采购管理操作手册.doc

M05K3 销售管理操作手册1 M05K3 采购管理操作手册 文档作者 创建日期 1 月 4 日 2008 年 控制编码 PHOTOP PUR MD070 01 文档版本 1 0 审核 拷贝数 M05K3 销售管理操作手册2 目录目录 1 文档控制文档控制 4 1 1 更改记录 4 1 2 审阅 4 1 3 分发人员 4 2 K3 采购管理的有关概念采购管理的有关概念 5 2 1 基本功能 5 2 1 1 采购模块主要功能和应用 5 3 采购模块的总体流程采购模块的总体流程 6 4 采购申请处理流程采购申请处理流程 7 4 1 手工录入生成采购申请单 7 4 1 1 概述 7 4 1 2 要点 7 4 1 3 手工录入采购申请单的流程图 8 4 1 4 具体操作步骤 9 5 采购订单处理流程采购订单处理流程 12 5 1 通过关联采购申请单生成采购订单 12 5 1 1 概述 12 5 1 2 要点 12 5 1 3 通过关联采购申请单生成采购订单流程图 13 5 1 4 具体操作步骤 14 6 采购收货处理流程采购收货处理流程 17 6 1 通过关联采购订单生成收料通知单 17 6 1 1 概述 17 6 1 2 要点 17 6 1 3 通过关联采购订单生成收货通知单的流程图 18 6 1 4 具体操作步骤 20 7 采购退货处理流程采购退货处理流程 23 7 1 通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单 23 7 1 1 概述 23 7 1 2 要点 23 7 1 3 通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单的流程图 24 7 1 4 具体操作步骤 25 8 采购结算处理流程采购结算处理流程 28 8 1 通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票 28 8 1 1 概述 28 8 1 2 要点 28 8 1 3 通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发票的流程图 29 M05K3 销售管理操作手册3 8 1 4 具体操作步骤 30 M05K3 销售管理操作手册4 1 文档控制文档控制 1 1 更改记录更改记录 1 2 审阅审阅 1 3 分发人员分发人员 日期日期作者作者版本版本更改参考更改参考 姓名姓名职位职位 编码编码 姓名姓名地点或位置地点或位置 M05K3 销售管理操作手册5 2 K3 采购管理的有关概念采购管理的有关概念 采购管理 是物料在企业内流动的起点 是从计划 销售等系统和本系统获得购货需 求信息 与供应商和供货机构签订订单 采购货物 传递给需求系统 采购管理的基本内容包括 采购申请处理 采购订单处理 采购收货处理 采购退货 处理 采购结算处理 此外还包括供应商供应信息管理 物料对应管理等内容 采购管理模块作为 K3 工业供需链系统中一个重要部分 其在 K3 工业供需链系统的整 体结构中的位置如下 图 1 1 所示 图 1 1 2 1 基本功能基本功能 2 1 1 2 1 1 采购模块主要功能和应用 采购模块主要功能和应用 1 采购管理系统实现业务单据的处理 供应商管理 价格及供货信息管理 订单管理 物料对应 管理 质量检验管理等功能综合运用 对采购全过程进行有效控制和跟踪 实现完善的企业物 资供应信息管理 2 系统与工业供需链其他子系统 应付款管理系统等其他系统结合运用 提供发票管理 合同管 理 库存管理 虚仓管理 批次管理 保质期管理 集团分销中的分支机构购货管理 购货成 本核算 进货赠品管理等等 与其他系统紧密配合 促进金蝶 K 3 的整体功能水平的提高和逐 步提升软件扩展态势的合理化 3 采购管理系统具有工业供需链的大部分公用的优秀功能 包括业务流程自定义 常用计量单位 管理 多级审核设置 下推式单据关联 业务资料全面连查 单据复制功能等等 为企业提供 更完整 全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息 4 设计系统业务流程的自定义功能和作为工作流基础的多级审核管理 使金蝶 K 3 系统完成自定 义基础资料 自定义业务数据引入引出 自定义单据输入 自定义单据输出 自定义报表 自 定义业务查询 自定义系统流程 自定义工作流的全面用户自定义管理 实现了系统自我发展 的良好品性 M05K3 销售管理操作手册6 3 采购模块的总体流程采购模块的总体流程 M05K3 销售管理操作手册7 4 采购申请处理流程采购申请处理流程 4 1 手工录入生成采购申请单手工录入生成采购申请单 4 1 1 4 1 1 概述概述 采购申请单是采购部门根据计划部门的主生产计划 物料需求计划 库存管理需要 销售订货 或零星需求等实际情况 向上级业务主管或部门提请购货申请 并可批准采购的业务单据 一般情况下 申请部门根据具体需要物料的情况进行采购申请 经上级业务审核后执行 4 1 2 4 1 2 要点要点 1 纳入 K3 系统的所有采购均需录入采购申请单 且统一为二级审核 即申请部门主管 事 业部总经理 原超过二级审核的采购申请 由归口管理部门统一录入采购申请 物料 计 划部 IT 设备 IT 部 其他设备 设备组 2 采购申请单的编号由系统根据 编码规则 中设置的单据的编码自动生成 每增加一张单 据并成功保存 编号的数字部分自动加一 M05K3 销售管理操作手册8 4 1 3 4 1 3 手工录入采购申请单的流程图 手工录入采购申请单的流程图 说明 申请部门录入人员 是指 物料类 计划部录入员 IT 设备 IT 部录入员 其他设备 设备组录入员 开始开始 采购申请部门申请部门录入人 员 具体见说明 1 采购申请单录入 采购申请单由 MRP 自动生成的 采购申请单 采购申请部门申请部门主管 2 采购申请单一级审核 已审核的采购申 请单 结束 事业部总经理事业部总经理 3 采购申请单二级审核 M05K3 销售管理操作手册9 4 1 4 4 1 4 具体操作步骤 具体操作步骤 1 由申请部门录入人员向系统录入采购申请单由申请部门录入人员向系统录入采购申请单 操作 以计划部录入员 操作 以计划部录入员 IT 部录入员 设备组录入员身份进入系统 采购申请部录入员 设备组录入员身份进入系统 采购申请 采购申请采购申请 单单单单 手工录入手工录入 1 双击 采购申请单 手工录入 打开 采购申请单 窗口 图 3 1 图 3 1 2 光标定位在 使用部门 处 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 核算项目 部门 窗口 图 3 2 选择具体申请采购的部门 双击该部门 部门就出现在 使用部门 处 技巧 如果你知道该部门的前级码 你也可以先在 使用部门 处输入该部门的前级码 然后按 F8 系统就会选出所有该前级码下的部门供你选择 图 3 2 3 在备注处可输入你要备注的信息 不是从销售订单关联生成采购申请单的 销售订单号不填 4 把光标定位在 物料代码 栏内 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 核算项目 物 料 窗口 选择要采购的物料 双击该物料 物料的信息就带到采购申请单上了 5 你可以对该物料的建议采购日期 到货日期等进行修改 填写数量 用途等信息 6 最后把光标定位在 申请人 栏内 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 核算项目 职员 窗口 选择本申请单的申请人 双击该申请人 回到采购申请单窗口 图 3 3 M05K3 销售管理操作手册10 图 3 3 7 录入完毕 使用工具条上的 保存 按钮保存录入信息 8 如果用户录入不完整 或者录入非法信息 系统会随时给予提示 用户按照提示进行处理即可 2 申请部门主管审核申请部门主管审核 操作 以申请部门主管身份进入系统 采购申请操作 以申请部门主管身份进入系统 采购申请 采购申请单采购申请单 查询查询 1 双击 采购申请单 查询 打开 条件过滤 窗口 图 3 4 在进入单据序时簿之前 首要步 骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作 这项工作非常重要 是进行单据批量处理和管理控 制的前提条件 只有查询确定的单据 下面的处理工作才会相对通畅和严谨 图 3 4 2 在序时簿的 条件过滤 界面中用户可以设置单据的查询条件 针对关键字排序 表格设置 保 存查询方案等 在条件处 你可以选择字段的关键字 时间 审核标志 作废标致等条件进行过 滤 本步骤审核采购申请单所以时间选择本期 审核标志选择未审核 作废标志选择正常 关闭 标志选择全部 点击确定 进入申请单序时簿 图 3 5 M05K3 销售管理操作手册11 图 3 5 3 选择你要审核的采购申请单 查看该采购申请单详细情况 符合审核要求的 单击工具条上的审 核按钮 弹出审核是否成功提示信息 图 3 6 因为系统设为二级审核 所以当提示审核到第 一级成功后并不会在报价单序时簿该报价单的审核标志字段处打上 Y 的已审核标志 需要进行 事业部总经理的二级最终审核 你也可以双击该申请单打开采购申请单查看 在采购申请单的界 面上点击审核按钮进行审核操作 图 3 6 3 事业部总经理审核事业部总经理审核 操作 以事业部总经理身份进入系统 采购申请操作 以事业部总经理身份进入系统 采购申请 采购申请单采购申请单 查询查询 1 该操作与上面第二点申请部门主管的操作步骤相同 当经过事业部总经理的二级最终审核后才能 在申请单序时簿该采购申请单的审核标志字段处打上 Y 的已审核标志 4 结束结束 M05K3 销售管理操作手册12 5 采购订单处理流程采购订单处理流程 5 1 通过关联采购申请单生成采购订单通过关联采购申请单生成采购订单 5 1 1 5 1 1 概述概述 采购订单是购销双方共同签署的 以确认采购活动的标志 在 K 3 系统中处于采购管理的核心 地位 采购订单的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的 具有经济合法地位的文 件 通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况 是订货业务 工作中非常重要的管理方式 更在于在 K 3 系统中担负的采购核心地位 5 1 2 5 1 2 要点要点 1 用户可选中一张 多张采购申请单或者一张 多张采购申请单中的一条或多条分录进行关 联生成采购订单 2 也可以双击采购订单序时簿上要审核的采购订单打开该采购订单查看 在采购订单的界 面上点击审核按钮进行审核操作 M05K3 销售管理操作手册13 5 1 3 5 1 3 通过关联采购申请单生成采购订单流程图 通过关联采购申请单生成采购订单流程图 采购部业务员 1 关联已审核的采购申请单 采购定单 采购部采购部经理 2 采购定单一级审核 事业部总经理事业部总经理 3 采购定单二级审核 已审核的采购定 单 采购部业务员 4 采购定单跟踪 催收 或手工关闭 结束 开始开始 M05K3 销售管理操作手册14 5 1 4 5 1 4 具体操作步骤 具体操作步骤 1 由采购部业务员根据审核的采购申请单 关联生成采购订单由采购部业务员根据审核的采购申请单 关联生成采购订单 操作 以采购录入员身份进入系统 订单处理操作 以采购录入员身份进入系统 订单处理 采购订单采购订单 录入录入 1 双击 采购订单 录入 打开 采购订单 窗口 图 4 1 图 4 1 2 光标定位在 采购申请单号 处 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 条件过滤 窗 口 根据具体情况选择全部 本期等选项 单击确定 弹出 采购申请单序时簿 窗口 图 4 2 图 4 2 3 采购申请单序时簿出现的是已审核 未关闭的采购申请单 选择要关联的采购申请单 双击该采 购申请单 系统就会把该采购申请单的信息带回到 采购订单 窗口上来 图 4 3 M05K3 销售管理操作手册15 图 4 3 4 在供应商项上 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 核算项目 供应商 窗口 图 4 4 图 4 4 5 选择你要采购商品的供应商 双击该供应商 返回采购订单窗口 输入信用条款 在该订单的物 料处你可以修改数量 单价 税率等信息 最后在主管 部门 业务员项上按 F7 或点击工具条 上的 查看 按钮选择正确的选项 最后单击保存按钮保存 2 采购经理审核采购经理审核 操作 以采购经理身份进入系统 订单处理操作 以采购经理身份进入系统 订单处理 采购订单采购订单 查询查询 1 双击 采购订单 查询 打开 条件过滤 窗口 在审核标志处选择未审核 其他选项根据具体 的情况选择 点击确定 进入采购订单序时簿 图 4 5 M05K3 销售管理操作手册16 图 4 5 6 采购订单序时簿中列出所有你过滤条件下的订单 选择你要审核的采购订单 查看该订单详细情 况 你可以对采购订单作适当的调整 并确认产品的交货期 之后单击工具条的审核按钮 弹出 审核是否成功提示信息 因为系统设为二级审核 所以当提示审核到第一级成功后并不会在采购 订单序时簿该采购订单的审核标志字段处打上 Y 的已审核标志 需要进行事业部总经理的二级 最终审核 你也可以双击该订单打开采购订单查看 在采购订单的界面上点击审核按钮进行审核 操作 3 事业部总经理审核事业部总经理审核 操作 以事业部总经理身份进入系统 报价操作 以事业部总经理身份进入系统 报价 销售订单销售订单 查询查询 1 该操作与上面第二点采购经理的操作步骤相同 当经过事业部总经理的二级最终审核后才能在采 购订单序时簿该采购订单的审核标志字段处打上 Y 的已审核标志 4 结束结束 M05K3 销售管理操作手册17 6 采购收货处理流程采购收货处理流程 6 1 通过关联采购订单生成收料通知单通过关联采购订单生成收料通知单 6 1 1 6 1 1 概述概述 收料通知单是采购部门在物料到达企业后 登记由谁验收 由那个仓库入库等情况的详细单 据 便于物料的跟踪与查询 但它的作用不仅限于此 实际上采购业务的很多工作都要通过 收料通知单来完成 6 1 2 6 1 2 要点要点 1 系统允许用户在同一业务单据的不同分录录入同一物料 系统提供单据号码和行号的双重 标记来为物料定位 可以保证同一单据中存在相同的物料的不同信息确认 2 由于收料通知单可以作为虚仓的出入库单据 因此 当此处选择的是仓库类型为待检仓 代管仓等虚仓 则当单据保存时 系统会根据 核算参数 库存更新控制 进行更新 虚仓库存处理 M05K3 销售管理操作手册18 6 1 3 6 1 3 通过关联采购订单生成收货通知单的流程图 通过关联采购订单生成收货通知单的流程图 非免检物料非免检物料 免检物料免检物料 直接至直接至 5 关联生成采购入库单关联生成采购入库单 采购部业务员 1 关联已审核的采购定单 采购检验申请单收货通知单 采购部采购部经理 2 审核采购收货通知单 检验申请 单 已审核的采购检 验申请单 已审核的采购收 货通知单 品保部QC 人员 3 关联生成采购检验单 采购检验单 品保部品保主管 4 审核采购检验单 承上页 转下页 开始开始 M05K3 销售管理操作手册19 不合格品 直接退货 或作为代管物质 调拨入代不合格品 直接退货 或作为代管物质 调拨入代 管仓管仓 如以后供应商不必补发货 手工录入如以后供应商不必补发货 手工录入 退货通知单退货通知单 非免检品 关联采购检验单非免检品 关联采购检验单 免检品 关联收货通知单免检品 关联收货通知单 已审核的采购检 验单 仓库组仓管员 5 关联生成采购入库单 采购入库单 仓库组仓管主管 6 审核采购入库单 已审核的采购入 库单 结束 M05K3 销售管理操作手册20 6 1 4 6 1 4 具体操作步骤 具体操作步骤 1 由采购部录入员通过关联采购订单生成由采购部录入员通过关联采购订单生成 收货通知单收货通知单 操作 以采购录入员身份进入系统 收料通知操作 以采购录入员身份进入系统 收料通知 收料通知单收料通知单 录入录入 1 双击 收料通知单 录入 打开 收料通知单 窗口 图 5 1 图 5 1 7 光标定位在 采购订单号 处 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 条件过滤 窗口 根据具体情况选择全部 本期等选项 单击确定 弹出 采购订单序时簿 窗口 图 5 2 图 5 2 8 窗口中出现的是已经审核并且未关闭的采购订单 选择要关联的采购订单 双击该采购订单 系 统就会把该采购订单的信息带回到 收料通知单 窗口上来 图 5 3 M05K3 销售管理操作手册21 图 5 3 9 在收料仓库项上按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮选择正确的选项 如果你选择的收料仓库 与物料默认的仓库不一致 将会弹出提示窗口 图 5 4 你可以选择继续或重新选择仓库 图 5 4 10 在物料处 你可以根据实际的到货数量对数量进行修改 在主管处选择正确的主管 最后单击保 存按钮保存收货通知单 2 采购经理审核采购经理审核 操作 以采购经理身份进入系统 收料通知操作 以采购经理身份进入系统 收料通知 收料通知单收料通知单 查询查询 1 双击 收料通知单 查询 打开 条件过滤 窗口 在审核标志处选择未审核 其他选项根据具 体的情况选择 点击确定 进入收货单据序时簿 图 5 5 M05K3 销售管理操作手册22 图 5 5 2 收货单据序时簿中列出所有你过滤条件下的收料通知单 选择你要审核的收料通知单 查看该收 料通知单的详细情况 符合审核要求的 单击工具条上的审核按钮 弹出审核是否成功提示信息 如果提示成功 该收料通知单在收货单据序时簿的审核标志字段上打上 Y 的已审核标志 在刚才的 未审核的收货单据序时簿中消失 3 结束结束 M05K3 销售管理操作手册23 7 采购退货处理流程采购退货处理流程 7 1 通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知 单单 7 1 1 7 1 1 概述概述 退料通知单是处理由于质量不合格 价格不正确等因素 或与采购订单或合同的相关条款不 相符等原因 需要退回给供货单位的退货处理的业务单据 是收料通知单的反向操作单据 作为收料通知单的反向执行单据 可以作为红字外购入库单的源单据 执行退货操作 退料 通知单是采购质量管理中的不合格品退库单 在收货质量检验过程中 不合格品不能入库 要退回给供应商 作为受托加工物料加工完毕 交还委托单位的业务处理单据 在涉及集团 内部的分销业务处理中 与收料通知单一起作为处理集团内部购销业务和集团内部调拨业务 的重要单据 并在集团企业账套间相互传递 以完成业务流程 相互沟通业务信息 7 1 2 7 1 2 要点要点 1 一张退料通知单一次只能关联一张收料通知单或一张收料通知单上的几个条目 但可以多 次关联 系统会自动记录关联的数量 回填到收料通知单上以便下次关联 2 退料通知单通过关联收料通知单生成 源单据必须是已审核 尚未关闭的单据 M05K3 销售管理操作手册24 7 1 3 7 1 3 通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单的流程图 通过关联原收料通知单或采购检验申请单生成退货通知单的流程图 采购部业务员 1 录入退货通知单 采购退货通知单 采购部采购经理 2 审核的采购退货通知单 已审核的采购退 货单 开始开始 结束 仓库组仓管 3 关联生成红字外购入库单 仓库组仓库主管 4 审核红字外购入库单 M05K3 销售管理操作手册25 7 1 4 7 1 4 具体操作步骤 具体操作步骤 1 由采购部业务员根据关联原收料通知单或采购检验申请单生成退料通知单由采购部业务员根据关联原收料通知单或采购检验申请单生成退料通知单 操作 以采购录入员身份进入系统 退料操作 以采购录入员身份进入系统 退料 退料通知单退料通知单 录入录入 1 双击 退料通知单 录入 打开 退料通知单 窗口 图 6 1 图 6 1 2 光标定位在 原收料通知单号 处 按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮 弹出 条件过滤 窗口 根据具体情况选择全部 本期等选项 单击确定 弹出 收料通知单序时簿 窗口 图 6 2 图 6 2 3 窗口中出现的是你选择条件下的收料通知单 选择要关联的收料通知单 双击该收料通知单 系 M05K3 销售管理操作手册26 统就会把该收料通知单的信息带回到 退料通知单 窗口上来 图 6 3 图 6 3 4 在退料原因项上输入退料原因 在主管项上按 F7 或点击工具条上的 查看 按钮选择正确的选 项 采购检验申请单号项提供通过采购检验申请单关联生成退货通知单的功能 这里不填 在产 品的数量段用户按实际的退货数量情况进行修改录入 最后单击保存按钮保存退料通知单 2 采购经理审核采购经理审核 操作 以采购经理身份进入系统 退料操作 以采购经理身份进入系统 退料 退料通知单退料通知单 查询查询 3 双击 退料通知单 查询 打开 条件过滤 窗口 在审核标志处选择未审核 其他选项根据具体的情况 选择 点击确定 进入采购退货序时簿 图 6 4 M05K3 销售管理操作手册27 图 6 4 4 采购退货序时簿中列出所有你过滤条件下的退料通知单 选择你要审核的退料通知单 查看该退料通知单 的详细情况 符合审核要求的 单击工具条上的审核按钮 弹出审核是否成功提示信息 如果提示成功 该退 料通知单在采购退货序时簿的审核标志字段上打上 Y 的已审核标志 在刚才的未审核的采购退货序时簿中消 失 3 结束结束 M05K3 销售管理操作手册28 M05K3 销售管理操作手册29 8 采购结算处理流程采购结算处理流程 8 1 通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发通过关联外购入库单生成采购发票和采购发票连属费用发 票票 8 1 1 8 1 1 概述概述 采购发票是供应商开给购货单位 据以付款 记账 纳税的依据 采购发票具有业务和财务双重性质 是 K 3 工业供需链系统的核心单据之一 采购发票包括采购专用发票和采购普通发票 其中专用发票是指增值税专用发票 是一般纳 税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票 发票上记载了销售货物的售价 税率以及税 额等 购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据 普 通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证 费用发票是运输单位开给购货单位 加工单位开给来料单位等 据以付款 记账 纳税的依 据 8 1 2 8 1 2 要点要点 3 对等核销 红 蓝字外购入库单在相同物料 相同数量情况下可以对等核销 不必开具发 票 4 外购入库单拆分 同一张外购入库单部份退货进对等核销前应对原入库单进行拆分 以达 到数量相同 另一种情况 一张外购入库单部份到票时 也应进行拆分 以便于勾稽 M05K3 销售管理操作手册30 8 1 3 8 1 3 通过关联外购入