公文处理管理规程.doc

文件编号：WJ/SMP/003-01 第 3 页 共 3 页文件名：公文处理管理规程 制定人：制定日期：分发份数： 9审核人：审核日期：颁发部门： 行政部批准人：批准日期：生效日期：分发至： 厂长室、质量管理部、生产技术部、物料部、设备工程部、行政部、销售部、中心检验室、财务部1.目的：本规程规定了公司公文收发、拟制及办理等内容。2.范围：本规程适用于公司所有机构及人员。3.职责：行政部4.内容：4.1 公司公文是传达上级指示精神，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，做到规范、准确、及时、安全，均由行政部统一管理。4.2 公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。4.3 凡需办理的公文，行政部应根据内容和性质分送厂长，副厂长或有关部门办理，并提出办理时限和要求。4.4 已送厂长、副厂长批示的公文，一般应在两日内批办，紧急公文应在当时批办；交有关部门办理的公文，行政部应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误，逾期延误或漏办者，部门负责人要承担相应责任。4.5 发文办理：公司发文办理程序为：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、催办、立卷等。发文工作以行政部为主，其他部门协助进行。4.5.1 拟稿：由事件相关部门起草文件，拟稿纸须采用公司统一印制的文稿纸。草拟公文必须符合下列要求：4.5.1.1 要符合公司的规章制度及有关规定。4.5.1.2 反映情况要客观、实事求是，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层次分明，文字准确、精炼，篇幅简短。4.5.2 审核：起草的文件由行文部门负责人进行审查、修改，审核的重点是：是否需要行文、公文内容、文字表达等，并交行政部进行文字、格式、文件种类等规范性审查和编号(无保存价值的公文可以不编号)。公司及各部门发文代字简称规定如下：A、公司发文：双星药字 B、行政部发文：双星药行C、质量管理部发文：双星药质 D、生产技术部发文：双星药生 E、设备工程部发文：双星药设 F、销售部发文：双星药销 G、物料部发文：双星药物 H、财务部发文：双星药财I、中心检验室发文：双星药检 发文年号用阿拉伯数字四位数表示，并加以中括号，发文顺序号由行政部统一编排。4.5.3.签发：对外发文由厂长或厂长授权的副厂长签发，对内发文由厂长或相关的副厂长签发。4.5.4.缮印：行政部根据领导签发的文件稿进行打印制成正式文件。文件标题用二号黑体字，正文及其他文字用四号仿宋字。打印时，公文纸上、下、左、右距边缘应留出空白距离分别为25毫米、15毫米、25毫米、15毫米。纸张一律使用A4纸。4.5.5.校对：行政部将打印好的文件稿交文件起草人进行校对，保证正式文件不出错。4.5.6.用印：行政部按照印章管理要求，在校对无误的正式文件上加盖公司印章。4.5.7.登记：行政部对公司发出的文件填写发文登记簿。4.5.8.分发：行政部将已登记的文件装封发出，并分送公司有关领导和部门。4.5.9.催办：行政部按照批办要求对内承办情况进行督促检查，对外办理情况进行催督并及时向有关领导反馈情况。4.5.10.立卷：公文办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全完整，便于保管、查找、利用。立卷的公文由行政部保管，个人不得保存应存档的公文。4.6.收文办理：收文办理一般包括传递、签收登记、拟办，批办，分发、承办、催办等程序。行政部是公司唯一的收文(包括外出开会带回的资料，会议记录整理稿或纪要等)办理的职能部门，由专人负责收文办理工作。4.6.1.传递：收发人员应及时将收到的文件传递给行政部负责收文办理人员。各部门也应将收到的重要文件交行政部处理。4.6.2.答收登记：收到公文应当逐件清点，发现问题及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。然后填写收文登记簿和“传阅文件单”。4.6.3.拟办：行政部负责人对收到的文件在“传阅文件单”上提出初步办理意见。4.6.4.批办：公司分管领导对文件作出如何办理的批示意见。4.6.5.分发：行政部按照领导的批示将文件分送给有关部门或承办人员。4.6.6.承办：有关部门或承办人员按照领导的批示或