结果核对清单 作为项目评估的一个工具 在项目终止以后或项目最终报告完成以前使用 以此作为评价项目成败的依据 可以作为项目整个寿命周期中监督和评价项目实施情况的背景文件 作为有关项目计划的基础 项目范围定义的内容项目范围的定义主要从项目需求的识别和项目需求的表达两个方面来阐述 1 项目需求的识别项目范围的定义来源于项目的需求 不能全面 正确地理解一个需求和其内在含义 或者不能正确地阐述表达它 项目管理必将迷失方向 就像那艘无舵的航船 把项目需求从开始的不确定 到逐步进化出一个清晰的框架 直至最终获得正确的理解 是项目管理一个至关重要的环节 2 项目需求的表达 1 让提出需求的人把他们的感觉尽可能清楚地表达出来 2 针对需求的真实性 可行性 重要性和影响向客户提出问题 以从不同的角度理解需求 3 从技术和方法的角度对项目作一些必要的研究 更好地处理需求 4 根据以上三步得出的结论 尽可能清楚地描述项目需求 5 客户尽最大努力确认项目管理人员的需求认识是否反映了项目真实需求 根据客户意见作适当修改 项目范围定义的依据项目范围定义要进一步以项目许可证 项目组织过程资产 项目制约因素及假设前提为依据 同时充分运用在项目范围规划中所形成的项目范围说明书和项目范围管理计划 除此之外 还应依据以下几个方面的内容 1 其他计划成果2 历史资料3 批准的变更请求 范围定义的工具和技术1 工作分解结构样板2 分解 1 识别项目的主要组成部分 2 确定每一组成部分是否分解的足够详细 以便可以对它进行费用和时间的估算 3 确定可交付成果的构成要素 4 核对分解是否正确 范围定义的结果项目范围定义主要形成以下成果 1 范围基准2 请求的变更3 项目范围管理计划更新 施工图设计工作描述表 6 3工程项目的结构分解WBS 工作分解结构是一个以产品或服务为中心的项目组成部分的 家族树 规定了项目的全部范围 项目的工作分解以项目的范围说明书为直接前提 依据 在明确的项目范围基础上进行项目分解 确定实现项目目标所必须做的各项工作 确定各项工作的内在结构或实施过程的顺序并以一定的形式将其表达出来 这就是工作分解结构图 工程项目工作分解结构的概念工作分解结构 workbreakdownstructure 简称WBS 是归纳和定义整个项目范围的一种最常用的方法 是项目计划开发的第一步 指把工作对象 工程项目 其管理过程和其他过程 作为一个系统 把它按一定的目的分解为相互独立 相互制约和相互联系的活动 或过程 它是项目团队在项目期间要完成或生产出的最终细目的等级树 所有这些细目的完成或产出构成了整个项目的工作范围 工程项目结构分解的结果 1 工程项目结构图 树型图又称组织结构图形式 其特点是层次分明 非常直观 但不容易修改也比较难展示项目的全貌 因为一修改层次就不清楚了 而超过五个层次的工程项目不适宜用一张纸画完 2 项目结构分析表 见下页表 工作分解结构图一旦完成以后 这时就有必要将它与有关组织机构图加以对照 用工作分解结构来在有关组织机构当中分配任务和落实责任 这就构成了责任图 或者称为责任矩阵 责任图将所分解的工作落实到有关部门和个人 是以表格的形式表示完成工作分解结构中的单元的个人责任的方法 3 项目结构分解说明书WBS的结果就是项目的工作范围文件 如果项目任务的完成是一份合同 则WBS的结果就是合同工作范围文件 项目结构分析表 局部 符号表示 负责 扶助 口 通话 WBS编码设计 工作分解结构中的每一项工作单元都要编上号码 用来惟一确定每一个单元 这些号码的全体叫做编码系统 编码系统同项目工作分解结构本身一样重要 在项目规划和以后的各个阶段 项目各基本单元的查找 变更 费用计算 时间安排 资源安排 质量要求等各个方面都要参照这个编码系统 若编码系统不完整或编排的不合适 会引起很多麻烦 利用编码技术对WBS进行信息交换 可以简化WBS的信息交换过程 工作结构分解图采用 父码 子码 的方法编制 要点如下 1 WBS编码是由五位数字组成 编码的每一位数字 由左到右表示不同的级别 2 在WBS编码中 任何等级的工作单元 是其余全部次一级工作单元的总和 3 在制定WBS编码时 责任与预算也可以用同一编码数字制定出来 4 编码设计对于作为项目控制系统应用手段的WBS来说是个关键 5 在编码设计时 如果在一个既定层次上 应该尽量将同一代码用于类似信息 这样可以使编码更容易被理解 6 工作分解结构图一旦确定下来以后 除非特殊情况 应当不能随便加以改动 工程项目工作分解结构的作用 1 保证项目结构的系统性和完整性 2 通过结构分解 使项目的形象透明 使人们对项目一目了然 使项目的概况和组成明确 清晰 3 用于建立目标保证体系 4 项目结构分解是进行目标分解 建立项目组织 落实组织责任的依据 5 项目结构分解是进行工程项目网络计划技术分析的基础 其各个项目单元是工程项目实施进度 成本 质量等控制的基础 6 项目结构分解中的各个项目单元是工程项目报告系统的对象 是项目信息的载体 工作结构分解的层次 工程项目的结构分解是一个树型结构 以实现项目最终成果所需进行的工作为分解对象 依次逐级分解 形成愈来意详细的若干级别 层次 类别 并以编码标识的若干大小不同的项目单元 WBS结构应能使项目实施过程中便于进行费用和各种信息数据的汇总 WBS还考虑诸如进度 合同以及技术作业参数等其他方面所需的结构化数据 WBS最常见的形式是五 六 级别 层次 的关联结构 如下图所示 层次层级分解描述1整个项目管理层2主要可交付成果3可交付子成果技术层4最底层的可交付子成果5可识别的工作活动 工作结构分解的表现形式 WBS是将项目工作分解为越来越小的 更容易管理和控制的单元系统 下图是一个简化的分为五层的WBS 针对的是一个单位工程 将其从上到下分解 按照其实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图 WBS即WorksBreakdownStructure工作分解结构 工程项目的结构分解 得出树型结构图 项目 子项目 任务 项目单元 子结构图 项目结构图 项目结果分析表 第一层表现了总的项目目标 即完成项目包含的工作的总和 对高层管理人员有用 第二 三层适合中层管理人员 第四 五层则针对一线管理人员 第二层是项目的主要可交付成果 但不是全部成果 主要成果应该包括可交付物及里程碑 第三 四层是可交付子成果 WBS的最低一层被称为工作包 工作包是短时间的任务 是项目的最小可控单元 在这一层次上 应能够满足用户对交流和监控的需要 这是项目经理 工程和建设人员管理项目所要求的最低层次 每个工作包都是一个控制点 工作包应具有以下特点 与上一层次相应单元关联 与同组其他工作包关系明确的独立单元 责任能够落实到具体单位或个人 充分考虑项目的组织机构 可确定工期 时间跨度最短 能够确定实际预算 人员和资源需求 6 4工程项目系统界面分析 项目是一个有机整体 系统的功能常常是通过系统单元之间的相互作用 相互联系 相互影响实现的 各类项目单元之间存在着复杂的关系 即它们之间存在着界面 系统单元之间界面的划分和联系分析是项目系统分析的内容 工程项目的界面主要包括 目标系统界面 技术系统界面 行为系统界面 组织系统界面 系统与环境之间的界面 项目系统界面的定义文件 项目系统界面的定义文件应能综合地表达界面信息 包括 界面的位置 组织责任的划分 技术界限 界面上工作的界限和归宿 工期界限 活动关系 资源 信息 时间安排 成本界限等 在项目结构分解时 应着重注意界面 划清其界限 在项目施工过程中 通过图纸 规范 计划等进一步详细描述界面 目标 设计 实施方案 组织责任的任何变更 都可能影响上述界面的变更 故界面文件必须随工程变更而变更 界面说明 表 6 5工程项目的系统描述 工程项目的系统描述文件可以分为以下几个层次 1 项目系统目标文件 2 项目的工程系统设计文件 1 规划设计文件 2 各栋建筑的策划文件 3 功能面或空间的要求说明 4 要素设计说明 3 实施方案和计划文件 4 工作包说明 常见的工作包说明表的格式 功能面说明表 要素设计说明 工作包说明表 项目系统描述体系各层次关系示意图 项目系统描述体系的管理 1 对项目系统状态描述体系进行标识 2 在系统描述文件确定后 对项目系统状况的任何变更应进行严格控制 以确保工程项目变更不损害系统目标 性能 费用和进度 不造成混乱 3 在项目过程中可以利用项目系统描述文件对设计 计划和施工过程进行经常性的检查和跟踪 4 在工程竣工交付前 应以项目系统描述体系对项目的实施过程和最终工程状况进行全面审核 其目的是验证项目的目标是否全面完成 技术系统状态项目是否符合规范和合同要求 并将这项工作成果带入工程的使用阶段 工程项目管理规划案例 工程施工项目管理规划流程工程名称 教学大楼大楼位于 大学校区内 地下2层 地上20层 建筑高度90m 局部高110m 主要设置教学 阅览 试验等功能 是校区内最重要的教学建筑 主楼功能组成复杂 建筑规模较大 并且拥有现代化的设备监控教学系统 将成为该校区乃至当地的标志性建筑物 该工程的土建施工由 施工企业总承包 在招标文件中 业主要求土建总