Office不为人知的技巧.doc

石材背景墙 组装电脑 2000元电脑配置单Microsoft的Office系列软件是我们最常用到的办公软件，而日常我们所使用到的功能无非是文字处理、电子表格、演示幻灯片、收发电子邮件以及管理日程和联系人等。 然而，如果你电脑中的Office软件是按默认设置安装的，或者你的电脑在购买时就已经预装了Office软件，那么你很可能会错过这一系列办公软件中很多非常有在Office安装光盘上有很多隐藏内容，在默认情况下，它们不会被安装，有些功能是在用户第一次使用时自动安装的，而有一些则需要通过手动安装。 下面我将介绍一下Office各主要产品中的附带工具，以及它们的用法，其中有些免费的工具需要从互联网下载，它们能够极大地丰富你的办公软件功能。需要注意的是，你应该事先将Office的安装光盘放入光驱，以便随时安装所需功能，而另一些功能，从互联网直接下载即可。 WORD 艺术边框在一些桌面出版软件中如Publisher，都带有艺术边框功能，可以让死板的文档页面变得生动起来。而在Word中，使用Page Border Art功能，你也可以实现同样的效果。该功能包含在Office XP和2003版中。 在word工具栏上点击Format，在下拉菜单中选择Borders and Shading。在弹出窗口中选择Page Border选项卡，并点击下方的Art选项窗口，如果没有安装过Page Border Art，此时Word会弹出安装Page Border Art的对话框。 安装好后，你就会从下拉菜单中看到大量的边框图案。Word会让边框图案自动适应文档页面的格式，因此你所要做的只是选择合适的边框图案而已。 附加主题主题是默认安装的外观，可以应用于Word文档。它们会对文档的字体大小，字体颜色，背景颜色和图片等进行设置，如果你需要在Word中设计web页面，那么这个功能比较有用。 如果你是使用的是Office XP或2003，那么点击Format菜单，选择Theme，之后你可以选则不同名称的主题，并在右侧预览主题的效果。如果你没安装主题，那么第一次使用时，预览窗口会告诉你没有安装这个主题，并引导你点击按钮从Office安装光盘中进行安装。 对WordPerfect用户的帮助如果你习惯使用WordPerfect进行文字处理，那么可以考虑安装WordPerfect Help，它可以帮助你在Word中实现WordPerfect里的快捷键。 WordPerfect Help 是Word自身Help菜单中的一项，第一次点击该选项时将提示安装额外的功能。而Word自身的帮助系统也具有丰富的辅助能力。从Office 2000到Office XP和2003，均有WordPerfect Help功能。 修复损坏的文档在你所选择的文档中，由于某些含有外文字符而无法正确的显示出来，你可以选择字体和语言选项来把文档显示出来。而快速修复文档功能则可以帮助你快速扫描文档，找出这些显示不正确的字符，并将它们改正过来。如果你使用的是Office XP，那么在Tools菜单中选择Fix Broken Text，然后挑选出你文档中的外语字符。 EXCEL 加载宏Excel Add-in包含了金融领域所需的欧元处理工具，处理工作表中的表格查询，以及可以帮助解决“what if?”问题的Excel Solver规划求解工具。 举个例子，假如你打算开个聚会，但是却不知道去哪家商店买聚会所需的食品才能最节约而且又可以买到全部所需食品。那么你需要将不同商店的产品价格输入表格，然后规划求解工具Solver会帮助你计算出去哪家店买东西最便宜。如果你不介意多跑几家店，Solver还会混合各家店的价格信息，告诉你什么食品去哪家店买才是最便宜的。 要安装Add-ins工具，你只要点击Tools并选择Add-ins（加载宏）。点击你所需功能前面的选择框，然后Excel就会自动从光盘中安装这些功能。之后，新安装的功能会出现在Office 2000 和XP的Tools菜单中。 Quattro Pro 5 转换器Quattro Pro是WordPerfect Office软件包中的一个产品。在Office 2000发布时，Quattro Pro是Excel的强力竞争对手， 因此就出现了将Quattro Pro 5文件转换为Excel文件的转换器。当你试图在Excel中打开一个Quattro Pro 5格式的文件时，Office系统会从安装光盘上自动安装这个转换器。 POWERPOINT 动画音效Office XP 或2003安装光盘中带有16种音效，从打字声到枪炮声都有。当你第一次选择Slide Show、Custom Animation菜单时，Office系统会从安装光盘上自动安装这些音效。 打包成CD在PowerPoint 2000及以上版本中，你可以使用Pack and Go Wizard（打包成CD）功能令演示文稿在没有安装PowerPoint的PC机上运行。要安装这个功能，只需要在Files菜单下选择Pack and Go Wizard即可。它会将演示文稿的全部页面和播放程序压缩在一起，然后存放在CD、DVD或存储卡上以便在其它PC机上播放。 OUTLOOK 信纸进入OUTLOOK的Tools菜单，选择 Options，然后选择Mail Format，再点击Stationery Picker按钮，之后会弹出一个窗口，你可以在这里选择合适的信纸。窗口下方是预览区域，点击信纸名称后，会在这里显示出预览效果。 在选择某些信纸时，有可能会出现“该信纸没有安装”的警告，此时按照提示点击，就可以从Office光盘上安装该信纸。 Symantec Fax 初级版Office 2000提供了一个精简版的Symantec传真软件，因此你可以通过这个软件直接在电脑上收发传真。这个功能是通过Office Setup手动安装的。安装好后，只要点击Tools菜单下的Options选项，你就会发现多了一个选项卡。在这个选项卡中，你可以设置格式和联系人信息。之后只需在Actions下选择New Fax Message就可以创建并发送新的传真了。 Office 工具和共享组件 Text-to-speech 转换器如果你的视力有问题，或者是不喜欢长时间盯着屏幕看，那么可以利用Office XP 或2003中的text-to-speech转换器功能。它可以将选中的文字内容或单元格里的内容朗读出来，这样，你不用看屏幕也能知道文档的内容了。要想激活该功能，你需要在任何一个Office程序中选择Tools菜单，然后选择Speech，Show Text to Speech Toolbar。第一次使用该功能时，Office会给出提示自动从安装光盘进行安装。 公式编辑器Equation Editor可用于Office 2000、XP 以及2003等多个版本中，它可以创建复杂的方程式，并将其应用于字处理文档或表格。该编辑器具有丰富的数学特性，可以方便的实现上标、下标以及括号的公式的排列。 当安装好Equation Editor后，在主程序的工具条上会出现一组新的图标，你可以在这里直接拖拽相应的运算符号来编写方程式。 Microsoft 照片编辑器这个工具界面简单，但是足以应付基本的图片编辑需求，另外它还带有一些简单的滤镜，比如水彩画、铅笔画或墨水效果。这个工具需要使用Office Setup手动从Office 2000 或XP安装光盘上安装。 多语言支持和拼写检查Office 2000、XP 以及2003可以很好的支持法语、西班牙语以及英国英语的拼写检查功能，但是还不能支持德语。如果你安装了这一功能，就可以对以上外语进行拼写和语法检查。通过这个功能，你甚至还可以通过互联网连接到第三方的翻译服务，对外语文档进行翻译。虽然这种翻译服务的效果比人工翻译要差很多，但也可以给你一个大概的意思。 部分语言功能是在第一次使用时从安装光盘上自动安装的，而另一些则需要通过Office Setup程序手动安装。 Microsoft Office 快捷键工具栏在Office 2000 和 XP版中，有一个 Office Shortcut Bar工具，可以帮助你快速启动应用程序或者快速建立一个特定格式的Office文档。这个功能使用非常简单，只要点击开始菜单的Programs项，然后选择Microsoft Office Tools项就可以看到Office Shortcut Bar工具了。 用户输入方案在Office XP 和2003版中，如果你不方便使用键盘和鼠标进行文档编辑，那么还可以使用语音输入（选择Tools菜单中的Speech项）或者使用手写输入（通过Office Setup手动安装）。 不过需要注意的是，Offcie中的语音识别能力仅限于美国英语，因此只有北美地区的用户可以享受到这一功能的方便。在使用语音识别功能时，你需要先将麦克风与电脑进行连接。如果你打算使用手写输入，那么应该使用一个手写设备，比如Wacom PenPartner。 Office 图像文档识别这是Office XP和 2003的一个附加工具，可以让你扫描图片文档，并进行简单的光学字符识别（OCR），用户可以将经过识别的图片文档保存成可以编辑的文字文档。这个工具需要通过Office Setup手动安装。安装好后，它会出现在windows开始菜单中程序项的Microsoft Office Tools项目中，并可以将识别好的文件保存为多种Office文档格式。 附加的TrueType字体Office 2003附带了多种字体，极大地丰富了Windows的默认字体库。通过Office Setup工具，你可以手动安装超过50种字体，包括有名的Baskerville 和Lucida字体，以及一些不常用的字体，比如Jokerman、Ravie 和Snap等。当配置了这些额外的字体后，毫无疑问的丰富了用户对时事通讯和广告的使用。 向导、模版和转换器 模版和宏不论是文字模版、表格模版还是幻灯片模版，都可以为用户提供基本的文档架构。用户使用模版时，只需要在空白处填写具体内容或修改其原有内容即可。 Office在安装时会自动加载一些基本的模板，如果你希望获得更多模版，可以去下载并安装它们即可。 另外，使用Word发送邮件对于一些喜欢发送广告的小团体来说也是不错的选择，不过设置邮件合并功能可能会有些麻烦。在第一次使用Tools菜单下的邮件合并模版时，Word 2003会自动从光盘安装这个模版。 添加宏可以事先做好指令，它可以自动完成任何指定的任务。如果你经常需要对文档的格式作一些特殊的调整，那么完全可以使用宏来帮助你自动的完成这一任务。附加的宏可以在运行时自动从安装光盘中安装，也可以手动利用Office Setup进行安装。另外，你也可以为宏设立一个快捷键，这样实现起来效率更高。 更多的向导与模版和宏一样，大多数Office应用程序都具有附加的向导，帮助用户完成更复杂的工作任务。 向导的主题包括Word中如何设置日程安排和日历，以及如何通过简单的设置使Office更具个性化等内容。你可以在Office 2000、XP 以及 2003版的安装光盘上找到这些额外的任务向导。 免费工具除了在Office的安装光盘上隐藏了很多有用的工具外，在微软的Office Online网站上，同样有丰富的免费工具可供下载。最基本的下载内容是从Office 97版开始的各个Office版本的升级补丁，此外还有多种音效以及扩展功能，比如可以让Word制作电子书的扩展工具。 很多第三方的网站也提供Office的附加工具，不过版本都不是很新。你可以试试Tucows网站上的免费工具，或者去Google 、Copernic等搜索引擎自己搜索。 获取所需的工具通过上面的介绍，你大概已经注意到有些附加工具是在第一次运行时直接从Office安装光盘上安装的。在Office Setup程序中，这类自动安装的工具会被标记为“1”。 而另一些工具或组件会标记为红色的“X”，这表示Office Setup不会自动安装这些工具。如果你需要它们，那么必须运行Office Setup程序，然后进行手动安装。 在Office Setup程序中，点击某个组件的“1”或者“X”标记，都会弹出一个对话框，让你选择是否将这个工具安装到电脑中。如果你不希望在第一次运行该功能时才进行安装，那么可以直接选择将其立即安装到电脑中。这时，所有选择立即安装的工具和组件都会被安装到电脑中，到时候只要直接使用就可以了，Office不会再弹出安装对话框。 总结 虽然Office系列工具