人力资源知识_组织结构设计与工作分析

第四章组织结构设计与工作分析 主讲教师程潇cxchengxiao第四章组织结构设计与工作分析 第一节企业组织的概述第二节组织结构设计第三节工作分析第四节工作说明书的编写补充 工作设计 工作分析 第一节企业组织的概述 一 企业组织 organization 的含义 组织 的含义有广义和狭义之分 广义 组织不仅是指一种实体 而且是一种活动 狭义 由信息网络联系起来 在其内部进行规范的权利设置和明确的分工协作 并为实现某种特定目标而建立起来的实体 可以从以下四个方面来理解组织的内涵 第一 组织是一个社会实体 第二 组织具有确定的目标 第三 组织具有精心设计的结果和协调作用 第四 组织与外部环境紧密联系 工作分析 什么是企业组织呢 企业组织 为了实现企业的战略目标 以企业的价值链和主导业务流程为基础 通过职能分解 建立各个部门的协调关系 使承担各种责 权角色的人员有机结合起来的团体 工作分析 二 组织结构的基本类型组织结构 组织内的全体成员为实现组织目标 通过分工协作 在职务范围 责任 权力等方面所形成的结构体系 包括职能结构 层次结构 部门结构 职权结构等组织结构 一 直线结构 二 职能结构 三 直线 职能结构 四 事业部结构 五 矩阵结构 六 委员会组织 七 网络组织 八 多维立体组织 工作分析 一 直线结构 Linearstructure 小型组织组织的初建阶段组织环境简单 工作分析 二 职能结构 Functionalstructure 这种组织结构多见于医院 高等院校 设计院 图书馆 会计事务所等组织 工作分析 三 直线 职能结构 U formOrganization UnitaryStructure 适用于简单稳定的环境适用于用标准化技术进行常规性大批量生产的场合 目前 我国企业采用最多的就是这种组织结构 工作分析 四 事业部结构 Departmentsystemorganizationalstructure 不适合于规模较小的企业 仅当企业规模比较大 而且其下层单位能够成为一个 完整的企业机构 时才适宜采用这种组织结构 公司董事会 人事 战略 RX事业部 OTC事业部 人事 财务 人事 财务 工作分析 五 矩阵结构 matrixorganization 适用于大型协作项目以开发与实验项目为主的单位 如大型运动会组委会 电影制片厂 应用研究单位等 工作分析 六 委员会组织 Committeestructure 一些经常性的专项管理职能或临时性的突击工作宜组建委员会进行管理 董事长 公共关系委员会 执行委员会 审计检察委员会 顾问委员会 国际管理委员会 总经理 信托委员会 财务委员会 薪酬委员会 职位评价委员会 营销委员会 工作分析 这是什么组织 工作分析 七 网络组织结构 NetworkStructure 适合于那些生产过程中需要大量廉价劳动力的组织 如服装生产企业 需要借助于计算机的手段 获得大量的信息 该组织要与其他组织保持直接的 经常的相互联系与交流 这样 才能使网络结构组织得以运行 工作分析 工作分析 八 多维立体型组织结构 Multidimensionalstructure 这种组织结构形式适用于跨国公司或规模巨大的跨地区公司 工作分析 组织结构变化的动力 专业化 分工 部门化 功能 产品类型 地域 客户 命令链 控制跨度 集权和分权 正规化 工作分析 湖北九州通集团的组织结构 工作分析 三 企业组织发展的趋势 一 扁平化 二 小型化 三 弹性化 四 虚拟化 组织结构要适时而变 保持一定的稳定性 工作分析 第二节组织结构设计 组织结构设计 Organizationaldesign 不仅仅是描绘一张正式的企业组织结构图表 或根据企业的人员配备和职能管理需要增设或减少几个职能部门 目的 帮助企业围绕其核心业务建立起强有力的组织管理体系 这种组织管理体系是企业核心能力的一个重要组成部分 工作分析 一 组织结构设计的内涵 控制与协调责权利 沟通信息传播渠道 建立组织文化 广义的组织结构设计 组织再造 工作分析 二 组织结构设计的内容 职权和集分权设计 框架设计 职能设计 基本职能设计 关键职能设计 职能分解 管理层次划分 部门划分 工作分析 三 组织结构设计的一般步骤 一 确定企业的主导业务流程 工作分析 二 确定企业的管理层次与管理幅度 工作分析 三 从主导业务流程上划分企业的各种职能管理部门 产品研发 原材料采购 售后服务 仓储保管 产品制造 销售 工作分析 四 企业辅助职能部门的设置 五 从管理流程上确定各部门之间的协作关系 六 制定企业 组织手册 某企业的组织手册1 企业的组织结构图 2 企业的主导业务流程图 3 企业各部门和各下属单位的职位设置表 4 企业各部门和各下属单位的职能分解表 5 重要的组织管理原则 工作分析 七 以操作的顺畅性和客户满意度来验证组织结构设计的正确性企业内部 主要是检查操作的顺畅性 可以通过高 中 基层干部的满意度来评价企业外部 主要是坚持客户的满意度 可以通过对客户的访问或电话征询客户来获得 工作分析 组织结构设计与工作分析 职能设计框架设计集权分权设计 职务 工作 任务 职位 职权 职责 工作要素 职业 工作族 任职要求 工作分析 案例 HR经理的迷惑公司是一家大型制药上市企业 该公司在1997年高薪招聘80名本科以上技术型人才 其中包括20名硕士 8名博士 招聘时A公司人力资源部承诺为他们提供良好的工作环境 优越的工作条件和具有挑战性的薪水 然而工作不到一年 各类问题接踵而至 有的人抱怨专业不对口 技术优势无法发挥 有的人认为自己的才能远远超过岗位工作要求 有的人反映工作条件并不能满足岗位工作的需要 而其它条件资源却没有被充分利用 更有甚者 在一次偶然的技术事故中 当事人以岗位说明书未注明工作风险的可能性为由 推脱责任 不满情绪和换岗要求高的HR经理非常迷惑 而且有几位非常优秀的员工已经离开公司 HR经理不明白我们有好的工作环境 工作条件和具有挑战性的薪水 为什么并不能促使员工安心高效工作呢 工作分析 第三节工作分析 一 工作分析的基本含义工作分析 亦称为职务分析 它是通过观察和研究 确定关于某种特定职务的性质的一种程序 工作分析的实质就是研究某项工作所包括的内容及工作人员必需的技术 知识 能力与责任 并区别与其他工作的差异 亦即对某一职位工作的内容及有关因素做全面 系统 有组织的描写或记载 工作分析公式 TheJobAnalysisFormula 6W1H 即 用谁 Who 在何时 When 和何地 where 做什么 what 以及如何做 How 为什么做 why 和为谁做 Forwhom 工作分析 相关概念 工作要素 正确书写 任务 设计调查问卷 职责 工资调查 职位 岗位 和员工数相符 职务 工作 人力资源专员 职业 人力资源管理 职系 人力资源管理人员职系 职组职门 管理部门 职级职等 工作分析 工作分析的系统模型 也称为工作要求 工作分析 工作分析的内容工作分析主要包括两方面的内容 1 工作描述2 工作规范 工作要求 工作分析 1 工作描述工作描述就是确定工作的具体特征 1 工作名称 在进行工作描述时应有其特定的名称 便于记载活动及收集资料 2 工作活动和程序 包括所要完成的工作任务 工作职责 完成工作所需要的资料 机器设备与材料 工作流程 工作中与其他工作人员的正式联系以及上下联系 3 工作条件和物理环境 包括正常的温度 适当的光照度 通风设备 安全措施 建筑条件 甚至工作的地理位置 4 社会环境 包括工作团体的情况 社会心理气氛 同事的特征及相互关系 各部门之间的关系等 此外 应该说明企业组织内以及附近的文化和生活设施 5 职业条件 由于人们常常根据职业条件来判断和解释职务描述中的其他内容 因而这部分内容特别重要 职业条件说明了工作的各方面特点 工资报酬 奖金制度 工作时间 工作季节性 晋级机会 进修和提高的机会 该工作在本组织的地位以及与其他工作的关系 等等 工作分析 2 工作要求工作要求的主要内容包括 有关的工作程序和技术的要求 工作技能 独立判断与思考能力 记忆力 注意力 知觉能力 警觉性 操作能力 速度 难确性和协调等 工作态度和各种特殊能力要求 职务要求还包括文化程度 工作经验 生活经历和健康状况等 工作分析 二 工作分析的目的和作用 一 工作分析的目的 工作分析 二 工作分析的作用选拔和任用合格的人员制定有效的人力资源预测和人力资源规划设计积极的人员培训和开发方案提供考核 晋升的标准提高工作和生产效率建立先进 合理的工作定额和报酬制度加强职业咨询和职业指导 工作分析 三 工作分析的程序主要分成四个阶段 准备阶段 调查阶段 分析阶段和总结完成阶段 1 准备阶段 1 确定工作分析的目的和用途 2 成立工作分析小组 3 对工作分析人员进行培训 4 做好其他必要的准备 工作分析小组 组长 赵 常务副总 副组长 曾 HR经理 成员 吴 HR专员 钱 HR薪酬专员 工作分析 2 调查阶段 1 制定工作分析的时间计划进度表 以保证这项工作能够按部就班地进行 2 根据工作分析的目的 选择搜集工作内容及相关信息的方法 3 搜集工作的背景资料 这些资料包括公司的组织结构图 工作流程图以及国家的职位分类标准 如果可能的话 还应当找来以前保留的工作分析资料 4 搜集职位的相关信息 一般来说 工作分析中需要搜集的信息主要有以下几类 工作活动 工作中人的活动 在工作中所使用的机器 工具 设备以及工作辅助用品 工作绩效有关的信息 工作的背景条件 工作对人的要求等 抽取样本 行政部文员何 销售部经理刘 企划部公关经理黄 工作分析 3 分析阶段 1 整理资料 2 审查资料 3 分析资料 在分析的过程中 一般要遵循以下几项基本原则 对工作活动是分析而不是罗列 针对的是职位而不是人 分析要以当前的工作为依据 行政部文员何 问卷 观察 参与销售部经理刘 问卷 面谈企划部公关经理黄 问卷 面谈 职务表演 工作分析 4 完成总结阶段 1 编写工作说明书 2 对整个工作分析过程进行总结 找出其中的成功经验和问题 3 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面 真正发挥工作分析的作用 需要强调的是 作为人力资源管理的一项活动 工作分析是一个连续不断的动态过程 企业决不能有一劳永逸的思想 不能认为做过一次工作分析以后就可以不用再做了 而应当根据企业的发展变化随时进行这项工作 要使工作说明书能及时地反映职位的变化情况 工作分析 四 工作分析的方法 一 访谈法这种方法是指与工作的承担者面谈收集信息的一种方法 个别访谈法和集体访谈法优点在于能够简单 迅速地收集工作分析资料 适用性强 缺点是被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度 容易引起工作分析资料的失真和扭曲 二 问卷法问卷法是通过将问题制作成问卷发给员工 让他们当场或在一定时间内填写的方式来搜集信息的方法 优点是能够迅速得到进行工作分析所需的资料 速度快 节省时间和人力 实施费用低 调查的样本量可以很大 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点是设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 工作分析 三 观察法由工作分析人员直接观察所需分析的工作 抽取样本 记录某一时期该职位工作的内容 形式 过程和办法 并在此基础上进行分析的方法 包括 直接观察 阶段观察 工作表演优点是工作分析人员能够比较全面 深入地了解工作的要求和内容 缺点是通常只适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成而且重复性较大 重复期较短的工作 四 工作日记法工作日记法就是由职位的任职者本人按照时间顺序记录工作过程 然后经过归纳提炼取得所需资料的一种方法 优点在于搜集的信息比较全面 一般不容易遗漏 缺点是使用范围较小 同时 信息整理量大 归纳工作烦琐 工作分析 五 实践法岗位分析人员直接参与某一岗位的工作 是适合短期内可掌握的工作 六 关键事件法关键事件法是通过一定的表格 专门记录工作者工作过程中那些特别有效或特别无效的行为 依此作为将来确定任职资格的一种依据 记录的内容大致如下 导致事件发生的原因 有效和无效行为的特征现象 行为的后果 工作者可以控制的范围及努力程度的评估 工作分析 主要方法优缺点 工作分析 案例 某物流企业的岗位说明 物流部发货员 问卷调查法 观察法 面谈法 实践法 关键事件法 工作日志法行政部文员 观察法 面谈法 问卷调查法 实践法 关键事件法 工作日志法市场部销售经理 面谈法 关键事件法 工作日志法 问卷调查法 企业总经理 工作分析 案例 某医院的工作说明 K医院是一家连锁民营医院 现有岗位根据其工作特性可以划分为行政后勤岗位和医疗护理岗位 行政后勤岗位主要是从事管理和行政等为医疗护理人员提供后勤服务的岗位 医疗护理岗位就是主任医生 医生 护士长 护士等工作岗位 他们是医院收益的直接创造者 现需要制定关键岗位的工作说明书 如何获取岗位信息 工作分析 对行政后勤岗位 直接通过访谈来了解情况 对医疗护理岗位 则先设计了相关问卷 让相应人员自己列举日常工作的内容 责任 权力和工作条件要求 整理完这些资料 在初步认识对这些岗位的基础上 再有针对性地做了访谈 并根据相同医院的情况做了信息补充 这样一来 就比较全面的掌握进行岗位描述所需的资料 工作分析 连锁医院医生工作说明书 工作分析 工作分析 工作分析 第四节工作说明书的编写 工作说明书 jobdescription 亦称工作描述或职位说明书 是工作分析 Jobanalysis 的结果之一 从工作分析中可以得到职位拥有者的信息 如报告关系 工作总目的 主要责任 权力 义务 任务 工作环境和工作条件等 而工作说明书则是以书面叙述的方式来说明工作时需要从事的活动 以及工作中所使用的设备和工作条件的信息 并且说明承担这次工作的员工所必须具有的特定技能 工作知识 能力以及其他身体和个人特征的最低要求 工作分析 一 工作说明书编制的准则 一 逻辑性 二 准确性 三 实用性 四 完整性 五 统一性 工作分析 二 工作说明书的作用 一 为招聘 录用员工提供依据1 确定岗位的任职条件2 工作说明书将作为签订劳动合同的附件3 作为入职培训的教材 二 对员工进行目标管理1 工作说明书是给员工下达目标的凭证2 依据工作说明书可清晰设计目标 三 是绩效考核的基本依据1 工作说明书确定了岗位职责2 工作说明书确定了职责范围3 工作说明书确定了考核内容 工作分析 四 为企业制定薪酬政策提供依据直接决定薪酬的是岗位评价 所以工作说明书所提供的依据评价是间接的 支撑性资料 五 员工教育与培训的依据 案例 某公司在招聘一名销售主管的时候 发现一名应聘者销售经验非常丰富 但是他的学历达不到招聘的要求 负责招聘的人力资源部经理觉得非常可惜 破例将他录用 本来是用他当销售部经理的 但由于其任职条件欠缺 所以先让他担任销售部副经理 在接下来一段时间 针对其学历不高的特点 将他送去大学进修 弥补学历上的不足 这样 经过一段时间的考察 等他自身素质有了提高 符合职位要求时 将他提升为销售部经理 工作分析 六 为员工晋升与开发提供依据 案例 某岗位要求大学本科以上学历 但是应聘者是名硕士 那么根据条件他是适合这个岗位的 因为在工作说明书里规定本科以上即可 但是他本身有一个潜力 就是因为他上过研究生 他除了本专业以外 还学过MBA 又懂得企业管理 那么这个人将来就作为晋升预备队伍中的一员 这名员工可以在很短的时间内 经过半年或者一年的考验 晋升为部门经理 这就为他的晋升提供了一个很大的空间 工作分析 四 工作说明书的格式和内容1 基本资料工作名称 直接上级 所属部门 工资等级 职位编码 编写日期2 工作描述工作概要 设置职位目的 工作职责 动词 名词宾语 进一步描述任务词语 工作关系 沟通对象 工作权限工作结果 量化 工作绩效 标准 组织并审核本部门各种公文 报告 产品物流部总经理沟通 主管领导 人力资源部 企划部 运营部 外部沟通 相关客户 相关政府 工作分析 3 任职资格说明与绩效有因果关系 学历 培训 年限经验 个性 体能4 工作环境工作场所 工作环境危险性说明 职业病 工作分析 工作说明书中的常用动词1 针对计划 制度 方案和文件编制 制定 拟定 审定 审核 转呈 提交 呈报 备案2 针对信息 资料调查 研究 收集 分析 汇报 发布 维护3 关于某项工作主持 指导 安排 协调 指示 监督4 其它 工作分析 一份完整的工作说明书由基本资料 工作描述 任职资格说明三个部分构成 工作分析 工作分析 工作分析 练习 撰写一份 班长的工作说明书 工作分析 补充内容 工作设计 工作设计 jobdesign 是指为了有效地达到组织目标与满足个人需要而进行的工作内容 工作职能和工作关系的设计 提高员工积极性和责任感 74 6 的人职倦怠业 现在的年轻人似乎更容易出现职业倦怠 中国人力资源开发网的调查显示 近50 的工作倦怠者参加工作未满4年 工作分析 工作内容的设计是工作设计的重点 1 工作的广度 过于单一 枯燥和厌烦 尽量使工作多样 保持工作的兴趣 2 工作的深度 有从易到难的一定层次 对员工工作的技能提出不同程度的要求 从而增加工作的挑战性 激发员工的创造力和克服困难的能力 3 工作的完整性 保证工作的完整性能使员工有成就感 即使是流水作业中的一个简单程序 也要是全过程 让员工见到自己的工作成果 感受到自己工作的意义 4 工作的自主性 适当的自主权力能增加员工的工作责任感 使员工感到自己受到了信任和重视 认识到自己工作的重要 使员工工作的责任心增强 工作的热情提高 自主性能减轻员工压力5 工作的反馈性 工作的反馈包括两方面的信息 一是同事及上级对自己工作意见的反馈 如对自己工作能力 工作态度的评价等 二是工作本身的反馈 如工作的质量 数量 效率等 工作反馈信息使员工对自己的工作效果有个全面的认识 能正确引导和激励员工 有利于工作的精益求精 工作分析 高 低 低 高 工作要求与员工控制理论Karasek 1979 员工对工作的控制程度 低工作对员工的要求程度高 工作对员工的要求 工作的复杂性 对智商的要求 对情商的要求 对领导力的要求 对体力的要求 对速度 负荷 技能的要求员工对工作的控制 员工是否参与和工作本身有关的管理决策 可否自行决定工作的进度 程序与方法 高 低 工作分析 工作职责设计 1 工作责任 工作责任设计就是员工在工作中应